Häufig gestellte Fragen zur Vault-Suche

Vault-Suche

Wie werden Zeitzonen und die Sommerzeit in Vault behandelt?

Zeitzonen

Bei der Suche nach Daten lässt sich eine Zeitzone festlegen. Diese gilt dann für den angegebenen Zeitraum, aus dem Daten angezeigt und exportiert werden können.

Wichtig: Die Suche kann in einigen Zeitzonen zu unerwarteten Ergebnissen führen. Weitere Informationen

Bedingt durch die Art und Weise, wie Nachrichten auf Google-Servern gespeichert werden und der Zugriff auf sie erfolgt, werden die Absendezeiten von Nachrichten in Gmail und Google Groups auf volle Stunden gerundet. So würde z. B. eine Nachricht, die am 31. Dezember um 23:30 Uhr gesendet wurde, in einer Vault-Suche angezeigt, die als Startdatum den 1. Januar hat. Dieser Rundungsvorgang hat keinen Einfluss auf Ihre Suchen in Drive.

Enthält Ihre Suche Datumsangaben, gelten die folgenden Grenzen:

  Gmail und Google Groups Drive
Start 23:30:00 Uhr
(Vortag)
00:00:00 Uhr
Ende 00:29:59 Uhr
(am nächsten Tag)
23:59:59 Uhr

Wenn Sie für Ihre Suche keine Zeitzone festlegen, wird in Vault die Zeitzone Ihres Computers verwendet.

Sommerzeit

Sie müssen möglicherweise die Zeitzone anpassen, damit die Umstellung auf die Sommerzeit berücksichtigt wird. Wählen Sie z. B. Folgendes aus, wenn Sie nach Dateien suchen, die von einem Nutzer in New York erstellt wurden:

  • GMT-5 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Dezember und dem 31. Januar erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Winterzeit.

  • GMT-4 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Juni und dem 31. Juli erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Sommerzeit.

Eine falsche Zeitzone kann zu falschen Suchergebnissen führen

Je nach ausgewählter Zeitzone können die Suchergebnisse variieren. Wenn Sie z. B. nach Nachrichten eines Mitarbeiters aus Frankreich (GMT+1) suchen, hierfür aber die Pazifische Standardzeit (GMT-8) verwenden, stammen die Ergebnisse aus dem Zeitraum von 16:00 Uhr am Vortag des von Ihnen angegebenen Starttags bis 15:59 Uhr am von Ihnen angegebenen Endtag.

Je nach den Anforderungen Ihrer Organisation und den rechtlichen Erfordernissen, die Ihre Suche erfüllen muss, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Führen Sie mehrere Suchen aus, wenn die gesuchten Daten von Nutzern in mehreren Zeitzonen erstellt wurden.
  • Verwenden Sie die Zeitzone, in der sich der Hauptsitz der Organisation befindet, wenn sich die Person, die die Suche durchführt, in einer anderen Zeitzone befindet.
  • Verwenden Sie die Zeitzone, die in einer Gerichtsentscheidung oder einem anderen rechtlichen Dokument angegeben ist, das mit der Suche in Zusammenhang steht.
  • Beachten Sie die Jahreszeit und finden Sie heraus, ob Sie die Zeitzone wegen der Sommerzeit anpassen müssen.

Das sind einige Beispiele dafür, wie sich Zeitzonen auf Suchergebnisse auswirken können. Damit sowohl die Zeitzonen als auch die Sommerzeit bei den Suchergebnissen berücksichtigt werden, muss Ihre Organisation entsprechende Verfahren für die Suche einrichten.

Warum wird bei manchen Vault-Suchen ein Fehler angezeigt?

