กฎการเก็บรักษาข้อมูลจะควบคุมวิธีที่องค์กรบันทึกและลบข้อมูล Google Workspace เพื่อเหตุผลด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือกฎระเบียบ
โดยค่าเริ่มต้น ข้อมูล Google Workspace จะคงอยู่ในบัญชีผู้ใช้จนกว่าผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบจะลบออก หากองค์กรของคุณต้องการควบคุมการเก็บรักษาข้อมูลได้มากขึ้น คุณสามารถตั้งกฎการเก็บรักษาใน Google ห้องนิรภัย ซึ่งกฎเหล่านี้จะจัดระเบียบวิธีจัดเก็บข้อมูลและระยะเวลาการจัดเก็บ รวมถึงลบข้อมูลออกอย่างถาวรเมื่อไม่จําเป็นต้องใช้อีกต่อไป
เกี่ยวกับกฎการเก็บรักษา
คุณจะใช้กฎการเก็บรักษาในห้องนิรภัยเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- เก็บข้อมูลได้นานเท่าที่ต้องการ - คุณสามารถตั้งกฎเพื่อเก็บรักษาข้อมูลได้นานเท่าที่ต้องการ ระบบจะเก็บข้อมูลไว้ แม้ว่าผู้ใช้จะลบข้อความและไฟล์ออกไปแล้ว หรือล้างข้อมูลในถังขยะแล้วก็ตาม
- นําข้อมูลออกเมื่อไม่ต้องการใช้งานแล้ว - คุณสามารถกำหนดเวลาให้ห้องนิรภัยลบข้อมูลเมื่อเวลาผ่านไประยะหนึ่ง เมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษา ระบบจะลบข้อมูลออกจากบัญชีผู้ใช้และลบออกจากระบบ Google ทั้งหมดอย่างถาวร (ระบบจะไม่ลบข้อมูลอย่างถาวร หากข้อมูลอยู่ภายใต้การเก็บรักษาระหว่างดําเนินคดี) ทั้งนี้ เวลาที่ใช้ในการนำข้อมูลที่หมดอายุออกจะแตกต่างกันไปตามประเภทของบริการ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อข้อมูลอาจจะยังอยู่ในห้องนิรภัยแม้ว่าจะพ้นระยะเวลาของกฎการเก็บรักษาทั้งหมดแล้ว (อ่านต่อไปในหน้านี้)
ประเภทของกฎการเก็บรักษา
กฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
หากคุณต้องเก็บข้อมูลทั้งหมดของบริการไว้ในระยะเวลาที่กำหนด ให้ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น กฎเริ่มต้นจะมีผลกับข้อมูลก็ต่อเมื่อไม่มีกฎที่กำหนดเองหรือไม่มีการคงไว้ชั่วคราว คุณจะใช้กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นเฉพาะกับบัญชีหรือเฉพาะในระยะเวลาที่ต้องการไม่ได้ และจะมีกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นได้เพียง 1 กฎต่อบริการ
กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง
หากคุณต้องเก็บข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กําหนดเอง โดยคุณสามารถระบุข้อมูลที่มีเงื่อนไขและข้อกำหนดได้ดังนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละบริการ
-
Gmail และ Google Groups - กำหนดตามหน่วยขององค์กร ช่วงวันที่ และข้อความค้นหาที่ต้องการ
-
Google ไดรฟ์, Meet และ Sites - กำหนดตามหน่วยขององค์กรและกำหนดวันที่หมดอายุโดยอิงตามวันที่แก้ไขล่าสุด (เพื่อหาไฟล์ที่ไม่มีการอัปเดต) และวันที่สร้าง (เพื่อปฏิบัติตามกฎที่กำหนด), วันที่ลบลงถังขยะ หรือช่องวันที่สำหรับป้ายกํากับไดรฟ์
-
Google Chat - กำหนดตามหน่วยขององค์กรหรือพื้นที่ใน Chat ทั้งหมดในองค์กร
-
Google ปฏิทิน - กำหนดตามหน่วยขององค์กรและกำหนดวันที่หมดอายุโดยอิงตามวันที่กิจกรรมสิ้นสุดลง โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษา
