Aturan retensi data mengontrol cara organisasi Anda menyimpan dan menghapus data Google Workspace karena alasan kepatuhan atau regulasi.
Secara default, data Google Workspace tetap ada di akun pengguna hingga pengguna atau admin menghapusnya. Jika organisasi Anda membutuhkan kontrol lebih besar atas retensi data, Anda dapat menyiapkan aturan retensi di Google Vault. Aturan ini mengatur cara penyimpanan data, durasinya, dan penghapusan data secara permanen setelah data tidak diperlukan lagi.
Tentang aturan retensi
Dengan Vault, Anda dapat menggunakan aturan retensi untuk:
- Menyimpan data selama yang Anda perlukan—Anda dapat menyiapkan aturan di Vault untuk menyimpan data selama yang Anda perlukan. Data akan disimpan meskipun jika pengguna menghapus pesan dan file atau mengosongkan sampah mereka.
- Menghapus data saat Anda tidak lagi memerlukannya—Anda dapat menjadwalkan penghapusan data di Vault setelah durasi waktu tertentu. Saat periode retensi data berakhir, data akan dihapus dari akun pengguna dan dihapus permanen dari semua sistem Google. (Data dalam pembekuan litigasi tidak akan dihapus permanen). Waktu yang diperlukan untuk menghapus data yang telah habis masa berlakunya bervariasi bergantung pada layanannya. Untuk mengetahui detailnya, buka Data dapat tetap tersimpan di Vault setelah semua masa berlaku aturan retensi berakhir (akan dibahas kemudian di halaman ini).
Jenis aturan retensi
Aturan retensi default
Jika Anda harus menyimpan semua data untuk layanan selama jangka waktu tertentu, tetapkan aturan retensi default. Aturan default berlaku untuk data hanya jika aturan khusus atau pembekuan tidak diterapkan. Anda tidak dapat menerapkan aturan retensi default hanya untuk akun atau jangka waktu tertentu, dan Anda hanya dapat memiliki satu aturan retensi default untuk setiap layanan.
Aturan retensi khusus
Jika Anda harus menyimpan data tertentu selama waktu yang ditentukan, tetapkan aturan retensi khusus. Anda dapat menetapkan kondisi dan ketentuan pada data, bergantung pada layanannya:
-
Gmail dan Google Grup—Tetapkan aturan menurut unit organisasi, rentang tanggal, dan istilah penelusuran yang spesifik.
-
Google Drive, Meet, dan Sites—Tetapkan aturan menurut unit organisasi dan tentukan tanggal habis masa berlaku berdasarkan tanggal terakhir diubah (untuk mengatasi masalah data yang sudah tidak berlaku) dan tanggal dibuat (agar sesuai dengan persyaratan kepatuhan), tanggal file dibuang ke folder sampah, atau kolom tanggal label Drive.
-
Google Chat–Tetapkan aturan menurut unit organisasi atau untuk semua ruang Chat di organisasi.
-
Google Kalender—Tetapkan aturan menurut unit organisasi, dan tentukan tanggal habis masa berlaku berdasarkan tanggal acara berakhir. Untuk mengetahui detailnya, buka Tentang periode retensi data.
- Google Voice untuk Google Workspace—Tetapkan aturan menurut unit organisasi dan jenisnya.
Anda dapat menetapkan aturan khusus sebanyak yang diperlukan organisasi Anda. Data dipertahankan sesuai dengan aturan yang memiliki akhir masa berlaku retensi terpanjang. Untuk Drive, jika item Drive di folder sampah tunduk pada beberapa aturan retensi, aturan 'dipindahkan ke sampah' akan menggantikan semua aturan retensi lainnya.