Gelegentliche Fehler bei der Suche können folgende Gründe haben:

  • Mit Vault kann nicht in einem Konto gesucht werden, das gerade synchronisiert wird. Dies ist ein vorübergehendes Problem und die Daten sollten in ungefähr zehn Minuten verfügbar sein. Ist das Konto weiterhin nicht verfügbar, bitten Sie uns um Hilfe.
  • In Vault können für eine Suche mit einem Platzhalter keine Ergebnisse angezeigt werden, wenn für ein Nutzerkonto eine Übereinstimmung mit 100 oder mehr Wörtern vorliegt. In diesem Fall müssen Sie mit spezifischeren Begriffen suchen. Wenn z. B. die Suche nach subj:Miet* zu viele Übereinstimmungen liefert, können Sie nach subj:Mieter* (findet "Mieter") und subj:Miets* (findet "Mietshaus" und "Mietsache") suchen.
Wie funktioniert die Zählfunktion?

Mit der Zählfunktion können Sie den Umfang einer Abfrage abschätzen, bevor Sie eine Gmail-Suche ausführen. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein und klicken Sie auf Zählen. Anschließend sehen Sie folgende Informationen:

  • die Anzahl der durchsuchten Konten
  • die Zeit, die für die Suche erforderlich ist
  • die Anzahl der Nachrichten, die Ihrer Abfrage entsprechen
  • die Anzahl der Konten mit passenden Nachrichten
    Hinweis: Nachrichten können doppelt gezählt werden. Wenn beispielsweise thomas@solarmora.com eine Nachricht an sarah@solarmora.com sendet, wird diese Nachricht in Vault zweimal gezählt, da sie in beiden Postfächern vorhanden ist. Sendet ein Nutzer eine Nachricht an eine Person außerhalb der Domain, wird diese Nachricht nur einmal gezählt.

Sie können eine CSV-Datei herunterladen, in der die Konten sowie die Gesamtzahl der Nachrichten für die Abfrage aufgeführt sind. Die Datei enthält Folgendes:

  • Datum und Uhrzeit
  • die Abfrage, die der Zählung zugrunde liegt
  • die Anzahl der durchsuchten Konten
  • die Anzahl der Konten, in denen nicht gesucht werden konnte
  • die Anzahl der Konten mit passenden Nachrichten
  • die E-Mail-Adresse und den Namen jedes Kontos mit Treffern
  • die Anzahl der passenden Nachrichten aus den einzelnen Konten

Suche in Gmail und im klassischen Hangouts


Kann ich mit Vault nach Chatnachrichten suchen?

Vault unterstützt Chats im klassischen Hangouts, die ab dem 8. April 2015 stattgefunden haben. Sie können Chats, die in Hangouts mit aktiviertem Verlauf gestartet wurden, aufbewahren, auf Hold setzen, suchen und exportieren.

Für Hangouts, die vor diesem Datum stattgefunden haben, gilt Folgendes:

  • Nur nicht vertrauliche Nachrichten können gesucht, exportiert und auf Hold gesetzt werden.
  • Aufbewahrungsrichtlinien werden auf Hangouts-Nachrichten nicht wie vorgesehen angewendet.

Vault unterstützt auch Hangouts Chat.

Können Administratoren erzwingen, dass alle Chats nicht vertraulich sind, damit sie in Vault aufbewahrt werden?
  • Google Hangouts: Administratoren können steuern, ob der Verlauf aktiviert oder deaktiviert ist. Vault kann alle Hangouts-Chats aufbewahren, die nach dem 8. April 2015 bei aktiviertem Verlauf stattgefunden haben.
  • Google Talk: Administratoren können nur erzwingen, dass Chats vertraulich sind, und sie können das Chatprotokoll deaktivieren.
Was geschieht, wenn ein Vault-Nutzer seinen G Suite-Speicherplatz aufgebraucht hat?

Das hat keine Auswirkung auf Vault. Nutzer, die die Speicherbeschränkung überschritten haben, können jedoch keine neuen E-Mails mehr senden oder empfangen und stellen möglicherweise eine allgemeine Beeinträchtigung des Kontos fest.

Kann ich in Vault aufbewahrte Nachrichten in Gmail wiederherstellen?

Wenn die Daten vor weniger als 25 Tagen gelöscht wurden, verwenden Sie am besten die Google Admin-Konsole, um die Google Drive- oder Gmail-Daten eines Nutzers wiederherzustellen.

