데이터 보관 방식

보관 규칙을 사용하여 데이터의 보존 기간을 관리할 수 있습니다. 사용할 수 있는 방식은 다음과 같습니다.

  • 원하는 기간만큼 데이터를 보관합니다. 조직에서 일정 기간 동안 데이터를 보존해야 할 경우, 사용자가 메일이나 파일을 삭제하고 휴지통을 비워도 이를 보존하도록 Vault를 구성할 수 있습니다.
  • 더 이상 필요 없는 경우 데이터를 삭제합니다. 조직에서 민감한 정보를 일정 기간 후에 삭제해야 할 경우 데이터를 사용자 계정에서 삭제하고 모든 Google 시스템에서 영구 삭제하도록 Vault를 구성할 수 있습니다.
경고: 보관 규칙을 잘못 구성하면 사용자 계정 데이터가 즉시 영구 삭제될 수 있습니다. 보관 규칙을 만들거나 변경할 때 주의하시기 바랍니다. 새 규칙을 전체 조직에 적용하기 전에 소수의 사용자를 대상으로 테스트를 해보는 것이 좋습니다.

보관 적용 기간이 끝나면 Vault에서는 즉시 관련 데이터를 삭제하기 시작합니다. 기간이 만료된 데이터를 영구 삭제하는 데 걸리는 시간은 데이터의 유형에 따라 달라집니다. 보관 기간이 만료된 후 데이터를 삭제하는 데 걸리는 시간에 관해 자세히 알아보세요.

보관 규칙의 두 가지 유형

맞춤 보관 규칙—특정 유형의 데이터가 보존되는 기간을 설정합니다. 다음과 같이 조직에서 필요한 만큼 맞춤 규칙을 만들 수 있습니다.

  • Gmail 및 그룹스 - 조직 단위, 기간, 특정 검색어를 기준으로 맞춤 규칙을 만들 수 있습니다. 
  • 드라이브: 조직 단위를 기준으로 맞춤 규칙을 만들고 최종 수정일(이전 버전 정리를 위해) 또는 생성일(규정 준수용)을 기준으로 만료일을 정할 수 있습니다.
  • 행아웃 채팅 및 기본 행아웃 - 조직 단위 또는 도메인의 모든 채팅방에 적용할 맞춤 보관 규칙을 설정할 수 있습니다. 메시지를 보낸 날짜 또는 최종 수정일을 기준으로 만료일을 정할 수 있습니다.

기본 보관 규칙— 조직 전체에 적용되는 전체 규칙을 설정합니다. 맞춤 규칙 또는 보존 조치가 적용되지 않는 경우에만 기본 규칙이 데이터에 적용됩니다.

보관 관련 중요 정보 

보존 조치와 보관 규칙의 차이는 무엇인가요?

둘 다 Vault의 데이터를 보존하지만 다음과 같은 중요한 차이점이 있습니다.

보존 조치 보관 규칙

보존 조치는 일반적으로 조사 또는 법적 문제와 관련하여 적용됩니다.

보관 규칙은 사전에 데이터의 보존 기간을 설정하기 위해 사용됩니다. 

보존 조치는 데이터를 무기한으로 보존합니다.

보관 규칙은 데이터를 일정 기간 동안 보존합니다.

 

보존 조치는 보관 규칙보다 우선 적용됩니다. 관련 보관 규칙은 보존 조치가 삭제된 후에야 데이터에 적용됩니다.

데이터가 보존 조치에 의해 보존되지 않는 한 보관 적용 기간이 만료되면 모든 Google 시스템에서 삭제됩니다.

법적 사안에 액세스할 수 있는 사용자만 보존 조치가 적용된 사람과 항목을 확인할 수 있습니다.

보관 규칙 권한을 가진 사용자만 보관 규칙을 관리할 수 있습니다.

Vault에서 데이터를 삭제하면 사용자 계정에서도 동일한 데이터가 삭제됩니다.

Vault는 이를 지원하는 제품과 완벽하게 통합되어 있으므로 보관처리는 별도로 이루어지 않습니다. 모든 메일 또는 파일에 적용되는 보관 규칙을 만들면 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 예를 들어 수신한 모든 메일을 1년 동안 보관하도록 기본 보관 규칙을 설정했으며 맞춤 보관 규칙이나 보존 조치가 없는 경우 Vault는 도메인에서 1년 이상 보관된 모든 메일을 삭제합니다.

