Cara kerja retensi

Gunakan aturan retensi untuk mengontrol durasi penyimpanan data Google Workspace organisasi Anda. Anda dapat:

  • Menyimpan data selama diperlukan. Jika organisasi Anda diharuskan untuk menyimpan data selama waktu tertentu, Anda dapat mengonfigurasi Vault untuk mempertahankannya. Data tetap dipertahankan meski pengguna menghapus pesan dan file, serta mengosongkan folder sampahnya.
  • Menghapus data saat tidak diperlukan lagi. Jika organisasi Anda diharuskan untuk menghapus data sensitif setelah waktu tertentu, Anda dapat mengonfigurasi Vault untuk membuat layanan menghapusnya dari akun pengguna dan menghapusnya dari semua sistem Google.
PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan benar dapat memungkinkan layanan Google menghapus langsung data secara permanen. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada grup pengguna yang kecil sebelum menerapkannya ke seluruh organisasi.

Saat cakupan retensi berakhir dan tidak ada pembekuan yang berlaku, Vault memungkinkan layanan untuk langsung menghapus data yang terpengaruh. Waktu yang diperlukan untuk menghapus data yang telah habis masa berlakunya bervariasi bergantung pada layanan. Pelajari lebih lanjut

Dua jenis aturan retensi

Aturan retensi default

Tetapkan aturan retensi default saat Anda perlu menyimpan semua data layanan untuk semua akun berlisensi di organisasi Anda selama jangka waktu tertentu. Aturan default berlaku untuk data hanya jika pembekuan atau aturan khusus tidak diterapkan. Anda tidak dapat menerapkan aturan retensi default hanya untuk akun atau jangka waktu tertentu, dan Anda hanya dapat memiliki satu aturan retensi default untuk setiap layanan.

Aturan retensi khusus

Tetapkan aturan retensi khusus untuk menyimpan data tertentu selama waktu yang ditentukan. Anda dapat menentukan data dengan ketentuan dan persyaratan bergantung pada layanan:

  • Gmail dan Grup—Menentukan data menurut unit organisasi, rentang tanggal, dan istilah penelusuran tertentu.

  • Drive dan Meet—Menentukan data menurut unit organisasi dan menetapkan berakhirnya cakupan retensi berdasarkan tanggal file terakhir diubah (untuk mengatasi masalah data yang sudah usang) atau tanggal dibuat (agar sesuai dengan persyaratan kepatuhan), atau tanggal file dibuang ke folder sampah.

  • Chat dan Hangouts klasik–Menentukan data menurut unit organisasi atau untuk semua ruang di domain. Anda dapat menentukan berakhirnya cakupan retensi berdasarkan waktu saat pesan dikirim.

  • Google Voice–Menentukan data menurut unit organisasi dan jenisnya.

Anda dapat menetapkan aturan khusus sebanyak yang diperlukan organisasi. Data dipertahankan sesuai dengan aturan yang memiliki akhir masa berlaku retensi terpanjang. Untuk Drive, jika item Drive di folder sampah tunduk pada beberapa aturan retensi, aturan dipindahkan-ke-sampah akan menggantikan semua aturan retensi lainnya.

Informasi penting tentang retensi

Apa perbedaan antara pembekuan dan aturan retensi?

Aturan retensi dan pembekuan sama-sama menyimpan data di Vault, namun ada beberapa perbedaan penting:

  Pembekuan Aturan retensi

Penggunaan

Pembekuan umumnya dibuat sebagai tanggapan atas penyelidikan atau masalah hukum.

Aturan retensi digunakan untuk mengontrol durasi penyimpanan data secara proaktif.

Cakupan Berlaku untuk akun perorangan, unit organisasi, atau grup. Berlaku untuk pengguna di unit organisasi atau grup, dan entitas produk seperti drive bersama dan ruang. Aturan retensi tidak dapat diterapkan ke akun perorangan, kecuali dengan mencocokkan istilah.

Periode penyimpanan

Pembekuan menyimpan data tanpa batas waktu, hingga pembekuan dihapus.

Aturan retensi menyimpan data selama periode tertentu, yang dapat berupa jumlah hari spesifik atau tanpa batas waktu.

Prioritas

Pembekuan lebih diutamakan daripada aturan retensi. Saat pembekuan dihapus, data akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku.

Aturan retensi tidak diterapkan untuk data yang dipertahankan oleh pembekuan sampai pembekuan dihapus.

Aturan khusus lebih diutamakan daripada aturan default, meskipun aturan default berakhir lebih lama. Data dapat dihapus dari sistem produksi Google saat aturan retensi terakhir yang berlaku berakhir.

Akses

Hanya pengguna Vault yang memiliki akses ke masalah yang dapat melihat siapa dan konten apa yang dibekukan.

Hanya pengguna Vault yang memiliki hak istimewa aturan retensi yang dapat mengelola aturan retensi.

Menghapus data dengan Vault akan menghapus data yang sama dari akun pengguna

Vault sepenuhnya terintegrasi dengan layanan Google yang didukungnya. Oleh karena itu, tidak ada pemisahan arsip. Jika Anda membuat aturan retensi yang berlaku untuk semua pesan atau file, tindakan ini berpotensi menghapus data yang ingin disimpan pengguna. Misalnya, jika Anda menetapkan aturan retensi default untuk mempertahankan semua pesan Gmail selama 365 hari, dan Anda tidak memiliki aturan khusus atau pembekuan, Vault akan menghapus setiap pesan di domain Anda yang sudah lebih dari 1 tahun.

