데이터 보관 규칙을 사용하면 규정 준수 또는 규제를 위해 조직에서 Google Workspace 데이터를 저장하고 삭제하는 방식을 관리할 수 있습니다.
기본적으로 Google Workspace 데이터는 사용자 또는 관리자가 삭제할 때까지 사용자 계정에 보관됩니다. 조직에서 데이터 보관을 더 세부적으로 관리해야 하는 경우 Google Vault에서 보관 규칙을 설정할 수 있습니다. 이러한 규칙을 사용하여 데이터 저장 방식 및 보관 기간을 관리하고 더 이상 필요하지 않은 데이터를 영구 삭제합니다.
보관 규칙에 대한 정보
Vault에서 보관 규칙을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- 원하는 기간만큼 데이터 보관: 원하는 기간만큼 데이터를 보관하도록 규칙을 설정할 수 있습니다. 사용자가 메일과 파일을 삭제하거나 휴지통을 비워도 데이터는 보관됩니다.
- 더 이상 필요하지 않은 데이터 삭제: 일정 기간이 지나면 Vault에서 데이터를 삭제하도록 예약할 수 있습니다. 보관 기간이 만료되면 데이터가 사용자 계정에서 삭제되고 모든 Google 시스템에서 영구 삭제되지만, 소송자료 보존 조치가 적용된 데이터는 영구 삭제되지 않습니다. 기간이 만료된 데이터를 삭제하는 데 걸리는 시간은 서비스에 따라 다릅니다. 자세한 내용은 이 페이지 뒷부분의 모든 보관 규칙이 만료된 후에도 데이터가 Vault에 남아 있을 수 있습니다를 참고하세요.
보관 규칙의 유형
기본 보관 규칙
서비스의 모든 데이터를 일정 기간 동안 보관해야 하는 경우 기본 보관 규칙을 설정합니다. 맞춤 규칙 또는 보존 조치가 적용되지 않는 경우에만 기본 규칙이 데이터에 적용됩니다. 특정 계정 또는 특정 기간에만 기본 보관 규칙을 적용할 수는 없으며 각 서비스에 하나의 기본 보관 규칙만 사용할 수 있습니다.
맞춤 보관 규칙
특정 데이터를 일정 기간 동안 보관해야 하는 경우 맞춤 보관 규칙을 설정합니다. 다음과 같이 서비스에 따라 조건 및 검색어를 사용해 데이터를 지정할 수 있습니다.
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Gmail 및 Google 그룹스: 조직 단위, 기간, 특정 검색어로 설정합니다.
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Google Drive, Meet, Sites: 조직 단위로 설정하고, 최종 수정일(비활성 데이터를 관리하려는 경우), 생성일(규정 준수 요구사항에 필요한 경우), 휴지통으로 이동한 날짜, Drive 라벨 날짜 필드를 기준으로 만료일을 지정합니다.
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Google Chat: 조직 단위로 또는 조직의 모든 Chat 스페이스에 대해 설정합니다.
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Google Calendar: 조직 단위로 설정하고 일정이 종료되는 날짜를 기준으로 만료일을 지정합니다. 자세한 내용은 보관 기간에 대한 정보를 참고하세요.
- Google Workspace용 Google Voice: 조직 단위 및 데이터 유형으로 설정합니다.
조직에서 필요한 만큼 맞춤 규칙을 설정할 수 있습니다. 데이터는 보관 기간이 가장 늦게 종료되는 규칙에 따라 보관됩니다. 휴지통에 있는 Drive 항목에 여러 보관 규칙이 적용되는 경우 '휴지통으로 이동됨' 규칙이 다른 모든 보관 규칙보다 우선 적용됩니다.
보관 관련 중요 정보
보존 조치 및 보관 규칙 모두 Vault의 데이터를 보관하지만 다음과 같은 중요한 차이점이 있습니다.
| 보존 조치 | 보관 규칙 | |
|---|---|---|
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사용 |
보존 조치는 일반적으로 조사 또는 법적 문제와 관련하여 적용됩니다. |
보관 규칙은 데이터를 보존할 기간을 선제적으로 관리하기 위해 사용됩니다. |
| 범위 | 보존 조치는 다음과 같은 대상에 적용할 수 있습니다.
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보관 규칙은 다음과 같은 대상에 적용할 수 있습니다.
