Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen over zoeken in Vault.
Veelgestelde vragen
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Hoe gaat Vault om met tijdzones en zomertijd?Belangrijk: Zoeken kan in sommige tijdzones onverwachte resultaten opleveren Meer informatie
U kunt een tijdzone selecteren als u gegevens zoekt. Vault bepaalt met die tijdzone vanaf hoe laat en tot hoe laat de gegevens van bepaalde datums worden getoond en geëxporteerd.
Vanwege de manier waarop berichten worden opgeslagen en geopend op de Google-servers, wordt de verzendtijd van berichten van Gmail en groepen afgerond op het hele uur. Een bericht dat bijvoorbeeld op 31 december om 23:30 uur wordt gestuurd, wordt meegenomen in een Vault-zoekopdracht die op 1 januari begint. Het afronden heeft geen invloed op zoekopdrachten in Drive.
Als u zoekt binnen bepaalde datums, worden resultaten tussen deze tijden getoond:
| Gmail en Groepen | Drive | |
|---|---|---|
| Begin | 23:30:00 (de dag ervoor) |
00:00:00 |
| Eind | 00:29:59 (de volgende dag) |
23:59:59 |
Als u geen tijdzone selecteert voor een zoekopdracht, gebruikt Vault de tijdzone die is ingesteld op uw computer.
Zomertijd
U moet de tijdzone misschien aanpassen zodat rekening wordt gehouden met de zomertijd. Als u bijvoorbeeld zoekt naar bestanden die zijn gemaakt door een gebruiker in New York, kiest u een optie:
-
Kies GMT-5 voor bestanden die zijn gemaakt tussen 1 december en 31 januari (standaardtijd).
- Kies GMT-4 voor bestanden die zijn gemaakt tussen 1 juni en 31 juli (zomertijd).
Een onjuiste tijdzone kan leiden tot onjuiste zoekresultaten
De zoekresultaten kunnen verschillen, afhankelijk van de tijdzone die u kiest. Als u bijvoorbeeld zoekt naar berichten van een werknemer in Frankrijk (GMT+1), maar in uw zoekopdracht de Pacific Standard Time (GMT-8) gebruikt, zoekt u eigenlijk vanaf 16:00 op de dag vóór de startdatum tot 15:59 op de einddatum.
Afhankelijk van de behoeften van uw organisatie en eventuele wettelijke vereisten waaraan uw zoekopdracht moet voldoen, raden we u aan het volgende te doen:
- Voer meerdere zoekopdrachten uit als de gegevens die u zoekt zijn gemaakt door gebruikers in verschillende tijdzones.
- Gebruik de tijdzone van het hoofdkantoor van de organisatie als de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert zich in een andere tijdzone bevindt.
- Gebruik de tijdzone die is gegeven in een rechterlijk bevel of ander juridisch document met betrekking tot de zoekopdracht.
- Controleer in welke tijd van het jaar u zoekt en of u de tijdzone moet aanpassen vanwege de zomertijd.
Dit zijn slechts voorbeelden van hoe de tijdzone van invloed is op de zoekresultaten. Uw organisatie moet eigen regels bepalen waardoor tijdzones en zomertijd worden meegenomen in de zoekresultaten.
Af en toe genereert een zoekopdracht fouten, zoals de volgende:
- Vault kan niet zoeken in een account terwijl de gegevens ervan worden gesynchroniseerd. Dit is een tijdelijke fout en de gegevens moeten na ongeveer 10 minuten weer beschikbaar zijn. Als accounts onbeschikbaar blijven, neemt u contact met ons op voor hulp.
- Vault kan geen zoekresultaten retourneren wanneer een zoekoperator met jokertekens overeenkomt met 100 of meer woorden in het account van een gebruiker. Als dit gebeurt, verfijnt u uw zoektermen om de zoekopdracht specifieker te maken. Als u met subj:voe* bijvoorbeeld te veel overeenkomsten krijgt, kunt u zoeken naar subj:voer* (om 'voer' te vinden) en subj:voet* (om bijvoorbeeld 'voet' en 'voetbal' te vinden).
Gebruik de telfunctie om het bereik van een zoekopdracht te bepalen voordat u zoekt in Gmail. Voer de zoektermen in en klik op Aantal.
Berichten kunnen 2 keer worden geteld. Als alex@example.com bijvoorbeeld een bericht naar dana@example.com stuurt, telt Vault dat bericht 2 keer omdat het in beide mailboxen voorkomt. Als een gebruiker een bericht stuurt naar iemand buiten het domein, wordt het bericht slechts één keer geteld.