보관 적용 기간은 보관 규칙을 만든 날짜에 따라 달라지지 않습니다.

다음은 보관 규칙이 적용되기 시작하는 날짜입니다.

  • Gmail 및 그룹스 - 메일이 발송되거나(Gmail) 게시된(그룹스) 날짜
  • 드라이브: 보관 규칙 구성 방식에 따라 파일이 생성된 날짜 또는 최종 수정된 날짜
  • 행아웃 채팅: 사용자가 메시지를 보낸 날짜 또는 최종으로 수정한 날짜입니다. 사용자가 메시지를 삭제해도 보관 규칙에는 아무런 영향을 미치지 않습니다.
맞춤 보관 규칙이나 보존 조치에 따라 보관 적용 기간이 연장될 수 있습니다.

기본 보관 기간이 만료되면 Vault에서는 다음과 같은 경우에만 메일 또는 파일을 영구 삭제합니다.

  • 맞춤 보관 규칙에 따라 보관되지 않습니다. 데이터는 보관 기간이 가장 긴 맞춤 규칙에 따라 보관됩니다. 맞춤 보관 규칙 기관이 기본 보관 규칙 기간보다 짧은 경우에도 맞춤 보관 규칙이 우선적으로 적용됩니다.
  • 보존 조치 대상이 아닙니다. 보존 조치가 삭제되면 보관 규칙이 예정대로 적용됩니다.
모든 보관 규칙 기간이 만료된 후에도 데이터가 Vault에 남아 있을 수 있습니다.

Google 시스템에서 데이터를 삭제하는 백그라운드 프로세스는 완전히 영구 삭제하기까지 약 30일 동안 Vault에 데이터를 보관합니다.

  • 사용자의 Gmail에 있거나 그룹스에 게시된 메시지의 경우 모든 보관 규칙 기간이 만료되면 즉각적으로 사용자에게는 더 이상 표시되지 않습니다. 하지만 Vault 관리자는 추가로 약 30일 동안 검색, 내보내기, 보존 조치를 할 수 있습니다. 30일이 지나면 메시지를 검색할 수 없습니다.

  • 보관 적용 기간이 만료되기 전 30일 이내에 사용자 또는 그룹 관리자가 메일을 삭제한 경우, 최대 30일의 기간이 찰 때까지 보관됩니다. 예를 들어 사용자가 보관 규칙 적용 기간이 만료되기 20일 전에 메일을 삭제하고 휴지통을 비워도 추가로 10일 동안 Vault에서 검색할 수 있습니다. 10일이 지난 후에는 더 이상 검색할 수 없습니다.

  • 보관 적용 기간이 만료되기 전에 Gmail 메일이 삭제된 후 30일이 넘은 경우 보관 기간 종료 시점에 바로 영구 삭제되며 검색할 수 없습니다.

  • 드라이브에 있는 파일의 경우 보관 적용 기간이 만료되면 최대 15일 후에 영구 삭제되어 검색할 수 없습니다.

  • 행아웃 채팅 및 기본 행아웃 메시지의 경우 사용자가 삭제하거나 또는 보관 규칙에 의해 대화 또는 채팅방에서 메시지를 삭제한 후 추가로 30일 동안 보관됩니다. 완전 삭제 절차는 30일째 되는 날 시작되며 영구 삭제되는 메시지 수에 따라 완료까지 며칠이 더 소요될 수 있습니다. 

작동 원리에 대한 예를 더 보려면 삭제 및 영구 삭제 시나리오를 참고하세요.

드라이브에 저장된 일부 파일은 드라이브 보관 규칙의 적용 범위에서 제외됩니다.

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
보관 적용 기간 차이로 인해 데이터가 즉시 영구 삭제될 수 있습니다.

기존 보관 규칙을 수정할 때 주의하시기 바랍니다. 사용자가 삭제한 지 30일이 지난 비보호 데이터는 서비스에서 즉시 영구 삭제할 수 있습니다.

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