참고: 보관 규칙은 그에 준하는 약관에 의해 적용되는 경우를 제외하고 개인 계정에 적용할 수 없습니다. |
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보존 기간 |
보존 조치는 보존 조치가 삭제될 때까지 데이터를 무기한 보존합니다. |
보관 규칙은 지정된 기간(일수 또는 무기한) 동안 데이터를 보존합니다. |
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우선 적용 |
보존 조치가 보관 규칙보다 우선 적용됩니다. 보존 조치가 삭제되면, 관련 보관 규칙이 즉시 데이터에 적용됩니다. |
보존 조치가 삭제될 때까지 보존 조치로 보존된 데이터에는 보관 규칙이 적용되지 않습니다. 기본 규칙이 맞춤 규칙보다 나중에 만료되더라도 맞춤 규칙이 기본 규칙보다 우선 적용됩니다. 적용 가능한 최종적인 보관 규칙이 만료되면 Google 운영 시스템에서 데이터를 삭제할 수 있습니다. |
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액세스 |
법적 사안에 액세스할 수 있는 Vault 사용자만 보존 조치가 적용된 사람 및 항목을 검토할 수 있습니다. |
보관 규칙과 관련하여 권한을 가진 Vault 사용자만 보관 규칙을 관리할 수 있습니다. |
Vault는 지원하는 Google 서비스와 완전히 통합되어 있으므로 보관처리가 별도로 이루어지지 않습니다.
메일 또는 파일에 보관 규칙이 적용되면 사용자가 삭제하도록 표시하지 않은 경우에도 항목이 서비스에서 삭제됩니다.
예를 들어 Gmail 메일을 1년 동안 보관하도록 기본 보관 규칙을 설정하고 다른 맞춤 보관 규칙이나 보존 조치가 없는 경우 Vault에서는 1년 넘게 보관된 모든 메일을 삭제합니다.
- Gmail 및 그룹스: 보관 기간은 메일이 발송되거나 수신된 날짜부터 시작됩니다.
- Drive, Meet, Sites: 보관 규칙의 설정 방식에 따라 보관 기간이 다음 시점에 시작될 수 있습니다.
- 항목이 생성된 시점
- 항목이 마지막으로 수정된 시점
- 항목이 휴지통으로 이동된 시점
- Drive 라벨의 조건에 날짜 필드가 있는 경우 Drive 라벨 날짜 필드에 설정된 값
- Chat: 보관 기간은 메시지가 전송된 날짜부터 시작됩니다. 사용자가 메시지를 수정하거나 삭제해도 보관 기간 시작 날짜는 변경되지 않습니다.
- Calendar: 보관 기간은 일정이 끝나는 날짜부터 시작됩니다. 자세한 내용은 보관 기간에 대한 정보를 참고하세요.
- Google Workspace용 Voice:
- 문자 메시지: 보관 기간은 메시지가 전송된 날짜의 오후 11시 59분(UTC-7)부터 시작됩니다.
- 음성메시지 및 음성메시지 스크립트: 보관 기간은 음성메시지가 생성된 날짜의 오후 11시 59분(UTC-7)부터 시작됩니다.
- 통화 기록: 보관 기간은 전화를 걸거나 받은 날짜의 오후 11시 59분(UTC-7)부터 시작됩니다.
기본 보관 기간이 만료되면 Vault에서는 다음과 같은 경우에만 메일 또는 파일을 영구 삭제합니다.
- 맞춤 보관 규칙 적용 대상이 아닌 경우. 데이터는 항상 보관 기간이 가장 긴 맞춤 규칙에 따라 보관되며 맞춤 보관 규칙 기간이 기본 보관 규칙 기간보다 짧은 경우에도 맞춤 보관 규칙이 항상 우선 적용됩니다.
- 보존 조치 대상이 아닌 경우. 보존 조치가 삭제되면 보관 규칙이 적용됩니다.
보관 규칙을 데이터 영구 삭제로 설정해도 Google 시스템에서 영구적으로 삭제된 데이터나 만료된 데이터를 삭제하는 백그라운드 프로세스는 약 30일 동안 Vault에 데이터를 보관한 후 데이터를 완전히 영구 삭제합니다.
이메일 메시지
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사용자의 Gmail에 있거나 Google 그룹스에 게시된 메시지의 경우 모든 보관 규칙 기간이 만료되면 사용자에게 더 이상 표시되지 않습니다(이 과정은 몇 시간에서 며칠까지 걸릴 수 있음). Vault 관리자는 약 30일 동안 이러한 메일을 사용할 수 있으며, 이 기간 동안 메일을 검색, 내보내기 또는 보존 조치할 수 있습니다. 30일이 지나면 메일을 검색할 수 없습니다.
