保留功能的工作原理

使用保留规则可以控制何时删除您单位的 Google Workspace 数据。默认情况下,Google Workspace 数据会保留在帐号中,直到用户或管理员将其删除。利用保留规则,您可以:

  • 将数据保留到您不再需要它们为止。如果您的单位需要将数据保留一段时间,您可以配置 Google 保险柜来保留这些数据。即使用户删除邮件/消息/帖子和文件,然后清空“已删除邮件”文件夹/回收站,保险柜也会保留这些数据。
  • 在不再需要数据时移除它们。如果您的单位需要在一段时间后删除敏感数据,您可以将保险柜配置为让相应服务将这些数据从用户帐号中移除,并从所有 Google 系统中完全清除。
警告:如果保留规则配置不当,Google 服务可能会立即将数据完全清除,而且清除的数据将无法恢复。因此,在创建或更改保留规则时,请务必谨慎小心。我们建议您先针对一小部分用户测试新规则,确认无误后再将这些规则应用到整个单位。

保留期限结束后,如果受影响的数据未处于保全状态,则保险柜将允许相关服务立即完全清除这些数据。完全清除到期数据所需的时间因服务而异。了解详情

两类保留规则

默认保留规则

对于单位中所有获得许可的帐号,如果您需要将某项服务中的所有数据保留一段时间,则可以设置默认保留规则。只有在自定义规则或保全设置不适用的情况下,默认规则才会应用于数据。您不能将默认保留规则仅应用于特定帐号或特定时间段,且您只能为每项服务设置一个默认保留规则。

自定义保留规则

您可以设置自定义保留规则,将特定数据保留一段时间。可以按条件和字词来指定要保留的数据,具体取决于使用的服务:

  • Gmail 和网上论坛 - 支持按单位部门、日期范围和具体搜索字词进行设置。

  • 云端硬盘、Meet 和协作平台 - 支持按单位部门进行设置,并可根据以下条件来确定到期时间:上次修改日期(以解决文件过旧问题)、创建日期(以满足合规性要求)或移至回收站的日期。

  • Chat 和传统版 Hangouts - 支持按单位部门加以设置,也可为单位中的所有 Chat 聊天室进行设置。

  • Google Voice for Google Workspace - 支持按单位部门和数据类型进行设置。

可以设置的自定义规则数量没有限制,完全视您单位的需求而定。系统会根据到期时间最晚的规则来保留数据。对于云端硬盘,如果云端硬盘回收站中的一项内容受多项保留规则保护,那么以移至回收站的日期来确定到期时间的规则会取代所有其他保留规则。

有关保留功能的重要信息

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保全和保留规则的区别是什么?

保全和保留规则都用于在保险柜中保留数据,但两者有很大的区别:

  保全 保留规则

用途

保全通常是为了回应调查或法律问题而创建的。

保留规则用于预先控制数据的保留时长。

范围 应用于个人帐号、单位部门或群组。 应用于单位部门或群组中的用户,以及共享云端硬盘和 Chat 聊天室等产品实体。保留规则不能应用于个人帐号,除非使用字词来匹配帐号。

保留期限

在被删除之前,保全会无限期地保留数据。

保留规则可在指定期限内保留数据,保留期限可以是设定的天数,也可以是无限期。

优先级

保全优先于保留规则。保全遭到删除后,相应数据就会立即受到适用保留规则的约束。

保留规则不会应用于受保全保护的数据,除非相应保全被移除。

自定义规则优先于默认规则,即使默认规则的到期时间较晚也是如此。当适用的到期时间最晚的保留规则到期后,就可以从 Google 生产系统中移除数据。

访问

只有有权访问诉讼或调查的保险柜用户才可以查看哪些用户以及哪些数据已设置保全。

只有拥有保留规则权限的保险柜用户才可以管理保留规则。

从保险柜中移除的数据也会从用户帐号中移除

保险柜已与其支持的 Google 服务完全集成,因此不存在单独的归档。如果您创建了应用于所有邮件/消息/帖子或文件的保留规则,那么系统可能会删除您的用户希望保留的数据。例如,如果您在未设置自定义规则或保全的情况下,将默认保留规则设置为将所有 Gmail 邮件保留 365 天,则保险柜会删除您网域中超过 1 年的所有邮件

保留期限不会受保留规则创建日期的影响

保留期限的起始日期取决于您使用的服务:

