تتحكّم قواعد الاحتفاظ بالبيانات في كيفية حفظ مؤسستك لبيانات Google Workspace وحذفها لأغراض الامتثال أو لأسباب تنظيمية.
تظلّ بيانات Google Workspace في حسابات المستخدمين تلقائيًا إلى أن يحذفها المستخدم أو المشرف. إذا أرادت مؤسستك التحكّم بشكل أكبر في عملية الاحتفاظ بالبيانات، يمكنك إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Vault. تنظّم هذه القواعد طريقة تخزين البيانات ومدة الاحتفاظ بها، وتزيل البيانات نهائيًا عندما تزول الحاجة إليها.
لمحة عن قواعد الاحتفاظ بالبيانات
من خلال Vault، يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لإجراء ما يلي:
- الاحتفاظ بالبيانات طيلة مدة احتياجك إليها: يمكنك إعداد القواعد للاحتفاظ بالبيانات طيلة مدة احتياجك إليها. ويتم الاحتفاظ بالبيانات حتى إذا حذف المستخدمون الرسائل والملفات أو أفرغوا المهملات.
- إزالة البيانات عندما تزول الحاجة إليها: يمكنك جدولة Vault لحذف البيانات بعد فترة معيَّنة. وعند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات، تتم إزالة البيانات من حسابات المستخدمين وتتم إزالتها نهائيًا من جميع أنظمة Google. (لا تتم الإزالة نهائيًا للبيانات الخاضعة للتجميد لأسباب قانونية.) يختلف وقت الإزالة نهائيًا للبيانات المنتهية الصلاحية حسب الخدمة. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى القسم يمكن أن تظل البيانات في Vault بعد انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات (أدناه في هذه الصفحة).
أنواع قواعد الاحتفاظ بالبيانات
القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات
إذا كان يجب الاحتفاظ بجميع بيانات خدمة ما لفترة زمنية معيّنة، عليك ضبط قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات. تنطبق القواعد التلقائية على البيانات فقط في حال عدم انطباق قاعدة مخصَّصة أو عملية تجميد بيانات. ولا يمكنك تطبيق القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على حسابات أو فترات زمنية معيّنة فقط، ويمكنك فقط تطبيق قاعدة تلقائية واحدة للاحتفاظ بالبيانات لكل خدمة.
القواعد المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات
إذا كان يجب الاحتفاظ ببيانات معيّنة لفترة زمنية معيّنة، عليك ضبط قاعدة مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات. ويمكنك تحديد البيانات باستخدام شروط وعبارات محدَّدة بناءً على الخدمة:
-
Gmail و"مجموعات Google": يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية والنطاقات الزمنية وعبارات بحث محدَّدة.
-
Google Drive وMeet و"مواقع Google": يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية وتحديد تاريخ انتهاء الصلاحية استنادًا إلى تواريخ آخر تعديلات (لمعالجة البيانات القديمة) وتواريخ الإنشاء (لتلبية متطلبات الامتثال)، أو تواريخ النقل إلى المهملات، أو حقول تاريخ تصنيف Drive.
-
Google Chat: يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية أو لجميع مساحات Chat في مؤسستك.
-
تقويم Google: يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية أو حسب تاريخ انتهاء الصلاحية المحدّد استنادًا إلى تاريخ انتهاء الحدث. للحصول على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى المقالة لمحة عن فترات الاحتفاظ بالبيانات.
- خدمة Google Voice لمستخدمي Google Workspace: يمكنك ضبط القواعد حسب الوحدة التنظيمية ونوع البيانات.
ما من حد أقصى لعدد القواعد المخصَّصة التي يمكن أن تنشئها مؤسستك. ويتمّ الاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقاعدة ذات أحدث تاريخ انتهاء صلاحية. في Drive، في حال تطبيق قواعد متعدّدة للاحتفاظ بالبيانات على أحد الملفات في المهملات، تحِلّ قاعدة "تمّ النقل إلى المهملات" محلّ جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات الأخرى.
