保留規則的運作方式

保留規則可控制資料的保留期限,讓您得以進行以下操作:

  • 視需要設定資料保留期限。如果貴機構必須保留資料一段時間,您可以透過設定保管箱來保留資料。這樣一來,即使使用者將郵件和檔案刪除,並且清空垃圾桶,系統仍會繼續保留這些資料。
  • 移除不再需要的資料。如果貴機構必須在一定時間內刪除機密資料,您可以設定讓保管箱從使用者帳戶中移除機密資料,並將這類資料從所有 Google 系統中清除。
警告:如果保留規則設定不當,就可能立即導致使用者帳戶中的資料遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

保留期限結束時,保管箱會立即開始將受到影響的資料移除。保管箱需要多少時間來清除超過保留期限的資料,則視資料類型而定。您可以參閱這裡的說明,進一步瞭解保管箱在保留期限結束後需要多少時間才能移除資料。

兩種保留規則類型

自訂保留規則:指定特定類型資料的保留期限。您可以按機構需求建立多項自訂規則:

  • Gmail 和網路論壇:您可以根據機構單位、日期範圍或特定搜尋字詞來建立自訂規則。
  • 雲端硬碟:您可以根據機構單位建立自訂規則,並依據上次修改日期 (如要處理檔案過舊問題) 或建立日期 (如要因應法規遵循需求) 決定保留期限。
  • Google Chat 和傳統版 Hangouts:您可以為機構單位或網域中的所有聊天室設定自訂保留規則,並根據訊息傳送的時間或上次修改時間決定保留期限。

預設保留規則:為整個機構設定通用的規則。資料未套用自訂規則或訴訟保留時,即適用預設規則。

保留規則重要資訊

訴訟保留和保留規則之間有何不同?

兩者都是用來設定保管箱保存資料的規則,不過,還是有重大差異:

訴訟保留 保留規則

通常是為了回應調查或法律問題而建立訴訟保留。

保留規則可用來主動控制資料的保留期限。

訴訟保留可無限期保存資料。

保留規則可在指定期間內保存資料。

 

訴訟保留的優先權高於保留規則。刪除訴訟保留後,系統就會接著為資料套用適用的保留規則。

保留期限結束後,系統隨即會將資料從所有 Google 系統中刪除 (除非資料已套用訴訟保留)。

只有可存取案件的人員才能查看處於訴訟保留狀態的使用者和內容。

只有具保留規則權限的人員才能管理保留規則。

自保管箱移除的資料,也會一併自使用者帳戶中移除

保管箱已與支援的產品全面整合,因此沒有另外的封存區。如果您建立了適用於所有郵件/訊息或檔案的保留規則,可能會導致使用者想要保留的資料遭到刪除。舉例來說,如果您設定的預設保留規則是保留過去 365 天的所有郵件/訊息,而且沒有設定任何自訂規則或訴訟保留項目保管箱就會將您網域中存放超過 1 年的郵件/訊息「全部」刪除

保留期限不會受到保留規則的建立日期影響

保留期限起算時間點:

  • Gmail 和網路論壇:郵件寄出日期 (Gmail) 或訊息張貼日期 (網路論壇)。
  • 雲端硬碟:檔案建立當日或上次修改日期,視保留規則的設定而定。
  • Google Chat:使用者傳送訊息當日或上次編輯訊息的日期。使用者刪除訊息並不會對保留期限造成影響。
您可以透過自訂保留規則和訴訟保留條件延長保留期限

預設保留期限屆滿時,保管箱「只會」清除符合下列條件的郵件/訊息或檔案:

  • 「沒有」套用自訂保留規則的郵件/訊息或檔案。系統一律會為資料套用保留期限最長的自訂規則。自訂保留規則的優先性高於預設保留規則,即使自訂保留規則所設定的期限比預設保留規則短亦然。
  • 「沒有」受到訴訟保留規則約束的郵件/訊息或檔案。訴訟保留遭到移除時,保留規則就會按原先設定運作。
所有保留規則都到期之後,資料依然可以保存在保管箱中

背景處理程序將資料從 Google 系統移除中時,仍會將這些資料繼續保留在保管箱中,大約 30 天後才會完全清除

  • 所有保留規則都到期後,使用者 Gmail 中的郵件或張貼到網上論壇的訊息會立即自使用者的檢視畫面中移除。不過,保管箱管理員依然可以繼續存取這些郵件 (約 30 天)。在此期間,這些郵件/訊息可供您搜尋、匯出或設定為訴訟保留項目。30 天之後您就無法擷取這些郵件/訊息。

  • 郵件/訊息如果在保留期限屆滿前,由使用者或群組管理員刪除不滿 30 天,仍會照 30 天的時間上限予以保留。舉例來說,如果使用者在保留期限屆滿前 20 天刪除了郵件並將垃圾桶清空,這些郵件會繼續在保管箱中保留 10 天的時間以供搜尋,10 天之後則無法擷取這些郵件。

  • Gmail 郵件如果在保留期限屆滿前已刪除超過 30 天,將在保留期限屆滿時立即清除且無法還原。

  • 雲端硬碟中的檔案在保留期限屆滿後 15 天就會遭到清除,且無法還原。

  • Google Chat 和傳統版 Hangouts 訊息由使用者或保留規則從對話或聊天室中移除後,還會繼續保留額外 30 天。清除程序將在第 30 天開始執行,系統可能需要幾天的時間才會完成,實際處理時間取決於要清除的訊息數量。

如需更多範例,請參閱移除和清除狀況一節。

部分雲端硬碟檔案不受保留期限規則的影響

部分 Google 應用程式會在雲端硬碟中儲存資料。如果資料在無意間遭到刪除,可能會對這些應用程式產生不利影響,因此您必須將這些應用程式排除在雲端硬碟保留規則外。保管箱支援下列應用程式:

產品 保留規則 附註
Jamboard 受雲端硬碟規則規範

保管箱只會保留已儲存至使用者雲端硬碟的 Jam。系統會在 Jamboard 工作階段結束後捨棄未儲存的 Jam,不會保留在保管箱中。

Google Meet 預設為不受規範 您可以啟用 Google Meet 的保留功能
保留期限設定不當可能導致資料立即遭到清除。

因此,在修改現有保留規則時,請務必謹慎行事。使用者刪除超過 30 天的資料若未受到保護,系統便可能立即將這些資料從服務中清除。

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