  • Gmail 和网上论坛 - 保留期限从收发邮件或帖子的日期开始算起。
  • 云端硬盘、Meet 和协作平台 - 保留期限从内容的创建日期、上次修改日期或移至回收站日期开始算起,具体取决于保留规则的设置。
  • Chat - 保留期限从发出消息之日开始算起。用户编辑或删除消息时,保留期限的起始日期保持不变。
  • Voice for Google Workspace -
    • 短信 - 保留期限从短信发送日期当天晚上 11:59 (UTC-7) 开始算起
    • 语音信息及其转录内容 - 保留期限从语音信息创建日期当天晚上 11:59 (UTC-7) 开始算起
    • 通话记录 - 保留期限从拨打或接听电话的日期当天晚上 11:59 (UTC-7) 开始算起
可以使用自定义保留规则或保全来延长保留期限

默认保留期满后,保险柜只会在以下情况下完全清除邮件/消息/帖子或文件:

  • 没有任何自定义保留规则要求保留相应邮件/消息/帖子或文件。系统始终会根据保留期限最长的自定义规则来保留数据。自定义保留规则始终优先于默认保留规则,即使前者的保留期限比后者短也是如此。
  • 相应邮件/消息/帖子或文件不在保全范围内。移除保全后,保留规则就会按照预期的设置运作。
所有保留规则都到期后,数据可能仍在保险柜中

后台进程将已永久删除或过期的数据从 Google 系统中移除后,会在保险柜中将其保留大约 30 天,然后才会完全清除这些数据,即使保留规则设置为完全清除数据也是如此:

  • 当所有保留规则都过期后,用户 Gmail 中的邮件或网上论坛中发布的帖子就会立即对用户不再可见(此流程可能需要几小时或几天才能完成)。保险柜管理员在此后的约 30 天内仍然可以访问这些数据;在此期间,您可以搜索、导出这些内容或为这些内容设置保全。30 天之后,您就无法再找回这些邮件或帖子了。

  • 用户或群组管理员在保留期满之前 30 天内删除的邮件、帖子也会根据需要得到保留,直到 30 天期满为止。例如,如果用户在保留期满之前 20 天内删除邮件或帖子并清空“已删除邮件”或回收站,那么您在此后的 10 天内仍可在保险柜中搜索到这些数据。10 天之后,您就无法再找回这些内容了。

  • 如果 Gmail 邮件在保留期满之前已删除超过 30 天,系统会在保留期限结束时立即将其完全清除,而且您无法恢复。

  • 保留期满后,由用户或保留规则从云端硬盘永久删除的内容和网站立即便无法通过保险柜访问。如果从“回收站”清空这些文件的时间不超过 25 天,那么您或许可以将其恢复。25 天的期限过后,这些内容最长可能需要 15 天才能完全清除。

  • Chat 和传统版 Hangouts 消息在被用户或保留规则从某一对话或聊天室中移除后,会额外保留 30 天。系统会从第 30 天开始完全清除这些数据,而根据要完全清除的消息数量,整个清除过程可能需要几天才能完成。

  • Voice 短信、语音信息及其转录内容和通话记录会在保留期满的 15 天后被完全清除,而且您无法恢复。

如需通过示例了解这些规则是如何作用于 Gmail 的,请参阅 Gmail 保留规则示例及其作用

其他 Google 服务保存到云端硬盘中的文件在云端硬盘保留规则的适用范围内

某些 Google 服务会将数据存储在云端硬盘中。这类数据在云端硬盘保留规则的适用范围内,具体如下:

产品 保留规则
Jamboard

保险柜会根据云端硬盘保留规则保留在用户云端硬盘中保存的 Jam。Jamboard 会话结束时,未保存的 Jam 会被舍弃,而不会保留在保险柜中。

Google Meet

默认情况下,Meet 录制内容在云端硬盘保留规则的适用范围内。

要分别管理 Meet 录制内容与云端硬盘中其他内容的保留情况,您可为 Google Meet 设置保留规则。为 Meet 启用保留规则后,云端硬盘保留规则不会应用于 Meet 录制内容。

Google 协作平台

默认情况下,协作平台网站在协作平台保留规则的适用范围内。

要分别管理协作平台网站与云端硬盘中其他内容的保留情况,您可为协作平台设置保留规则。为协作平台启用保留规则后,云端硬盘保留规则不会应用于协作平台网站。

要像保留云端硬盘中的其他项相同一样保存网站,您可以更改保留设置。这样,网站就按照云端硬盘规则保留了。  

保留范围设置不当可能会导致相关服务立即完全清除数据

修改现有保留规则时,请务必小心谨慎。如果用户在超过 30 天前删除的数据不在保护范围内,系统可能会立即将这些数据从服务中完全清除。

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