Vault での検索に関するよくある質問

Vault 検索

Vault ではタイムゾーンや夏時間はどのように扱われますか?

タイムゾーン

データを検索する際にタイムゾーンを指定すると、Vault ではそのタイムゾーンを使って日付の変わり目を判別して結果が表示、書き出されます。

Google サーバーでのメッセージの保存方法やアクセス方法を考慮して、メールやグループのメッセージの送信時間の端数は 1 時間単位で直近の時間に丸められます。したがって、たとえば 12 月 31 日の午後 11:30 に送信されたメッセージは、Vault で 1 月 1 日以降を検索した際の検索結果に含まれることになります。この端数処理は、ドライブでの検索には影響しません。

検索条件に日付が含まれている場合、日付の変わり目は次のようになります。

  メール、Google グループ ドライブ
開始 午後 11:30:00
(前日)
午前 12:00:00
終了 午前 12:29:59
(翌日)
午後 11:59:59

検索の際にタイムゾーンを選択しなかった場合は、パソコンによって報告されたタイムゾーンが使用されます。

夏時間

夏時間に合わせて、タイムゾーンを調整する必要があります。たとえば、ニューヨークのユーザーによって作成されたファイルを検索する場合は、次のようにします。

  • 12 月 1 日から 1 月 31 日の間に作成されたすべてのファイルを検索するには、[GMT-5] を選択します(標準時間が適用されます)。

  • 6 月 1 日から 7 月 31 日の間に作成されたすべてのファイルを検索するには、[GMT-4] を選択します(夏時間が適用されます)。

タイムゾーンが間違っていると、検索結果を正しく取得できない場合があります

選択するタイムゾーンにより検索結果が変わることがあります。たとえば、太平洋標準時(GMT-8)を使用して、フランス(GMT+1)の従業員からのメールを検索すると、開始日の前日の午後 4:00 から終了日の午後 3:59 までが検索対象となります。

組織のニーズや検索時に求められる法的要件に応じて、次の点にご注意ください。

  • 複数のタイムゾーンに属するユーザーによって作成されたデータを検索する場合は、複数の検索を行う。
  • 検索を行うユーザーのタイムゾーンと組織の本社所在地のタイムゾーンが異なる場合は、本社のタイムゾーンを使用する。
  • 検索に関連する裁判所命令やその他の法律文書に明記されているタイムゾーンを使用する。
  • 時期を考慮し、夏時間に合わせてタイムゾーンを調整する必要があるかどうかを判断する。

これらは、タイムゾーンが検索結果にどのように影響を与えるかを示す例のほんの一部です。タイムゾーンや夏時間が検索結果に与える影響を考慮して、組織ごとに独自の検索戦略を構築する必要があります。

一部の Vault 検索でエラーが発生するのはなぜですか?

場合によっては、検索でエラーが発生することがあります。

  • Vault のデータが同期されている間は、アカウントを検索できません。これは一時的なもので、データは約 10 分後に利用可能になります。アカウントを引き続き利用できない場合は、Google までお問い合わせください。
  • ユーザーのアカウントでワイルドカード検索演算子が 100 個以上の単語と一致する場合、Vault は検索結果を返すことができません。このような場合は、検索キーワードを追加して検索を絞り込んでください。たとえば、「subj:foo*」と一致する単語が多すぎる場合は、「subj:food*」(「food」を検索)や「subj:foot*」(「foot」や「football」を検索)で検索してみてください。
カウント機能はどのように動作しますか?

カウント機能を使用すると、メールまたはグループの検索を実行する前に検索キーワードの範囲を確認できます。Vault でカウントされるメールの数に応じて検索キーワードを変更し、表示される結果を増減することができます。

メールは 2 回カウントされる場合があります。たとえば、john@solarmora.com から jane@solarmora.com にメールを送信した場合、Vault が両方のメールボックスに存在するため、そのメールは 2 回カウントされます。ユーザーがドメイン外のユーザーにメールを送信した場合、そのメールは 1 回のみカウントされます。

Gmail と従来のハングアウトの検索

Gmail でメールが配信されなかった場合(迷惑メールがブロックされた場合など)、そのメールは Vault に保存されますか?

いいえ。メールボックスに配信されない限り、メールは Vault にアーカイブされません。

Vault を使用して、チャット メッセージを検索することはできますか?

