Cara kerja retensi data

Vault sepenuhnya terintegrasi dengan layanan Google yang didukungnya, sehingga tidak ada arsip yang terpisah.

Saat aturan retensi diterapkan ke pesan atau file, item akan dihapus dari layanan, meskipun jika pengguna belum menandainya untuk dihapus.

Misalnya, Anda membuat aturan retensi default untuk mempertahankan pesan Gmail selama 365 hari, dan tidak memiliki aturan khusus atau pembekuan. Vault akan menghapus setiap pesan yang lebih lama dari 1 tahun.

• Gmail dan Grup—Periode retensi data dimulai pada hari saat pesan dikirim atau diterima.
• Drive, Meet, dan Sites—Bergantung pada cara aturan retensi disiapkan, periode retensi data dapat dimulai:
  • Saat item dibuat
  • Saat item terakhir diubah
  • Saat item dipindahkan ke sampah
  • Jika label Drive memiliki kolom tanggal dalam kondisi, pada nilai yang ditetapkan untuk kolom tanggal label Drive
• Chat—Periode retensi data dimulai pada hari saat pesan dikirim. Awal periode retensi data tidak berubah saat pengguna mengedit atau menghapus pesan.
• Kalender—Periode retensi data dimulai saat acara berakhir. Untuk mengetahui detailnya, buka Tentang periode retensi data.
• Voice untuk Google Workspace:
  • Pesan teks—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan dikirim.
  • Pesan suara dan transkripnya—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan suara dibuat.
  • Log panggilan—Periode retensi data dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat panggilan dimulai atau diterima.

Saat periode retensi data default berakhir, Vault akan menghapus permanen pesan atau file hanya jika:

• Pesan atau file tersebut tidak dipertahankan oleh aturan retensi khusus apa pun. Data selalu disimpan sesuai ketentuan aturan khusus dengan periode retensi terpanjang. Aturan retensi khusus selalu diprioritaskan di atas aturan retensi default, meskipun jika aturan retensi khusus lebih pendek daripada aturan retensi default. Namun, aturan khusus kolaborator yang lebih singkat tidak dapat mengganti aturan default pemilik yang lebih panjang.
• Pesan atau file tersebut tidak tunduk pada pembekuan. Jika pembekuan dihapus, aturan retensi akan berlaku.

Meskipun aturan retensi ditetapkan untuk menghapus permanen data, proses latar belakang yang menghapus data yang telah dihapus secara permanen atau berakhir masa berlakunya dari sistem Google akan membuat data tetap tersedia untuk Vault selama kira-kira 30 hari sebelum sepenuhnya dihapus permanen.

Pesan email

• Pesan di Gmail pengguna atau yang diposting di Google Grup saat semua aturan retensi berakhir akan dihapus dari tampilan pengguna (proses ini dapat memerlukan waktu beberapa jam hingga beberapa hari). Pesan akan tetap tersedia bagi administrator Vault selama sekitar 30 hari berikutnya, dan dalam jangka waktu tersebut Anda dapat menelusuri, mengekspor, atau membekukannya. Setelah 30 hari, Anda tidak dapat lagi mengambil pesan tersebut.

• Pesan yang dihapus pengguna atau pengelola grup kurang dari 30 hari sebelum cakupan retensi berakhir akan disimpan hingga diperlukan untuk memenuhi batas waktu maksimum 30 hari tersebut. Misalnya, jika pengguna menghapus pesan dan mengosongkan folder sampah yang berisi pesan tersebut 20 hari sebelum cakupan retensi berakhir, Anda dapat menelusurinya di Vault selama 10 hari berikutnya. Setelah itu, Anda tidak dapat lagi mengambilnya.

• Pesan Gmail yang dihapus lebih dari 30 hari sebelum cakupan retensi berakhir akan langsung dihapus permanen pada akhir periode retensi data, dan Anda tidak dapat mengambilnya.

Untuk mengetahui contoh cara kerja aturan retensi di Gmail, buka Contoh aturan retensi Gmail dan efeknya.

Item di Drive

• Penghapusan item dan situs di Drive pengguna dapat memerlukan waktu hingga 15 hari setelah semua masa berlaku aturan retensi berakhir. Jika item dihapus dari Drive dan tidak tercakup oleh aturan retensi atau pembekuan, item tersebut akan langsung tidak tersedia untuk Vault. Jika file dihapus kurang dari 25 hari yang lalu, admin mungkin dapat mengambil file.
• Item dan situs yang dihapus oleh pengguna dan dikosongkan dari sampah akan langsung tidak tersedia di Vault, jika tidak ada aturan retensi atau pembekuan untuk memperpanjang ketersediaannya. Jika file dihapus kurang dari 25 hari yang lalu, admin mungkin dapat mengambil file.

Pesan Chat

• Pesan Chat disimpan selama 30 hari lagi setelah pengguna atau aturan retensi menghapusnya dari percakapan atau ruang. Proses penghapusan permanen dimulai pada hari ke-30 dan mungkin memerlukan waktu beberapa hari lagi untuk diselesaikan, bergantung pada jumlah pesan yang dihapus permanen.

Acara Kalender

• Acara Kalender disimpan selama 30 hari setelah pengguna atau aturan retensi menghapus acara. Acara dapat ditelusuri dan diekspor di Vault.

Data Voice

• SMS, pesan suara, transkripnya, dan log panggilan yang dilakukan di Voice akan dihapus permanen maksimum 30 hari setelah cakupan retensi berakhir, dan Anda tidak dapat mengambilnya.

Hati-hati saat mengubah aturan retensi yang ada. Layanan dapat langsung menghapus permanen data yang tidak dilindungi yang telah dihapus pengguna lebih dari 30 hari yang lalu.

Unit organisasi turunan mewarisi aturan retensi khusus dari unit organisasi induknya.

Aturan khusus yang diwarisi ini berlaku untuk semua unit organisasi turunan, meskipun jika unit organisasi turunan dibuat setelah aturan retensi khusus disiapkan.

Contoh:

example.com adalah unit organisasi tingkat teratas dan memiliki retensi default 2 tahun untuk Gmail.

example.com_US memiliki aturan retensi khusus selama 11 tahun untuk Gmail. Aturan ini diterapkan sebagai aturan utama.

example.com_US\Employees adalah unit organisasi turunan dan mewarisi aturan retensi khusus 11 tahun dari unit organisasi induknya (example.com_US). Aturan khusus diterapkan sebagai aturan utama. Aturan ini diterapkan meskipun example.com_US\Employees dibuat setelah aturan retensi khusus disiapkan untuk example.com_US.