Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen zu Vault-Suchvorgängen.
Häufig gestellte Fragen
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Wie werden Zeitzonen und die Sommerzeit in Vault behandelt?Wichtig: Die Suche kann in einigen Zeitzonen zu unerwarteten Ergebnissen führen. Weitere Informationen
Bei der Suche nach Daten haben Sie die Möglichkeit, eine Zeitzone festzulegen. Damit werden in Vault die Grenzen des Zeitraums festgelegt, aus dem Daten angezeigt werden und für den Export verfügbar sind.
Bedingt durch die Art und Weise, wie Nachrichten auf Google-Servern gespeichert werden und wie der Zugriff auf sie erfolgt, werden die Absendezeiten von Nachrichten in Gmail und Gruppen auf volle Stunden auf- oder abgerundet. So wird beispielsweise eine Nachricht, die am 31. Dezember um 23:30 Uhr gesendet wurde, in einer Vault-Suche angezeigt, die als Startdatum den 1. Januar hat. Dieser Rundungsvorgang hat keinen Einfluss auf Ihre Suchen in Drive.
Enthält Ihre Suche Datumsangaben, gelten die folgenden Grenzen:
| Gmail und Google Groups | Drive | |
|---|---|---|
| Start | 23:30:00 Uhr (Vortag) |
00:00:00 Uhr |
| Ende | 00:29:59 Uhr (am nächsten Tag) |
23:59:59 Uhr |
Wenn Sie für Ihre Suche keine Zeitzone festlegen, wird in Vault die Zeitzone Ihres Computers verwendet.
Sommerzeit
Sie müssen möglicherweise die Zeitzone anpassen, damit die Umstellung auf die Sommerzeit berücksichtigt wird. Wenn Sie beispielsweise nach Dateien suchen, die von einem Nutzer in New York erstellt wurden, wählen Sie eine Option:
-
GMT-5 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Dezember und dem 31. Januar erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Winterzeit.
- GMT-4 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Juni und dem 31. Juli erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Sommerzeit.
Eine falsche Zeitzone kann zu falschen Suchergebnissen führen
Je nach ausgewählter Zeitzone können die Suchergebnisse variieren. Wenn Sie z. B. nach Nachrichten eines Mitarbeiters aus Frankreich (GMT+1) suchen, hierfür aber die Pazifische Standardzeit (GMT-8) verwenden, stammen die Ergebnisse aus dem Zeitraum von 16:00 Uhr am Vortag des von Ihnen angegebenen Starttags bis 15:59 Uhr am von Ihnen angegebenen Endtag.
Abhängig von den Vorgaben Ihrer Organisation und den rechtlichen Anforderungen, die Ihre Suche erfüllen muss, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Führen Sie mehrere Suchen aus, wenn die gesuchten Daten von Nutzern in verschiedenen Zeitzonen erstellt wurden.
- Wenn sich der Nutzer, der die Suche ausführt, in einer anderen Zeitzone befindet als der Hauptsitz der Organisation, sollte er die Zeitzone des Hauptsitzes verwenden.
- Verwenden Sie die Zeitzone, die in einer Gerichtsentscheidung oder einem anderen rechtlichen Dokument angegeben ist, das mit der Suche in Zusammenhang steht.
- Berücksichtigen Sie die Jahreszeit und achten Sie darauf, ob Sie die Zeitzone wegen der Sommerzeit anpassen müssen.
Die oben genannten Probleme sind Beispiele dafür, wie sich Zeitzonen auf Suchergebnisse auswirken können. Damit sowohl die Zeitzonen als auch die Sommerzeit bei den Suchergebnissen berücksichtigt werden, muss Ihre Organisation entsprechende Verfahren für die Suche einrichten.
Gelegentliche Fehler bei der Suche können folgende Gründe haben:
- Mit Vault kann nicht in einem Konto gesucht werden, das gerade synchronisiert wird. Dies ist ein vorübergehendes Problem und die Daten sollten nach ungefähr zehn Minuten verfügbar sein. Ist das Konto weiterhin nicht verfügbar, bitten Sie uns um Hilfe.
- In Vault können für eine Suche mit einem Platzhalter keine Ergebnisse angezeigt werden, wenn für ein Nutzerkonto eine Übereinstimmung mit 100 oder mehr Wörtern vorliegt. In diesem Fall müssen Sie mit spezifischeren Begriffen suchen. Wenn z. B. die Suche nach subj:Miet* zu viele Übereinstimmungen liefert, können Sie nach subj:Mieter* (findet „Mieter“ und „Mietervereinigung“) und subj:Miets* (findet „Mietshaus“ und „Mietsache“) suchen.
Mit der Zählfunktion können Sie den Umfang einer Anfrage abschätzen, bevor Sie eine Gmail-Suche ausführen. Geben Sie dazu Ihre Suchbegriffe ein und klicken Sie auf Zählen.