- Google Voice for Google Workspace - กำหนดตามหน่วยขององค์กรและประเภทข้อมูล
คุณสามารถกำหนดกฎเองได้ไม่จำกัดจำนวนตามความต้องการขององค์กร ระบบจะเก็บรักษาข้อมูลไว้ตามกฎที่สิ้นสุดลำดับท้ายสุด สำหรับไดรฟ์ หากมีการใช้กฎการเก็บรักษาหลายกฎกับไฟล์เดียวกันที่อยู่ในถังขยะ ระบบจะใช้กฎ "ย้ายไปที่ถังขยะ" แทนกฎอื่นๆ ทั้งหมด
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเก็บรักษา
เปิดส่วน | ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด
ทั้งการคงไว้ชั่วคราวและกฎการเก็บรักษาจะเก็บรักษาข้อมูลในห้องนิรภัยเหมือนกัน แต่ข้อแตกต่างที่สําคัญมีดังนี้
| การคงไว้ชั่วคราว | กฎการเก็บรักษา | |
|---|---|---|
|
การใช้งาน |
โดยทั่วไป การคงไว้ชั่วคราวจะใช้ในการตรวจสอบหรือเมื่อเกิดปัญหาทางกฎหมาย |
กฎการเก็บรักษาใช้เพื่อควบคุมระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลด้วยตัวเอง |
| ขอบเขต | การคงไว้ชั่วคราวจะมีผลกับรายการต่อไปนี้
|
กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับรายการต่อไปนี้
หมายเหตุ: คุณจะใช้กฎการเก็บรักษากับบัญชีบุคคลธรรมดาไม่ได้ เว้นแต่จะมีคำที่ตรงกัน |
|
ระยะเวลาเก็บรักษา |
การคงไว้ชั่วคราวจะเก็บรักษาข้อมูลไว้อย่างไม่มีกำหนด จนกว่าจะถูกลบ |
กฎการเก็บรักษาจะเก็บข้อมูลไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งจะกำหนดจำนวนวันหรือจะเก็บอย่างไม่มีกำหนดก็ได้ |
|
ลำดับความสำคัญ |
การคงไว้ชั่วคราวจะมีผลเหนือกฎการเก็บรักษา เมื่อลบการคงไว้ชั่วคราวแล้ว ข้อมูลจะขึ้นอยู่กับกฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที |
กฎการเก็บรักษาจะไม่มีผลกับข้อมูลที่เก็บรักษาโดยการคงไว้ชั่วคราวจนกว่าจะนําการคงไว้ชั่วคราวออก กฎที่กําหนดเองจะมีผลเหนือกฎเริ่มต้น แม้ว่ากฎเริ่มต้นจะหมดอายุในภายหลัง เราอาจนําข้อมูลออกจากระบบการผลิตของ Google เมื่อพ้นเวลาของกฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องซึ่งหมดอายุช้าที่สุด |
|
เข้าถึง |
มีเพียงผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงห้องนิรภัยได้เท่านั้นที่จะดูได้ว่ามีใครและข้อมูลอะไรบ้างที่มีการคงไว้ชั่วคราว |
มีเพียงผู้ใช้ห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์สำหรับกฎการเก็บรักษาเท่านั้นที่จัดการกฎการเก็บรักษาได้ |
ห้องนิรภัยทำงานร่วมกับบริการของ Google ที่รองรับได้อย่างเต็มรูปแบบ จึงไม่มีที่เก็บถาวรแยกต่างหาก
เมื่อใช้กฎการเก็บรักษากับข้อความหรือไฟล์ ระบบจะลบรายการออกจากห้องนิรภัย แม้ว่าผู้ใช้จะไม่ได้ย้ายรายการดังกล่าวไปยังถังขยะ
ตัวอย่างเช่น คุณสร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นให้เก็บรักษาข้อความใน Gmail เป็นเวลา 365 วัน และคุณไม่มีกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว ห้องนิรภัยจะลบข้อความทั้งหมดที่มีอายุกว่า 1 ปี
- Gmail และ Groups - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นนับจากวันที่ส่งหรือรับข้อความ
- ไดรฟ์, Meet และ Sites - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นในกรณีต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งกฎการเก็บรักษา