معلومات مهمة عن الاحتفاظ بالبيانات
فتح القسم | تصغير الكل والانتقال إلى أعلى الصفحة
تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات بالبيانات في Vault، ولكن هناك اختلافات مهمة بينهما:
| عمليات تجميد البيانات | قواعد الاحتفاظ بالبيانات | |
|---|---|---|
|
الاستخدام |
عادةً ما يتم إنشاء حالات تجميد البيانات استجابةً إلى مسألة قانونية أو تحقيق. |
يتم استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكم استباقيًا في طول فترة الاحتفاظ بالبيانات. |
| النطاق | يمكن تطبيق عمليات تجميد البيانات على ما يلي:
|
يمكن تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على ما يلي:
ملاحظة: لا يمكن تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على الحسابات الفردية إلا بمطابقة العبارات. |
|
فترة الاحتفاظ بالبيانات |
تحتفظ عمليات تجميد البيانات بتلك البيانات لأجل غير مسمى، حتى يتمّ إلغاء التجميد. |
تحتفظ قواعد الاحتفاظ بالبيانات بتلك البيانات لفترة محدَّدة قد تكون عددًا محدَّدًا من الأيام أو إلى أجل غير مسمى. |
|
الأولوية |
يكون لحالات تجميد البيانات الأولوية على قواعد الاحتفاظ بالبيانات. عند حذف حالة تجميد بيانات، تخضع البيانات على الفور لقواعد الاحتفاظ بالبيانات السارية. |
لا تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات على البيانات المحفوظة من خلال حالة تجميد بيانات حتى تتم إزالتها. يُرجى العلم أن القواعد المخصَّصة لها أولوية على القواعد التلقائية حتى عندما تنتهي صلاحية القاعدة التلقائية في وقت لاحق. ومع ذلك، لا يمكن لقواعد الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بالمتعاون في ملف Drive سوى تمديد فترة الاحتفاظ بالبيانات. لا يمكن لقاعدة مخصّصة قصيرة للمتعاون إلغاء قاعدة تلقائية أطول للمالك. يمكن إزالة البيانات من أنظمة الإنتاج في Google عند انتهاء صلاحية آخر قاعدة سارية للاحتفاظ بالبيانات. |
|
إمكانية الوصول إلى البيانات |
تقتصر إمكانية الاطّلاع على الأشخاص والعناصر الخاضعة للتجميد على مستخدمي أداة Vault الذين لديهم إذن الدخول إلى المسألة القانونية. |
تقتصر إمكانية إدارة قواعد الاحتفاظ بالبيانات على مستخدمي أداة Vault الذين لديهم امتيازات قواعد الاحتفاظ بالبيانات. |
تم دمج أداة Vault بالكامل مع خدمات Google التي تتوافق معها، لذلك لا يتوفّر أرشيف منفصل.
عند تطبيق قاعدة احتفاظ بالبيانات على رسالة أو ملف، يتم حذفهما من الخدمة، حتى إذا لم يضع المستخدم علامة عليهما لحذفهما.
على سبيل المثال، في حال إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ برسائل Gmail لمدة 365 يومًا، وليس لديك قواعد مخصَّصة أو عمليات تجميد بيانات، ستحذف Vault كل رسالة مر عليها أكثر من سنة.
- Gmail و"مجموعات Google": تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من يوم إرسال الرسالة أو استلامها.
- Drive وMeet و"مواقع Google": استنادًا إلى كيفية ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات، يمكن أن تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- عند إنشاء العنصر
- عند إجراء آخر تعديل عليه
- عند نقله إلى المهملات
- عند التاريخ المحدد في حقل تاريخ تصنيف Drive، إذا كان تصنيف Drive يحتوي على حقل تاريخ في الشرط
- Chat: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من يوم إرسال الرسالة. لا يتغير وقت بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات في حال تعديل أحد المستخدمين لرسالة أو حذفها.
- تقويم Google: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات عند انتهاء الحدث. للحصول على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى المقالة لمحة عن فترات الاحتفاظ بالبيانات.
