ด้านล่างนี้คือคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการค้นหาในห้องนิรภัย
คำถามที่พบบ่อย
ห้องนิรภัยจะจัดการเขตเวลาและเวลาออมแสงอย่างไรสำคัญ: การค้นหาอาจทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดได้ในบางเขตเวลา ดูข้อมูลเพิ่มเติม
คุณสามารถระบุเขตเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ จากนั้นห้องนิรภัยจะใช้เขตเวลาในการกำหนดช่วงเวลาในการแสดงและส่งออกผลการค้นหานั้น
ระยะเวลาการส่งข้อความจาก Gmail และ Groups จะปัดเศษขึ้น เนื่องจากวิธีการจัดเก็บและเข้าถึงข้อความบนเซิร์ฟเวอร์ของ Google เช่น ข้อความที่ส่งในวันที่ 31 ธันวาคม เวลา 23.30 น. จะรวมอยู่ในการค้นหาห้องนิรภัยที่เริ่มในวันที่ 1 มกราคม การปัดเศษนี้ไม่ส่งผลต่อการค้นหาในไดรฟ์
หากการค้นหารวมวันที่ไว้ด้วย ขอบเขตการค้นหาจะเป็นดังนี้
| Gmail และ Groups | ไดรฟ์ | |
|---|---|---|
| เริ่ม | 11:30:00 น. (วันก่อนหน้า) |
24:00:00 น. |
| สิ้นสุด | 24:29:59 น. (วันถัดไป) |
23:59:59 น. |
หากคุณไม่ได้เลือกเขตเวลาในการค้นหา ห้องนิรภัยจะใช้เขตเวลาของคอมพิวเตอร์
เวลาออมแสง
คุณอาจต้องปรับเขตเวลาให้ตรงกับการเปลี่ยนเวลาออมแสง เช่น หากกำลังค้นหาไฟล์ที่ผู้ใช้ในนิวยอร์กสร้างไว้ ให้เลือกตัวเลือกตัวนี้
-
เลือก GMT-5 สำหรับไฟล์ทั้งหมดที่สร้างไว้ตั้งแต่วันที่ 1 ธันวาคมถึง 31 มกราคม (ใช้เวลามาตรฐาน)
- เลือก GMT-4 สำหรับไฟล์ทั้งหมดที่สร้างไว้ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายนถึง 31 กรกฎาคม (ใช้เวลาออมแสง)
เขตเวลาที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ผลการค้นหาไม่ถูกต้องได้
เขตเวลาที่เลือกอาจเปลี่ยนแปลงผลการค้นหาได้ เช่น หากคุณค้นหาข้อความจากพนักงานในฝรั่งเศส (GMT+1) โดยใช้เขตเวลาแปซิฟิก (GMT-8) ช่วงเวลาการค้นหาที่ใช้จะเริ่มจาก 16.00 น. ของวันก่อนวันที่เริ่มต้นจนถึง 15.59 น. ของวันที่สิ้นสุดที่เลือกไว้
คุณอาจต้องพิจารณาประเด็นต่างๆ ต่อไปนี้ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรและข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาที่ดำเนินการ
- ค้นหาหลายครั้ง หากข้อมูลที่ค้นหานั้นสร้างจากผู้ใช้ที่อยู่ในเขตเวลาหลายเขต
- ใช้เขตเวลาที่สำนักงานใหญ่ขององค์กรตั้งอยู่ หากผู้ใช้ที่ทำการค้นหาอยู่ในเขตเวลาอื่น
- ใช้เขตเวลาที่ระบุในคำสั่งศาลหรือเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการค้นหา
- ตรวจสอบช่วงเวลาของปีและความจำเป็นในการปรับเขตเวลาให้เหมาะสมกับเวลาออมแสง
ประเด็นข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนที่แสดงให้เห็นว่าเขตเวลามีผลต่อผลการค้นหาอย่างไร องค์กรของคุณต้องระบุกลยุทธ์ในการค้นหาของตัวเองเพื่อรองรับผลกระทบจากเขตเวลาและเวลาออมแสงในผลการค้นหา