- เมื่อสร้างรายการ
- เมื่อแก้ไขรายการครั้งล่าสุด
- เมื่อมีการย้ายรายการไปยังถังขยะ
- หากป้ายกํากับไดรฟ์มีช่องวันที่ในเงื่อนไขในค่าที่ตั้งไว้สําหรับช่องวันที่สำหรับป้ายกำกับของไดรฟ์
- Chat - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นนับจากวันที่ส่งข้อความ โดยจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อผู้ใช้แก้ไขหรือลบข้อความ
- ปฏิทิน - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลง โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษา
- Voice for Google Workspace:
- SMS - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเวลา 23:59 น. UTC-7 ของวันที่ส่งข้อความ
- ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเวลา 23:59 น. UTC-7 ของวันที่สร้างข้อความเสียง
- บันทึกการโทร - ระยะเวลาเก็บรักษาจะเริ่มต้นเวลา 23:59 น. UTC-7 ของวันที่โทรออกหรือรับสาย
เมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษาเริ่มต้น ห้องนิรภัยจะลบข้อความหรือไฟล์ออกถาวรเฉพาะในกรณีต่อไปนี้
- ข้อมูลนั้นไม่ได้ถูกเก็บไว้โดยกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองใดเลย โดยปกติ ระบบจะเก็บข้อมูลไว้ตามที่กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองระบุไว้เสมอ โดยจะเลือกใช้ระยะเวลาของกฎที่กำหนดไว้นานที่สุดเป็นหลัก กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองจะมีผลเหนือกว่ากฎการเก็บรักษาเริ่มต้น แม้แต่ในกรณีที่กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองนั้นมีระยะเวลาสั้นกว่ากฎการเก็บรักษาเริ่มต้นก็ตาม
- ข้อมูลนั้นไม่ได้มีการคงไว้ชั่วคราว กฎการเก็บรักษาจะมีผลหลังจากที่ยกเลิกการคงไว้ชั่วคราวแล้ว
แม้ว่าจะมีการตั้งกฎการเก็บรักษาให้ลบข้อมูลถาวร แต่กระบวนการเบื้องหลังซึ่งนำข้อมูลที่ถูกลบถาวรหรือหมดอายุแล้วออกจากระบบของ Google จะเก็บข้อมูลไว้ในห้องนิรภัยประมาณ 30 วันก่อนที่ระบบจะลบออกอย่างถาวร
-
เมื่อพ้นระยะเวลาของกฎการเก็บรักษาทั้งหมด ข้อความใน Gmail ของผู้ใช้หรือที่โพสต์ลงใน Groups จะถูกลบออกจากหน้าแสดงผลของผู้ใช้ (การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงจนถึงหลายวัน) ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะยังใช้ข้อความได้อีกประมาณ 30 วัน ระหว่างนั้นคุณยังค้นหา ส่งออก หรือกำหนดการคงไว้ชั่วคราวให้กับข้อความได้ เมื่อพ้นระยะ 30 วันไปแล้ว คุณจะเรียกดูข้อความดังกล่าวไม่ได้อีก
-
ข้อความที่ผู้ใช้หรือผู้จัดการกลุ่มลบไม่ถึง 30 วันก่อนที่จะหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษาจะยังเก็บไว้เท่าที่จำเป็นเพื่อให้อยู่ในระยะไม่เกิน 30 วัน เช่น หากผู้ใช้ลบข้อความและล้างข้อมูลออกจากถังขยะ 20 วันก่อนหมดเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษา คุณจะค้นหาข้อความเหล่านั้นในห้องนิรภัยได้อีก 10 วัน หลังจากนั้นคุณจะเรียกดูข้อความเหล่านั้นไม่ได้อีก
-
