保管箱搜尋常見問題

保管箱搜尋

保管箱如何處理時區和日光節約時間?

時區

您可以在搜尋資料時指定時區,保管箱會據此來判定日期界線,然後顯示並匯出相應的搜尋結果。

受到 Google 伺服器上儲存及存取郵件的方式所影響,郵件和網上論壇訊息的傳送時間都會四捨五入至最接近的小時。因此,如果有一封郵件是在 12 月 31 日晚上 11:30 寄出,當使用者在保管箱中搜尋的時間範圍包含隔年 1 月 1 日,這封郵件也會出現在搜尋結果中。不過,這個四捨五入機制不適用於雲端硬碟中的搜尋結果。

如果您的搜尋條件包含日期,搜尋界線如下:

  郵件和網上論壇 雲端硬碟
開始 晚上 11:30:00
(前一天)
午夜 12:00:00
結束 凌晨 12:29:59
(隔天)
晚上 11:59:59

如果您執行搜尋時沒有選擇時區,保管箱會使用您的電腦回報的時區推算。

日光節約時間

您可能必須根據日光節約時間調整時區。舉例來說,如果您想搜尋紐約使用者建立的檔案,必須採用以下做法:

  • 針對所有在 12 月 1 日至 1 月 31 日期間建立的檔案,請選擇 [GMT-5] (使用標準時間)。

  • 針對所有在 6 月 1 日至 7 月 31 日期間建立的檔案,請選擇 [GMT-4] (使用日光節約時間)。

時區錯誤可能會導致搜尋結果不正確

您選擇的時區可能會改變搜尋結果。舉例來說,如果您想搜尋法國 (GMT+1) 員工的郵件,但您搜尋時是選擇太平洋時區 (GMT-8),那麼您的有效搜尋結果就會落在所選開始日期前一天下午的 4:00 至結束日期的下午 3:59 之間。

進行搜尋時,為了符合貴機構的需求和相關法律規定,您可能必須注意下列幾點:

  • 如果您所搜尋的資料是由時區各異的多位使用者所建立,您必須執行多次搜尋。
  • 如果執行搜尋的使用者並非位於貴機構總部所在的時區,請使用貴機構總部的時區。
  • 如要搜尋法院命令或其他法律文件,請使用其中指定的時區。
  • 根據季節時令不同,您可能需要依日光節約時間調整時區。

以上僅列舉幾個例子,說明時區可能對搜尋輸出結果造成哪些影響。貴機構可以自行定義搜尋策略,避免時區和日光節約時間對搜尋結果造成影響。

為什麼在保管箱中執行某些搜尋會發生錯誤?

在某些偶然的情況下,執行搜尋可能發生錯誤:

  • 保管箱無法搜尋正在同步處理資料的帳戶。這是暫時性問題,大約 10 分鐘後即可存取資料。如果仍然無法搜尋帳戶,請與我們聯絡以取得協助。
  • 當萬用字元搜尋運算子在使用者的帳戶中比對出 100 個以上字詞,保管箱便無法傳回搜尋結果。在這種情況下,您需要改用更具體的搜尋字詞。舉例來說,如果搜尋 subj:foo* 傳回的相符結果太多,可試著改為搜尋 subj:food* (尋找「food」) 和 subj:foot* (尋找「foot」和「football」)。
計數功能的運作方式為何?

您可以在搜尋郵件或群組前使用計數功能評估搜尋字詞的查找範圍。您可以依據保管箱算出的郵件數量修改搜尋字詞,以找出更多結果或限制搜尋範圍。

同一封郵件可能會重複計算。舉例來說,如果 john@solarmora.com 傳送了一封郵件至 jane@solarmora.com,保管箱會算成兩封郵件,因為雙方信箱中都有這封郵件。使用者傳送給網域外人士的郵件則只會計算一次。

Gmail 和傳統版 Hangouts 搜尋

無法順利傳送到 Gmail 的郵件 (例如遭到封鎖的垃圾郵件),是否會儲存在保管箱中?

不會。郵件必須傳送到信箱,才會儲存在保管箱中。

我可以使用保管箱搜尋即時通訊訊息

自 2015 年 4 月 8 日起,保管箱已全面支援傳統版 Hangouts 即時通訊。凡是在 Hangouts 記錄功能開啟時所傳送的即時通訊訊息,您都可予以保存、搜尋、匯出及設定訴訟保留。

如果是在支援功能推出前進行的 Hangouts 對話,則適用以下原則:

  • 只有開啟記錄功能的即時通訊內容可供搜尋、匯出及設為訴訟保留項目
  • 保留政策不會正確套用至 Hangouts 訊息

保管箱也全面支援 Hangouts Chat

管理員是否可以強制設定即時通訊「開啟記錄功能」,藉此讓保管箱保留即時通訊內容?
  • Google Hangouts:管理員可控制是否開啟或關閉記錄功能。只要是在 2015 年 4 月 8 日後 Hangouts 記錄功能開啟時所傳送的即時通訊訊息,保管箱都可加以保留。
  • Google Talk:管理員只能強制設定即時通訊「關閉記錄功能」,以及停用即時通訊記錄
保管箱使用者超過 G Suite 儲存空間上限時,會發生什麼情況?