บางครั้งการค้นหาจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด ดังเช่นตัวอย่างต่อไปนี้
- ห้องนิรภัยจะค้นหาบัญชีขณะซิงค์ข้อมูลไม่ได้ ปัญหานี้เป็นปัญหาชั่วคราว และข้อมูลควรใช้งานได้ภายในเวลาประมาณ 10 นาที หากบัญชียังใช้ไม่ได้ โปรดติดต่อเราเพื่อขอความช่วยเหลือ
- ห้องนิรภัยจะแสดงผลการค้นหาไม่ได้ หากโอเปอเรเตอร์การค้นหาด้วยไวลด์การ์ดตรงกับคำ 100 คำขึ้นไปในบัญชีผู้ใช้ หากเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้น ให้ปรับแต่งคำที่ใช้ในการค้นหาเพื่อให้การค้นหาเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น หาก subj:อา* แสดงผลลัพธ์มากเกินไป ให้ลองค้นหา subj:อาหาร* (เพื่อค้นหา "อาหาร") และ subj:อากา* (เพื่อค้นหา "อาการ" และ "อากาศ")
ใช้ฟีเจอร์การนับเพื่อประเมินขอบเขตของการค้นหาก่อนจะส่งการค้นหาใน Gmail ป้อนข้อความค้นหาและคลิกนับ
ระบบอาจนับข้อความเดียวกันสองครั้ง เช่น หาก alex@example.com ส่งข้อความไปยัง dana@example.com ห้องนิรภัยจะนับข้อความนั้น 2 ครั้งเนื่องจากมีข้อความนั้นอยู่ในกล่องจดหมายทั้ง 2 กล่อง เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความถึงบุคคลที่อยู่นอกโดเมน ข้อความนั้นจะนับเพียงครั้งเดียว
หลังจากนับเสร็จแล้ว ห้องนิรภัยจะแสดงข้อมูลต่อไปนี้
- จำนวนบัญชีที่ค้นหา
- ระยะเวลาที่ใช้ในการค้นหา
- จำนวนข้อความที่ตรงกับคำค้นหา
- จำนวนบัญชีที่มีข้อความที่ตรงกัน
คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ค่าที่คั่นด้วยคอมมา (CSV) ที่มีจำนวนรวมของบัญชีและข้อความสำหรับการค้นหาได้ โดยไฟล์จะมีข้อมูลต่อไปนี้
- วันที่และเวลา
- คำค้นหาที่สร้างจำนวน
- จำนวนบัญชีที่ค้นหาและบัญชีที่ไม่สามารถค้นหาได้
- จำนวนบัญชีที่มีข้อความที่ตรงกัน
- อีเมลและชื่อของแต่ละบัญชีที่มีข้อมูลตรงกัน
- จำนวนข้อความที่ตรงกันจากแต่ละบัญชี
ห้องนิรภัยรองรับ Google Chat อย่างเต็มรูปแบบ รวมถึงรองรับ Hangouts Chat แบบคลาสสิกที่สร้างหลังจากวันที่ 8 เมษายน 2015 ด้วย
คุณจะเก็บรักษา เก็บรักษาระหว่างดำเนินคดี ค้นหา และส่งออกแชทใน Hangouts แบบคลาสสิกที่เปิดการบันทึกประวัติไว้ได้ สำหรับแชทที่เกิดขึ้นก่อนวันที่นี้ โปรดทราบข้อจำกัดต่อไปนี้
- ค้นหา ส่งออก และคงไว้ชั่วคราวได้เฉพาะแชทที่เปิดการบันทึกเท่านั้น
- ระบบจะใช้นโยบายการเก็บรักษากับข้อความใน Hangouts แบบคลาสสิกได้ไม่ถูกต้อง
- Google Chat: ผู้ดูแลระบบควบคุมได้ว่าจะเปิดหรือปิดการบันทึกประวัติ ห้องนิรภัยจะเก็บการแชทใน Hangouts แบบคลาสสิกทั้งหมดที่เกิดขึ้นหลังจากวันที่ 8 เมษายน 2015 ได้โดยเปิดประวัติไว้