สำหรับข้อความใน Gmail ที่ลบไปนานกว่า 30 วันก่อนที่จะหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษา ระบบจะลบออกถาวรทันทีเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา และจะเรียกดูไม่ได้อีก
-
ทันทีที่พ้นระยะครอบคลุมการเก็บรักษา ไฟล์และเว็บไซต์ที่ผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษาลบออกจากไดรฟ์จะเข้าถึงผ่านห้องนิรภัยไม่ได้ หากไฟล์ถูกล้างจากถังขยะไม่เกิน 25 วัน คุณอาจเรียกดูไฟล์ได้ หลังจากพ้นระยะ 25 วันแล้ว ระบบอาจใช้เวลานานถึง 15 วันในการลบไฟล์เหล่านี้ออกอย่างถาวร
-
ข้อความใน Chat จะเก็บไว้อีก 30 วันหลังจากที่ผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษานำข้อความดังกล่าวออกจากการสนทนาหรือห้องแชท ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลังจากที่เริ่มอีกหลายวัน ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ต้องลบถาวร
- กิจกรรมในปฏิทินจะเก็บไว้ 30 วันหลังจากที่ผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษานำกิจกรรมออก คุณสามารถค้นหาและส่งออกกิจกรรมได้ในห้องนิรภัย
-
SMS, ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง รวมถึงบันทึกการโทรของ Voice จะถูกลบถาวรภายใน 30 วันหลังจากพ้นระยะครอบคลุมการเก็บรักษา และคุณจะเรียกดูไฟล์ไม่ได้อีก
โปรดดูตัวอย่างวิธีการทํางานของกฎการเก็บรักษาใน Gmail ที่หัวข้อตัวอย่างกฎการเก็บรักษาของ Gmail และผลของกฎ
บริการบางอย่างของ Google จะเก็บข้อมูลไว้ในไดรฟ์ ซึ่งข้อมูลจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ดังต่อไปนี้
| ผลิตภัณฑ์ | การเก็บรักษา |
|---|---|
| Jamboard | ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาไฟล์ Jam ที่บันทึกไว้ในไดรฟ์ของผู้ใช้ตามกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ เมื่อสิ้นสุดเซสชัน Jamboard แล้ว Jam ที่ไม่ได้บันทึกจะถูกทิ้งไปและจะนำไปเก็บในห้องนิรภัยไม่ได้ |
| Google Meet | บันทึกการประชุมและบันทึกแชทใน Meet, การถามและตอบ รวมทั้งแบบสำรวจ จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาของไดรฟ์โดยค่าเริ่มต้น
หากต้องการจัดการการเก็บรักษาไฟล์บันทึกของ Meet ให้ต่างจากไฟล์อื่นๆ ในไดรฟ์ ให้ตั้งค่ากฎการเก็บรักษาสำหรับ Meet เมื่อเปิดกฎการเก็บรักษาของ Meet ไว้ ระบบจะไม่ใช้กฎการเก็บรักษาของไดรฟ์กับวิดีโอการประชุมของ Meet |
| Google Sites | Sites จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาของ Sites โดยค่าเริ่มต้น
หากต้องการเก็บรักษาเว็บไซต์ให้ต่างจากไฟล์อื่นๆ ในไดรฟ์ ให้ตั้งค่ากฎการเก็บรักษาสำหรับ Sites เมื่อเปิดกฎการเก็บรักษาของ Sites ไว้ ระบบจะไม่ใช้กฎการเก็บรักษาของไดรฟ์กับเว็บไซต์ หากต้องการเก็บรักษาเว็บไซต์ให้เหมือนไฟล์อื่นๆ ในไดรฟ์ ให้เปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บรักษาเพื่อให้ระบบเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎของไดรฟ์ได้ |
โปรดเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษาที่มีอยู่อย่างระมัดระวัง บริการนี้อาจลบข้อมูลที่ไม่มีการป้องกันซึ่งผู้ใช้ลบไปแล้วนานกว่า 30 วันออกอย่างถาวรทันที