Cómo funciona la conservación

Puedes controlar durante cuánto tiempo se conservan tus datos creando reglas de conservación. Puedes hacer lo siguiente:

  • Conservar datos durante el tiempo que sea necesario. Si tu organización debe conservar datos durante un periodo determinado, puedes configurar Vault para hacerlo. Esos datos se conservan aunque los usuarios borren mensajes y archivos o vacíen sus papeleras.
  • Eliminar datos cuando ya no se necesiten. Si tu organización tiene la obligación de eliminar datos sensibles después de cierto tiempo, puedes configurar Vault para que determinados servicios quiten esos datos de las cuentas de usuario y los eliminen definitivamente de todos los sistemas de Google.
Advertencia: Si una regla de conservación se configura incorrectamente, es posible que los servicios de Google afectados eliminen datos de forma inmediata y definitiva. Por eso, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño grupo de usuarios antes de utilizarlas en toda tu organización.

Cuando termina la cobertura de conservación de una regla, si los datos afectados no están sujetos a ningún bloqueo, Vault permite que los servicios los eliminen de manera definitiva e inmediata. El tiempo que se tarda en eliminarlos definitivamente varía en función del servicio. Más información

Hay dos tipos de reglas de conservación

Reglas de conservación predeterminadas

Las reglas de conservación predeterminadas son útiles cuando necesitas conservar todos los datos de un servicio en todas las cuentas con licencia de tu organización durante un tiempo determinado. Solo afectan a los datos que no están sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla personalizada. No puedes aplicar reglas de conservación predeterminadas solo a cuentas o periodos específicos; además, solo puedes tener una regla de conservación predeterminada por servicio.

Reglas de conservación personalizadas

Con las reglas de conservación personalizadas puedes conservar datos concretos durante un tiempo determinado. Puedes especificar qué datos con condiciones y términos en función del servicio:

  • Gmail y Grupos: puedes crear reglas personalizadas que afecten a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos.

  • Drive y Meet: puedes seleccionar unidades organizativas y definir la fecha de vencimiento en función de cuándo se modificó por última vez un elemento (para evitar contenido obsoleto), cuándo se creó (para responder a requisitos de cumplimiento) o cuándo se envió a la papelera.

  • Chat y versión clásica de Hangouts: puedes configurar reglas de conservación personalizadas en unidades organizativas o en todas las salas de un dominio, y definir la fecha de vencimiento en función de cuándo se enviaron los mensajes.

  • Google Voice: puedes configurar reglas por unidad organizativa y tipo de datos.

Puedes crear tantas reglas personalizadas como necesite tu organización. Los datos se conservan de acuerdo con la regla que tenga la fecha de vencimiento más tardía. En el caso de Drive, si un elemento que está en la papelera está sujeto a varias reglas de conservación, prevalece la que afecta a los archivos movidos a la papelera.

Información importante sobre la conservación

¿Cuál es la diferencia entre un bloqueo y una regla de conservación?

Tanto los bloqueos como las reglas de conservación conservan los datos en Vault, pero hay diferencias importantes:

  Bloqueo Regla de conservación

Uso

Los bloqueos se suelen crear como respuesta a una investigación o una cuestión legal.

Las reglas de conservación se crean para controlar durante cuánto tiempo se conservan los datos.

Alcance Se aplican a cuentas de usuario, unidades organizativas o grupos. Se aplican a usuarios de unidades organizativas o grupos, y a entidades de productos, como unidades compartidas o salas. Las reglas de conservación no se pueden aplicar a cuentas de usuario, salvo que se haga de forma indirecta.

Periodo de conservación

Los bloqueos conservan los datos indefinidamente hasta que dejan de aplicarse.

En las reglas de conservación, se conservan los datos durante el periodo que se indique, que puede ser un número determinado de días o indefinidamente.

Prioridad

Los bloqueos tienen prioridad sobre las reglas de conservación. Cuando se elimina un bloqueo, los datos quedan sujetos inmediatamente a las reglas de conservación aplicables.

Las reglas de conservación no afectan a los datos que se conservan por un bloqueo hasta que el bloqueo deje de estar vigente.

Las reglas personalizadas tienen prioridad sobre las reglas predeterminadas, aunque estas últimas venzan más tarde. Los datos se pueden quitar de los sistemas de producción de Google cuando vence la última regla de conservación aplicable.

Acceso

Solo puede ver qué elementos y usuarios se están bloqueando los usuarios de Vault que tienen acceso al asunto.

Solo pueden gestionar reglas de conservación los usuarios de Vault con privilegios para hacerlo.

Los datos que se quitan de Vault también desaparecen de las cuentas de usuario

Vault está totalmente integrado con los servicios de Google con los que es compatible; este servicio no crea ningún archivo aparte. Por tanto, si creas una regla de conservación que afecta a todos los mensajes o archivos, podrían eliminarse datos que los usuarios quieren conservar. Por ejemplo, si creas una regla de conservación predeterminada para conservar todos los mensajes de Gmail durante 365 días y no has configurado ningún bloqueo ni ninguna regla personalizada, Vault eliminará todos los mensajes de tu dominio que tengan más de un año de antigüedad.

