データを検索する際にタイムゾーンを指定すると、Vault ではそのタイムゾーンを使って日付の変わり目を判別して結果が表示され、書き出されます。
重要: 一部のタイムゾーンで、検索の結果が想定とは異なる場合があります。詳細
Google サーバーでのメッセージの保存方法やアクセス方法を考慮して、メールやグループのメッセージの送信時間の端数は 1 時間単位で直近の時間に丸められます。したがって、たとえば 12 月 31 日の午後 11 時 30 分に送信されたメッセージは、Vault で 1 月 1 日以降を検索した際の検索結果に含まれることになります。この端数処理は、ドライブでの検索には影響しません。
検索条件に日付が含まれている場合、日付の変わり目は次のようになります。
| Gmail とグループ | ドライブ | |
|---|---|---|
| 開始 | 午後 11:00:00 （前日） |
午前 12:00:00 |
| 終了 | 午前 12:29:59 （翌日） |
午後 11:59:59 |
検索の際にタイムゾーンを選択しなかった場合は、パソコンによって報告されたタイムゾーンが使用されます。
夏時間
夏時間に合わせて、タイムゾーンを調整する必要があります。たとえば、ニューヨークのユーザーによって作成されたファイルを検索する場合は、次のようにします。
-
12 月 1 日から 1 月 31 日の間に作成されたすべてのファイルを検索するには、[GMT-5] を選択します（標準時間が適用されます）。
- 6 月 1 日から 7 月 31 日の間に作成されたすべてのファイルを検索するには、[GMT-4] を選択します（夏時間が適用されます）。
タイムゾーンが間違っていると、検索結果を正しく取得できない場合があります
選択するタイムゾーンにより検索結果が変わることがあります。たとえば、太平洋標準時（GMT-8）を使用して、フランス（GMT+1）の従業員からのメールを検索すると、開始日の前日の午後 4 時から終了日の午後 3 時 59 分までが検索対象となります。
組織のニーズや検索時に求められる法的要件に応じて、次の点を考慮してください。
- 複数のタイムゾーンに属するユーザーによって作成されたデータを検索する場合は、複数の検索を行う。
- 検索を行うユーザーのタイムゾーンと組織の本社所在地のタイムゾーンが異なる場合は、本社のタイムゾーンを使用する。
- 検索に関連する裁判所命令やその他の法律文書に明記されているタイムゾーンを使用する。
- 時期を考慮し、夏時間に合わせてタイムゾーンを調整する必要があるかどうかを判断する。
これらは、タイムゾーンが検索結果にどのように影響を与えるかを示す例のほんの一部です。タイムゾーンや夏時間が検索結果に与える影響を考慮して、組織ごとに独自の検索戦略を構築する必要があります。
場合によっては、検索でエラーが発生することがあります。
- Vault のデータが同期されている間は、アカウントを検索できません。これは一時的なもので、データは約 10 分後に利用可能になります。アカウントを利用できない状況が継続する場合は、Google までお問い合わせください。
- ユーザーのアカウントでワイルドカード検索演算子が 100 個以上の単語と一致する場合、Vault は検索結果を返すことができません。このような場合は、検索キーワードを追加して検索を絞り込んでください。たとえば、「subj:foo*」と一致する単語が多すぎる場合は、「subj:food*」（「food」を検索）や「subj:foot*」（「foot」や「football」を検索）で検索してみてください。
カウント機能を使用すると、Gmail での検索を実行する前にクエリの範囲を確認できます。検索キーワードを入力し、[カウント] をクリックします。カウントが完了すると、Vault に次の情報が表示されます。
- 検索されたアカウントの個数
- 検索を完了するためにかかった時間
- クエリに一致するメールの件数
- 一致するメールがあるアカウントの個数
注: メールは 2 回カウントされる場合があります。たとえば、john@solarmora.com から jane@solarmora.com にメールを送信した場合、Vault が両方のメールボックスに存在するため、そのメールは 2 回カウントされます。ユーザーがドメイン外のユーザーにメールを送信した場合、そのメールは 1 回のみカウントされます。
クエリ結果に含まれるアカウントとメッセージの合計数を CSV ファイル形式でダウンロードできます。このファイルには次の内容が含まれます。
- 日付と時刻
- カウントを検索に使用したクエリ
- 検索されたアカウントの個数
- 検索できなかったアカウントの個数
- 一致するメールがあるアカウントの個数
- 一致するアカウントのメールアドレスとアカウント名
- アカウントごとの一致するメールの件数
Vault では、2015 年 4 月 8 日以降に行われた従来のハングアウトのチャットが完全にサポートされています。履歴をオンにすると、従来のハングアウト内でやりとりしたチャットの保持、記録保持、検索、書き出しを行うことができます。
この日付以前に行われたチャットについて:
- オフレコを解除したチャットでのみ検索、書き出し、記録保持が可能です。
- 保持ポリシーは、従来のハングアウトのメッセージに正しく適用されません。
Vault では、Google Chat も完全にサポートされています。
- Google ハングアウト: 管理者は履歴のオンとオフを指定することができます。履歴をオンにすると、2015 年 4 月 9 日以降に従来のハングアウトで行われるすべてのチャットを Vault に保持できます。
- Google トーク: 管理者ができるのは、チャットを「オフレコ」にすることと、チャットの履歴を無効にすることだけです。
ユーザーが G Suite の保存容量の上限を超過しても、Vault には影響がありません。ただし、保存容量の上限を超過したユーザーは、新しいメールを送受信できなくなったり、全般的なアカウントの機能低下が発生したりする場合があります。
過去 25 日以内に削除されたデータの場合は、Google 管理コンソールを使用して、ユーザーの Google ドライブまたは Gmail データを復元することをおすすめします。
自動保存された下書きを除外するには、検索キーワードに「-label:^r_ad」という演算子を追加します。
破棄された下書きを除外するには、検索キーワードに「-(label:^deleted AND label:drafts)」という演算子を追加します。
はい。検索するときに、[組織部門] を選択して検索対象の組織部門を選びます。組織部門単位の検索では、最上位の組織部門を選択したり、個々のアカウントを追加したりすることはできませんが、期間と検索キーワードの指定は可能です。