Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault

Búsqueda de Vault

¿Cómo funcionan las zonas horarias y el horario de verano en Vault?

Zonas horarias

Al buscar datos, puedes indicar una zona horaria. Vault determinará con ella los límites de las fechas, y mostrará y exportará los resultados conforme a dichos límites.

Importante: Los resultados de las búsquedas pueden ser inesperados en algunas zonas horarias. Más información

Debido a la forma en que se guardan los mensajes y se accede a ellos en los servidores de Google, la hora de envío de los mensajes de Gmail y de Grupos de Google se redondea a la más próxima. Por ejemplo, un mensaje que se haya enviado el 31 de diciembre a las 23:30 se incluirá en una búsqueda de Vault que comience el 1 de enero. Este redondeo no afecta a las búsquedas en Drive.

Si la búsqueda incluye fechas, sus límites se determinan de la siguiente forma:

  Gmail y Grupos Drive
Inicio 23:30:00 
(el día anterior)
00:00:00
Fin 00:29:59
(el día siguiente)
23:59:59

Si no eliges la zona horaria de la búsqueda, Vault utilizará la de tu ordenador.

Horario de verano

Es posible que tengas que ajustar la zona horaria conforme a los cambios del horario de verano. Por ejemplo, si buscas archivos creados por un usuario de Nueva York:

  • Selecciona GMT-5 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de diciembre y el 31 de enero (se utiliza el horario de invierno).

  • Selecciona GMT-4 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de junio y el 31 de julio (se utiliza el horario de verano).

Si se elige una zona horaria errónea, los resultados de búsqueda podrían ser incorrectos

La zona horaria que elijas puede alterar los resultados de las búsquedas. Por ejemplo, si buscas mensajes de un empleado que está en Francia (GMT+1), pero en tu búsqueda utilizas la zona horaria del Pacífico (GMT-8), el intervalo de la búsqueda abarcará desde las 16:00 h del día anterior a la fecha de inicio que has seleccionado hasta las 15:59 h de la fecha de finalización indicada.

Dependiendo de las necesidades de tu organización y de los requisitos legales que deba satisfacer una búsqueda, quizá te resulte útil hacer lo siguiente:

  • Realizar varias búsquedas si los datos que se buscan han sido generados por usuarios que se encuentran en zonas horarias distintas.
  • Usar la zona horaria de la sede de la organización si la persona que hace la búsqueda está en otra zona horaria.
  • Utilizar la zona horaria que figure en una orden judicial o en otro documento jurídico relacionado con la búsqueda.
  • Ajustar la zona horaria para adaptarla al horario adecuado según la época del año.

Los ejemplos anteriores muestran solo algunas de las formas en que puede afectar la zona horaria a los resultados de las búsquedas. Tu organización debe definir sus propias estrategias de búsqueda para tener en cuenta las zonas horarias y el horario de verano en los resultados.

¿Por qué dan error algunas búsquedas de Vault?

Pueden producirse errores de búsqueda en ciertas ocasiones:

  • Vault no busca contenido en las cuentas que estén sincronizando datos en ese momento. Se trata de un error temporal; los datos deberían estar disponibles al cabo de unos 10 minutos. Si no es el caso, ponte en contacto con nosotros para obtener ayuda.
  • Vault no puede devolver ningún resultado si en la búsqueda se utilizan comodines que coinciden con 100 o más palabras de una cuenta de usuario. Si se produce este error, cambia tus términos para acotar la búsqueda. Por ejemplo, si la búsqueda subj:cont*, encuentra demasiadas coincidencias, prueba con subj:contabl* (si quieres obtener resultados con "contable"), o con subj:contrat* (si quieres obtener resultados con "contrato" y "contratar").
¿En qué consiste la función de recuento?

