Häufig gestellte Fragen zur Vault-Suche

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Wie werden Zeitzonen und die Sommerzeit in Vault behandelt?

Bei der Suche nach Daten lässt sich eine Zeitzone festlegen. Diese gilt dann für den angegebenen Zeitraum, aus dem Daten angezeigt und exportiert werden können.

Wichtig: Die Suche kann in einigen Zeitzonen zu unerwarteten Ergebnissen führen. Weitere Informationen

Bedingt durch die Art und Weise, wie Nachrichten auf Google-Servern gespeichert werden und wie der Zugriff auf sie erfolgt, werden die Absendezeiten von Nachrichten in Gmail und Google Groups auf volle Stunden auf- oder abgerundet. So würde z. B. eine Nachricht, die am 31. Dezember um 23:30 Uhr gesendet wurde, in einer Vault-Suche angezeigt, die als Startdatum den 1. Januar hat. Dieser Rundungsvorgang hat keinen Einfluss auf Ihre Suchen in Drive.

Enthält Ihre Suche Datumsangaben, gelten die folgenden Grenzen:

  Gmail und Google Groups Drive
Start 23:30:00 Uhr
(Vortag)
00:00:00 Uhr
Ende 00:29:59 Uhr
(am nächsten Tag)
23:59:59 Uhr

Wenn Sie für Ihre Suche keine Zeitzone festlegen, wird in Vault die Zeitzone Ihres Computers verwendet.

Sommerzeit

Sie müssen möglicherweise die Zeitzone anpassen, damit die Umstellung auf die Sommerzeit berücksichtigt wird. Wählen Sie z. B. Folgendes aus, wenn Sie nach Dateien suchen, die von einem Nutzer in New York erstellt wurden:

  • GMT-5 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Dezember und dem 31. Januar erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Winterzeit.

  • GMT-4 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Juni und dem 31. Juli erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Sommerzeit.

Eine falsche Zeitzone kann zu falschen Suchergebnissen führen

Je nach ausgewählter Zeitzone können die Suchergebnisse variieren. Wenn Sie z. B. nach Nachrichten eines Mitarbeiters aus Frankreich (GMT+1) suchen, hierfür aber die Pazifische Standardzeit (GMT-8) verwenden, stammen die Ergebnisse aus dem Zeitraum von 16:00 Uhr am Vortag des von Ihnen angegebenen Starttags bis 15:59 Uhr am von Ihnen angegebenen Endtag.

Je nach den Anforderungen Ihrer Organisation und den rechtlichen Erfordernissen, die Ihre Suche erfüllen muss, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Führen Sie mehrere Suchen aus, wenn die gesuchten Daten von Nutzern in mehreren Zeitzonen erstellt wurden.
  • Verwenden Sie die Zeitzone, in der sich der Hauptsitz der Organisation befindet, wenn Sie sich in einer anderen Zeitzone befinden.
  • Verwenden Sie die Zeitzone, die in einer Gerichtsentscheidung oder einem anderen rechtlichen Dokument angegeben ist, das mit der Suche in Zusammenhang steht.
  • Beachten Sie die Jahreszeit und finden Sie heraus, ob Sie die Zeitzone wegen der Sommerzeit anpassen müssen.

Das sind einige Beispiele dafür, wie sich Zeitzonen auf Suchergebnisse auswirken können. Damit sowohl die Zeitzonen als auch die Sommerzeit bei den Suchergebnissen berücksichtigt werden, muss Ihre Organisation entsprechende Verfahren für die Suche einrichten.

Warum wird bei manchen Vault-Suchen ein Fehler angezeigt?

Gelegentliche Fehler bei der Suche können folgende Gründe haben:

  • Mit Vault kann nicht in einem Konto gesucht werden, das gerade synchronisiert wird. Dies ist ein vorübergehendes Problem und die Daten sollten nach ungefähr zehn Minuten verfügbar sein. Ist das Konto weiterhin nicht verfügbar, bitten Sie uns um Hilfe.
  • In Vault können für eine Suche mit einem Platzhalter keine Ergebnisse angezeigt werden, wenn für ein Nutzerkonto eine Übereinstimmung mit 100 oder mehr Wörtern vorliegt. In diesem Fall müssen Sie mit spezifischeren Begriffen suchen. Wenn z. B. die Suche nach subj:Miet* zu viele Übereinstimmungen liefert, können Sie nach subj:Mieter* (findet „Mieter“ und „Mietervereinigung“) und subj:Miets* (findet „Mietshaus“ und „Mietsache“) suchen.
Wie funktioniert die Zählfunktion?

