データ保持ルールを使用すると、組織のコンプライアンスや規制に備えて Google Workspace のデータの保存と削除をコントロールすることができます。
デフォルトでは、Google Workspace のデータはユーザーまたは管理者によって削除されるまで、そのユーザー アカウントに残ります。組織でデータの保持をより細かくコントロールする必要がある場合は、Google Vault で保持ルールを設定できます。保持ルールにより、データの保存方法と保存期間が整理され、不要になったデータはパージされます。
- 必要な期間データを保管する - 必要な期間にわたってデータを保持するように Vault でルールを設定できます。ユーザーがメッセージやファイルを削除したりゴミ箱を空にしたりしても、データは保持されます。
- 不要になったデータを削除する - 一定期間経過した後にデータを削除するように Vault でスケジュールを設定できます。保持期間が終了すると、データはユーザー アカウントから自動的に削除され、Google のすべてのシステムからパージされます（訴訟のための記録保持（リティゲーション ホールド）の対象となっているデータはパージされません）。保持期間が過ぎたデータの削除にかかる時間は、サービスによって異なります。Vault にデータが残る状況について
2 種類の保持ルール
デフォルトの保持ルール
サービスのすべてのデータを一定期間にわたって保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。デフォルトのルールがデータに適用されるのは、カスタムルールまたは記録保持が適用されていない場合に限られます。デフォルトの保持ルールを特定のアカウントまたは期間にのみ適用することはできません。また、デフォルトの保持ルールはサービスごとに 1 つだけ設定できます。
カスタム保持ルール
カスタム保持ルールを設定すると、特定のデータを一定期間にわたって保持できます。サービスに応じた条件とキーワードで、データを指定できます。
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Gmail、Google グループ - 組織部門、期間、特定の検索キーワードで設定できます。
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ドライブ、Meet、Google サイト - 組織部門で設定できます。また、最終更新日（情報の鮮度を確保するため）、作成日（コンプライアンス要件に対応するため）、削除日に基づいて期限を定義できます。
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Chat - 個々の組織部門、または組織内のすべての Chat スペースで設定できます。
- Google Workspace 版 Google Voice - 組織部門とデータの種類で設定できます。
設定できるカスタムルールの数に制限はありません。データは、有効期限が最も後のルールに基づいて保持されます。ドライブの場合、ゴミ箱内のドライブ アイテムに複数の保持ルールが適用される場合は、moved-to-trash（ゴミ箱に移動した日）のルールが最優先されます。
保持に関する重要な情報
記録保持と保持ルールではどちらの場合も Vault にデータが保管されますが、次のような重要な違いがあります。
| 記録保持（リティゲーションホールド） | 保持ルール | |
|---|---|---|
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用途 |
通常、調査または法的要件への対応のために作成されます。 |
データの保管期間を事前に指定するために使用します。 |
| 範囲 | 個々のアカウント、組織部門、グループに適用されます。 | 組織部門またはグループ内のユーザーに加えて、共有ドライブや Chat スペースなどのサービス エンティティに適用されます。個々のアカウントには、キーワードに一致する場合のみ適用できます。 |
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保持期間 |
記録保持が削除されるまで、データが無期限に保持されます。 |
指定した期間（一定の日数または無期限）、データが保持されます。 |
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優先度 |
記録保持は保持ルールよりも優先されます。記録保持が解除されたデータには直ちに保持ルールが適用されます。 |
記録保持によって保持されているデータには、その記録保持が解除されるまで、保持ルールは適用されません。 カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます（デフォルトのルールの保持期間の方が長い場合でも同様です）。適用されている最後の保持ルールの保管期間が過ぎると、データは Google の本番環境システムから削除されます。 |
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アクセス |
案件へのアクセス権がある Vault ユーザーのみが、記録保持対象のユーザーとデータを確認できます。 |
保持ルール権限のある Vault ユーザーのみが保持ルールを管理できます。 |
Vault は、Vault 対の Google サービスと完全に統合されています。そのため、Vault 専用の独立したアーカイブは存在しません。すべてのメッセージまたはファイルに適用される保持ルールを設定すると、ユーザーが保存しておくつもりだったデータが削除される可能性があります。
たとえば、すべての Gmail メッセージを 365 日間保存するようにデフォルトの保持ルールを設定した場合、カスタムルールまたは記録保持を設定していない限り、ドメイン内のメッセージは 1 年を経過した時点ですべて削除されます。
