Las reglas de retención de datos controlan el modo en que tu organización guarda y elimina los datos de Google Workspace con fines de cumplimiento o para ajustarse a ciertas normativas.
De forma predeterminada, los datos de Google Workspace se retienen en la cuenta hasta que los elimina un usuario o un administrador. Si tu organización necesita más control sobre la retención de datos, puedes configurar reglas de retención en Google Vault. Estas reglas determinan cómo y durante cuánto tiempo se almacenan los datos, y los purgan cuando ya no se necesitan.
Acerca de las reglas de retención
Con Vault, puedes usar reglas de retención para lo siguiente:
- Retener datos durante el tiempo que sea necesario: puedes configurar reglas para retener los datos durante el tiempo que los necesites. Los datos se retienen aunque los usuarios borren mensajes y archivos o vacíen sus papeleras.
- Eliminar datos cuando ya no se necesiten: puedes programar que Vault elimine datos al cabo de un plazo concreto. Cuando el periodo de retención termina, los datos se eliminan automáticamente de las cuentas de usuario y se purgan de todos los sistemas de Google. Ten en cuenta que los datos sujetos a un bloqueo por motivos legales no se purgan. El tiempo que se tarda en eliminar los datos que han vencido varía en función del servicio. Consulta más información en la sección Los datos pueden permanecer en Vault una vez que hayan vencido todas las reglas de retención (más adelante en esta página).
Tipos de reglas de retención
Reglas de retención predeterminadas
Si quieres conservar todos los datos de un servicio durante un periodo determinado, define una regla de retención predeterminada. Este tipo de reglas afectan a los datos que no están sujetos a ningún bloqueo ni a ninguna regla personalizada. No puedes aplicar reglas de retención predeterminadas solo a cuentas o periodos específicos. Además, solo puedes tener una regla de retención predeterminada por servicio.
Reglas de retención personalizadas
Si quieres conservar datos específicos durante un periodo determinado, define una regla de retención personalizada. Puedes especificar qué datos se deben retener utilizando condiciones y términos, que varían en función del servicio:
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Gmail y Grupos de Google: puedes crear reglas personalizadas que se apliquen a unidades organizativas, periodos o términos de búsqueda concretos.
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Google Drive, Meet y Sites: puedes crear reglas que se apliquen a unidades organizativas concretas y definir su fecha de vencimiento en función de cuándo se modificó por última vez un elemento (para evitar contenido obsoleto), cuándo se creó (para abordar los requisitos de cumplimiento), cuándo se envió a la papelera o los campos de fecha de las etiquetas de Drive.
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Google Chat: puedes configurar reglas personalizadas que se apliquen a unidades organizativas concretas o a todos los espacios de Chat de la organización.
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Google Calendar: puedes configurar reglas personalizadas que se apliquen a unidades organizativas concretas y definir su fecha de vencimiento en función de la fecha en la que finalice el evento. Consulta más información en la sección Acerca de los periodos de retención.
- Google Voice para Google Workspace: puedes configurar reglas personalizadas que se apliquen a unidades organizativas y a tipos de datos específicos.
Puedes crear tantas reglas personalizadas como necesite tu organización. Los datos se retienen de acuerdo con la regla que tenga la fecha de vencimiento más tardía. En el caso de Drive, si un elemento que está en la papelera está sujeto a varias reglas de retención, prevalece la que afecta a los archivos que se han enviado a la papelera.
Información importante sobre el proceso de retención
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