Lorsque vous recherchez des données, vous pouvez spécifier un fuseau horaire, qui permettra à Vault de prendre en compte les décalages de dates avant d'afficher et d'exporter les résultats.
Important : Les opérations de recherche peuvent produire des résultats inattendus dans certains fuseaux horaires. En savoir plus
Compte tenu de la façon dont les messages sont stockés et consultés sur les serveurs Google, l'heure d'envoi des messages Gmail et Groupes est arrondie à l'heure la plus proche. Ainsi, un message envoyé à 23:30 le 31 décembre serait inclus dans une recherche Vault débutant au 1er janvier. Cette opération n'affecte pas vos recherches dans Drive.
Si votre recherche inclut des dates, les limites de la recherche sont les suivantes :
| Gmail et Groupes | Drive | |
|---|---|---|
| Début | 23:30 (la veille) |
00:00 |
| Fin | 00:29:59 (le lendemain) |
23:59:59 |
Si vous ne choisissez pas de fuseau horaire pour votre recherche, Vault utilise celui de votre ordinateur.
Heure d'été
Vous devrez peut-être ajuster le fuseau horaire pour tenir compte des passages à l'heure d'été. Par exemple, si vous recherchez des fichiers créés par un utilisateur à New York :
-
Sélectionnez GMT-5 pour tous les fichiers créés du 1er décembre au 31 janvier (heure d'hiver appliquée).
- Sélectionnez GMT-4 pour tous les fichiers créés du 1er juin au 31 juillet (heure d'été appliquée).
Un fuseau horaire incorrect peut donner lieu à des résultats de recherche incorrects
Les résultats de recherche peuvent changer selon le fuseau horaire que vous choisissez. Par exemple, si vous recherchez des messages issus d'un employé basé en France (GMT+1), mais que votre recherche utilise le fuseau horaire du Pacifique (GMT-8), la période à retenir ira de 16:00, la veille de votre date de début à 15:59 à votre date de fin.
Selon les besoins de votre organisation et les exigences légales que votre recherche doit satisfaire, vous devrez peut-être :
- effectuer plusieurs recherches si les données recherchées ont été générées par des utilisateurs situés dans différents fuseaux horaires ;
- utiliser le fuseau horaire du siège de l'organisation si la personne effectuant la recherche se trouve dans un autre fuseau horaire ;
- utiliser le fuseau horaire spécifié dans une décision de justice ou tout autre document juridique lié à la recherche ;
- tenir compte de la saison de l'année, ainsi que du besoin ou non d'ajuster le fuseau horaire par rapport à l'heure d'été.
Ces quelques exemples vous montrent à quel point les fuseaux horaires peuvent affecter vos résultats de recherche. Votre organisation doit définir ses propres stratégies de recherche pour tenir compte des répercussions des fuseaux horaires et de l'heure d'été sur les résultats.
Une recherche peut parfois générer des erreurs :
- Vault ne peut pas explorer un compte pendant la synchronisation de ses données. Il s'agit d'un problème temporaire ; un délai d'environ 10 minutes est généralement nécessaire pour que les données soient disponibles. Si les comptes sont toujours indisponibles, contactez-nous pour obtenir de l'aide.
- Vault ne peut pas renvoyer de résultats de recherche lorsqu'un opérateur de recherche à caractère générique correspond à 100 mots ou plus au sein d'un compte utilisateur. Si cela se produit, affinez vos termes de recherche pour rendre celle-ci plus précise. Par exemple, si subj:foo* produit trop de résultats, vous pouvez essayer de rechercher subj:food* (pour trouver "food") et subj:foot* (pour trouver "foot" et "football").
La fonction de comptage vous permet d'évaluer l'étendue d'une requête avant de soumettre une recherche Gmail. Saisissez vos termes de recherche, puis cliquez sur Nombre. Une fois le décompte effectué, Vault affiche les éléments suivants :
- Le nombre de comptes traités par la recherche
- Le temps nécessaire à la recherche
- Le nombre de messages correspondant à votre requête
- Le nombre de comptes contenant des messages qui correspondent à la requête
Remarque : Les messages peuvent être comptés deux fois. Par exemple, si jean@solarmora.com envoie un message à jeanne@solarmora.com, Vault compte ce message deux fois, car il existe dans les deux boîtes aux lettres. Lorsqu'un utilisateur envoie un message à une personne en dehors du domaine, ce message n'est compté qu'une seule fois.
Vous pouvez télécharger un fichier CSV comprenant les comptes et le nombre total de messages correspondant à votre requête. Ce fichier inclut les éléments suivants :
- La date et l'heure
- La requête ayant généré le décompte
- Le nombre de comptes traités par la recherche
- Le nombre de comptes qui n'ont pas pu être traités par la recherche
- Le nombre de comptes possédant des messages qui correspondent à la requête
- L'adresse e-mail et le nom de chaque compte avec des messages correspondant à la requête
- Le nombre de messages de chaque compte qui correspondent à la requête
Vault est désormais entièrement compatible avec les messages de chat Hangouts (version classique) rédigés après le 8 avril 2015. Si l'historique est activé dans la version classique de Hangouts, vous pouvez également conserver, rechercher et exporter des messages de chat, et leur appliquer des obligations de conservation.
Pour les chats antérieurs à cette date :
- Seuls les messages de chat enregistrés peuvent faire l'objet de recherches, d'exportations ou d'obligations de conservation.
- Les règles de conservation ne sont pas correctement appliquées aux messages rédigés dans la version classique de Hangouts.
Vault est également entièrement compatible avec Google Chat.
- Version classique de Hangouts : les administrateurs peuvent activer ou désactiver l'historique. Vault peut conserver tous les messages de chat de la version classique de Hangouts échangés après le 8 avril 2015 et pour lesquels l'historique a été activé.
- Google Talk : les administrateurs peuvent uniquement exiger que les messages de chat soient en mode privé et peuvent désactiver l'historique des discussions.
Cette situation n'a aucune incidence sur Vault. En revanche, lorsqu'un utilisateur dépasse la limite de stockage, il ne peut plus envoyer ni recevoir d'e-mails et peut constater une dégradation générale des performances du compte.
Pour les données dont la suppression remonte à moins de 25 jours, nous vous recommandons de restaurer les données Google Drive ou Gmail d'un utilisateur depuis la console d'administration Google.
Pour exclure les brouillons enregistrés automatiquement, ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -label:^r_ad.
Pour exclure les brouillons supprimés, ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -(label:^deleted AND label:drafts).
Oui. Lors de la recherche, sélectionnez Unité organisationnelle, puis l'unité organisationnelle voulue. Vous ne pouvez pas sélectionner l'unité organisationnelle racine ni ajouter de comptes d'utilisateurs individuels à une recherche basée sur des unités organisationnelles. Vous pouvez spécifier une plage de dates et des termes de recherche.
Ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -label:^admin_quarantine.
En savoir plus sur la zone de quarantaine administrative