Periode cakupan retensi tidak dipengaruhi oleh tanggal pembuatan aturan retensi

Awal periode cakupan retensi bergantung pada layanan:

  • Gmail dan Grup—Periode retensi dimulai pada hari ketika pesan dikirim atau diterima.
  • Drive—Bergantung pada cara konfigurasi aturan retensi, periode retensi dimulai sejak item dibuat, terakhir diubah, atau dipindahkan ke sampah.
  • Google Chat–Periode retensi dimulai pada hari ketika pesan dikirim. Awal periode retensi tidak berubah saat pengguna mengedit atau menghapus pesan.
  • Google Voice untuk G Suite
    • Pesan teks—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan dikirim
    • Pesan suara dan transkripnya—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan suara dibuat
    • Log panggilan—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat panggilan dilakukan atau diterima
Periode cakupan retensi dapat diperpanjang oleh pembekuan atau aturan retensi khusus.

Saat periode retensi default berakhir, Vault akan menghapus permanen pesan atau file hanya jika:

  • Pesan atau file tersebut tidak dipertahankan oleh aturan retensi khusus apa pun. Data selalu disimpan sesuai yang diharuskan oleh aturan khusus dengan periode retensi terpanjang. Aturan retensi khusus selalu didahulukan terhadap aturan retensi default, meskipun aturan retensi khusus lebih pendek daripada aturan retensi default.
  • Pesan atau file tersebut tidak tunduk pada pembekuan. Jika pembekuan dihapus, aturan retensi akan berlaku seperti yang seharusnya.
Data dapat masih tersimpan di Vault setelah semua masa berlaku aturan retensi berakhir

Meskipun aturan retensi ditetapkan untuk menghapus permanen data, proses di latar belakang yang menghapus data yang telah dihapus secara permanen atau yang berakhir dari sistem Google akan menyimpan data yang tersedia di Vault selama kira-kira 30 hari sebelum sepenuhnya dihapus permanen:

  • Pesan di Gmail pengguna atau yang diposting di Grup saat semua aturan retensi berakhir akan segera dihapus dari tampilan pengguna. Namun, pesan akan tetap tersedia bagi administrator Vault selama sekitar 30 hari berikutnya, dan dalam jangka waktu itu Anda dapat menelusuri, mengekspor, atau membekukannya. Setelah 30 hari, Anda tidak dapat lagi mengambil pesan tersebut.

  • Pesan yang dihapus pengguna atau Pengelola Grup kurang dari 30 hari sebelum cakupan retensi berakhir akan disimpan selama yang diperlukan untuk memenuhi batas waktu maksimum 30 hari tersebut. Misalnya, jika pengguna menghapus pesan dan mengosongkannya dari sampah 20 hari sebelum cakupan retensi berakhir, Anda dapat menelusurinya di Vault selama 10 hari berikutnya. Setelah itu, Anda tidak dapat lagi mengambilnya.

  • Pesan Gmail yang dihapus lebih dari 30 hari sebelum cakupan retensi berakhir akan langsung dihapus permanen pada akhir periode retensi data, dan Anda tidak dapat mengambilnya.

  • Item yang dihapus selamanya dari Drive oleh pengguna atau aturan retensi akan langsung terhapus dari Vault setelah masa cakupan retensi berakhir. Anda mungkin dapat mengambil file jika file tersebut dikosongkan dari Sampah kurang dari 25 hari yang lalu. Setelah periode 25 hari berakhir, perlu waktu hingga 15 hari untuk menghapus permanen item tersebut.

  • Pesan Google Chat dan Hangouts klasik akan disimpan selama 30 hari lagi setelah pengguna atau aturan retensi menghapusnya dari percakapan atau ruang. Proses penghapusan permanen dimulai pada Hari ke-30 dan mungkin memerlukan waktu beberapa hari lagi untuk diselesaikan, bergantung pada jumlah pesan yang dihapus permanen.

  • Pesan teks, pesan suara dan transkripnya, serta log panggilan Google Voice akan dihapus permanen hingga 15 hari setelah cakupan retensi berakhir, dan Anda tidak dapat mengambilnya.

Untuk contoh cara kerjanya pada Gmail, lihat Contoh aturan retensi Gmail dan pengaruhnya.

File yang disimpan di Drive oleh layanan Google lainnya dicakup oleh aturan retensi Drive

Beberapa layanan Google menyimpan datanya di Drive. Data ini dicakup oleh aturan retensi Drive sebagai berikut:

Produk Retensi
Jamboard

Vault mempertahankan Jam yang disimpan di Drive pengguna sesuai dengan aturan retensi Drive. Jam yang tidak disimpan akan dihapus saat sesi Jamboard berakhir dan tidak tersedia di Vault.

Google Meet

Rekaman Meet dilindungi oleh aturan retensi Drive secara default.

Untuk mengelola retensi rekaman Meet secara berbeda dari item lain di Drive, Anda dapat menyiapkan aturan retensi untuk Google Meet. Jika aturan retensi untuk Meet diaktifkan, aturan retensi Drive tidak berlaku untuk rekaman Meet.

Selang waktu cakupan retensi dapat mengakibatkan data dihapus permanen secara langsung

Hati-hati saat mengubah aturan retensi yang ada. Layanan dapat langsung menghapus permanen data yang tidak dilindungi yang telah dihapus pengguna selama lebih dari 30 hari yang lalu.

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?