保持期間の開始日は、サービスによって異なります。
- Gmail、Google グループ - 保持期間の開始日は、メッセージの送信日または受信日です。
- Google ドライブ、Google Meet、Google サイト - 保持期間の開始日は、アイテムの作成日、最終更新日、ゴミ箱に移動した日のいずれかです（保持ルールの設定により異なります）。
- Chat - 保持期間の開始日は、メッセージの送信日です。ユーザーがメッセージを編集または削除しても、保持期間の開始日は変わりません。
- Google Workspace 版 Voice -
- テキスト メッセージ - 保持期間の開始日は、メッセージが送信された日の午後 11 時 59 分（UTC-7）です。
- ボイスメールと音声文字変換データ - 保持期間の開始日は、ボイスメールが作成された日の午後 11 時 59 分（UTC-7）です。
- 通話履歴 - 保持期間の開始日は、通話を発信または受信した日の午後 11 時 59 分（UTC-7）です。
デフォルトの保持期間が経過すると、次に該当するメッセージやファイルのみがパージされます。
保持ルールでデータのパージが設定されている場合でも、完全に削除されたデータまたは保持期間を過ぎたデータを Google のシステムから削除するバックグラウンド プロセスの動作上、パージされるまでの 30 日間ほどは Vault 内でデータを利用できるようになっています。
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すべての保持ルールの期間が過ぎると、Gmail 内のメッセージや Google グループに投稿されたメッセージは、ユーザーの画面から削除されます（この削除処理には数時間から数日かかる場合があります）。削除後 30 日間ほどは、これらのメッセージに対して Vault 管理者が検索、書き出し、記録保持の設定を行えます。30 日が経過すると、これらのメッセージに管理者がアクセスすることはできなくなります。
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保持期間満了まで 30 日を切ってからユーザーや Google グループのマネージャーがメッセージを削除した場合、これらは「最長 30 日間」の要件を満たすために必要な期間だけ保持されます。たとえば、保持期間満了の 20 日前にユーザーがメッセージを削除してゴミ箱を空にした場合、管理者は残りの 10 日間、削除されたメッセージを Vault で検索できます。期間満了後 10 日が経過すると、管理者もメッセージにアクセスできなくなります。
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保持期間満了まで 30 日以上ある時点で Gmail メッセージが削除された場合、期間満了時に直ちにパージされ、管理者もメッセージにアクセスできなくなります。
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ユーザーまたは保持ルールによってドライブから完全に削除されたアイテムとサイトは、保持期間が終了するとすぐに Vault で利用できなくなります。ゴミ箱を空にしてから 25 日以内であれば、ファイルを復元できる場合があります。25 日間が経過しても、アイテムがパージされるまでに最長で 15 日ほどかかることがあります。
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Chat メッセージは、ユーザーまたは保持ルールによって会話またはチャットルームから削除された後、30 日間保持されます。パージ処理は 30 日目に開始されますが、パージされるメッセージの数によっては、完了までに数日かかる場合があります。
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Voice のテキスト メッセージ、ボイスメールとその音声文字変換データ、通話履歴は、保持期限の 30 日後までにパージされ、管理者もアクセスできなくなります。
Gmail の保持ルールの例とその影響に関する記事では、Gmail における保持ルールの例をご確認いただけます。
Google サービスの中にはデータがドライブに保存されるものがあります。このデータには、次のようにドライブの保持ルールが適用されます。
| サービス | 保持 |
|---|---|
| Jamboard |
Vault ではユーザーのドライブに保存された Jam が保持され、ドライブの保持ルールが適用されます。未保存の Jam は Jamboard セッションの終了時に破棄され、Vault では使用できません。 |
| Google Meet |
Meet の録画にはデフォルトでドライブの保持ルールが適用されます。 Meet の録画をドライブの他のアイテムとは異なる方法で管理するには、Google Meet の保持ルールを設定します。Meet の保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールは Meet の録画に適用されません。 |
| Google サイト |
Google サイトにはデフォルトでサイトの保持ルールが適用されます。 サイトをドライブの他のアイテムとは異なる方法で保持するには、Google サイトの保持ルールを設定します。サイトの保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールはサイトに適用されません。 サイトをドライブの他のアイテムと同様に保持するには、保持設定を変更して、サイトのルールをドライブのルールで保持します。 |
既存の保持ルールの変更は注意して行ってください。ユーザーが 30 日以上前に削除した保護されていないデータは、サービスによって直ちにパージされることがあります。