Informasi penting tentang retensi
Buka bagian | Ciutkan semua & ke bagian atas
Aturan retensi dan pembekuan menyimpan data di Vault, tetapi memiliki perbedaan penting:
| Pembekuan | Aturan retensi | |
|---|---|---|
|
Penggunaan |
Pembekuan umumnya dibuat sebagai tanggapan atas penyelidikan atau masalah hukum. |
Aturan retensi digunakan untuk mengontrol durasi penyimpanan data secara proaktif. |
| Cakupan | Pembekuan dapat diterapkan pada:
|
Aturan retensi dapat diterapkan untuk:
Catatan: Aturan retensi tidak dapat diterapkan ke akun perorangan, kecuali dengan mencocokkan istilah. |
|
Periode penyimpanan |
Pembekuan menyimpan data tanpa batas waktu, hingga pembekuan dihapus. |
Aturan retensi menyimpan data selama periode tertentu, yang dapat berupa jumlah hari spesifik atau tanpa batas waktu. |
|
Prioritas |
Pembekuan lebih diutamakan daripada aturan retensi. Saat pembekuan dihapus, data akan langsung tunduk pada aturan retensi yang berlaku. |
Aturan retensi tidak diterapkan untuk data yang dipertahankan oleh pembekuan sampai pembekuan dihapus. Aturan khusus lebih diutamakan daripada aturan default, meskipun aturan default berakhir lebih lama. Data dapat dihapus dari sistem produksi Google saat aturan retensi terakhir yang berlaku berakhir. |
|
Akses |
Hanya pengguna Vault yang memiliki akses ke masalah yang dapat meninjau siapa dan konten apa yang dibekukan. |
Hanya pengguna Vault yang memiliki hak istimewa aturan retensi yang dapat mengelola aturan retensi. |
Vault sepenuhnya terintegrasi dengan layanan Google yang didukungnya, sehingga tidak ada arsip yang terpisah.
Saat aturan retensi diterapkan ke pesan atau file, item akan dihapus dari layanan, meskipun pengguna belum menandainya untuk dihapus.
Misalnya, Anda membuat aturan retensi default untuk mempertahankan pesan Gmail selama 365 hari, dan tidak memiliki aturan khusus atau pembekuan. Vault akan menghapus setiap pesan yang lebih lama dari 1 tahun.
- Gmail dan Grup—Periode retensi data dimulai pada hari saat pesan dikirim atau diterima.
- Drive, Meet, dan Sites—Bergantung pada cara aturan retensi disiapkan, periode retensi data dapat dimulai:
- Saat item dibuat
- Saat item terakhir diubah
- Saat item dipindahkan ke sampah
- Jika label Drive memiliki kolom tanggal dalam kondisi, pada nilai yang ditetapkan untuk kolom tanggal label Drive
- Chat—Periode retensi data dimulai pada hari saat pesan dikirim. Awal periode retensi data tidak berubah saat pengguna mengedit atau menghapus pesan.
- Kalender—Periode retensi data dimulai saat acara berakhir. Untuk mengetahui detailnya, buka Tentang periode retensi data.
- Voice untuk Google Workspace:
- Pesan teks—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan dikirim.
- Pesan suara dan transkripnya—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan suara dibuat.
- Log panggilan—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat panggilan dimulai atau diterima.
Saat periode retensi data default berakhir, Vault akan menghapus permanen pesan atau file hanya jika:
- Pesan atau file tersebut tidak dipertahankan oleh aturan retensi khusus apa pun. Data selalu disimpan sesuai ketentuan aturan khusus dengan periode retensi terpanjang. Aturan retensi khusus selalu diprioritaskan di atas aturan retensi default, meskipun jika aturan retensi khusus lebih pendek daripada aturan retensi default.
- Pesan atau file tersebut tidak tunduk pada pembekuan. Jika pembekuan dihapus, aturan retensi akan berlaku.
Meskipun aturan retensi ditetapkan untuk menghapus permanen data, proses latar belakang yang menghapus data yang telah dihapus secara permanen atau berakhir masa berlakunya dari sistem Google akan membuat data tetap tersedia untuk Vault selama kira-kira 30 hari sebelum sepenuhnya dihapus permanen.
Pesan email
-
Pesan di Gmail pengguna atau yang diposting di Google Grup saat semua aturan retensi berakhir akan dihapus dari tampilan pengguna (proses ini dapat memerlukan waktu beberapa jam hingga beberapa hari). Pesan akan tetap tersedia bagi administrator Vault selama sekitar 30 hari berikutnya, dan dalam jangka waktu tersebut Anda dapat menelusuri, mengekspor, atau membekukannya. Setelah 30 hari, Anda tidak dapat lagi mengambil pesan tersebut.
