Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault

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¿Cómo funcionan las zonas horarias y el horario de verano en Vault?

Al buscar datos, puedes indicar una zona horaria. Vault determinará con ella los límites de las fechas, y mostrará y exportará los resultados conforme a estos límites.

Importante: Los resultados de las búsquedas pueden ser inesperados en algunas zonas horarias. Más información

Debido a la forma en que se guardan los mensajes y se accede a ellos en los servidores de Google, la hora de envío de los mensajes de Gmail y de Grupos de Google se redondea a la más próxima. Por ejemplo, un mensaje que se haya enviado el 31 de diciembre a las 23:30 se incluirá en una búsqueda de Vault que comience el 1 de enero. Este redondeo no afecta a las búsquedas en Drive.

Si la búsqueda incluye fechas, sus límites se determinan de la siguiente forma:

  Gmail y Grupos Drive
Inicio 23:30:00 
(el día anterior)
00:00:00
Fin 00:29:59
(el día siguiente)
23:59:59

Si no eliges la zona horaria de la búsqueda, Vault utilizará la de tu ordenador.

Horario de verano

Es posible que tengas que ajustar la zona horaria conforme a los cambios del horario de verano. Por ejemplo, si buscas archivos creados por un usuario de Nueva York:

  • Selecciona GMT-5 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de diciembre y el 31 de enero (se utiliza el horario de invierno).

  • Selecciona GMT-4 para buscar todos los archivos creados entre el 1 de junio y el 31 de julio (se utiliza el horario de verano).

Si se elige una zona horaria errónea, los resultados de búsqueda podrían ser incorrectos

La zona horaria que elijas puede alterar los resultados de las búsquedas. Por ejemplo, si buscas mensajes de un empleado que está en Francia (GMT+1), pero en tu búsqueda utilizas la zona horaria del Pacífico (GMT-8), el intervalo de la búsqueda abarcará desde las 16:00 h del día anterior a la fecha de inicio que has seleccionado hasta las 15:59 h de la fecha de finalización indicada.

Dependiendo de las necesidades de tu organización y de los requisitos legales que deba satisfacer una búsqueda, quizá te resulte útil hacer lo siguiente:

  • Realizar varias búsquedas si los datos que se buscan han sido generados por usuarios que se encuentran en zonas horarias distintas.
  • Usar la zona horaria de la sede de la organización si la persona que hace la búsqueda está en otra zona horaria.
  • Utilizar la zona horaria que figure en una orden judicial o en otro documento jurídico relacionado con la búsqueda.
  • Ajustar la zona horaria para adaptarla al horario adecuado según la época del año.

Los ejemplos anteriores muestran solo algunas de las formas en que puede afectar la zona horaria a los resultados de las búsquedas. Tu organización debe definir sus propias estrategias de búsqueda para tener en cuenta las zonas horarias y el horario de verano en los resultados.

¿Por qué dan error algunas búsquedas de Vault?

Pueden producirse errores de búsqueda en ciertas ocasiones:

  • Vault no busca contenido en las cuentas que estén sincronizando datos en ese momento. Se trata de un error temporal; los datos deberían estar disponibles al cabo de unos 10 minutos. Si no es el caso, ponte en contacto con nosotros para obtener ayuda.
  • Vault no puede devolver ningún resultado si en la búsqueda se utilizan comodines que coinciden con 100 o más palabras de una cuenta de usuario. Si se produce este error, cambia tus términos para acotar la búsqueda. Por ejemplo, si la búsqueda subj:cont*, encuentra demasiadas coincidencias, prueba con subj:contabl* (si quieres obtener resultados con "contable"), o con subj:contrat* (si quieres obtener resultados con "contrato" y "contratar").
¿En qué consiste la función de recuento?

Con la función de recuento, puedes evaluar el alcance de una consulta antes de hacer una búsqueda en Gmail. Introduce los términos de búsqueda y haz clic en Recuento. Cuando Vault termine de hacer el recuento, mostrará la siguiente información:

  • El número de cuentas en las que se ha hecho la búsqueda
  • El tiempo que ha tardado en completarse la búsqueda
  • El número de mensajes que coinciden con la consulta
  • El número de cuentas que incluyen mensajes que coinciden con la consulta
    Nota: Es posible que un mismo mensaje se cuente dos veces. Por ejemplo, si juan@solarmora.com envía un mensaje a sandra@solarmora.com, Vault cuenta ese mensaje dos veces, ya que figura en ambos buzones. En cambio, los mensajes que se envían fuera del dominio solo se cuentan una vez.

Puedes descargar un archivo CSV que incluya los valores totales de las cuentas y los mensajes que devuelve una consulta. En este archivo se incluye la siguiente información:

  • La fecha y la hora
  • La consulta que ha generado el recuento
  • El número de cuentas en las que se ha hecho la búsqueda
  • El número de cuentas en las que no se ha podido hacer la búsqueda
  • El número de cuentas que incluyen mensajes que coinciden con la consulta
  • El nombre y la dirección de correo electrónico de todas las cuentas en las que se han encontrado coincidencias
  • El número de mensajes de cada cuenta que coinciden con la consulta
¿Puedo buscar mensajes de chat con Vault?

Vault es totalmente compatible con los chats de la versión clásica de Hangouts que sean posteriores al 8 de abril del 2015. Puedes retener, bloquear, buscar y exportar los chats de la versión clásica de Hangouts que tengan activado el historial.

En cuanto a los chats anteriores a esta fecha:

  • Solo los chats registrados se pueden buscar, exportar y bloquear.
  • Las políticas de conservación no se aplican a los mensajes de la versión clásica de Hangouts.

Vault también es totalmente compatible con Google Chat.

¿Pueden los administradores hacer que Vault solo conserve los chats "registrados"?
  • Versión clásica de Hangouts: los administradores pueden controlar si se ha activado o desactivado el historial. Con el historial activado, Vault puede conservar todos los mensajes de chats de Hangouts enviados después del 8 de abril del 2015.
  • Google Talk: los administradores solo pueden obligar a que el registro del chat esté inhabilitado, y tienen capacidad para inhabilitarlo.
¿Qué ocurre si un usuario de Vault supera el límite de almacenamiento de G Suite?

Esta circunstancia no afecta en modo alguno a Vault. Sin embargo, si un usuario supera el límite de almacenamiento, no podrá enviar ni recibir mensajes de correo electrónico, y quizá experimente una degradación general de la cuenta.

¿Puedo restaurar en Gmail los mensajes que se conservan en Vault?

Si los datos de Google Drive o Gmail de un usuario se eliminaron hace menos de 25 días, te recomendamos que utilices la consola de administración para restaurarlos.

¿Cómo puedo excluir de una búsqueda de Vault los borradores guardados de forma automática o descartados?

Si quieres excluir los borradores guardados automáticamente, añade el siguiente operador a tu búsqueda: -label:^r_ad

Si quieres excluir los borradores descartados, añade el siguiente operador a tu búsqueda: -(label:^deleted AND label:drafts)

¿Puedo hacer búsquedas en una unidad organizativa concreta?

Sí. Solo tienes que seleccionar Unidad organizativa y elegir la unidad organizativa en la que quieres buscar. No se puede seleccionar el nivel organizativo superior ni tampoco añadir usuarios concretos a las búsquedas que se hagan en unidades organizativas. Puedes definir un periodo y términos de búsqueda.

¿Cómo puedo excluir los mensajes que se han puesto en cuarentena?

Añade el siguiente operador a tu búsqueda-label:^admin_quarantine.

Más información sobre la cuarentena de administrador

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