Правила хранения данных определяют то, каким образом в вашей организации хранятся и удаляются данные Google Workspace для обеспечения соответствия юридическим или нормативным требованиям.
По умолчанию данные не удаляются из аккаунта пользователя, пока администратор или пользователь не удалит их. Если вашей организации нужно больше возможностей по управлению хранением данных, вы можете настроить правила хранения в Google Сейфе. Эти правила определяют то, каким образом и как долго хранятся данные, а также обеспечивают удаление данные без возможности восстановления тогда, когда они больше не нужны.
- Хранить данные столько, сколько нужно. Вы можете настроить правила в Сейфе таким образом, чтобы сообщения и файлы хранились в течение указанного периода, даже если пользователь удалит их и очистит корзину.
- Удалять ненужную информацию. Вы можете запланировать удаление данных в Сейфе через определенный период времени – они будут автоматически удалены из аккаунтов пользователей и удалены без возможности восстановления из всех систем Google. Эти правила не применяются к данным с запретом на удаление. Время, в течение которого удаляются данные, зависит от сервиса. Подробнее о том, как долго данные могут оставаться в Сейфе…
Два типа правил хранения
Правила хранения по умолчанию
Правило хранения по умолчанию используется, если нужно в течение заданного времени хранить все данные сервиса. Правила по умолчанию применяются, только если не настроены специальные правила или запреты на удаление. Правила хранения по умолчанию нельзя задать для отдельных аккаунтов или периодов. Более того, для каждого сервиса может действовать только одно такое правило.
Специальные правила хранения
Специальные правила хранения позволяют хранить данные, соответствующие определенным условиям, в течение заданного времени. Поддерживаемые условия зависят от сервиса.
-
Gmail и Группы. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений, диапазонов дат и ключевых слов.
-
Диск, Meet и Сайты. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений на основе даты последнего изменения файлов (чтобы удалять устаревшие данные), даты создания (для соблюдения нормативных требований) или даты перемещения в корзину.
-
Chat. Специальные правила можно настраивать для отдельных организационных подразделений или для всех чат-групп Google Chat в организации.
- Google Voice для Google Workspace. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений и типов данных.
Количество специальных правил хранения, которые могут использоваться в организации, не ограничено. При этом применяется правило, срок действия которого истекает позже всех. Если на файл в корзине Google Диска распространяется действие нескольких правил хранения, то приоритет имеет правило хранения по дате перемещения в корзину.
Важная информация о хранении данных
Данные и в том и в другом случае сохраняются в Сейфе, но между этими двумя правилами есть важные различия.
| Запреты | Правила хранения | |
|---|---|---|
|
Описание |
Обычно создаются для хранения информации, которая может потребоваться для расследования или урегулирования правовых вопросов. |
С помощью правил хранения можно устанавливать сроки хранения данных. |
| Область действия | Применяются к отдельным аккаунтам, организационным подразделениям и группам. | Применяются к пользователям в организационных подразделениях или группах, а также к объектам продуктов, таким как общие диски или чат-группы. Правила хранения нельзя применить к отдельным аккаунтам непосредственно. Сделать это можно только путем назначения определенных условий. |
|
Срок хранения |
Данные хранятся бессрочно или до тех пор, пока соответствующий запрет не будет удален. |
Данные хранятся в течение указанного количества дней или бессрочно. |
|
Приоритет |
Запреты на удаление имеют приоритет перед правилами хранения. В случае удаления запрета хранение данных будет регулироваться действующими правилами хранения. |
Правила хранения не применяются к данным, пока в отношении них действует запрет на удаление. Специальные правила хранения имеют приоритет над правилами по умолчанию, даже если срок хранения по умолчанию дольше. После истечения последнего из применимых сроков хранения данные могут быть удалены из хранилищ Google. |
|
Доступ |
Видеть, на что распространяется запрет, могут только пользователи Сейфа, имеющие доступ к делу. |
Управлять правилами хранения могут только пользователи Сейфа, имеющие на это разрешение. |
Сейф полностью интегрирован с поддерживаемыми сервисами Google, поэтому для него нет отдельного архива. Правила хранения, которые применяются ко всем сообщениям или файлам, могут привести к удалению нужных пользователям данных.
Предположим, вы установили правило, согласно которому все сообщения в Gmail должны храниться 365 дней. Если специальных правил и запретов нет, все письма в домене, которым более одного года, будут удалены из Сейфа.
