Принципы действия правил хранения

С помощью правил хранения можно устанавливать сроки хранения данных Google Workspace в организации. Вы можете:

  • Хранить данные столько, сколько нужно. Если ваша организация обязана хранить данные в течение определенного времени, вы можете использовать для этих целей Google Сейф. Сообщения и файлы будут сохраняться, даже если пользователь удалит их и очистит корзину.
  • Удалять ненужную информацию. Если от организации требуется удалять конфиденциальные данные из аккаунтов пользователей спустя определенное время, это можно делать автоматически. При этом они также будут удаляться из всех систем Google без возможности восстановления.
Обратите внимание! Если правила хранения настроены неправильно, сервисы Google могут немедленно удалить данные без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Когда настроенный в Сейфе срок хранения данных заканчивается, и если отсутствует запрет на их удаление, они удаляются из сервисов без возможности восстановления. Время, в течение которого данные удаляются, зависит от сервиса. Подробнее…

Два типа правил хранения

Правила хранения по умолчанию

Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные сервиса для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Правила по умолчанию применяются, только если не настроены специальные правила или запреты на удаление. Правила хранения по умолчанию нельзя задать для отдельных аккаунтов или периодов. Более того, для каждого сервиса может действовать только одно такое правило.

Специальные правила хранения

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Поддерживаемые условия зависят от сервиса.

  • Gmail и Группы. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений, диапазонов дат и поисковых слов.

  • Диск, Meet и Сайты. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений на основе даты последнего изменения файлов (чтобы удалять устаревшие данные), даты создания (для соблюдения нормативных требований) или даты перемещения в корзину.

  • Google Chat и классическая версия Hangouts. Специальные правила можно настраивать для отдельных организационных подразделений или для всех чат-комнат в организации.

  • Google Voice для Google Workspace. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений и типов данных.

Количество специальных правил хранения, которые могут существовать в организации, не ограничено. При этом применяется правило, срок действия которого истекает позже всех. Если на файл в корзине Google Диска распространяется действие нескольких правил хранения, то приоритет имеет правило хранения по дате перемещения в корзину.

Важная информация о правилах хранения

В чем отличие между запретом на удаление и правилом хранения?

Данные и в том и в другом случае сохраняются в Сейфе, но между этими двумя правилами есть важные различия.

  Запреты Правила хранения

Описание

Обычно создаются для хранения информации, которая может потребоваться для расследования или урегулирования правовых вопросов.

С помощью правил хранения можно устанавливать сроки хранения данных.

Область действия Применяются к отдельным аккаунтам, организационным подразделениям и группам. Применяются к пользователям в организационных подразделениях или группах, а также к объектам продуктов, таким как общие диски или чат-комнаты. Правила хранения нельзя применить к отдельным аккаунтам непосредственно. Сделать это можно только путем назначения определенных условий.

Срок хранения

Данные хранятся бессрочно или до тех пор, пока соответствующий запрет не будет удален.

Данные хранятся в течение указанного количества дней или бессрочно.

Приоритет

Запреты на удаление имеют приоритет перед правилами хранения. В случае удаления запрета хранение данных будет регулироваться действующими правилами хранения.

Правила хранения не применяются к данным, пока в отношении них действует запрет на удаление.

Специальные правила хранения имеют приоритет над правилами по умолчанию, даже если срок хранения по умолчанию дольше. После истечения последнего из применимых сроков хранения данные могут быть удалены из хранилищ Google.

Доступ

Видеть, на что распространяется запрет, могут только пользователи Сейфа, имеющие доступ к папке.

Управлять правилами хранения могут только пользователи Сейфа, имеющие на это разрешение.

Если данные будут удалены из Сейфа, они также исчезнут из аккаунтов пользователей

Сейф полностью интегрирован с поддерживаемыми сервисами Google, поэтому для него нет отдельного архива. Если вы создадите правило хранения, применяющееся ко всем сообщениям или файлам, то данные, которые сотрудник хотел бы оставить, могут быть удалены. Предположим, вы установили правило, согласно которому все сообщения в Gmail должны храниться 365 дней. Если специальных правил и запретов нет, все письма в домене, которым более одного года, будут удалены из Сейфа.

Дата создания правила не влияет на срок хранения

Начало отсчета срока хранения зависит от сервиса.