在這種情況下,保管箱並不會受到任何影響。不過,一旦使用者超過儲存空間上限,就無法再收發任何新郵件,且可能會遇到一般的帳戶降級問題。

如何將保管箱中保留的郵件還原至 Gmail?

如果資料遭到刪除的時間不到 25 天,建議您使用 Google 管理控制台來還原使用者的 Google 雲端硬碟或 Gmail 資料

如果電子郵件遭到刪除的時間已超過 25 天,且在訴訟保留或保留政策所涵蓋的範圍內,您可以使用保管箱來還原 Gmail 郵件

搜尋保管箱中的內容時,如何排除先前自動儲存及捨棄的草稿?

搜尋字詞中加入以下運算子:-(label:^deleted AND label:drafts)

可以在特定機構單位內搜尋保管箱嗎?

可以。如要在特定案件內執行搜尋,請選取 [機構],然後選取您想要搜尋的機構單位。針對機構單位進行搜尋時,無法包含帳戶,不過您仍然可以選擇指定日期範圍和搜尋字詞

如何排除遭到隔離的郵件?

請在搜尋字詞中加入以下運算子:-label:^admin_quarantine

進一步瞭解管理員隔離區

Google 雲端硬碟搜尋

保管箱如何在雲端硬碟中搜尋檔案?

您在搜尋項目中指定使用者後,保管箱會在雲端硬碟中搜尋所有該使用者擁有的檔案,以及與該使用者直接共用的檔案,包括共用雲端硬碟中與使用者直接共用的檔案,無論使用者是否為該共用雲端硬碟的成員都一樣。

保管箱也會搜尋:

  • 搜尋查詢中指定的使用者所擁有的檔案,以及與該使用者直接共用的檔案。
  • 在貴機構中,與搜尋查詢中指定的使用者直接共用的共用雲端硬碟。
  • 與搜尋查詢中指定的使用者直接共用的共用雲端硬碟檔案。
  • 與搜尋查詢中指定的使用者直接共用的外部共用雲端硬碟檔案。請注意,如果您與貴機構使用者共用外部對象所擁有的共用遠端硬碟,保管箱就無法進行搜尋,即使搜尋結果包含與這些使用者直接共用的檔案。
我可以搜尋共用雲端硬碟嗎?

可以。我們提供兩種雲端硬碟檔案搜尋選項:

  • 搜尋特定使用者或機構單位的檔案時,您可以勾選相應方塊,讓搜尋範圍包含相關聯的共用雲端硬碟搜尋結果。
  • 您可以先使用保管箱搜尋共用雲端硬碟,然後再搜尋其中的檔案。
雲端硬碟檔案的哪些部分可供搜尋?

您可以搜尋出現在檔案名稱和檔案內容中的字句。保管箱會為文字檔案的前 100 頁內容和圖文 PDF 的前 10 頁文字內容建立索引。

您可以搜尋以下檔案類型中的文字:

注意:G Suite 政府機關版客戶無法搜尋檔案內容,只能搜尋檔案名稱和其他檔案屬性。

保管箱無法為影片、音訊、圖片或二進位檔案建立索引。

我可以透過保管箱預覽哪些類型的雲端硬碟檔案?

您可以預覽下列檔案:

  • Google 檔案,例如文件、試算表、簡報和繪圖
  • 使用者上傳的檔案,例如 .docx、.pdf 和 .xlsx
搜尋及匯出雲端硬碟中的檔案時,系統可能不會納入連結的檔案

使用者可以將 Google 檔案連結到其他 Google 檔案中。舉例來說,使用者編輯 Google 文件時,可以建立連結至 Google 試算表中內含資料的圖表。只要試算表內容有所更新,系統也會更新文件中的圖表。

搜尋雲端硬碟中的檔案時,保管箱只會傳回符合搜尋條件的檔案。如果這些檔案內含的連結檔案不符合您的查詢條件,搜尋結果就不會納入這些連結的檔案。

我可以搜尋文件的修訂版本記錄嗎?

不可以。目前您只能搜尋檔案的最新版本。不過,您可以在搜尋時輸入版本日期,系統就會根據指定日期擷取所有檔案的快照,其中顯示當天結束前的所有變更。版本設定功能僅支援 Google 文件、試算表、簡報和繪圖。
檔案的版本記錄不會納入以下項目的變更:

  • 標題
  • 共用對象
  • 註解 (只包含最新版本的未解決註解)
保管箱可以搜尋整個網域的 Google 雲端硬碟嗎?

保管箱可搜尋的使用者數量多達 5,000 位 (個別使用者或機構單位成員)。

這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?