Принципы действия правил хранения

С помощью правил хранения можно устанавливать время хранения данных. Вы можете:

  • Хранить данные столько, сколько нужно. Сообщения и файлы будут храниться в течение указанного периода, даже если пользователь удалит их и очистит корзину.
  • Удалять ненужную информацию. Если в вашей организации требуется удалять конфиденциальные данные из аккаунтов пользователей спустя определенное время, это можно делать автоматически.
Обратите внимание! Если правила хранения настроены неправильно, вы рискуете потерять данные без возможности их восстановить. Будьте внимательны при настройке и изменении параметров хранения. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Когда срок хранения данных заканчивается, они удаляются из Сейфа. Время удаления данных зависит от их типа:

  • Удаление сообщений из Gmail, Групп и классической версии Hangouts может занимать до 48 часов.
  • Удаление файлов с Диска может занимать до 15 дней. 

Два типа правил хранения

Специальное правило хранения. Оно устанавливает срок хранения конкретных типов данных. Для организации можно создать любое количество специальных правил хранения.

  • Почта, классическая версия Hangouts и Группы. Специальные правила хранения можно задавать для файлов организационных подразделений, сообщений за конкретный период или с определенными ключевыми словами. 
  • Диск. Специальные правила хранения можно задавать для организационных подразделений на основе даты последнего изменения файлов (для устаревших данных) или даты их создания (для соблюдения нормативных требований).
  • Hangouts Chat. Специальные правила хранения можно задавать для организационных подразделений или для всех чат-комнат. При этом срок удаления определяется по дате отправки или дате последнего изменения сообщения.

Правила хранения по умолчанию. Они действуют во всей организации и применяются к тем данным, для которых не заданы специальные правила или запреты.

Важная информация о правилах хранения 

В чем отличие между запретом на удаление и правилом хранения?

Эти инструменты нужны для хранения данных в Сейфе, но между ними есть существенные различия.

Запреты Правила хранения

Обычно создаются для хранения информации, которая может потребоваться для расследования или урегулирования правовых вопросов.

С помощью правил хранения можно устанавливать время хранения данных. 

Сохраняют данные бессрочно.

Сохраняют данные в течение указанного периода.

 

Запреты имеют приоритет над правилами хранения. Если запрет удаляется, хранение данных будет регулироваться действующими правилами хранения.

По истечении срока хранения данные удаляются из всех систем Google (кроме случаев, когда они регулируются запретами).

Объекты запрета могут видеть только пользователи, имеющие доступ к папке.

Управлять правилами хранения могут только пользователи, имеющие на это разрешение.

Если данные будут удалены из Сейфа, они также исчезнут из аккаунтов пользователей.

Сейф полностью интегрирован с сервисами, которые он поддерживает, поэтому для него нет отдельного архива. Если вы создадите правило хранения, применяющееся ко всем сообщениям или файлам, то данные, которые сотрудник хотел бы оставить, могут быть удалены. Предположим, вы установили правило по умолчанию, согласно которому все сообщения в домене должны храниться 365 дней. Если специальных правил и запретов нет, все письма старше одного года будут удалены.

На срок хранения не влияет дата создания правила.

Срок хранения файлов отсчитывается следующим образом:

  • Почта и Группы: со дня получения сообщения Gmail или размещения в Группе.
  • Диск: со дня создания или последнего изменения файла (в зависимости от настроек правил хранения).
  • Hangouts Chat: со дня отправки или последнего изменения сообщения. Если пользователь удаляет сообщение, на срок хранения это никак не влияет.
Период хранения можно продлить с помощью специальных правил и запретов на удаление данных.

Сообщение или файл не будут стерты в следующих случаях:

  • Для них установлено специальное правило. Данные хранятся в соответствии с правилом, предусматривающим самый продолжительный период хранения. Специальные правила (даже устанавливающие срок, который короче стандартного) всегда имеют приоритет над правилом хранения по умолчанию.
  • На него распространяется запрет на удаление. После снятия запрета к сообщениям применяются установленные правила хранения.
Даже по истечении всех сроков хранения данные могут оставаться в Сейфе.

Из-за особенностей фонового процесса, отвечающего за удаление данных из систем Google, данные будут доступны в Сейфе около 30 дней (после чего они будут удалены окончательно).

  • Когда истекают все сроки хранения, заданные правилами, сообщения из почтового ящика Gmail пользователя и опубликованные им сообщения в Группах незамедлительно удаляются из представления пользователя. Однако в течение ещё примерно 30 дней администраторы Сейфа могут экспортировать их, осуществлять по ним поиск и устанавливать запреты. Затем сообщения удаляются окончательно.

  • Сообщения, стертые пользователями или администраторами Групп менее чем за 30 дней до истечения срока хранения, остаются в сервисе до 30 дней с момента удаления. Например, если пользователь отправил письма в корзину и очистил ее за 20 дней до окончания периода хранения, эти сообщения будут доступны в течение следующих 10 дней. Затем система удалит сообщения окончательно.

  • Сообщения, стертые более чем за 30 дней до конца срока хранения, удаляются сразу по истечении этого периода без возможности восстановления.

  • Файлы на Диске удаляются навсегда в течение 15 дней после истечения срока хранения.

  • Сообщения Hangouts Chat и классической версии Hangouts хранятся ещё 30 дней с момента удаления этих сообщений пользователем или после применения к ним правил хранения. Процесс удаления начинается на 30-й день и может занять ещё несколько дней в зависимости от количества удаляемых сообщений. 

Дополнительные сведения приведены в сценариях удаления сообщений.

На некоторые хранящиеся на Диске файлы не распространяются правила хранения Диска
Для некоторых типов файлов необходимы другие параметры хранения. По этой причине правила хранения не действуют для файлов, созданных в:

Кроме того, можно настроить специальные правила для некоторых приложений G Suite, данные которых хранятся на Диске. В настоящее время в Сейфе также поддерживаются специальные правила хранения для Hangouts Meet.

Просчеты при настройке правил хранения могут привести к немедленному и необратимому удалению данных.

Будьте внимательны при изменении существующих правил хранения. Незащищенные данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?