Anda dapat menentukan zona waktu saat menelusuri data, lalu Vault menggunakannya untuk menentukan batas tanggal guna menampilkan dan mengekspor hasil.
Penting: Penelusuran mungkin memberikan hasil yang tidak terduga di beberapa zona waktu. Pelajari lebih lanjut.
Karena cara pesan disimpan dan diakses di server Google, waktu pengiriman pesan Gmail dan Grup dibulatkan ke jam terdekat. Dengan demikian, pesan yang dikirim, misalnya pukul 23.30 pada tanggal 31 Desember, akan disertakan di Vault sebagai penelusuran yang dimulai pada tanggal 1 Januari. Pembulatan ini tidak memengaruhi penelusuran Anda di Drive.
Jika penelusuran Anda disertai tanggal, batas penelusurannya adalah sebagai berikut:
| Gmail dan Grup | Drive | |
|---|---|---|
| Mulai | 23:30:00 (hari sebelumnya) |
00.00.00 |
| Akhir | 00:29:59 (hari berikutnya) |
23.59.59 |
Jika tidak memilih zona waktu untuk penelusuran, Vault akan menggunakan zona waktu yang dilaporkan oleh komputer Anda.
Waktu musim panas
Anda mungkin perlu menyesuaikan zona waktu guna mengakomodasi perubahan waktu musim panas. Misalnya, jika Anda menelusuri file yang dibuat oleh pengguna di New York:
-
Pilih GMT-5 untuk semua file yang dibuat dari tanggal 1 Desember hingga 31 Januari (waktu standar berlaku).
- Pilih GMT-4 untuk semua file yang dibuat dari tanggal 1 Juni hingga 31 Juli (waktu musim panas berlaku).
Zona waktu yang tidak tepat dapat menyebabkan hasil penelusuran yang tidak akurat
Zona waktu yang Anda pilih dapat mengubah hasil penelusuran. Misalnya, jika sedang menelusuri pesan dari karyawan di negara Prancis (GMT+1) tetapi Anda menggunakan Zona Waktu Pasifik (GMT-8), rentang waktu penelusuran efektifnya adalah dari pukul 16.00 pada hari sebelum tanggal mulai, hingga pukul 15.59 pada tanggal akhir Anda.
Bergantung pada kebutuhan organisasi Anda dan persyaratan hukum yang harus dipenuhi oleh penelusuran, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk:
- melakukan beberapa penelusuran jika data yang ditelusuri telah dibuat oleh pengguna yang berlokasi di beberapa zona waktu.
- menggunakan zona waktu tempat kantor pusat organisasi berada jika orang yang melakukan penelusuran berlokasi di zona waktu yang berbeda.
- menggunakan zona waktu yang ditentukan dalam perintah pengadilan atau dokumen hukum lainnya yang terkait dengan penelusuran.
- waktu dalam setahun serta apakah Anda perlu menyesuaikan zona waktu guna mengakomodasi perubahan waktu musim panas.
Pertimbangan ini hanya contoh yang digunakan untuk menggambarkan cara zona waktu dapat memengaruhi hasil penelusuran. Organisasi Anda harus menentukan strategi penelusurannya sendiri guna memperhitungkan dampak dari zona waktu dan waktu musim panas pada hasil penelusuran.
Penelusuran terkadang menghasilkan error:
- Vault tidak dapat menelusuri akun saat datanya disinkronkan. Masalah ini bersifat sementara, dan data akan tersedia kira-kira dalam 10 menit. Jika akun tetap tidak tersedia, hubungi kami untuk mendapatkan bantuan.
- Vault tidak dapat menampilkan hasil penelusuran jika operator penelusuran karakter pengganti cocok dengan 100 kata atau lebih di akun pengguna. Jika hal ini terjadi, persempit istilah penelusuran agar lebih spesifik. Misalnya, jika subj:foo* menghasilkan terlalu banyak kecocokan, Anda dapat mencoba menelusuri subj:food* (untuk mencari "food") dan subj:foot* (untuk mencari "foot" dan "football").
Gunakan fitur penghitungan untuk mengukur cakupan kueri sebelum mengirimkan penelusuran Gmail. Masukkan istilah penelusuran, lalu klik Hitung. Setelah menyelesaikan penghitungan, Vault akan menampilkan:
- jumlah akun yang ditelusuri
- jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penelusuran
- jumlah pesan yang cocok dengan kueri,
- jumlah akun yang memiliki pesan yang cocok.
Catatan: Pesan dapat dihitung dua kali. Misalnya, jika wahyu@solarmora.com mengirim pesan ke dewi@solarmora.com, Vault akan menghitung pesan tersebut dua kali karena ada di kedua kotak surat. Saat pengguna mengirim pesan ke orang lain di luar domain, pesan tersebut dihitung hanya sekali.
Anda dapat mendownload file CSV yang menyertakan akun dan total pesan untuk kueri Anda. File ini mencakup:
- tanggal dan waktu
- kueri yang menghasilkan penghitungan
- jumlah akun yang ditelusuri
- jumlah akun yang tidak dapat ditelusuri
- jumlah akun dengan pesan yang cocok
- alamat email dan nama setiap akun yang cocok
- jumlah pesan yang cocok dari setiap akun
Vault sepenuhnya mendukung chat Hangouts klasik yang berlangsung setelah tanggal 8 April 2015. Anda dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor chat yang dilakukan di Hangouts klasik dengan mengaktifkan histori.
Untuk chat yang dilakukan sebelum tanggal ini:
- hanya chat yang direkam yang dapat ditelusuri, diekspor, dan dibekukan
- kebijakan retensi tidak diterapkan dengan benar pada pesan Hangouts klasik
Vault juga sepenuhnya mendukung Google Chat.
- Hangouts Klasik: Administrator dapat mengontrol apakah histori aktif atau tidak. Vault dapat mempertahankan semua chat Hangouts klasik yang berlangsung setelah 8 April 2015 dengan histori aktif.
- Google Talk: Administrator hanya dapat mengharuskan chat untuk "tak direkam" dan dapat menonaktifkan histori chat.
Tidak ada dampaknya bagi Vault saat hal ini terjadi. Namun, pengguna yang telah melampaui batas penyimpanan tidak lagi dapat mengirim atau menerima pesan email baru dan mungkin mengalami penurunan performa akun secara umum.
Untuk data yang dihapus kurang dari 25 hari yang lalu, sebaiknya Anda menggunakan konsol Google Admin untuk memulihkan data Google Drive atau Gmail pengguna.
Untuk mengecualikan draf yang otomatis tersimpan, tambahkan operator berikut ke istilah penelusuran Anda: -label:^r_ad
Untuk mengecualikan draf yang dibuang, tambahkan operator berikut ke istilah penelusuran: -(label:^deleted AND label:drafts)
Ya. Saat Anda melakukan penelusuran, pilih Unit Organisasi, lalu pilih unit organisasi yang ingin ditelusuri. Anda tidak dapat memilih unit organisasi teratas serta menambahkan akun pengguna individual ke penelusuran berbasis unit organisasi. Anda juga dapat menentukan rentang tanggal dan istilah penelusuran.
Tambahkan operator berikut ke istilah penelusuran: -label:^admin_quarantine.
Pelajari karantina admin lebih lanjut.