- خدمة Voice لمستخدمي Google Workspace:
- الرسائل النصية: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 (UTC-7) يوم إرسال الرسالة.
- رسائل البريد الصوتي ونصوصها: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات في الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 (UTC-7) يوم إنشاء البريد الصوتي.
- سجلّات المكالمات: تبدأ فترة الاحتفاظ بالبيانات من الساعة 11:59 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق - 7 (UTC-7) يوم إجراء المكالمة أو استلامها.
عند انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية، لا تزيل أداة Vault رسالة أو ملفًا نهائيًا إلا في الحالات التالية:
- عدم الاحتفاظ ببيانات الرسالة أو الملف من خلال أي قواعد مخصّصة للاحتفاظ بالبيانات: يتم دائمًا الاحتفاظ بالبيانات حسب القاعدة المخصّصة ذات أطول فترة احتفاظ. تُعطى الأولوية دائمًا للقواعد المخصّصة للاحتفاظ بالبيانات بدلاً من القاعدة التلقائية، حتى في حال كانت فترة القاعدة المخصّصة أقصر من فترة القاعدة التلقائية. ومع ذلك، لا يمكن لقاعدة مخصّصة لأحد المتعاونين، حتى ولو كانت ذات فترة احتفاظ أقصر، أن تتجاوز قاعدة تلقائية أطول خاصة بالمالك.
- عدم خضوع الرسالة أو الملف لعملية تجميد البيانات. عند إزالة عملية تجميد البيانات، تسري قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
حتى في حال ضبط قاعدة الاحتفاظ بالبيانات على إزالة البيانات نهائيًا، تبقى البيانات متاحة لأداة Vault لمدة 30 يومًا تقريبًا قبل أن تتم إزالتها نهائيًا بالكامل، وذلك من خلال العملية في الخلفية التي تزيل البيانات المحذوفة نهائيًا أو المنتهية الصلاحية من أنظمة Google.
الرسائل الإلكترونية
-
تتم إزالة الرسائل في حساب مستخدم على Gmail أو تلك المنشورة في "مجموعات Google" ولا تظهر لدى المستخدم عند انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات (قد تستغرق الإزالة من ساعات إلى أيام). وتبقى متاحة لمشرفي Vault لمدة 30 يومًا إضافيًا تقريبًا. ويمكنك خلال هذه الفترة البحث عنها أو تصديرها أو تجميدها. بعد 30 يومًا، لن تتمكّن من استرداد هذه الرسائل.
-
يتم الاحتفاظ بالرسائل التي حذفها المستخدمون أو مدراء المجموعات قبل أقل من 30 يومًا من انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات حتى بلوغ مدة الاحتفاظ القصوى أي 30 يومًا. على سبيل المثال، إذا حذف المستخدم الرسائل وأفرغ المهملات منها قبل 20 يومًا من انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات، يمكنك البحث عنها في Vault لمدة 10 أيام أخرى. بعد هذا الوقت، لن تتمكّن من استردادها.
-
أما رسائل Gmail المحذوفة قبل أكثر من 30 يومًا من تاريخ انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات، فيتم إزالتها نهائيًا على الفور عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات ولا يمكنك استردادها.
للحصول على أمثلة حول طريقة عمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail، يُرجى الاطّلاع على أمثلة على قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Gmail وتأثيرها.
الملفات في Drive
- يمكن أن تستغرق إزالة الملفات والمواقع الإلكترونية في حساب Drive مدة تصل إلى 15 يومًا بعد انتهاء صلاحية كل قواعد الاحتفاظ بالبيانات. إذا تمت إزالة ملف من Drive ولم تنطبق عليه قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد البيانات، سيصبح الملف غير متاح فورًا لأداة Vault. إذا تمت إزالة الملفات قبل أقل من 25 يومًا، قد يتمكّن المشرف من استرداد الملفات.
- إنّ الملفات والمواقع الإلكترونية التي حذفها المستخدمون وتمت إزالتها من المهملات تصبح فورًا غير متاحة لأداة Vault، وذلك في حال عدم توفّر قاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد البيانات لزيادة مدة توفّرها. إذا تمت إزالة الملفات قبل أقل من 25 يومًا، قد يتمكّن المشرف من استرداد الملفات.
