Berikut adalah beberapa pertanyaan umum tentang penelusuran Vault.
Pertanyaan umum
Bagaimana Vault menangani zona waktu dan waktu musim panas?Penting: Penelusuran mungkin memberikan hasil yang tidak terduga di beberapa zona waktu. Pelajari lebih lanjut
Anda dapat menentukan zona waktu saat menelusuri data. Vault akan menggunakan zona waktu guna menentukan batas tanggal untuk menampilkan dan mengekspor hasilnya.
Karena cara pesan disimpan dan diakses di server Google, waktu pengiriman pesan dari Gmail dan grup dibulatkan ke jam terdekat. Pesan yang dikirim, misalnya pukul 23.30 pada 31 Desember, akan disertakan dalam penelusuran Vault yang dimulai pada 1 Januari. Pembulatan ini tidak memengaruhi penelusuran Anda di Drive.
Jika penelusuran Anda disertai tanggal, batas penelusurannya adalah sebagai berikut:
| Gmail & Grup | Drive | |
|---|---|---|
| Mulai | 23.30.00 (hari sebelumnya) |
00.00.00 |
| Akhir | 00:29:59 (hari berikutnya) |
23.59.59 |
Jika tidak memilih zona waktu untuk penelusuran, Vault akan menggunakan zona waktu yang dilaporkan oleh komputer Anda.
Waktu musim panas
Anda mungkin perlu menyesuaikan zona waktu untuk mengakomodasi perubahan waktu musim panas. Misalnya, jika Anda menelusuri file yang dibuat oleh pengguna di New York, pilih salah satu opsi:
-
Pilih GMT-5 untuk semua file yang dibuat mulai 1 Desember hingga 31 Januari (waktu standar berlaku)
- Pilih GMT-4 untuk semua file yang dibuat mulai 1 Juni hingga 31 Juli (waktu musim panas berlaku)
Zona waktu yang tidak tepat dapat menyebabkan hasil penelusuran yang tidak akurat
Zona waktu yang Anda pilih dapat mengubah hasil penelusuran. Misalnya, jika sedang menelusuri pesan dari karyawan di Prancis (GMT+1) tetapi Anda menggunakan Zona Waktu Pasifik (GMT-8), rentang waktu penelusuran efektifnya adalah dari pukul 16.00 pada hari sebelum tanggal mulai, hingga pukul 15.59 pada tanggal akhir Anda.
Tergantung kebutuhan organisasi Anda dan persyaratan hukum apa pun yang harus dipenuhi oleh penelusuran, sebaiknya pertimbangkan masalah berikut:
- Melakukan beberapa penelusuran jika data yang ditelusuri telah dibuat oleh pengguna yang berlokasi di beberapa zona waktu.
- Menggunakan zona waktu tempat kantor pusat organisasi berada jika pengguna yang melakukan penelusuran berlokasi di zona waktu yang berbeda.
- Menggunakan zona waktu yang ditentukan dalam perintah pengadilan atau dokumen hukum lainnya yang terkait dengan penelusuran.
- Waktu dalam setahun serta apakah Anda perlu menyesuaikan zona waktu untuk mengakomodasi perubahan waktu musim panas.
Masalah di atas adalah contoh yang digunakan untuk menggambarkan pengaruh zona waktu terhadap hasil penelusuran. Organisasi Anda harus menentukan strategi penelusurannya sendiri untuk memperhitungkan dampak dari zona waktu dan waktu musim panas pada hasil penelusuran.
Penelusuran terkadang menghasilkan error, seperti berikut:
- Vault tidak dapat menelusuri akun saat datanya sedang disinkronkan. Masalah ini bersifat sementara, dan data akan tersedia kira-kira dalam waktu 10 menit. Jika akun tetap tidak tersedia, hubungi kami untuk mendapatkan bantuan.
- Vault tidak dapat menampilkan hasil penelusuran jika operator penelusuran karakter pengganti cocok dengan 100 kata atau lebih di akun pengguna. Jika hal ini terjadi, pertajam istilah penelusuran agar lebih spesifik. Misalnya, jika subj:sepa* menghasilkan terlalu banyak kecocokan, Anda dapat mencoba menelusuri subj:sepatu* (untuk mencari "sepatu") dan subj:sepak* (untuk mencari, misalnya, "sepak" dan "sepak bola").
Gunakan fitur penghitungan untuk mengukur cakupan kueri sebelum mengirimkan penelusuran Gmail. Masukkan istilah penelusuran, lalu klik Hitung.