- Google Talk: มีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่กำหนดให้แชทเป็น "ปิดการบันทึก" ได้ และปิดประวัติการแชทได้
การที่ผู้ใช้ใช้งานเกินขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลจะไม่มีผลใดๆ กับห้องนิรภัย แต่ผู้ใช้จะรับส่งข้อความอีเมลใหม่ไม่ได้อีก และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของบัญชีอาจลดลง
สำหรับข้อมูลที่ลบก่อนหน้านี้ เราขอแนะนำให้คุณใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อกู้คืนข้อมูล Google ไดรฟ์หรือ Gmail ของผู้ใช้
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อกู้คืนไฟล์และโฟลเดอร์ที่ถูกลบให้กับผู้ใช้ไดรฟ์และกู้คืนอีเมลของผู้ใช้ที่ถูกลบอย่างถาวร
หากต้องการยกเว้นข้อความร่างที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ ให้เพิ่มโอเปอเรเตอร์ -label:^r_ad ในข้อความค้นหา
หากต้องการยกเว้นข้อความร่างที่ถูกลบทิ้ง ให้เพิ่มโอเปอเรเตอร์ -(label:^deleted AND label:drafts) ในข้อความค้นหา
ได้ โดยให้เลือกหน่วยขององค์กร แล้วเลือกหน่วยขององค์กรที่ต้องการค้นหา
โดยจะเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดไม่ได้และจะเพิ่มบัญชีผู้ใช้แต่ละรายการในการค้นหาตามหน่วยขององค์กรไม่ได้เช่นกัน แต่คุณยังจะระบุช่วงวันที่และข้อความค้นหาได้อีกด้วย
เพิ่มโอเปอร์เรเตอร์ -label:^admin_quarantine ในข้อความค้นหา โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาใน Gmail
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ
Google ห้องนิรภัยจะแปลงไฟล์ต่างๆ เช่น เอกสาร, ชีต และสไลด์ เป็นรูปแบบที่เทียบเท่าโดยอัตโนมัติ เช่น Microsoft Office, PDF เพื่อให้มั่นใจว่าบุคคลที่สามจะเข้าถึงและใช้งานได้ง่าย
ระบบจะแปลง Google Sites เป็น PDF เพื่อให้ภาพรวมเนื้อหาของเว็บไซต์ที่เรียบง่ายและมองเห็นได้ ซึ่งจะตรวจสอบได้ง่ายกว่าและสะดวกกว่าการให้ลูกค้าแสดงผลไฟล์ HTML, CSS และไฟล์ภาพ
ไฟล์ Google ดั้งเดิมเป็นไฟล์บนเว็บและเข้าถึงได้เฉพาะในระบบนิเวศของ Google (Google Cloud) การแปลงไฟล์มีประโยชน์ดังนี้
- การเข้าถึงแบบสากล - ทุกคนสามารถเปิดและตรวจสอบไฟล์ที่ส่งออกในอุปกรณ์มาตรฐานใดก็ได้ ซึ่งจะช่วยให้ไม่ต้องแปลงข้อมูลด้วยตนเองหรืออัปโหลดข้อมูลไปยังบัญชี Google Workspace อีกครั้ง
- ความต้องการด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด - ทีมกฎหมายหลายทีมใช้เครื่องมือ eDiscovery ของบุคคลที่สามเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลที่ส่งออกจาก Google ห้องนิรภัย เครื่องมือเหล่านี้กำหนดให้ไฟล์ต้องอยู่ในรูปแบบที่ไม่ใช่บนเว็บจึงจะอ่านและประมวลผลข้อมูลใน Google ได้