Met bewaarregels voor gegevens bepaalt u hoe uw organisatie Google Workspace-gegevens opslaat en verwijdert voor nalevings- of juridische doeleinden.
Standaard blijven Google Workspace-gegevens in gebruikersaccounts staan totdat de gebruiker of beheerder ze verwijdert. Als uw organisatie meer controle wil over bewaring van gegevens, kunt u bewaarregels instellen in Google Vault. Met deze regels bepaalt u hoe gegevens worden opgeslagen en hoelang, en worden gegevens definitief verwijderd als ze niet meer nodig zijn.
Over bewaarregels
U kunt bewaarregels in Vault gebruiken om het volgende te doen:
- Gegevens zo lang bewaren als nodig: U kunt regels instellen om gegevens te bewaren zo lang als nodig is. De gegevens blijven zelfs bewaard als gebruikers berichten en bestanden verwijderen of de prullenbak leegmaken.
- Gegevens verwijderen als ze niet meer nodig zijn: U kunt instellen dat Vault gegevens na een bepaalde periode verwijdert. Als de bewaarperiode voorbij is, worden de gegevens verwijderd uit gebruikersaccounts en definitief verwijderd uit alle Google-systemen. (Gegevens waarvoor een juridische bewaarplicht geldt, worden niet definitief verwijderd.) Hoelang het duurt voordat verlopen gegevens definitief zijn verwijderd, hangt af van de service. Ga naar Gegevens kunnen in Vault blijven staan als er geen bewaarregels meer gelden (verderop op deze pagina) voor meer informatie.
Typen bewaarregels
Standaard bewaarregels
Als u alle gegevens van een service voor een bepaalde periode wilt bewaren, stelt u een standaard bewaarregel in. Standaardregels worden alleen toegepast op gegevens waarvoor geen aangepaste regel of bewaarplicht geldt. U kunt standaard bewaarregels niet toepassen op specifieke accounts of perioden. U kunt maar één standaard bewaarregel instellen voor elke service.
Aangepaste bewaarregels
Als u specifieke gegevens voor een bepaalde periode wilt bewaren, stelt u een aangepaste bewaarregel in. U kunt aangeven welke gegevens dit zijn met voorwaarden en termen, afhankelijk van de service:
-
Gmail en Google Groepen: U kunt regels instellen per organisatie-eenheid, periode en specifieke zoektermen.
-
Google Drive, Meet en Sites: U kunt regels instellen per organisatie-eenheid. U kunt een vervaldatum instellen, gebaseerd op de datum waarop bestanden voor het laatst zijn bewerkt (om verouderde bestanden te verwijderen), zijn gemaakt (voor nalevingsvereisten) of in de prullenbak zijn geplaatst. U kunt ook vervaldatums instellen aan de hand van de datumvelden in Drive-labels.
-
Google Chat: U kunt regels instellen per organisatie-eenheid of voor alle chatruimtes in de organisatie.
-
Google Agenda: U kunt regels instellen per organisatie-eenheid en een vervaldatum instellen gebaseerd op de datum waarop de afspraak voorbij is. Ga naar Over bewaarperioden voor meer informatie.
- Google Voice voor Google Workspace: U kunt regels instellen per organisatie-eenheid en gegevenstype.
U kunt zo veel aangepaste bewaarregels instellen als uw organisatie nodig heeft. Gegevens worden bewaard volgens de regel met de laatste vervaldatum. Als meerdere bewaarregels van toepassing zijn op een Drive-item dat in de prullenbak staat, hebben specifieke regels voor bestanden in de prullenbak voorrang.
Belangrijke informatie over bewaren
Gedeelte openen | Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan
Bewaarplichten en bewaarregels bevatten beide gegevens in Vault, maar er zijn belangrijke verschillen:
| Bewaarplichten | Bewaarregels | |
|---|---|---|
|
Gebruik |
Bewaarplichten worden meestal gemaakt na een onderzoek of wettelijk probleem. |
Met bewaarregels wordt van tevoren bepaald hoelang gegevens bewaard blijven. |
| Bereik | Bewaarplichten kunnen worden toegepast op:
|
Bewaarregels kunnen worden toegepast op:
Opmerking: Bewaarregels kunnen niet worden toegepast op afzonderlijke accounts, behalve als u instelt dat bepaalde termen moeten overeenkomen. |
|
Bewaarperiode |
Bewaarplichten bewaren gegevens voor onbepaalde tijd, totdat de bewaarplicht wordt verwijderd. |
Bewaarregels bewaren gegevens voor een bepaalde periode. Dit kan een bepaald aantal dagen of voor onbepaalde tijd zijn. |
|
Prioriteit |
Bewaarplichten hebben voorrang op bewaarregels. Als een bewaarplicht wordt verwijderd, vallen de gegevens meteen onder de toepasselijke bewaarregels. |
Bewaarregels worden niet toegepast op gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, tenzij de bewaarplicht wordt verwijderd. Aangepaste regels hebben voorrang op standaardregels, zelfs als de standaardregel later verloopt dan de aangepaste regel. Gegevens kunnen worden verwijderd uit de productiesystemen van Google als de laatste toepasselijke bewaarregel verloopt. |
|
Toegang |
Alleen Vault-gebruikers met toegang tot een kwestie kunnen zien wie en wat onder een bewaarplicht valt. |
Alleen Vault-gebruikers met rechten voor bewaarregels kunnen bewaarregels beheren. |
Vault is volledig geïntegreerd met de ondersteunde Google-services, dus er is geen apart archief.