Nadat de telling is voltooid, toont Vault u de volgende informatie:
- Het aantal doorzochte accounts
- De tijd die nodig was om de zoekopdracht uit te voeren
- Het aantal berichten dat overeenkomt met de zoekopdracht
- Het aantal accounts dat overeenkomende berichten bevat
U kunt een csv-bestand downloaden met de aantallen accounts en berichten voor de zoekopdracht. Het bestand bevat de volgende informatie:
- Datum en tijd
- Zoekopdracht waarmee de telling is gegenereerd
- Het aantal accounts dat is doorzocht en het aantal accounts dat niet kon worden doorzocht
- Het aantal accounts dat overeenkomende berichten bevat
- Het e-mailadres en de naam van elk account met overeenkomende berichten
- Het aantal overeenkomende berichten in elk account
Vault ondersteunt Google Chat volledig. Vault ondersteunt ook chats in de klassieke versie van Hangouts die worden gevoerd na 8 april 2015.
U kunt chats in de klassieke versie van Hangouts waarvan de geschiedenis wordt opgeslagen bewaren, exporteren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. Houd rekening met de volgende beperkingen voor chats die vóór deze datum hebben plaatsgevonden:
- Alleen chats waarvan de geschiedenis aanstond, kunnen worden doorzocht, geëxporteerd en onder een bewaarplicht worden geplaatst
- Bewaarbeleid wordt niet juist toegepast op berichten in de klassieke versie van Hangouts
- Google Chat: Beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis aan- of uitstaat. Vault kan alle chats in de klassieke versie van Hangouts bewaren die hebben plaatsgevonden sinds 8 april 2015 en waarvoor de chatgeschiedenis aanstond.
- Google Talk: Alleen beheerders kunnen vereisen dat chats niet bewaard worden en kunnen de chatgeschiedenis uitzetten.
Er zijn geen gevolgen voor Vault als een gebruiker de opslaglimiet overschrijdt. Maar de gebruiker kan geen nieuwe e-mailberichten meer sturen of krijgen en kan merken dat de kwaliteit van het account afneemt.
Voor gegevens die onlangs zijn verwijderd, raden we u aan de Google Beheerdersconsole te gebruiken om de Google Drive- of Gmail-gegevens van een gebruiker te herstellen.
Ga voor meer informatie naar Verwijderde bestanden en mappen herstellen voor Drive-gebruikers en De permanent verwijderde e-mail van een gebruiker herstellen.
Als u automatisch opgeslagen concepten wilt uitsluiten, voegt u de volgende operator toe aan de zoektermen: -label:^r_ad
Als u verwijderde concepten wilt uitsluiten, voegt u de volgende operator toe aan de zoektermen: -(label:^deleted AND label:drafts)
Ja. Selecteer Organisatie-eenheid en dan de organisatie-eenheid waarin u wilt zoeken.
U kunt niet de organisatie op het hoogste niveau selecteren of individuele accounts toevoegen aan een zoekopdracht waarmee wordt gezocht in organisatie-eenheden. U kunt ook een periode en zoektermen invoeren.
Voeg de volgende operator toe aan de zoektermen: -label:^admin_quarantine. Ga voor meer informatie naar Vault gebruiken om in Gmail te zoeken.
Meer informatie over de beheerdersquarantaine.
Google Vault zet bestanden zoals Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden automatisch om in gelijkwaardige indelingen, zoals Microsoft Office en pdf, zodat ze makkelijk toegankelijk en bruikbaar zijn voor derden.
Google-sites worden omgezet in pdf's om een eenvoudige, visuele momentopname van de content van de site te bieden. Dit is praktischer om te beoordelen en veel makkelijker dan klanten vragen HTML-, CSS- en afbeeldingsbestanden te renderen.
Systeemeigen Google-bestanden zijn webgebaseerd en zijn niet toegankelijk buiten het Google-ecosysteem (Google Cloud). Deze bestanden omzetten heeft de volgende voordelen:
- Universele toegang: Iedereen kan geëxporteerde bestanden openen en controleren op elk standaardapparaat. Hierdoor hoeven gebruikers de gegevens niet handmatig te converteren of opnieuw te uploaden naar een Google Workspace-account.
- Juridische en nalevingsbehoeften: Veel juridische teams gebruiken eDiscovery-tools van derden om Google Vault-exports te analyseren. Voor deze tools moeten de bestanden een niet-webgebaseerde indeling hebben om de Google-gegevens te kunnen lezen en verwerken.