  • Gmail и Группы. Срок хранения начинается со дня отправки или получения письма.
  • Диск, Meet и Сайты. Срок хранения начинается со дня создания, последнего изменения или перемещения файла в корзину (в зависимости от того, как настроено правило).
  • Chat. Срок хранения начинается со дня отправки сообщения. Если пользователь изменяет или удаляет сообщение, это не влияет на отсчет срока его хранения.
  • Voice для Google Workspace:
    • Срок хранения SMS начинается с 23:59 UTC-7 в день его отправки.
    • Срок хранения голосового сообщения и его расшифровки начинается с 23:59 UTC-7 в день его создания.
    • Срок хранения списка вызовов начинается с 23:59 UTC-7 в день совершения или принятия вызова.
Период хранения можно продлить с помощью специальных правил хранения и запретов на удаление данных

По истечении установленного по умолчанию срока хранения сообщение навсегда удаляется из Сейфа только в следующих случаях:

  • Если к нему не применяются специальные правила хранения. Данные хранятся в соответствии с правилом, предусматривающим самый продолжительный период хранения. Специальные правила (даже устанавливающие срок, который короче стандартного) всегда имеют приоритет над правилом хранения по умолчанию.
  • Если для сообщения не установлен запрет на удаление. После снятия запрета к сообщениям применяются заданные правила хранения.
Данные могут оставаться в Сейфе даже по истечении всех сроков хранения

Даже если данные подлежат безвозвратному удалению согласно правилу хранения, из-за особенностей фонового процесса, отвечающего за удаление данных из систем Google, они будут доступны в Сейфе около 30 дней, после чего будут удалены окончательно.

  • Когда истекают все заданные правилами сроки хранения, сообщения из почтового ящика Gmail пользователя и опубликованные им сообщения в Группах незамедлительно удаляются из представления пользователя. Однако в течение ещё примерно 30 дней администраторы Сейфа могут экспортировать их, осуществлять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Затем сообщения удаляются окончательно.

  • Сообщения, удаленные пользователями или администраторами Групп менее чем за 30 дней до истечения срока хранения, остаются в сервисе до того, как пройдет 30 дней с момента удаления. Например, если пользователь отправил письма в корзину и очистил ее за 20 дней до окончания периода хранения, эти сообщения будут доступны для поиска в Сейфе в течение следующих 10 дней. Затем система удалит сообщения окончательно.

  • Сообщения Gmail, удаленные более чем за 30 дней до окончания срока хранения, удаляются навсегда сразу по истечении этого срока.

  • Объекты и сайты, навсегда удаленные с Диска пользователями или правилом хранения, становятся недоступны в Сейфе сразу по истечении периода хранения. Восстановить файлы можно только в том случае, если они были удалены из Корзины менее 25 дней назад. По истечении 25-дневного периода безвозвратное удаление этих объектов может занять до 15 дней.

  • Сообщения Chat и классической версии Hangouts хранятся ещё 30 дней с момента их удаления пользователем или правилом хранения. Процесс безвозвратного удаления начинается на 30-й день и может занять ещё несколько дней в зависимости от количества удаляемых сообщений.

  • SMS и голосовые сообщения, их расшифровки, а также списки вызовов Voice удаляются навсегда в течение 15 дней после истечения срока хранения.

Ознакомьтесь с примерами правил хранения Gmail и их применения.

На файлы, сохраненные на Диске другими сервисами Google, распространяются правила хранения Диска

Некоторые сервисы Google могут хранить данные на Диске. На такие данные распространяются следующие правила хранения Google Диска:

Продукт Хранение
Jamboard

Сейф хранит Jam-файлы, сохраненные на Диске пользователя, в соответствии с правилами хранения Диска. Несохраненные Jam-файлы удаляются по завершении сеанса Jamboard и поэтому недоступны Сейфу.

Google Meet

На записи Meet по умолчанию распространяются правила хранения Диска.

Чтобы управлять хранением записей Meet отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Meet. Если правила хранения для Meet включены, правила хранения Диска к записям Meet применяться не будут.

Google Сайты

На сайты по умолчанию распространяются правила хранения Диска.

Чтобы управлять хранением сайтов отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Сайтов. Если эти правила включены, правила хранения Диска к сайтам применяться не будут.

Просчеты при настройке правил хранения могут привести к немедленному и необратимому удалению данных

Будьте внимательны при изменении существующих правил хранения. Незащищенные данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены сервисами без возможности восстановления.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?