Als een bewaarregel op een bericht of bestand wordt toegepast, wordt het item verwijderd uit de service, zelfs als de gebruiker het niet zelf heeft verwijderd.
Stel dat u instelt dat de standaard bewaarregel Gmail-berichten 365 dagen bewaart en dat u verder geen aangepaste regels of bewaarplichten instelt. Vault verwijdert dan elk bericht dat ouder is dan 1 jaar.
- Gmail en Groepen: De bewaarperiode begint op de dag dat het bericht wordt gestuurd of ontvangen.
- Drive, Meet en Sites: Afhankelijk van hoe de bewaarregel is ingesteld, begint de bewaarperiode op een van deze dagen:
- De dag dat het item is gemaakt.
- De dag dat het item voor het laatst is aangepast.
- De dag dat het item in de prullenbak is geplaatst.
- Als een Drive-label een datumveld heeft in de voorwaarde, op de dag die in dat datumveld staat.
- Chat: De bewaarperiode begint op de dag dat het bericht is gestuurd. Het begin van de bewaarperiode blijft hetzelfde als een gebruiker een bericht bewerkt of verwijdert.
- Agenda: De bewaarperiode begint als de afspraak voorbij is. Ga naar Over bewaarperioden voor meer informatie.
- Voice voor Google Workspace:
- Tekstberichten: De bewaarperiode begint om 23:59 UTC-7 op de dag dat het bericht is gestuurd.
- Voicemails en voicemailtranscripts: De bewaarperiode begint om 23:59 UTC-7 op de dag dat de voicemail is gemaakt.
- Gesprekslijsten: De bewaarperiode begint om 23:59 UTC-7 op de dag dat het gesprek is gevoerd of ontvangen.
Als de standaard bewaarperiode voorbij is, verwijdert Vault een bericht of bestand alleen in de volgende situaties:
- Er gelden geen aangepaste bewaarregels voor het bericht of bestand. Gegevens worden altijd bewaard volgens de aangepaste regel met de langste bewaarperiode. Aangepaste bewaarregels hebben altijd voorrang op de standaard bewaarregel, zelfs als de aangepaste bewaarregel het bericht minder lang bewaart dan de standaard bewaarregel.
- Er is geen bewaarplicht op geplaatst. Als de bewaarplicht wordt verwijderd, worden eventuele bewaarregels toegepast.
Zelfs als er een bewaarregel is ingesteld die gegevens definitief verwijdert, zorgt het achtergrondproces waarmee gegevens worden verwijderd uit de systemen van Google dat gegevens ongeveer 30 dagen beschikbaar blijven in Vault voordat ze definitief worden verwijderd.
E-mailberichten
-
Berichten in de Gmail van een gebruiker of gepost in Google Groepen worden verwijderd uit de weergave van de gebruiker als alle bewaarregels zijn verlopen (dit proces kan uren tot dagen duren). Ze blijven nog ongeveer 30 dagen beschikbaar voor Vault-beheerders. In die tijd kunt u berichten zoeken, exporteren of er een bewaarplicht op plaatsen. Na 30 dagen kunt u deze berichten niet meer terughalen.
-
Als gebruikers of groepsbeheerders berichten verwijderen minder dan 30 dagen voordat de bewaarperiode is afgelopen, worden de berichten bewaard zo lang als nodig is om het maximum van 30 dagen te behalen. Als een gebruiker bijvoorbeeld 20 dagen voordat de bewaarperiode is afgelopen berichten verwijdert en de prullenbak leegmaakt, kunt u de berichten nog 10 dagen vinden in Vault. Daarna kunt u ze niet meer terughalen.
