Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault

Búsqueda de Vault

¿Cómo funcionan las zonas horarias y el horario de verano en Vault?

Zonas horarias

Puedes especificar una zona horaria cuando busques datos. Vault determinará con ella los límites de las fechas, y mostrará y exportará los resultados conforme a dichos límites.

Debido a la forma en que se guardan los mensajes y se accede a ellos en los servidores de Google, la hora de envío de los mensajes de correo y de Grupos de Google se redondea a la más próxima. Por ejemplo, un mensaje que se haya enviado el 31 de diciembre a las 23:30 h se incluiría en una búsqueda de Vault que comience el 1 de enero. Este redondeo no afecta a las búsquedas en Drive.

Si la búsqueda incluye fechas, los límites de la búsqueda se establecen de la siguiente forma:

  Correo y Grupos Drive
Inicio 23:30:00 h 
(del día anterior)
00:00:00 h
Fin 00:29:59 h
(del día siguiente)
23:59:59 h

Si no eliges la zona horaria de la búsqueda, Vault utilizará la de tu ordenador.

Horario de verano

Es posible que tengas que ajustar la zona horaria conforme a los cambios del horario de verano. Por ejemplo, si buscas archivos creados por un usuario de Nueva York:

  • Selecciona GMT-5 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de diciembre y el 31 de enero (se utiliza el horario de invierno).

  • Selecciona GMT-4 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de junio y el 31 de julio (se utiliza el horario de verano).

Si se elige una zona horaria errónea, los resultados de búsqueda podrían ser incorrectos.

La zona horaria que elijas puede alterar los resultados de las búsquedas. Por ejemplo, si buscas mensajes de un empleado de Francia (GMT+1), pero en tu búsqueda utilizas la zona horaria del Pacífico (GMT-8), el intervalo de la búsqueda abarcará desde las 16:00 h del día anterior a la fecha de inicio que has establecido hasta las 15:59 h de la fecha de finalización indicada.

En función de las necesidades de tu organización y de los requisitos legales que deba cumplir la búsqueda, es posible que necesites:

  • Hacer varias búsquedas si los datos que intentas localizar los generaron usuarios que se encuentran en zonas horarias distintas.
  • Utilizar la zona horaria donde se ubica la sede de la organización si la persona que hace la búsqueda se encuentra en otra zona horaria.
  • Utilizar la zona horaria especificada en una orden judicial o en otro documento jurídico relacionado con la búsqueda.
  • Tener en cuenta la época del año y si debes ajustar la zona horaria conforme a los cambios del horario de verano.

Estos son solo algunos ejemplos que demuestran cómo puede afectar la zona horaria a los resultados de las búsquedas. Tu organización debe definir sus propias estrategias de búsqueda para tener en cuenta las zonas horarias y el horario de verano en los resultados.

¿Por qué dan error algunas búsquedas de Vault?

Pueden devolverse errores en las búsquedas en ciertas ocasiones:

  • Vault no busca contenido en las cuentas que estén sincronizando datos en ese momento. Se trata de un error temporal; los datos deberían estar disponibles al cabo de unos 10 minutos. Si no es el caso, ponte en contacto con nosotros para obtener ayuda.
  • Vault no puede devolver ningún resultado si en la búsqueda se utilizan comodines que coinciden con 100 o más palabras de una cuenta de usuario. Si se produce este error, cambia tus términos para acotar la búsqueda. Por ejemplo, si utilizas subj:cont*, pero tiene demasiadas coincidencias, prueba con subj:contabl* (si quieres resultados con "contable"), o con subj:contrat* (si quieres resultados con "contrato" y "contratar").
¿En qué consiste la función de recuento?

Con la función de recuento, puedes evaluar el alcance de términos de búsqueda antes de usarlos en una búsqueda de correo o grupos. En función de los mensajes que contabilice Vault, te recomendamos que modifiques los términos de búsqueda para que se devuelvan más o menos resultados.

En algunas ocasiones, los mensajes se cuentan dos veces. Por ejemplo, si juan@solarmora.com envía un mensaje a sandra@solarmora.com, Vault cuenta ese mensaje dos veces, ya que figura en ambos buzones. En cambio, los mensajes que se envían fuera del dominio solo se cuentan una vez.

Búsqueda de Gmail y la versión clásica de Hangouts

Si un mensaje no se entrega en Gmail (por ejemplo, los mensajes de spam, que se bloquean), ¿se almacena en Vault?

No, los mensajes deben llegar al buzón de correo para poder archivarse en Vault.

¿Puedo buscar mensajes de chat con Vault?

Vault es totalmente compatible con los chats de la versión clásica de Hangouts que sean posteriores al 8 de abril del 2015. Puedes conservar, retener, buscar y exportar los chats de Hangouts que tengan activado el historial.

En cuanto a las conversaciones anteriores a esta fecha:

  • Solo los chats registrados se pueden buscar, exportar y retener.
  • Las políticas de retención no se aplican correctamente a los mensajes de Hangouts.

Vault también es totalmente compatible con Hangouts Chat.