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보관 적용 기간이 만료되기 전 30일 이내에 사용자 또는 그룹 관리자가 삭제한 메일은 최대 30일까지 보관됩니다. 예를 들어 사용자가 보관 규칙 적용 기간이 만료되기 20일 전에 메일을 삭제하고 휴지통을 비워도 추가로 10일 동안 Vault에서 검색할 수 있습니다. 10일이 지난 후에는 더 이상 검색할 수 없습니다.
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보관 적용 기간이 만료되기까지 30일 이상이 남은 시점에 Gmail 메일이 삭제된 경우 보관 기간 종료 시점에 바로 영구 삭제되며 검색할 수 없습니다.
Gmail에서 보관 규칙이 작동하는 방식의 예를 보려면 Gmail 보관 규칙 및 영향 예시를 참고하세요.
Drive의 항목
- 사용자 Drive에 있는 항목 및 사이트는 모든 보관 규칙 만료 후 Drive에서 삭제되기까지 최대 15일이 걸릴 수 있습니다. 항목이 Drive에서 삭제되고 보관 규칙 또는 보존 조치가 적용되지 않으면 Vault에서 즉시 사용할 수 없게 됩니다. 파일이 삭제된 지 25일이 지나지 않은 경우 관리자가 파일을 검색할 수 있습니다.
- 사용 기간 연장을 위한 보관 규칙이나 보존 조치가 없는 경우 사용자가 삭제하고 휴지통에서 비운 항목 및 사이트는 Vault에서 즉시 사용할 수 없게 됩니다. 파일이 삭제된 지 25일이 지나지 않은 경우 관리자가 파일을 검색할 수 있습니다.
Chat 메시지
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Chat 메시지는 사용자 또는 보관 규칙에 의해 대화 또는 채팅방에서 메시지가 삭제된 후 30일 동안 보관됩니다. 영구 삭제 절차는 30일째 되는 날 시작되며 영구 삭제되는 메시지 수에 따라 완료까지 며칠이 더 소요될 수 있습니다.
Calendar 일정
- Calendar 일정은 사용자 또는 보관 규칙에 의해 일정이 삭제된 후 30일 동안 보관됩니다. Vault에서 일정을 검색하고 내보낼 수 있습니다.
Voice 데이터
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Voice 문자 메시지, 음성메시지 및 음성메시지 스크립트, 통화 기록은 보관 적용 기간 만료일로부터 최대 30일 후에 영구 삭제되며 검색할 수 없게 됩니다.
일부 Google 서비스에서는 데이터를 Drive에 저장하며 이렇게 저장된 데이터에는 다음과 같은 Drive 보관 규칙이 적용됩니다.
| 제품 | 보관 |
|---|---|
| Jamboard | Vault에서는 Drive 보관 규칙에 따라 사용자 Drive에 저장된 Jam을 보관합니다. 저장되지 않은 Jam은 Jamboard 세션이 끝나면 삭제되고 Vault에서 이용할 수 없습니다. |
| Google Meet | Meet 녹화 파일, Gemini로 작성된 메모, Meet 내 채팅, Q&A, 설문조사의 로그에는 기본적으로 Drive 보관 규칙이 적용됩니다.
Meet 녹화 파일을 Drive의 다른 항목과 다르게 관리하려면 Meet 보관 규칙을 설정하면 됩니다. Meet 보관 규칙이 사용 설정된 경우에는 Drive 보관 규칙이 Meet 녹화 파일에 적용되지 않습니다. |
| Google Sites | 기본적으로 Sites에는 Sites 보관 규칙이 적용됩니다.
사이트를 Drive의 다른 항목과 다르게 보관하려면 Sites 보관 규칙을 설정하면 됩니다. Sites 보관 규칙이 사용 설정된 경우에는 Drive 보관 규칙이 사이트에 적용되지 않습니다. 사이트를 Drive의 다른 항목과 동일하게 보관하려면 보관 설정을 변경하여 사이트가 Drive 규칙에 따라 보관되도록 하면 됩니다. |
기존 보관 규칙을 수정할 때 주의하시기 바랍니다. 사용자가 삭제한 지 30일이 지난 비보호 데이터는 서비스에서 즉시 영구 삭제될 수 있습니다.