Häufig gestellte Fragen zur Vault-Suche

Vault-Suche

Wie werden Zeitzonen und die Sommerzeit in Vault behandelt?

Zeitzonen:

Bei der Suche nach Daten haben Sie die Möglichkeit, eine Zeitzone festzulegen. Damit werden in Vault die Grenzen des Zeitraums festgelegt, aus dem Daten angezeigt werden und für den Export verfügbar sind.

Bedingt durch die Art und Weise wie Nachrichten auf Google-Servern gespeichert werden und der Zugriff auf sie erfolgt, werden die Absendezeiten von E-Mails und Google Groups-Nachrichten auf volle Stunden gerundet. So würde z. B. eine Nachricht, die am 31. Dezember um 11:30 Uhr gesendet wurde, in einer Vault-Suche angezeigt, die als Startdatum den 1. Januar hat. Dieser Rundungsvorgang hat keinen Einfluss auf Ihre Suchen in Drive.

Enthält Ihre Suche Datumsangaben, gelten die folgenden Grenzen:

  E-Mails und Google Groups Google Drive
Start 11:30:00 Uhr 
(am vorherigen Tag)
12:00:00 Uhr
Ende 12:29:59 Uhr
(am darauffolgenden Tag)
11:59:59 Uhr

Wenn Sie für Ihre Suche keine Zeitzone festlegen, wird in Vault die Zeitzone Ihres Computers verwendet.

Sommerzeit

Sie müssen möglicherweise die Zeitzone anpassen, damit die Umstellung auf die Sommerzeit berücksichtigt wird. Wählen Sie z. B. Folgendes aus, wenn Sie nach Dateien suchen, die von einem Nutzer in New York erstellt wurden:

  • GMT-5 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Dezember und dem 31. Januar erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Winterzeit.

  • GMT-4 für alle Dateien, die zwischen dem 1. Juni und dem 31. Juli erstellt wurden. In diesem Zeitraum gilt die Sommerzeit.

Eine falsche Zeitzone kann zu falschen Suchergebnissen führen

Je nach ausgewählter Zeitzone können die Suchergebnisse variieren. Wenn Sie z. B. nach Nachrichten eines Angestellten aus Frankreich (GMT+1) suchen, hierfür aber die Pazifische Standardzeit (GMT-8) verwenden, stammen die Ergebnisse aus dem Zeitraum von 16:00 Uhr am Vortag des von Ihnen angegebenen Starttags bis 15:59 Uhr am von Ihnen angegebenen Endtag.

Je nach den Anforderungen Ihrer Organisation und den rechtlichen Bedingungen, die Ihre Suche zu erfüllen hat, ist möglicherweise Folgendes erforderlich:

  • Es müssen mehrere Suchen erfolgen, wenn die gesuchten Daten von Nutzern in mehreren Zeitzonen erstellt wurden.
  • Sie müssen die Zeitzone am Hauptsitz der Organisation verwenden, wenn sich die Person, die die Suche ausführt, in einer anderen Zeitzone befindet.
  • Sie müssen die Zeitzone verwenden, die in einer Gerichtsentscheidung oder einem anderen rechtlichen Dokument angegeben ist, das mit der Suche in Zusammenhang steht.
  • Sie müssen die Jahreszeit berücksichtigen und die Zeitzone ggf. an die Sommerzeit anpassen.

Dies sind jedoch nur Beispiele dafür, wie sich Zeitzonen auf Suchergebnisse auswirken können. Damit sowohl die Zeitzonen als auch die Sommerzeit bei den Suchergebnissen berücksichtigt werden, muss Ihre Organisation entsprechende Verfahren für die Suche einrichten.

Warum wird bei manchen Vault-Suchen ein Fehler angezeigt?

Gelegentliche Fehler bei der Suche können folgende Gründe haben:

  • Mit Vault kann nicht in einem Konto gesucht werden, das gerade synchronisiert wird. Dies ist ein vorübergehendes Problem und die Daten sollten in ungefähr zehn Minuten verfügbar sein. Ist das Konto weiterhin nicht verfügbar, bitten Sie uns um Hilfe.
  • In Vault können für eine Suche mit einem Platzhalter keine Ergebnisse angezeigt werden, wenn für ein Nutzerkonto eine Übereinstimmung mit 100 oder mehr Wörtern vorliegt. In diesem Fall müssen Sie mit spezifischeren Begriffen suchen. Wenn z. B. die Suche nach subj:Miet* zu viele Übereinstimmungen liefert, können Sie nach subj:Mieter* (findet "Mieter") und subj:Miets* (findet "Mietshaus" und "Mietsache") suchen.
Wie funktioniert die Zählfunktion?

Mit der Zählfunktion können Sie vor der Suche nach E-Mails oder Gruppen beurteilen, wie umfangreich die Suche mit den gewählten Suchbegriffen wird. Abhängig von der Zahl der Nachrichten, die laut Vault bei einer Suche gefunden würden, sollten Sie die Begriffe ändern, um mehr bzw. weniger Ergebnisse zu erhalten.

Es kann sein, dass Nachrichten doppelt gezählt werden. Wenn beispielsweise thomas@solarmora.com eine Nachricht an sarah@solarmora.com sendet, wird diese Nachricht in Vault zweimal gezählt, da sie in beiden Postfächern vorhanden ist. Sendet ein Nutzer eine Nachricht an eine Person außerhalb der Domain, wird diese Nachricht nur einmal gezählt.

Suche in Gmail und im klassischen Hangouts

Werden Nachrichten, die nicht an Gmail zugestellt werden (z. B. blockierte Spamnachrichten), in Vault aufbewahrt?

Nein. Die Nachricht muss an das Postfach zugestellt werden, damit sie in Vault archiviert wird.