Con la función de recuento, puedes evaluar el alcance de una consulta antes de hacer una búsqueda en Gmail. Introduce los términos de búsqueda y haz clic en Recuento. Cuando Vault termine de hacer el recuento, mostrará la siguiente información:

  • El número de cuentas en las que se ha hecho la búsqueda
  • El tiempo que ha tardado en completarse la búsqueda
  • El número de mensajes que coinciden con la consulta
  • El número de cuentas que incluyen mensajes que coinciden con la consulta
    Nota: Es posible que un mismo mensaje se cuente dos veces. Por ejemplo, si juan@solarmora.com envía un mensaje a sandra@solarmora.com, Vault cuenta ese mensaje dos veces, ya que figura en ambos buzones. En cambio, los mensajes que se envían fuera del dominio solo se cuentan una vez.

Puedes descargar un archivo CSV que incluya los valores totales de las cuentas y los mensajes que devuelve una consulta. En este archivo se incluye la siguiente información:

  • La fecha y la hora
  • La consulta que ha generado el recuento
  • El número de cuentas en las que se ha hecho la búsqueda
  • El número de cuentas en las que no se ha podido hacer la búsqueda
  • El número de cuentas que incluyen mensajes que coinciden con la consulta
  • El nombre y la dirección de correo electrónico de todas las cuentas en las que se han encontrado coincidencias
  • El número de mensajes de cada cuenta que coinciden con la consulta

Búsqueda de Gmail y la versión clásica de Hangouts


¿Puedo buscar mensajes de chat con Vault?

Vault es totalmente compatible con los chats de la versión clásica de Hangouts que sean posteriores al 8 de abril del 2015. Puedes conservar, bloquear, buscar y exportar los chats de Hangouts que tengan activado el historial.

En cuanto a las conversaciones anteriores a esta fecha:

  • Solo los chats registrados se pueden buscar, exportar y bloquear.
  • Las políticas de conservación no se aplican a los mensajes de Hangouts.

Vault también es totalmente compatible con Hangouts Chat.

¿Pueden requerir los administradores que se habilite el registro del chat para que los chats se conserven en Vault?
  • Google Hangouts: los administradores pueden controlar si se ha activado o desactivado el historial. Con el historial activado, Vault puede conservar todos los chats de Hangouts que se hayan enviado después del 8 de abril del 2015.
  • Google Talk: los administradores solo pueden obligar a que el registro del chat esté inhabilitado, y tienen capacidad para inhabilitarlo.
¿Qué ocurre si un usuario de Vault supera el límite de almacenamiento de G Suite?

Esta circunstancia no afecta en modo alguno a Vault. Sin embargo, si un usuario supera el límite de almacenamiento, no podrá enviar ni recibir mensajes de correo electrónico, y quizá experimente una degradación general de la cuenta.

¿Puedo restaurar en Gmail los mensajes que se conservan en Vault?

Si los datos de Google Drive o Gmail de un usuario se eliminaron hace menos de 25 días, te recomendamos que utilices la consola de administración para restaurarlos.

¿Cómo puedo excluir los borradores descartados o guardados de forma automática de una búsqueda de Vault?

Añade el siguiente operador a los términos de búsqueda-(label:^deleted AND label:drafts)

¿Puedo buscar en una unidad organizativa concreta?

Sí. Solo tienes que seleccionar Unidad organizativa y elegir la unidad organizativa en la que quieres buscar. No se puede seleccionar el nivel organizativo superior ni tampoco añadir usuarios concretos a las búsquedas que se hagan en unidades organizativas. Puedes definir un periodo y términos de búsqueda.

¿Cómo puedo excluir los mensajes que se han puesto en cuarentena?

Añade el siguiente operador a tus términos de búsqueda-label:^admin_quarantine.

Consulta más información sobre la cuarentena de administrador.

Búsqueda de Google Drive

¿Cómo busca Vault archivos en Google Drive?

Al buscar usuarios con Vault en Drive, se buscan todos los archivos que sean de su propiedad, así como los que se han compartido directamente con ellos, incluidos los archivos de unidades compartidas, sean o no miembros de esas unidades.

Elementos incluidos en las búsquedas de Vault:

  • Todos los archivos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos.
  • Unidades compartidas de la organización que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas y que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas externas y que se hayan compartido directamente con los usuarios especificados en la consulta. Vault no puede realizar búsquedas en unidades compartidas externas que se hayan compartido con usuarios de tu organización, aunque algunos de sus archivos se hayan compartido directamente con ellos.
¿Puedo buscar en unidades compartidas?