Mit der Zählfunktion können Sie den Umfang einer Abfrage abschätzen, bevor Sie eine Gmail-Suche ausführen. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein und klicken Sie auf Zählen. Anschließend sehen Sie folgende Informationen:

  • die Anzahl der durchsuchten Konten
  • die Zeit, die für die Suche erforderlich ist
  • die Anzahl der Nachrichten, die Ihrer Abfrage entsprechen
  • die Anzahl der Konten mit passenden Nachrichten
    Hinweis: Nachrichten können doppelt gezählt werden. Wenn beispielsweise thomas@solarmora.com eine Nachricht an sarah@solarmora.com sendet, wird diese Nachricht in Vault zweimal gezählt, da sie in beiden Postfächern vorhanden ist. Sendet ein Nutzer eine Nachricht an eine Person außerhalb der Domain, wird diese Nachricht nur einmal gezählt.

Sie können eine CSV-Datei herunterladen, in der die Gesamtzahl der Nachrichten und Konten für die Abfrage aufgeführt ist. Die Datei enthält Folgendes:

  • Datum und Uhrzeit
  • die Abfrage, die der Zählung zugrunde liegt
  • die Anzahl der durchsuchten Konten
  • die Anzahl der Konten, in denen nicht gesucht werden konnte
  • die Anzahl der Konten mit passenden Nachrichten
  • die E-Mail-Adresse und den Namen jedes Kontos mit Treffern
  • die Anzahl der passenden Nachrichten aus den einzelnen Konten
Kann ich mit Vault nach Chatnachrichten suchen?

Vault unterstützt Chats im klassischen Hangouts, die ab dem 8. April 2015 stattgefunden haben. Sie können Chats, die im klassischen Hangouts mit aktiviertem Verlauf gestartet wurden, aufbewahren, auf Hold setzen, durchsuchen und exportieren.

Für Chats, die vor diesem Datum stattgefunden haben, gilt Folgendes:

  • Nur gespeicherte Nachrichten können gesucht, exportiert und auf Hold gesetzt werden.
  • Aufbewahrungsrichtlinien werden auf Nachrichten im klassischen Hangouts nicht wie vorgesehen angewendet.

Vault unterstützt auch Google Chat.

Können Administratoren erzwingen, dass Chats „nicht vertraulich“ sind, damit sie von Vault aufbewahrt werden?
  • Klassisches Hangouts: Administratoren können steuern, ob der Verlauf aktiviert oder deaktiviert ist. Vault kann alle klassischen Hangouts-Chats aufbewahren, die nach dem 8. April 2015 bei aktiviertem Verlauf stattgefunden haben.
  • Google Talk: Administratoren können nur erzwingen, dass Chats vertraulich sind, und sie können das Chatprotokoll deaktivieren.
Was geschieht, wenn ein Vault-Nutzer die Speicherbeschränkung für Google Workspace überschritten hat?

Das hat keine Auswirkung auf Vault. Nutzer, die die Speicherbeschränkung überschritten haben, können jedoch keine neuen E-Mails mehr senden oder empfangen und stellen möglicherweise eine allgemeine Beeinträchtigung des Kontos fest.

Kann ich in Vault aufbewahrte Nachrichten in Gmail wiederherstellen?

Wenn die Daten vor weniger als 25 Tagen gelöscht wurden, verwenden Sie am besten die Google Admin-Konsole, um die Google Drive- oder Gmail-Daten eines Nutzers wiederherzustellen.

Wie kann ich automatisch gespeicherte oder verworfene Entwürfe aus einer Vault-Suche ausschließen?

Um automatisch gespeicherte Entwürfe auszuschließen, fügen Sie Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator hinzu: -label:^r_ad

Um verworfene Entwürfe auszuschließen, fügen Sie Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator hinzu: -(label:^deleted AND label:drafts)

Kann ich in einer bestimmten Organisationseinheit suchen?

Ja. Wählen Sie bei der Suche Organisationseinheit und anschließend die Organisationseinheit aus, in der Sie suchen möchten. Die oberste Organisationseinheit lässt sich dabei aber nicht auswählen und Sie können keine einzelnen Nutzerkonten zu einer Suche in einer Organisationseinheit hinzufügen. Sie haben aber die Möglichkeit, einen Zeitraum und Suchbegriffe anzugeben.

Wie kann ich Nachrichten ausschließen, die unter Quarantäne gestellt wurden?

Fügen Sie Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator hinzu: -label:^admin_quarantine

Weitere Informationen zur administrativen Quarantäne

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