Начало отсчета срока хранения зависит от сервиса.
- Gmail и Группы. Срок хранения начинается со дня отправки или получения сообщения.
- Диск, Meet и Сайты. Срок хранения начинается со дня создания, последнего изменения или перемещения файла в корзину (в зависимости от того, как настроено правило).
- Chat. Срок хранения начинается со дня отправки сообщения. Если пользователь изменяет или удаляет сообщение, это не влияет на отсчет срока его хранения.
- Voice для Google Workspace:
- Срок хранения SMS начинается с 23:59 UTC-7 в день его отправки.
- Срок хранения голосового сообщения и его расшифровки начинается с 23:59 UTC-7 в день его создания.
- Срок хранения звонков в списке вызовов начинается с 23:59 UTC-7 в день совершения или принятия звонка.
По истечении установленного по умолчанию срока хранения сообщение или файл навсегда удаляются из Сейфа только в следующих случаях:
- Если к ним не применяются специальные правила хранения. Данные хранятся в соответствии с правилом, предусматривающим самый продолжительный период хранения. Специальные правила (даже устанавливающие срок, который короче стандартного) всегда имеют приоритет над правилом хранения по умолчанию.
- Если для сообщения или файла не установлен запрет на удаление. После снятия запрета применяются установленные правила хранения.
Даже если данные подлежат безвозвратному удалению согласно правилу хранения, из-за особенностей фонового процесса, отвечающего за удаление данных из систем Google, они будут доступны в Сейфе около 30 дней, после чего будут удалены окончательно.
-
Когда истекают все заданные правилами сроки хранения, сообщения из почтового ящика Gmail пользователя и опубликованные им сообщения в Группах скрываются для пользователя (этот процесс может занять несколько часов или дней). При этом в течение ещё примерно 30 дней администраторы Сейфа могут экспортировать эти сообщения, осуществлять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Затем сообщения удаляются окончательно.
-
Сообщения, удаленные пользователями или администраторами Групп менее чем за 30 дней до истечения срока хранения, остаются в сервисе до истечения этого срока. Например, если пользователь отправил письма в корзину и очистил ее за 20 дней до окончания периода хранения, эти сообщения будут доступны для поиска в Сейфе в течение следующих 10 дней. Затем система удалит сообщения окончательно.
-
Сообщения Gmail, удаленные более чем за 30 дней до окончания срока хранения, удаляются навсегда сразу по истечении этого срока.
-
Объекты и сайты, навсегда удаленные с Диска пользователями или правилом хранения, становятся недоступны в Сейфе сразу по истечении срока хранения. Если файлы были удалены из корзины менее 25 дней назад, возможно, их получится восстановить. По истечении 25-дневного периода безвозвратное удаление этих объектов может занять до 15 дней.
-
Сообщения Chat хранятся ещё 30 дней с момента их удаления пользователем или правилом хранения. Процесс безвозвратного удаления начинается на 30-й день и может занять ещё несколько дней в зависимости от количества удаляемых сообщений.
-
SMS и голосовые сообщения, их расшифровки, а также списки вызовов Voice удаляются навсегда в течение 30 дней после истечения срока хранения.
Ознакомьтесь с примерами правил хранения Gmail и их применения.
Некоторые сервисы Google могут хранить данные на Диске. На такие данные распространяются следующие правила хранения Google Диска:
| Продукт | Хранение |
|---|---|
| Jamboard |
Сейф хранит Jam-файлы, сохраненные на Диске пользователя, в соответствии с правилами хранения Диска. Несохраненные Jam-файлы удаляются по завершении сеанса Jamboard и поэтому недоступны Сейфу. |
| Google Meet |
Правила хранения Диска по умолчанию применяются к файлам записей встреч Meet, журналов чатов, вопросов и ответов, а также опросов. Чтобы управлять хранением записей Meet отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Meet. Если правила хранения для Meet включены, правила хранения Диска к записям Meet применяться не будут. |
| Google Сайты |
На сайты по умолчанию распространяются правила хранения Сайтов. Чтобы управлять хранением сайтов отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Сайтов. Если эти правила включены, правила хранения Диска к сайтам применяться не будут. Чтобы в отношении сайтов действовали правила хранения Диска, отключите правила хранения для Сайтов. |
Будьте внимательны при изменении существующих правил хранения. Незащищенные данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены сервисами без возможности восстановления.