¿Pueden requerir los administradores que se habilite el registro del chat para que los chats se retengan en Vault?
  • Hangouts de Google: los administradores pueden controlar si el historial está activado o desactivado. Vault puede retener todos los chats de Hangouts llevados a cabo después del 8 de abril de 2015 si tienen activado el historial.
  • Google Talk: los administradores solo pueden requerir que el registro del chat esté inhabilitado, aunque sí pueden inhabilitar el historial.
¿Qué ocurre si un usuario de Vault supera el límite de almacenamiento de G Suite?

Esta circunstancia no afecta en modo alguno a Vault. Sin embargo, si usuario supera el límite de almacenamiento ya no podrá enviar ni recibir nuevos correos y posiblemente experimentará una degradación general de su cuenta.

¿Puedo restaurar en Gmail los mensajes retenidos en Vault?

Si los datos se eliminaron hace menos de 25 días, te recomendamos que utilices la consola de administración de Google para restaurar los datos de Google Drive o Gmail de un usuario.

Si el correo electrónico se eliminó hace más de 25 días y está sujeto a una política de retención, puedes usar Vault para restaurar los mensajes de Gmail.

¿Cómo puedo excluir los borradores descartados o guardados de forma automática de una búsqueda de Vault?

Añade el siguiente operador a los términos de búsqueda-(label:^deleted AND label:drafts)

¿Puedo realizar una búsqueda de Vault en una unidad organizativa específica?

Sí. Cuando realices una búsqueda en un asunto, selecciona Organización y, a continuación, elige la unidad organizativa en la que quieres buscar. Aunque no es posible incluir cuentas en una búsqueda basada en unidades organizativas, si quieres, puedes especificar un periodo y los términos de búsqueda.

Búsqueda de Google Drive

¿Cómo busca Vault archivos en Google Drive?

En Drive, Vault busca todos los archivos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos, incluidos los archivos de las unidades compartidas que se hayan compartido directamente con los usuarios, tanto si son miembros de dichas unidades como si no.

Elementos incluidos en las búsquedas de Vault:

  • Todos los archivos que sean propiedad de los usuarios especificados en la consulta, así como los que se hayan compartido directamente con ellos.
  • Unidades compartidas de la organización que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas y que se hayan compartido directamente con los usuarios incluidos en la consulta.
  • Archivos que pertenezcan a unidades compartidas externas y que se hayan compartido directamente con los usuarios especificados en la consulta. Vault no puede realizar búsquedas en unidades compartidas externas que se hayan compartido con usuarios de tu organización, aunque algunos de sus archivos se hayan compartido directamente con ellos.
¿Puedo buscar en unidades compartidas?

Sí, al buscar archivos en Drive, tienes dos opciones:

  • Al buscar archivos que pertenezcan a unidades organizativas o usuarios concretos, puedes marcar una casilla para que se incluyan los resultados de las unidades compartidas asociadas.
  • Puedes usar Vault para buscar unidades compartidas y, a continuación, buscar archivos en las unidades compartidas seleccionadas.
¿En qué partes de los archivos de Drive se puede buscar?

Puedes buscar palabras y frases que se encuentren en los nombres y en el contenido de los archivos. Vault indexa las primeras 100 páginas de archivos de texto y las primeras 10 páginas de texto de archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Nota: Los clientes de G Suite para Administraciones Públicas no pueden buscar en el contenido de archivos. No obstante, pueden buscar en los nombres y en otras propiedades de los archivos.

Vault no indexa archivos de vídeo, audio, imagen ni binarios.

¿De qué tipos de archivos en Drive puedo obtener una vista previa con Vault?

Puedes obtener una vista previa de estos archivos:

  • Archivos de Google, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos
  • Archivos subidos por usuarios en formatos como .docx, .pdf y .xlsx
Es posible que en las búsquedas o exportaciones de archivos de Drive no se incluya ningún archivo enlazado en ellos.

Los usuarios pueden incluir un enlace a un archivo de Google en otro archivo de este tipo; por ejemplo, se puede crear un gráfico en un documento de Google que muestre visualmente datos de una hoja de cálculo de Google. En este caso, el gráfico del documento reflejará los cambios que se hagan en los datos de la hoja de cálculo.

Al buscar archivos en Drive con Vault, solo se devuelven los archivos que coinciden con los criterios de búsqueda; es decir, si esos archivos incluyen enlaces a otros, estos últimos no aparecerán si no cumplen los criterios especificados en la consulta.

¿Puedo buscar en el historial de revisiones de un documento?

No, por el momento solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, puedes incluir una fecha de versión en la búsqueda para que los archivos devueltos se muestren tal como estaban al final del día indicado. La gestión de versiones solo está disponible en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google.
En el historial de la versión de un archivo no se incluyen cambios en los siguientes elementos:

  • El título
  • Usuarios con los que se ha compartido
  • Los comentarios (solo se muestra la versión más reciente de los comentarios no resueltos)
¿Puede Vault hacer búsquedas a nivel de dominio en Google Drive?

Vault puede buscar en las unidades Drive de hasta 5000 usuarios (individuales o miembros de unidades organizativas).

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