Wie schließe ich automatisch gespeicherte und gelöschte Entwurfe aus der Vault-Suche aus?

Fügen Sie den folgenden Operator an Ihre Suchbegriffe an: -(label:^deleted AND label:drafts)

Kann ich nach einer bestimmten Organisationseinheit suchen?

Ja. Wählen Sie bei der Suche Organisationseinheit und anschließend die Organisationseinheit aus, nach der Sie suchen möchten. Die oberste Organisationseinheit lässt sich dabei aber nicht auswählen und Sie können keine einzelnen Nutzerkonten zu einer Suche in einer Organisationseinheit hinzufügen. Sie haben aber die Möglichkeit, einen Zeitraum und Suchbegriffe anzugeben.

Suche in Google Drive

Wie sucht Vault nach Dateien in Drive?

Sie geben in einer Suchanfrage die jeweiligen Nutzer ein und Vault sucht alle Dateien, die diesen Nutzern gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Dateien in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist.

Vault erfasst außerdem:

  • Alle Dateien, die den Nutzern aus Ihrer Suche gehören oder direkt für sie freigegeben wurden.
  • Geteilte Ablagen in Ihrer Organisation, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in externen geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden. Mit Vault können Sie jedoch nicht in externen geteilten Ablagen suchen, die für Nutzer in Ihrer Organisation freigegeben wurden – selbst wenn sie Dateien enthalten, die direkt für diese Nutzer freigegeben wurden.
Kann ich in geteilten Ablagen suchen?

Ja. Bei der Suche nach Drive-Dateien haben Sie zwei Optionen:

  • Wenn Sie Dateien suchen, die bestimmten Nutzern oder Organisationseinheiten gehören, können Sie durch Klicken auf das zugehörige Kästchen auswählen, dass auch Ergebnisse aus verknüpften geteilten Ablagen in den Suchergebnissen angezeigt werden.
  • Sie haben die Möglichkeit, geteilte Ablagen mithilfe von Vault zu suchen. Anschließend können Sie in ausgewählten geteilten Ablagen nach Dateien suchen.
Nach welchen Elementen von Dateien in Google Drive kann ich suchen?

Sie können nach Wörtern oder Wortgruppen in den Namen oder Inhalten von Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

Die folgenden Dateitypen können Sie nach Text durchsuchen:

Hinweis: G Suite for Government-Kunden können nicht nach Dateiinhalten, aber nach Dateinamen und anderen Dateieigenschaften suchen.

Vault indexiert keine Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive in der Vorschau ansehen?

Sie können eine Vorschau der folgenden Dateien aufrufen:

  • Google-Dateien wie Google-Dokumente, -Tabellen, -Präsentationen und -Zeichnungen.
  • Von Nutzern hochgeladene Dateien, z. B. DOCX, PDF und XSLX.
Verknüpfte Dateien werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

Nutzer können Diagramme, Tabellen oder Folien in Google Docs oder Google Präsentationen verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien durchsuchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn Sie in Drive verknüpfte Dateien haben, die nicht von Ihrer Abfrage abgedeckt werden, sind sie nicht in den Ergebnissen enthalten.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können derzeit nur in der aktuellen Version einer Datei suchen und diese exportieren. Sie haben jedoch die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum anzugeben. Dadurch wird ein Snapshot von jeder Datei abgerufen, in dem Änderungen angezeigt werden, die an dem angegebenen Tag vorgenommen wurden. Die Versionsverwaltung wird nur in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen unterstützt.
Folgende Änderungen werden im Versionsverlauf einer Datei nicht berücksichtigt:

  • Der Titel
  • Für wen die Datei freigegeben wurde
  • Kommentare (nur die neueste Version von nicht geklärten Kommentaren ist enthalten)
Kann ich in der obersten Organisationseinheit meiner Organisation suchen?

Nein, auf diese Ebene geht das nicht. Wählen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder einzelne Nutzer aus. Sie können in Drive nach bis zu 5.000 Nutzern insgesamt suchen. Dies bezieht sich auf einzelne Nutzer oder Mitglieder von Organisationseinheiten

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