Si votre édition Google Workspace inclut déjà une licence Google Vault, vos administrateurs peuvent l'utiliser. Si elle n'inclut pas de licence Vault, vous pouvez passer à une édition qui en inclut une ou acheter une licence Vault complémentaire. En savoir plus sur les licences Vault
Pour que vos administrateurs Vault actifs puissent continuer à accéder à Google Vault, veuillez mettre à jour leurs licences avant le 1er novembre 2025.
Votre organisation peut accorder l'accès à Vault à des utilisateurs externes, tels que les membres d'un organisme de réglementation, pour se soumettre à une enquête ou à un audit. Votre administrateur Google Workspace doit d'abord ajouter ces utilisateurs à votre organisation dans la console d'administration, puis leur accorder le droit d'effectuer des recherches dans Vault, d'afficher des rapports, d'attribuer une licence Vault ou d'effectuer d'autres tâches. Vous devez ensuite informer les utilisateurs externes qu'ils peuvent accéder à Vault avec ces comptes.
Pour les administrateurs Google Workspace
Pour accorder l'accès à l'outil et attribuer des droits Vault aux utilisateurs externes :
- Connectez-vous à la console d'administration.
- Créez une unité organisationnelle pour les utilisateurs externes.
- Activez ou désactivez les services (Gmail, par exemple) pour cette unité organisationnelle en fonction des besoins.
- Ajoutez les utilisateurs externes à cette unité organisationnelle.
Par exemple, si vous souhaitez que sarah@solarmora.com, une enquêtrice externe, puisse accéder à Vault, vous pouvez l'ajouter en tant que sarah-solarmora@votre_domaine.com.
Remarque : Si vous gérez vos comptes utilisateur à l'aide de Directory Sync, vous devez ajouter les comptes utilisateur externes à votre annuaire LDAP ou à Directory Sync afin qu'ils ne soient pas automatiquement supprimés lors de la synchronisation.
- Créez un rôle d'administrateur doté des droits Vault requis.
- Attribuez le rôle d'administrateur aux utilisateurs externes concernés.
Pour les utilisateurs Vault
Pour aider les utilisateurs externes à faire leurs premiers pas dans Vault :
- Procurez-vous les noms d'utilisateur et les mots de passe auprès de l'administrateur Google Workspace (créés à l'étape 4 ci-dessus). Les utilisateurs externes saisissent ces identifiants pour accéder à Vault.
- Transmettez ces identifiants aux utilisateurs externes.
- Indiquez à ces utilisateurs où se connecter à Vault.