Pesan dapat dihitung dua kali. Misalnya, jika andi@example.com mengirim pesan ke diana@example.com, Vault akan menghitung pesan tersebut dua kali karena pesan tersebut ada di kedua kotak surat. Saat pengguna mengirim pesan ke orang lain di luar domain, pesan tersebut hanya dihitung sekali.
Setelah menyelesaikan penghitungan, Vault akan menampilkan informasi berikut kepada Anda:
- Jumlah akun yang ditelusuri
- Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penelusuran
- Jumlah pesan yang cocok dengan kueri Anda
- Jumlah akun yang memiliki pesan yang cocok
Anda dapat mendownload file comma separated values (CSV) yang menyertakan total akun dan pesan untuk kueri Anda. File tersebut mencakup informasi berikut:
- Tanggal dan waktu
- Kueri yang menghasilkan penghitungan
- Jumlah akun yang ditelusuri dan akun yang tidak dapat ditelusuri
- Jumlah akun dengan pesan yang cocok
- Alamat email dan nama setiap akun yang cocok
- Jumlah pesan yang cocok dari setiap akun
Vault sepenuhnya mendukung Google Chat. Vault juga sepenuhnya mendukung chat Hangouts klasik yang terjadi setelah 8 April 2015.
Anda dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor chat yang dilakukan dalam Hangouts klasik dengan histori diaktifkan. Untuk chat yang terjadi sebelum tanggal ini, perhatikan batasan berikut:
- Hanya chat yang direkam yang dapat ditelusuri, diekspor, dan dibekukan
- Kebijakan retensi tidak diterapkan dengan benar pada pesan Hangouts klasik
- Google Chat:–Administrator dapat mengontrol apakah histori aktif atau nonaktif. Vault dapat mempertahankan semua chat Hangouts klasik yang terjadi setelah 8 April 2015 dengan histori aktif.
- Google Talk–Hanya admin yang dapat mewajibkan agar chat "tak direkam" dan dapat menonaktifkan histori chat.
Tidak ada dampak terhadap Vault jika pengguna melebihi batas penyimpanan. Namun, pengguna tidak dapat lagi mengirim atau menerima pesan email baru dan dapat mengalami penurunan performa akun secara umum.
Untuk data yang baru-baru ini dihapus, sebaiknya gunakan konsol Google Admin untuk memulihkan data Google Drive atau Gmail pengguna.
Untuk mengetahui detailnya, buka Memulihkan file dan folder yang dihapus untuk pengguna Drive dan Memulihkan email pengguna yang dihapus secara permanen.
Untuk mengecualikan draf yang otomatis tersimpan, tambahkan operator berikut ke istilah penelusuran Anda: -label:^r_ad
Untuk mengecualikan draf yang dihapus, tambahkan operator berikut ke istilah penelusuran: -(label:^deleted AND label:drafts)
Ya. Untuk melakukan penelusuran tersebut, pilih Unit Organisasi, lalu pilih unit organisasi yang ingin ditelusuri.
Anda tidak dapat memilih unit organisasi teratas serta menambahkan akun pengguna individual ke penelusuran berbasis unit organisasi. Anda juga dapat menentukan rentang tanggal dan istilah penelusuran.
Tambahkan operator berikut ke istilah penelusuran: -label:^admin_quarantine. Untuk mengetahui detailnya, buka Menggunakan Vault untuk menelusuri Gmail.
Pelajari karantina admin lebih lanjut.
Google Vault otomatis mengonversi file seperti Dokumen, Spreadsheet, dan Slide ke format yang setara, misalnya Microsoft Office, PDF, guna memberikan kemudahan aksesibilitas dan kegunaan untuk kebutuhan pihak ketiga.
Google Sites dikonversi menjadi PDF untuk memberikan ringkasan visual sederhana tentang konten situs. Ringkasan ini jauh lebih sederhana dan praktis untuk ditinjau daripada meminta pelanggan merender file HTML, CSS, dan gambar.
File Google asli adalah file berbasis web dan tidak dapat diakses di luar ekosistem Google (Google Cloud). Berikut manfaat dari mengonversi file:
- Akses Universal — Siapa saja dapat membuka dan meninjau file yang diekspor di perangkat standar apa pun. Dengan demikian, Anda tidak perlu melakukan konversi secara manual atau mengupload ulang data ke akun Google Workspace.
- Kebutuhan Hukum dan Kepatuhan — Banyak tim hukum mengandalkan alat eDiscovery pihak ketiga untuk menganalisis ekspor Google Vault. Alat semacam ini mengharuskan file memiliki format berbasis non-web untuk dapat membaca dan memproses data Google.