-
Pesan yang dihapus pengguna atau pengelola grup kurang dari 30 hari sebelum cakupan retensi berakhir akan disimpan hingga diperlukan untuk memenuhi batas waktu maksimum 30 hari tersebut. Misalnya, jika pengguna menghapus pesan dan mengosongkan folder sampah yang berisi pesan tersebut 20 hari sebelum cakupan retensi berakhir, Anda dapat menelusurinya di Vault selama 10 hari berikutnya. Setelah itu, Anda tidak dapat lagi mengambilnya.
-
Pesan Gmail yang dihapus lebih dari 30 hari sebelum cakupan retensi berakhir akan langsung dihapus permanen pada akhir periode retensi data, dan Anda tidak dapat mengambilnya.
Untuk mengetahui contoh cara kerja aturan retensi di Gmail, buka Contoh aturan retensi Gmail dan efeknya.
Item di Drive
- Penghapusan item dan situs di Drive pengguna dapat memerlukan waktu hingga 15 hari setelah semua masa berlaku aturan retensi berakhir. Jika item dihapus dari Drive dan tidak tercakup oleh aturan retensi atau pembekuan, item tersebut akan langsung tidak tersedia untuk Vault. Jika file dihapus kurang dari 25 hari yang lalu, admin mungkin dapat mengambil file.
- Item dan situs yang dihapus oleh pengguna dan dikosongkan dari sampah akan langsung tidak tersedia di Vault, jika tidak ada aturan retensi atau pembekuan untuk memperpanjang ketersediaannya. Jika file dihapus kurang dari 25 hari yang lalu, admin mungkin dapat mengambil file.
Pesan chat
-
Pesan Chat disimpan selama 30 hari lagi setelah pengguna atau aturan retensi menghapusnya dari percakapan atau ruang. Proses penghapusan permanen dimulai pada hari ke-30 dan mungkin memerlukan waktu beberapa hari lagi untuk diselesaikan, bergantung pada jumlah pesan yang dihapus permanen.
Acara Kalender
- Acara kalender disimpan selama 30 hari setelah pengguna atau aturan retensi menghapus acara. Acara dapat ditelusuri dan diekspor di Vault.
Data Voice
-
SMS, pesan suara, transkripnya, dan log panggilan yang dilakukan di Voice akan dihapus permanen maksimum 30 hari setelah cakupan retensi berakhir, dan Anda tidak dapat mengambilnya.
Beberapa layanan Google menyimpan datanya di Drive. Data ini dicakup oleh aturan retensi Drive sebagai berikut:
| Produk | Retensi |
|---|---|
| Jamboard | Vault menyimpan Jam yang disimpan di Drive pengguna sesuai dengan aturan retensi Drive. Jam yang tidak disimpan akan dihapus setelah sesi Jamboard berakhir dan tidak tersedia untuk Vault. |
| Google Meet | Rekaman Meet serta log untuk chat dalam Meet, Tanya Jawab, dan polling dicakup oleh aturan retensi Drive secara default.
Untuk mengelola retensi rekaman Meet secara berbeda dari item lain di Drive, Anda dapat menyiapkan aturan retensi untuk Meet. Jika aturan retensi untuk Meet diaktifkan, aturan retensi Drive tidak berlaku untuk rekaman Meet. |
| Google Sites | Secara default, Sites dicakup oleh aturan retensi Sites.
Untuk mempertahankan situs secara berbeda dari item lainnya di Drive, Anda dapat menyiapkan aturan retensi untuk Sites. Jika aturan retensi untuk Sites diaktifkan, aturan retensi Drive tidak berlaku untuk situs. Untuk mempertahankan situs dengan cara yang sama seperti item lainnya di Drive, Anda dapat mengubah setelan retensi sehingga situs dipertahankan oleh aturan Drive. |
Hati-hati saat mengubah aturan retensi yang ada. Layanan dapat langsung menghapus permanen data yang tidak dilindungi yang telah dihapus pengguna selama lebih dari 30 hari yang lalu.