保留功能的工作原理

保留规则可用来控制数据的保留时长。您可以:

  • 将数据保留任意长的时间。如果您的单位必须将数据保留一段时间,您可以这样配置保险柜:即使用户删除邮件/消息/帖子和文件,然后清空“已删除邮件”/回收站,也仍保留这些内容。
  • 在不再需要时移除数据。如果您的单位必须在一段时间后删除敏感数据,您可以将保险柜配置为将相应数据从用户帐号中移除,并从所有 Google 系统中彻底清除。
警告:如果保留规则配置不当,系统可能会立即将数据从用户帐号中清除,而且清除的数据将无法恢复。因此,在创建或更改保留规则时,请务必谨慎。我们建议您先针对一小部分用户测试新规则,确认无误后再将这些规则应用到整个单位。

保留期结束后,保险柜就会立即开始移除受影响的数据。完全清除过期数据所需的时间可能会有所不同,具体取决于数据类型。详细了解保留期到期后移除数据所需的时间。

两类保留规则

自定义保留规则:控制特定类型的数据的保留时长。您可以根据单位需要创建自定义规则,数量没有限制:

  • Gmail 和网上论坛 - 您可以根据单位部门、日期范围或特定的搜索字词创建自定义规则。
  • 云端硬盘 - 您可以根据单位部门创建自定义规则,并根据上次修改日期(以解决文件过旧问题)或创建日期(以满足合规性要求)来指定过期日期。
  • Google Chat 和传统版 Hangouts - 您可以为单位部门或网域中的所有聊天室设置自定义保留规则,并可以根据消息发送时间或上次修改时间来指定过期时间。

默认保留规则:为整个单位设置统一的保留规则。只有在数据未应用任何自定义规则或保全的情况下,默认规则才适用。

有关保留功能的重要信息

保全和保留规则的区别是什么?

保全和保留规则都用于在保险柜中保留数据,但两者有很大的区别:

保全 保留规则

保全通常是为了回应调查或法律问题而创建的。

保留规则用于预先控制数据的保留时长。

保全可无限期保留数据。

保留规则可在指定时间内保留数据。

 

保全优先于保留规则。保全遭到删除后,相应数据就会受到适用保留规则的限制。

超过保留期限的数据会从所有 Google 系统中移除(除非数据根据相应保全被保留)

只有有权访问诉讼或调查的人员才可以查看哪些用户以及哪些内容已设置保全。

只有拥有保留规则权限的人员可以管理保留规则。

从保险柜中移除的数据也会一并从用户帐号中移除

保险柜已与其支持的产品完全集成,因此不存在单独的归档。如果您创建了应用于所有邮件/消息/帖子或文件的保留规则,那么系统可能会删除用户希望保留的数据。例如,如果您在未设置自定义规则或保全的情况下,将默认保留规则设置为保留过去 365 天内的所有邮件/消息/帖子,则保险柜会删除您网域中超过 1 年的所有邮件/消息/帖子

保留期限不会受保留规则创建日期的影响

保留期的起始日期:

  • Gmail 和网上论坛:邮件送达 Gmail 或帖子发布到群组的日期。
  • 云端硬盘:创建文件或上次修改文件的日期,具体取决于保留规则的配置方式。
  • Google Chat:发送消息或上次用户编辑消息的日期。用户删除消息对保留期限没有影响。
使用自定义保留规则或保全可延长保留期限

默认保留期满后,保险柜只会在以下情况下,彻底清空邮件/消息/帖子或文件:

  • 没有任何自定义保留规则要求保留该邮件/消息/帖子或文件。系统始终会根据保留期限最长的自定义规则来保留数据。自定义保留规则始终优先于默认保留规则,即使前者的保留期限比后者短也是如此。
  • 该邮件/消息/帖子或文件不受保全约束。移除保全后,保留规则就会按照预期的设置运作。
所有保留规则都过期后,数据仍然可以保留在保险柜中

后台进程将数据从 Google 系统中移除后,会在保险柜中将其保留大约 30 天,然后才会彻底清空这些数据

  • 当所有保留规则都过期后,用户 Gmail 中的邮件或网上论坛中发布的帖子都会立即从用户的视图中移除。但是,保险柜管理员在之后的约 30 天内仍然可以访问这些内容;在此期间,您可以搜索、导出这些内容或为这些内容设置保全。30 天后,您就无法继续检索这些邮件或帖子了。

  • 用户或群组管理员在保留期满之前 30 天内删除的邮件、帖子也会根据需要得到保留,直到 30 天期满为止。例如,如果用户在保留期满之前 20 天内删除邮件或帖子并清空“已删除邮件”或回收站,那么您在之后的 10 天内仍可在保险柜中搜索到这些内容。10 天之后,您就无法再检索这些内容了。

  • 如果 Gmail 邮件或帖子在保留期满之前已删除超过 30 天,系统会在保留期限结束时立即将其彻底清空,而且您无法恢复。

  • 云端硬盘中的文件会在保留期满的 15 天后遭到彻底清空,而且您无法恢复。

  • Google Chat 和传统版 Hangouts 消息在被用户或保留规则从某一对话或聊天室中移除后,会额外保留 30 天。系统会从第 30 天开始彻底清空这些数据,而根据要彻底清空的消息数量,整个清空过程可能需要额外几天才能完成。

请参阅移除和彻底清空情况,查看有关保留规则工作原理的其他示例。

存储在云端硬盘中的部分文件不在云端硬盘保留规则覆盖范围内

某些 Google 应用会将其数据存储在云端硬盘中。如果数据遭到意外删除,可能会对这类应用产生不利影响,因此您可能需要将这类应用排除在云端硬盘保留规则的适用范围之外。保险柜支持以下应用:

产品 保留设置 备注
Jamboard 在云端硬盘保留规则的适用范围内

保险柜只会保留已保存到用户云端硬盘中的 Jam。Jamboard 会话结束时,未保存的 Jam 会被舍弃,而不会保留在保险柜中。

Google Meet 默认被排除在外 您可以为 Google Meet 启用保留功能
保留范围设置不当可能会导致数据被立即彻底清空

修改现有保留规则时,请务必小心谨慎。如果用户在超过 30 天前删除的数据不在保护范围内,系统可能会立即将这些数据从服务中彻底清空。

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