数据保留规则用于控制您的组织如何保存和删除 Google Workspace 数据，以满足法规遵从或监管要求。
默认情况下，Google Workspace 数据会保留在用户账号中，直到用户或管理员将数据删除。如果您的组织需要更好地控制数据保留方式，可以在 Google 保险柜中设置保留规则。这些规则用于管理数据的存储方式和存储时长，以及完全清除不再需要的数据。
保留规则简介
在 Google 保险柜中，您可以使用保留规则来实现以下目的：
- 将数据保留到您不再需要它们为止 - 您可以设置规则，按照您需要的时长来保留数据。即使用户删除邮件/消息/帖子和文件，或者清空自己的“已删除邮件”文件夹/回收站，相应数据也不会丢失。
- 在不再需要数据时，移除数据 - 您可以安排保险柜在一段时间后删除数据。保留期限结束后，数据会从用户账号中移除，并从所有 Google 系统中完全清除（处于诉讼保全状态的数据不在清除范围内）。移除到期数据所需的时间因服务而异。如需了解详情，请参阅本页下文中的所有保留规则都到期后，数据可能仍在保险柜中部分。
警告：如果保留规则设置不当，Google 服务可能会立即将数据完全清除，而且清除的数据将无法恢复。因此，在创建或更改保留规则时，请务必谨慎小心。我们建议您先针对一小部分用户测试新规则，确认无误后再将这些规则应用到整个组织。
保留规则的类型
默认保留规则
如果必须将某项服务的所有数据保留一段时间，请设置默认保留规则。只有在自定义规则或保全设置不适用的情况下，默认规则才会应用于数据。您不能将默认保留规则仅应用于特定账号或特定时间段，而且只能为每项服务设置一项默认保留规则。
自定义保留规则
如果必须将特定数据保留一段时间，请设置自定义保留规则。您可以根据服务，按条件和字词来指定要保留的数据：
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Gmail 和 Google 群组：支持按组织部门、日期范围和具体搜索字词进行设置。
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Google 云端硬盘、Meet 和协作平台：支持按组织部门进行设置，并可根据以下条件来指定到期时间：上次修改日期（以解决文件过旧问题）、创建日期（以满足法规遵从要求）、移至回收站的日期，或云端硬盘标签的日期字段。
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Google Chat：支持按组织部门进行设置，或为组织中的所有 Chat 聊天室进行设置。
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Google 日历：支持按组织部门进行设置，并可根据活动结束日期来指定到期时间。如需了解详情，请参阅关于保留期限。
- Google Voice for Google Workspace：支持按组织部门和数据类型进行设置。
自定义保留规则的数量没有限制，您可以根据组织需要进行设置。系统会根据到期时间最晚的规则来保留数据。对于云端硬盘，如果云端硬盘回收站中的一项内容受多项保留规则保护，那么以移至回收站的日期来确定到期时间的规则会取代所有其他保留规则。