-
Gmail-berichten die meer dan 30 dagen voordat de bewaarperiode is afgelopen, zijn verwijderd, worden meteen definitief verwijderd aan het einde van de bewaarperiode. Daarna kunt u ze niet meer terughalen.
Ga naar Voorbeelden van bewaarregels voor Gmail en de gevolgen ervan voor meer informatie over hoe bewaarregels werken in Gmail.
Items in Drive
- Nadat alle bewaarregels zijn verlopen, kan het 15 dagen duren voordat items en sites in de Drive van een gebruiker worden verwijderd uit Drive. Als een item uit Drive wordt verwijderd en er geen bewaarregels of bewaarplichten gelden, is het meteen niet meer beschikbaar voor Vault. Als de bestanden minder dan 25 dagen geleden zijn verwijderd, kan een beheerder ze misschien nog terughalen.
- Door gebruikers verwijderde items en sites die uit de prullenbak zijn verwijderd, zijn meteen niet meer beschikbaar voor Vault als er geen bewaarregel of bewaarplicht geldt om ze langer te behouden. Als de bestanden minder dan 25 dagen geleden zijn verwijderd, kan een beheerder ze misschien nog terughalen.
Chatberichten
-
Chatberichten worden 30 dagen bewaard nadat ze door een gebruiker of bewaarregel zijn verwijderd uit een gesprek of ruimte. Het verwijderproces begint op dag 30. Het kan een paar dagen duren voordat alle berichten definitief zijn verwijderd, afhankelijk van het aantal berichten.
Agenda-afspraken
- Agenda-afspraken worden 30 dagen bewaard nadat de afspraak door een gebruiker of bewaarregel is verwijderd. U kunt afspraken zoeken en exporteren in Vault.
Voice-gegevens
-
Tekstberichten, voicemails, voicemailtranscripts en gesprekslijsten van Voice worden maximaal 30 dagen nadat de bewaarperiode is verlopen definitief verwijderd. Daarna kunt u ze niet meer terughalen.
Sommige Google-services slaan gegevens op in Drive. Deze gegevens vallen onder de bewaarregels van Drive. Hiervoor geldt het volgende:
| Product | Bewaren |
|---|---|
| Jamboard | Vault bewaart Jams die zijn opgeslagen in de Drive van gebruikers volgens de bewaarregels van Drive. Niet-opgeslagen Jams worden verwijderd wanneer de Jamboard-sessie eindigt. Deze zijn niet beschikbaar in Vault. |
| Google Meet | Meet-opnamen, notities die zijn gemaakt door Gemini en de logboeken voor chats, vraag- en antwoordsessies en polls in Meet vallen standaard onder de bewaarregels van Drive.
Als u wilt dat voor Meet-opnamen andere bewaarregels gelden dan voor andere items in Drive, kunt u bewaarregels instellen voor Meet. Als bewaarregels voor Meet aanstaan, gelden de bewaarregels van Drive niet voor Meet-opnamen. |
| Google Sites | Sites vallen standaard onder de Drive-bewaarregels.
Als u wilt dat sites op een andere manier dan andere items in Drive worden bewaard, kunt u bewaarregels voor Sites instellen. Als bewaarregels voor Sites aanstaan, gelden de Drive-bewaarregels niet voor sites. Als u sites hetzelfde wilt houden als andere items in Drive, kunt u de bewaarinstellingen wijzigen, zodat sites worden bewaard op basis van de Drive-regels. |
Wees voorzichtig als u bestaande bewaarregels wijzigt. Services kunnen onmiddellijk onbeschermde gegevens verwijderen die gebruikers meer dan 30 dagen geleden hebben verwijderd.
Onderliggende organisatie-eenheden nemen aangepaste bewaarregels over van de bovenliggende organisatie-eenheid.
Deze overgenomen regels gelden voor alle onderliggende organisatie-eenheden, zelfs als die organisatie-eenheden worden gemaakt nadat de aangepaste bewaarregel was ingesteld.
Voorbeeld:
example.com is de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. Hiervoor geldt een standaard bewaarperiode van 2 jaar voor Gmail.
Voor example.com_VS geldt een aangepaste bewaarregel van 11 jaar voor Gmail. Deze regel wordt toegepast als de primaire regel.
example.com_VS\Werknemers is een onderliggende organisatie-eenheid die de aangepaste bewaarregel van 11 jaar overneemt van de bovenliggende organisatie-eenheid (example.com_VS). De aangepaste regel wordt toegepast als primaire regel. Deze regel wordt zelfs toegepast als example.com_VS\Werknemers wordt gemaakt nadat de aangepaste bewaarregel was ingesteld voor example.com_VS.