Kann ich mit Vault nach Chatnachrichten suchen?

Vault unterstützt Chats im klassischen Hangouts, die ab dem 8. April 2015 stattgefunden haben, vollständig. Sie können Chats, die in Hangouts mit aktiviertem Verlauf gestartet wurden, aufbewahren, auf Hold setzen, suchen und exportieren.

Für Hangouts, die vor diesem Datum stattgefunden haben, gilt Folgendes:

  • Nur nicht vertrauliche Nachrichten können gesucht, exportiert und auf Hold gesetzt werden.
  • Aufbewahrungsrichtlinien werden auf Hangouts-Nachrichten nicht wie vorgesehen angewendet.

Vault unterstützt auch Hangouts Chat vollständig.

Können Administratoren erzwingen, dass alle Chats nicht vertraulich sind, damit sie in Vault aufbewahrt werden?
Was geschieht, wenn ein Vault-Nutzer seinen G Suite-Speicherplatz aufgebraucht hat?

Dies hat keine Auswirkung auf Vault. Nutzer, die die Speicherbeschränkung überschritten haben, können jedoch keine neuen E-Mails mehr senden oder empfangen und stellen möglicherweise eine allgemeine Beeinträchtigung des Kontos fest.

Kann ich in Vault aufbewahrte Nachrichten in Gmail wiederherstellen?

Wenn die Daten vor weniger als 25 Tagen gelöscht wurden, verwenden Sie am besten die Google Admin-Konsole, um die Google Drive- oder Gmail-Daten eines Nutzers wiederherzustellen.

Für E-Mails, die vor mehr als 25 Tagen gelöscht wurden und die auf Hold gesetzt sind oder für die Aufbewahrungsrichtlinien gelten, können Sie Vault zum Wiederherstellen der Gmail-Nachrichten verwenden.

Wie schließe ich automatisch gespeicherte und gelöschte Entwurfe aus der Vault-Suche aus?

Fügen Sie den folgenden Operator an Ihre Suchbegriffe an: -(label:^deleted AND label:drafts)

Kann ich eine Vault-Suche in einer bestimmten Organisationseinheit durchführen?

Ja. Wenn Sie eine Suche innerhalb einer Rechtsangelegenheit durchführen, können Sie Organisation und dann die gewünschte Organisationseinheit auswählen. Konten können nicht in eine Suche nach Organisationseinheit aufgenommen werden. Sie können aber (optional) einen Datumsbereich und Suchbegriffe eingeben.

Suche in Google Drive

Wie sucht Vault nach Dateien in Drive?

Sie geben in einer Suchanfrage die jeweiligen Nutzer ein und Vault sucht alle Dateien, die diesen Nutzern gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Dateien in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist.

Vault erfasst außerdem:

  • Alle Dateien, die den Nutzern aus Ihrer Suche gehören oder direkt für sie freigegeben wurden.
  • Geteilte Ablagen in Ihrer Organisation, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in externen geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden. Mit Vault können Sie jedoch nicht in externen geteilten Ablagen suchen, die für Nutzer in Ihrer Organisation freigegeben wurden – selbst wenn sie Dateien enthalten, die direkt für diese Nutzer freigegeben wurden.
Kann ich geteilte Ablagen durchsuchen?

Ja. Bei der Suche nach Drive-Dateien haben Sie zwei Optionen:

  • Wenn Sie Dateien suchen, die bestimmten Nutzern oder Organisationseinheiten gehören, können Sie durch Klicken auf das zugehörige Kästchen auswählen, dass auch Ergebnisse aus verknüpften geteilten Ablagen in den Suchergebnissen angezeigt werden.
  • Sie haben die Möglichkeit, geteilte Ablagen mithilfe von Vault zu suchen. Anschließend können Sie in ausgewählten geteilten Ablagen nach Dateien suchen.
Nach welchen Elementen von Dateien in Google Drive kann ich suchen?

Sie können nach Wörtern oder Wortgruppen in den Namen oder Inhalten von Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

Die folgenden Dateitypen können Sie nach Text durchsuchen:

Hinweis: G Suite for Government-Kunden können nicht nach Dateiinhalten, aber nach Dateinamen und anderen Dateieigenschaften suchen.

Vault indexiert keine Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive in der Vorschau ansehen?

Sie können eine Vorschau der folgenden Dateien aufrufen:

  • Google-Dateien wie Google-Dokumente, -Tabellen, -Präsentationen und -Zeichnungen.
  • Von Nutzern hochgeladene Dateien, z. B. DOCX, PDF und XSLX.
Verknüpfte Dateien werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

Nutzer können Google-Dateien mit anderen Arten von Google-Dateien verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien durchsuchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn Sie in Drive verknüpfte Dateien haben, die nicht von Ihrer Abfrage abgedeckt werden, sind sie nicht in den Ergebnissen enthalten.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können derzeit nur in der aktuellen Version einer Datei suchen und diese exportieren. Sie haben jedoch die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum anzugeben. Dadurch wird ein Snapshot von jeder Datei abgerufen, in dem Änderungen angezeigt werden, die an dem angegebenen Tag vorgenommen wurden. Die Versionsverwaltung wird nur in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen unterstützt.
Folgende Änderungen werden im Versionsverlauf einer Datei nicht berücksichtigt:

  • Der Titel
  • Für wen die Datei freigegeben wurde
  • Kommentare (nur die neueste Version von nicht geklärten Kommentaren ist enthalten)
Kann ich mit Vault alle in Google Drive gespeicherten Dateien meiner gesamten Domain durchsuchen?

Vault kann bis zu 5.000 Nutzer (einzelne Nutzer oder Mitglieder von Organisationseinheiten) in die Suche einbeziehen.

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