Saklama işlevinin işleyiş şekli

Apps Kasası, desteklediği Google hizmetleriyle tamamen entegre olduğundan ayrı bir arşiv yoktur.

Bir iletiye veya dosyaya saklama kuralı uygulandığında kullanıcı, öğeyi silinmek üzere işaretlememiş olsa bile öğe hizmetten silinir.

Gmail iletilerini 365 gün tutacak bir varsayılan saklama kuralı oluşturduğunuzu ve özel kuralınız ya da muhafazanız olmadığını varsayalım. Bu durumda, Apps Kasası 1 yıldan eski olan iletileri siler.

• Gmail ve Gruplar: Saklama süresi iletinin gönderildiği veya alındığı gün başlar.
• Drive, Meet ve Sites: Saklama kuralının nasıl ayarlandığına bağlı olarak saklama süresi şu tarihlerde başlayabilir:
  • Öğenin oluşturulduğu tarih
  • Öğenin son değiştirildiği tarih
  • Öğenin çöp kutusuna taşındığı tarih
  • Bir Drive etiketinin koşulunda tarih alanı varsa Drive etiketi tarih alanı için ayarlanan tarih
• Chat: Saklama süresi, mesajın gönderildiği gün başlar. Kullanıcı bir mesajı düzenlediğinde veya sildiğinde saklama süresi değişmez.
• Takvim: Saklama süresi etkinlik sona erdiğinde başlar. Ayrıntılı bilgi için Saklama süreleri hakkında başlıklı makaleyi inceleyin.
• Google Workspace İçin Voice:
  • Kısa mesajlar: Saklama süresi, mesajın gönderildiği gün saat 23:59'da (UTC-7) başlar.
  • Sesli mesajlar ve transkriptler: Saklama süresi, sesli mesajın oluşturulduğu gün saat 23:59'da (UTC-7) başlar.
  • Arama kayıtları: Saklama süresi, aramanın yapıldığı veya alındığı gün saat 23:59'da (UTC-7) başlar.

Varsayılan saklama süresi dolduğunda Apps Kasası bir iletiyi veya dosyayı yalnızca şu durumlarda kalıcı olarak siler:

• Öğe herhangi bir özel saklama kuralı ile saklanmıyorsa. Veriler her zaman saklama süresi en uzun olan özel kuralın gerektirdiği şekilde tutulur. Özel saklama kuralının süresi varsayılan saklama kuralından kısa olsa bile, özel saklama kuralları her zaman varsayılan saklama kuralına göre önceliklidir. Ancak düzenleyen kişiye ait daha kısa bir özel kural, dosya sahibine ait daha uzun bir varsayılan kuralı geçersiz kılamaz.
• Öğe bir muhafazaya tabi değilse. Muhafaza kaldırıldığında saklama kuralları uygulanmaya başlar.

Bir saklama kuralı, verileri kalıcı olarak silmek üzere ayarlanmış olsa bile, kalıcı olarak silinen veya süresi dolan verileri Google sistemlerinden kaldıran arka plan işlemi, verileri Apps Kasası'nda yaklaşık 30 gün tutar ve bu sürenin sonunda kalıcı olarak siler.

E-posta iletileri

• Tüm saklama kurallarının süresi dolduktan sonra, kullanıcıların Gmail'deki veya Google Gruplar'da yayınlanan iletileri posta kutularından kaldırılır (Bu sürecin tamamlanması birkaç saati veya günü bulabilir). İletiler yaklaşık 30 gün daha Apps Kasası yöneticileri için ulaşılabilir durumda olur ve bu süre içinde bunları arayabilir, dışa aktarabilir veya muhafazaya alabilirsiniz. 30 günün sonunda artık bu iletileri geri alamazsınız.

• Saklama süresinin sona erme tarihinden önceki 30 günden daha kısa bir süre içinde kullanıcılar veya grup yöneticileri tarafından silinen iletiler, maksimum 30 günlük süre dolana kadar tutulur. Örneğin, bir kullanıcı iletileri saklama süresi sona ermeden 20 gün önce siler ve çöp kutusunu boşaltırsa bu iletiler için Apps Kasası'nda 10 gün daha arama yapabilirsiniz. Bu süre sonunda iletileri artık geri alamazsınız.

• Saklama süresinin dolmasından en az 30 gün önce silinen Gmail iletileri, saklama süresi dolar dolmaz kalıcı olarak silinir ve artık bu iletileri geri alamazsınız.

Saklama kurallarının Gmail'de nasıl işlediğiyle ilgili örnekler için Örnek Gmail saklama kuralları ve bunların etkisi başlıklı bölümü inceleyin.

Drive'daki öğeler

• Tüm saklama kurallarının süresi dolduktan sonra, kullanıcının Drive'ındaki öğe ve sitelerin Drive'dan kaldırılması 15 günü bulabilir. Bir öğe Drive'dan kaldırılırsa ve saklama kuralı ya da muhafaza kapsamında değilse hemen Apps Kasası'ndan kaldırılır. Dosyalar 25 günden daha kısa bir süre önce kaldırıldıysa bir yönetici dosyaları alabilir.
• Kullanıcılar tarafından silinen ve çöp kutusundan kaldırılan öğeler ve siteler, kullanım sürelerini uzatan saklama kuralı ya da muhafaza yoksa hemen App Kasası'ndan kaldırılır. Dosyalar 25 günden daha kısa bir süre önce kaldırıldıysa bir yönetici dosyaları alabilir.

Chat mesajları

• Chat mesajları, bir kullanıcı veya saklama kuralı tarafından görüşme ya da alandan kaldırıldıktan sonra 30 gün boyunca saklanır. Kalıcı olarak silme işlemi 30. günde başlar ve silinen mesajların sayısına bağlı olarak tamamlanması birkaç gün sürebilir.

Takvim etkinlikleri

• Takvim etkinlikleri, bir kullanıcı veya saklama kuralı tarafından kaldırıldıktan sonra 30 gün boyunca saklanır. Etkinlikler, Apps Kasası'nda aranabilir ve dışa aktarılabilir.

Voice verileri

• Voice kısa mesajları, sesli mesajları, bunların transkriptleri ve arama kayıtları, saklama süresi dolduktan sonraki 30 gün içinde kalıcı olarak silinir ve geri alınamaz.

Mevcut saklama kurallarını değiştirirken son derece dikkatli olmalısınız. Hizmetler, kullanıcıların 30 günden uzun bir süre önce sildiği korumasız verileri derhal ve kalıcı olarak silebilir.

Alt kuruluş birimleri, özel saklama kurallarını üst kuruluş birimlerinden devralır.

Devralınan bu özel kurallar, alt kuruluş birimi özel saklama kuralı ayarlandıktan sonra oluşturulmuş olsa bile tüm alt kuruluş birimleri için geçerli olur.

Örneğin:

example.com, kök kuruluş birimidir ve Gmail için varsayılan saklama süresi 2 yıldır.

example.com_US, Gmail için 11 yıllık özel saklama kuralına sahiptir. Bu kural, birincil kural olarak uygulanır.

example.com_US\Employees, bir alt kuruluş birimidir ve 11 yıllık özel saklama kuralını üst kuruluş biriminden (example.com_US) devralır. Özel kural, birincil kural olarak uygulanır. Bu kural example.com_US\Employees, example.com_US için özel saklama kuralı ayarlandıktan sonra oluşturulsa bile uygulanır.