La fecha en la que se crea una regla de conservación no afecta en modo alguno a su cobertura

El inicio del periodo de cobertura de la conservación depende del servicio:

  • Gmail y Grupos: el periodo de conservación comienza el día en que se envía o se recibe un mensaje.
  • Drive: el periodo de conservación comienza el día en que el elemento se crea, se modifica por última vez o se mueve a la papelera, en función de cómo se configure la regla de conservación.
  • Google Chat: el periodo de conservación comienza el día en que el mensaje se envía. El inicio del periodo de conservación de un mensaje no cambia aunque se edite o elimine ese mensaje.
  • Google Voice para G Suite:
    • Mensajes de texto: el periodo de conservación comienza a las 23:59 UTC-7 del día en que se envió el mensaje.
    • Mensajes de voz y sus transcripciones: el periodo de conservación comienza a las 23:59 UTC-7 del día en que se creó el mensaje de voz.
    • Registros de llamadas: el periodo de conservación comienza a las 23:59 UTC-7 del día en que se realizó o recibió la llamada.
Los periodos de cobertura de las reglas de conservación se pueden ampliar mediante reglas de conservación personalizadas y bloqueos

Cuando el periodo de conservación predeterminado de mensajes o archivos vence, Vault los elimina definitivamente solo en estos casos:

  • Cuando no hay ninguna regla de conservación personalizada que los conserve. Los datos siempre se conservan según lo establecido en la regla personalizada con el periodo de conservación más largo. Las reglas de conservación personalizadas siempre tienen prioridad sobre la regla predeterminada, aunque su periodo de conservación sea más corto.
  • Cuando no están sujetos a ningún bloqueo. Cuando se retira un bloqueo, las reglas de conservación se aplican con normalidad.
Los datos pueden permanecer en Vault una vez que hayan vencido todas las reglas de conservación

El proceso en segundo plano que borra datos de los sistemas de Google conserva los datos eliminados en Vault durante aproximadamente 30 días antes de eliminarlos definitivamente:

  • Cuando vencen todas las reglas de conservación, los mensajes que hay en las cuentas de Gmail de los usuarios o que se han publicado en Grupos dejan inmediatamente de estar visibles para los usuarios. Sin embargo, los administradores de Vault siguen teniendo acceso a ellos durante aproximadamente 30 días más, durante los cuales pueden buscarlos, exportarlos o someterlos a bloqueos. Pasados esos 30 días, ya no se pueden recuperar.

  • Los mensajes que los usuarios o los administradores de grupos eliminan menos de 30 días antes de que venza el periodo de conservación se mantienen el tiempo que sea necesario para cumplir el máximo de 30 días. Por ejemplo, si un usuario elimina mensajes y vacía la papelera 20 días antes de que venza el periodo de conservación, podrás buscarlos en Vault durante 10 días más tras la fecha de vencimiento. Transcurrido ese tiempo, ya no se pueden recuperar.

  • Los mensajes de Gmail eliminados más de 30 días antes de que venza el periodo de conservación se eliminan definitivamente en cuanto termina dicho periodo y no pueden recuperarse.

  • Los elementos de Drive se eliminan definitivamente en un plazo máximo de 15 días tras el vencimiento del periodo de conservación y no pueden recuperarse.

  • Los mensajes de Google Chat y de la versión clásica de Hangouts se conservan durante 30 días después de que un usuario o una regla de conservación los quite de una conversación o una sala. El proceso que elimina definitivamente estos mensajes se inicia a los 30 días y, si hay una gran cantidad de mensajes, puede tardar varios días en completarse.

  • Los mensajes de texto, los mensajes de voz y sus transcripciones y los registros de llamadas de Google Voice se eliminan definitivamente en un plazo máximo de 15 días tras el vencimiento de la cobertura de las reglas de conservación y no pueden obtenerse.

Puedes consultar más información sobre cómo funciona este proceso en los casos de borrado y eliminación definitiva.

Los archivos guardados en Drive por otros servicios de Google están sujetos a las reglas de conservación de Drive

Algunos servicios de Google almacenan sus datos en Drive, por lo que esos datos están sujetos a las reglas de conservación de Drive:

Producto Conservación
Jamboard

Vault conserva las Jams guardadas en las unidades de Drive de los usuarios según lo definido en las reglas de conservación de Drive. Las que no se guarden se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.

Google Meet

Las grabaciones de Meet están sujetas de forma predeterminada a las reglas de conservación de Drive.

Si quieres que las grabaciones de Meet se conserven de forma diferente a otros elementos de Drive, puedes configurar reglas de conservación de Google Meet. Si están activadas, las grabaciones de Meet no estarán sujetas a las reglas de conservación de Drive.

Los periodos de desprotección en la cobertura de conservación pueden provocar la eliminación definitiva e inmediata de datos

Ten cuidado al cambiar las reglas de conservación que se estén aplicando. Los servicios pueden eliminar de manera definitiva e inmediata los datos desprotegidos que los usuarios hayan eliminado hace más de 30 días.

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