Vault では、2015 年 4 月 8 日以降に行われた従来のハングアウトのチャットが完全にサポートされています。履歴をオンにすると、ハングアウト内でやりとりしたチャットの保持、記録保持、検索、書き出しを行うことができます。

この日付以前に行われたハングアウトについて:

  • オフレコを解除したチャットのみ検索、書き出し、記録保持が可能です。
  • 保持ポリシーは、ハングアウトのメッセージには正しく適用されません。

Vault では、Hangouts Chat も完全にサポートされています。

Vault に保持されるように、チャットの「オフレコ解除」を必須にすることはできますか?
  • Google ハングアウト: 管理者は履歴のオンとオフを制御できます。履歴をオンにすると、2015 年 4 月 8 日以降に行われるすべてのハングアウト チャットを Vault に保持することができます。
  • Google トーク: 管理者ができるのは、チャットを「オフレコ」にすることと、チャットの履歴を無効にすることだけです。
Vault ユーザーが G Suite の保存容量の上限を超過するとどうなりますか?

ユーザーが G Suite の保存容量の上限を超過しても、Vault には影響がありません。ただし、保存容量の上限を超過したユーザーは、新しいメールを送受信できなくなったり、全般的なアカウントの機能低下が発生したりする場合があります。

Vault に保持されているメールを復元して Gmail に戻すにはどうすればよいですか?

過去 25 日以内に削除されたデータの場合は、Google 管理コンソールを使用して、ユーザーの Google ドライブまたは Gmail データを復元することをおすすめします。

削除されてから 25 日を超えている場合、記録保持または保持ルールの対象になっているメールであれば Vault を使用して Gmail のメールを復元できます。

Vault 検索で、自動的に保存および破棄された下書きを除外するにはどうすればよいですか?

検索キーワードに演算子 -(label:^deleted AND label:drafts) を追加します。

組織部門を指定して Vault 検索を行うことはできますか?

はい。案件の検索を行うときに、[組織] を選択して検索対象の組織部門を選びます。組織部門単位の検索ではアカウントを指定することはできませんが、必要に応じて期間や検索キーワードを指定できます。

検疫されたメールを除外するにはどうすればよいですか?

検索キーワードに「-label:^admin_quarantine」という演算子を追加します。

詳しくは、管理者検疫についてのページをご覧ください。

Google ドライブの検索

Vault ではドライブ内のファイルはどのように検索されますか?

Vault では、検索エントリで指定したユーザーがドライブ内で所有しているファイルと、そのユーザーと直接共有されているファイルが検索されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、検索の対象になります。

Vault では、以下も検索されます。

  • 検索クエリで指定したユーザーが所有している、またはそのユーザーと直接共有されているすべてのファイル。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている組織内の共有ドライブ。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている共有ドライブのファイル。
  • 検索クエリで指定したユーザーと直接共有されている外部共有ドライブのファイル。なお、組織内のユーザーと共有されている外部所有の共有ドライブは、その共有ドライブにそのユーザーと直接共有されているファイルが含まれていても、Vault で検索することはできません。
共有ドライブを検索することはできますか?

はい。共有ドライブ内のファイルを検索するには 2 つの方法があります。

  • 特定のユーザーまたは組織部門に帰属するファイルを検索する場合、チェックボックスをオンにすることで、そのユーザーまたは組織部門に関連する共有ドライブを検索対象に含めることができます。
  • Vault を使用して特定の共有ドライブを検索した後、その中のファイルを検索できます。
ドライブ内のファイルのどの部分を検索できますか?

ファイル名と本文に含まれる語句を検索することができます。Vault では、テキスト ファイルの場合は最初の 100 ページ、テキストを含む画像から成る PDF の場合は最初の 10 ページがインデックス登録されます。

次の形式のファイル内でテキストを検索できます。

注: G Suite for Government をご利用の場合、ファイルの内容を検索することはできません。ただし、ファイル名や他のファイル プロパティを検索することは可能です。

Vault では、動画、音声、画像、バイナリ ファイルはインデックス登録されません。

ドライブ向け Vault でプレビューできるのはどのファイル形式ですか?

次のファイル形式をプレビューできます。

  • ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画などの Google のファイル
  • ユーザーがアップロードしたファイル(.docx、.pdf、.xlsx など)
ドライブでファイルを検索したり書き出したりするときに、リンクされたファイルは対象にならない可能性があります。

ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

Vault でドライブ内のファイルを検索すると、検索条件に一致するファイルのみが返されます。その中に、クエリ対象外のファイルにリンクされたファイルがある場合、リンク先のファイルは検索結果に含まれません。

ドキュメントの変更履歴を検索することはできますか?

いいえ。現在のところ検索できるのはファイルの最新バージョンのみです。検索時にバージョンの日付を入力することは可能です。日付を入力すると、指定された日付が終わる時点での変更がわかるスナップショットがファイルごとに表示されます。なお、バージョンが管理されているのは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルのみです。
次の項目に対する変更はファイルのバージョン履歴に含まれません。

  • タイトル
  • 共有相手
  • コメント(未解決のコメントの最新バージョンのみが含まれます)
Vault でドメイン全体の Google ドライブを検索することはできますか?

Vault では最多で 5,000 ユーザー(個々のユーザーまたは組織部門のメンバー)を検索できます。

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