Es kann sein, dass Nachrichten doppelt gezählt werden. Wenn beispielsweise alex@beispiel.de eine Nachricht an dana@beispiel.de sendet, wird diese Nachricht in Vault zweimal gezählt, da sie in beiden Postfächern vorhanden ist. Sendet ein Nutzer eine Nachricht an eine Person außerhalb der Domain, wird diese Nachricht nur einmal gezählt.
Nach dem Zählen sehen Sie folgende Informationen:
- Anzahl der durchsuchten Konten
- Dauer der Suche
- Anzahl der Nachrichten, die Ihrer Anfrage entsprechen
- Anzahl der Konten mit passenden Nachrichten
Sie können eine CSV-Datei herunterladen, in der die Gesamtzahl der Nachrichten und Konten für die Anfrage aufgeführt ist. Die Datei enthält die folgenden Informationen:
- Datum und Uhrzeit
- Anfrage, die der Zählung zugrunde liegt
- Anzahl der durchsuchten Konten und Konten, in denen nicht gesucht werden konnte
- Anzahl der Konten mit passenden Nachrichten
- E‑Mail-Adresse und den Namen jedes Kontos mit Übereinstimmungen
- Anzahl der passenden Nachrichten aus den einzelnen Konten
Google Chat ist vollständig in Vault eingebunden. Vault unterstützt Chats im klassischen Hangouts, die ab dem 8. April 2015 stattgefunden haben.
Sie können Chats, die im klassischen Hangouts mit aktiviertem Verlauf gestartet wurden, aufbewahren, auf Hold setzen, durchsuchen und exportieren. Für Chats vor diesem Datum gelten die folgenden Einschränkungen:
- Nur aufgezeichnete Nachrichten können gesucht, exportiert und auf „Hold“ gesetzt werden.
- Aufbewahrungsrichtlinien werden auf Nachrichten im klassischen Hangouts nicht wie vorgesehen angewendet.
- Google Chat: Administratoren können steuern, ob der Verlauf aktiviert oder deaktiviert ist. Vault kann alle Chats im klassischen Hangouts aufbewahren, die nach dem 8. April 2015 bei aktiviertem Verlauf stattgefunden haben.
- Google Talk: Nur Administratoren können erzwingen, dass Chats nicht gespeichert werden, und das Chatprotokoll deaktivieren.
Es hat keine Auswirkungen auf Vault, wenn ein Nutzer sein Speicherlimit überschreitet. Er kann jedoch keine neuen E‑Mail-Nachrichten mehr senden oder empfangen und es kann zu einer allgemeinen Beeinträchtigung des Kontos kommen.
Wenn die Daten vor Kurzem gelöscht wurden, empfehlen wir, die Google Admin-Konsole zu verwenden, um die Google Drive- oder Gmail-Daten eines Nutzers wiederherzustellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Gelöschte Dateien und Ordner für Drive-Nutzer wiederherstellen und Endgültig gelöschte E‑Mails eines Nutzers wiederherstellen.
Um automatisch gespeicherte Entwürfe auszuschließen, fügen Sie Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator hinzu: -label:^r_ad
Um verworfene Entwürfe auszuschließen, fügen Sie Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator hinzu: -(label:^deleted AND label:drafts)
Ja. Wählen Sie dazu Organisationseinheit und anschließend die Organisationseinheit aus, in der Sie suchen möchten.
Die oberste Organisationseinheit lässt sich dabei aber nicht auswählen und Sie können keine einzelnen Nutzerkonten zu einer Suche in einer Organisationseinheit hinzufügen. Sie haben aber die Möglichkeit, einen Zeitraum und Suchbegriffe anzugeben.
Fügen Sie Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator hinzu: -label:^admin_quarantine. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Mit Vault in Gmail suchen.
Weitere Informationen zur administrativen Quarantäne
Google Vault konvertiert Dateien wie Google-Dokumente, Google-Tabellen und Google-Präsentationen automatisch in entsprechende Formate wie Microsoft Office oder PDF, um die Zugänglichkeit und Nutzbarkeit für Drittanbieter zu gewährleisten.
Google Sites-Websites werden in PDFs umgewandelt, um einen einfachen, visuellen Überblick über die Inhalte der Website zu geben. Das ist praktischer und deutlich einfacher, als wenn Kunden HTML-, CSS- und Bilddateien rendern müssten.
Native Google-Dateien sind webbasiert und können nicht außerhalb der Google-Umgebung (Google Cloud) aufgerufen werden. Die Konvertierung der Dateien hat folgende Vorteile:
- Universalzugriff: Jeder kann exportierte Dateien auf jedem Standardgerät öffnen und ansehen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Daten manuell zu konvertieren oder sie in ein Google Workspace-Konto erneut hochzuladen.
- Rechtliche und Compliance-Anforderungen: Viele Rechtsabteilungen nutzen E‑Discovery-Tools von Drittanbietern, um Google Vault-Exporte zu analysieren. Für diese Tools müssen die Dateien in einem nicht webbasierten Format vorliegen, damit die Google-Daten gelesen und verarbeitet werden können.