رسائل Chat
-
يتم الاحتفاظ برسائل Chat لمدة 30 يومًا إضافيًا بعد إزالتها من محادثة أو مساحة من قِبل مستخدم أو إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات. تبدأ عملية الإزالة النهائية في اليوم الثلاثين وقد يستغرق إكمالها عدة أيام إضافية بناءً على عدد الرسائل التي تتم إزالتها نهائيًا.
أحداث التقويم
- يتم الاحتفاظ بأحداث التقويم لمدة 30 يومًا بعد أن يزيلها أحد المستخدمين أو إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات. يمكن البحث عن الأحداث وتصديرها في Vault.
بيانات Voice
-
تتم إزالة الرسائل النصية ورسائل البريد الصوتي ونصوصها وسجلّات المكالمات في Voice نهائيًا خلال 30 يومًا بعد تاريخ انتهاء مدة التغطية للاحتفاظ بالبيانات، ولا يمكنك استردادها.
تُخزِّن بعض خدمات Google بياناتها في Drive. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على هذه البيانات على النحو التالي:
| المنتج | الاحتفاظ بالبيانات |
|---|---|
| Jamboard | تحتفظ أداة Vault بمحتوى Jam المحفوظ في حسابات المستخدمين على Drive وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive. يتم تجاهل محتوى Jam غير المحفوظ عند انتهاء جلسة Jamboard ويكون غير متاح لأداة Vault. |
| Google Meet | تشمل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive تلقائيًا تسجيلات Meet والملاحظات التي يدوّنها تطبيق Gemini وسجلّات المحادثات والأسئلة والأجوبة والاستطلاعات في Meet.
لإدارة الاحتفاظ بتسجيلات Meet بشكل مختلف عن الملفات الأخرى في Drive، يمكنك ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet. عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Meet، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على تسجيلات Meet. |
| مواقع Google | قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" تشمل "مواقع Google" تلقائيًا.
للاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية بطريقة مختلفة عن الملفات الأخرى في Drive، يمكنك ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google". عند تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google"، لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive على المواقع الإلكترونية. للاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية كما هي الحال في الملفات الأخرى في Drive، يمكنك تغيير إعدادات الاحتفاظ ليتم الاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية من خلال قواعد Drive. |
ننصحك بتوخِّي الحذر عند تعديل قواعد الاحتفاظ بالبيانات الحالية. يمكن للخدمات أن تزيل نهائيًا وعلى الفور البيانات غير المحمية التي حذفها المستخدمون قبل أكثر من 30 يومًا.
تكتسب الوحدات التنظيمية الفرعية القواعد المُخصّصة للاحتفاظ بالبيانات من الوحدة التنظيمية الرئيسية التي تتبعها.
تنطبق هذه القواعد المُخصّصة المُكتسَبة على كل الوحدات التنظيمية الفرعية، حتى إذا تم إنشاء الوحدة التنظيمية الفرعية بعد إعداد قاعدة الاحتفاظ بالبيانات المُخصّصة.
على سبيل المثال:
example.com هي الوحدة التنظيمية العليا وتتضمّن فترة احتفاظ بالبيانات تلقائية تبلغ عامَين في Gmail.
تتضمّن example.com_US قاعدة مخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات تبلغ 11 عامًا في Gmail ويتم تطبيقها كقاعدة أساسية.
example.com_US\Employees هي وحدة تنظيمية فرعية تكتسب القاعدة المخصصة للاحتفاظ بالبيانات التي تبلغ 11 عامًا من الوحدة التنظيمية الرئيسية التي تتبعها (example.com_US). يتم فيها تطبيق القاعدة المخصصة كقاعدة أساسية. يتم تطبيق هذه القاعدة حتى إذا تم إنشاء example.com_US\Employees بعد إعداد القاعدة المُخصّصة للاحتفاظ بالبيانات لـ example.com_US.