Sí, al buscar archivos en Drive, tienes dos opciones:

  • Al buscar archivos que pertenezcan a unidades organizativas o usuarios concretos, puedes marcar una casilla para que se incluyan los resultados de las unidades compartidas asociadas.
  • Puedes usar Vault para buscar unidades compartidas y, a continuación, buscar archivos en las unidades compartidas seleccionadas.
¿En qué partes de los archivos de Drive se puede buscar?

Puedes buscar palabras y frases que se encuentren en los nombres y en el contenido de los archivos. Vault indexa las primeras 100 páginas de archivos de texto y las primeras 10 páginas de texto de archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Nota: Los clientes de G Suite para Administraciones Públicas no pueden buscar en el contenido de archivos. No obstante, pueden buscar en los nombres y en otras propiedades de los archivos.

Vault no indexa archivos de vídeo, audio, imagen ni binarios.

¿De qué tipos de archivos almacenados en Drive puedo obtener una vista previa con Vault?

Puedes obtener una vista previa de estos archivos:

  • Archivos de Google, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos
  • Archivos subidos por usuarios en formatos como .docx, .pdf y .xlsx
Es posible que en las búsquedas o exportaciones de archivos de Drive no se incluya ningún archivo enlazado en ellos.

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo; por ejemplo, pueden crear gráficos en Documentos de Google que muestren datos incluidos en una hoja de cálculo de Google. En este caso, los cambios que se vayan haciendo en esa hoja de cálculo también se reflejarán en los gráficos.

Al buscar archivos en Drive con Vault, solo se devuelven los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda; es decir, si esos archivos incluyen enlaces a otros, estos últimos no aparecerán si no cumplen los criterios especificados en la consulta.

¿Puedo buscar en el historial de revisiones de un documento?

No, solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, en tus búsquedas puedes incluir la fecha de la versión que quieres encontrar. Cuando escribes una fecha de versión, Vault obtiene una vista general del contenido del archivo a las 0:00 (UTC) de la fecha indicada. La gestión de versiones solo está disponible en Google Drive para Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google. 

Aunque especifiques otra fecha, algunas de las propiedades de los documentos serán de su versión actual, como el título, con quién se compartió, cuándo se modificó por última vez y otros datos del archivo metadata.xml de Vault.

En la vista general de esas versiones se muestran también los comentarios, siempre que cumplan los criterios siguientes:

  • Los comentarios abiertos solo se incluyen si tu organización tiene permiso para editar o comentar el documento; si tienes acceso de solo lectura, no se incluyen los comentarios.
  • Los comentarios abiertos, es decir, los que no tienen respuesta, se incluyen si cumplen los siguientes criterios: 1) el comentario se ha creado a partir de la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario existía en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado desde entonces). No se incluyen comentarios creados después de la versión especificada.
  • Las conversaciones abiertas, es decir, las que tienen respuesta, se incluyen en su totalidad si cumplen los siguientes criterios: 1) el primer comentario se ha creado a partir de la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario existía en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado después). Por ejemplo, si una conversación tiene un mensaje creado el 1 de octubre y otro el día 5 del mismo mes, una búsqueda de la versión del 2 de octubre contendrá ambos comentarios aunque el comentario del 5 de octubre aún no existiese en esa fecha.
  • Los comentarios editados se incluyen tal como aparecen en el archivo actual, no en el de la fecha especificada.
  • Si los comentarios se han resuelto o eliminado, no aparecerán en los archivos de esa búsqueda aunque siguieran abiertos en la fecha especificada.
¿Puedo buscar en el nivel organizativo superior de mi organización?

No, no puedes hacer búsquedas en el nivel organizativo superior. Debes seleccionar una unidad organizativa secundaria o usuarios concretos. En Drive, puedes buscar en un máximo de 5000 usuarios, ya sean usuarios sueltos o miembros de unidades organizativas.

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