Le regole di conservazione dei dati controllano il modo in cui la tua organizzazione salva ed elimina i dati Google Workspace per motivi di conformità o normativi.
Per impostazione predefinita, i dati Google Workspace rimangono negli account utente finché non vengono eliminati dall'utente o dall'amministratore. Se la tua organizzazione ha bisogno di un controllo maggiore sulla conservazione dei dati, puoi configurare delle regole di conservazione in Google Vault. Queste regole consentono di organizzare il modo in cui i dati vengono archiviati, per quanto tempo vengono conservati e come vengono eliminati definitivamente se non sono più necessari.
Informazioni sulle regole di conservazione
Con Vault puoi utilizzare le regole di conservazione per:
- Conservare i dati per tutto il tempo necessario: puoi configurare delle regole per conservare i dati per il tempo necessario. I dati vengono conservati anche se gli utenti eliminano messaggi e file oppure se svuotano il cestino.
- Rimuovere i dati quando non ti servono più: puoi pianificare Vault in modo che elimini i dati dopo un determinato periodo di tempo. Alla scadenza del periodo di conservazione, i dati vengono rimossi dagli account utente ed eliminati definitivamente da tutti i sistemi Google. I dati archiviati a fini legali non vengono eliminati definitivamente. Il tempo necessario per rimuovere i dati scaduti varia in base al servizio. Per maggiori dettagli, consulta I dati possono rimanere in Vault dopo la scadenza di tutte le regole di conservazione (più avanti in questa pagina).
Tipi di regole di conservazione
Regole di conservazione predefinite
Se devi conservare tutti i dati di un servizio per un determinato periodo di tempo, imposta una regola di conservazione predefinita. Le regole predefinite si applicano ai dati solo se non sono in vigore regole personalizzate o archiviazioni a fini legali. Non puoi applicare regole di conservazione predefinite solo ad account o periodi di tempo specifici e puoi impostare una sola regola di conservazione predefinita per ogni servizio.
Regole di conservazione personalizzate
Se devi conservare dati specifici per un determinato periodo di tempo, imposta una regola di conservazione personalizzata. Puoi specificare i dati interessati in base a condizioni e termini, in modo variabile a seconda del servizio:
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Gmail e Google Gruppi: imposta le regole per unità organizzativa, intervalli di date e termini di ricerca precisi.
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Google Drive, Meet e Sites: imposta le regole per unità organizzativa e definisci la scadenza in base alla data dell'ultima modifica (per evitare problemi di mancato aggiornamento), alla data di creazione (per soddisfare i requisiti di conformità), alla data di spostamento nel cestino o ai campi della data per l'etichetta di Drive.
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Google Chat: imposta le regole per unità organizzativa o per tutti gli spazi di Chat dell'organizzazione.
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Google Calendar: imposta le regole per unità organizzativa e definisci la scadenza in base alla data di fine dell'evento. Per maggiori dettagli, consulta Informazioni sui periodi di conservazione.
- Google Voice per Google Workspace: imposta le regole per unità organizzativa e tipo di dati.
Puoi impostare tutte le regole personalizzate che reputi necessarie per la tua organizzazione. I dati vengono conservati in base alla regola con il periodo di conservazione che scade per ultimo. Per Drive, se un elemento di Drive che si trova nel cestino è soggetto a più regole di conservazione, prevarrà su tutte un'eventuale regola specifica che riguarda gli elementi spostati nel cestino.
Informazioni importanti sulla conservazione
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Sia le archiviazioni a fini legali che le regole di conservazione mantengono i dati in Vault, ma hanno differenze significative:
| Archiviazioni a fini legali | Regole di conservazione | |
|---|---|---|
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Utilizzo |
In genere, i blocchi vengono creati in seguito a un'indagine o per una questione legale. |
Le regole di conservazione sono utilizzate per controllare in modo proattivo per quanto tempo vengono conservati i dati. |
| Ambito | Le archiviazioni a fini legali possono essere applicate a:
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Le regole di conservazione possono essere applicate a:
Nota: le regole di conservazione non possono essere applicate ai singoli account, ad eccezione dei termini corrispondenti. |
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Periodo di conservazione |
I blocchi conservano i dati per un periodo di tempo indefinito che termina con l'eliminazione dei blocchi. |
Le regole di conservazione conservano i dati per un periodo specificato, che può corrispondere a un dato numero di giorni o a un periodo di tempo indeterminato. |
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Precedenza |
I blocchi hanno la precedenza sulle regole di conservazione. Quando un blocco viene eliminato, i dati sono immediatamente soggetti alle regole di conservazione applicabili. |
Le regole di conservazione non vengono applicate ai dati conservati da un blocco finché il blocco non viene rimosso. Le regole personalizzate hanno la precedenza sulle regole predefinite, anche quando la regola predefinita scade in un secondo momento. I dati possono essere rimossi dai sistemi di produzione di Google alla scadenza dell'ultima regola di conservazione applicabile. |
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Accesso |
Solo gli utenti di Vault con accesso alla pratica possono visualizzare gli utenti e gli elementi a cui si applica il blocco. |
Solo gli utenti di Vault con privilegi per le regole di conservazione possono gestire tali regole. |
Vault si integra perfettamente con i servizi Google supportati, pertanto non esiste un archivio separato.
Quando viene applicata una regola di conservazione a un messaggio o a un file, l'elemento viene eliminato dal servizio anche se l'utente non l'ha contrassegnato per l'eliminazione.
Ad esempio, se crei una regola di conservazione predefinita per conservare i messaggi di Gmail per 365 giorni e non hai regole personalizzate o archiviazioni a fini legali, Vault elimina tutti i messaggi che risalgono a più di un anno fa.
- Gmail e Gruppi: il periodo di conservazione inizia il giorno in cui il messaggio viene inviato o ricevuto.
- Drive, Meet e Sites: a seconda della configurazione della regola, il periodo di conservazione può iniziare:
- Dalla data di creazione dell'elemento.
- Dall'ultima modifica dell'elemento.
- Dallo spostamento dell'elemento nel cestino.
- Se nella condizione è presente un campo Data per l'etichetta di Drive, nel valore impostato per quel campo.
- Chat: il periodo di conservazione inizia il giorno in cui è stato inviato il messaggio. L'inizio del periodo di conservazione non cambia se un utente modifica o elimina un messaggio.
- Calendar: il periodo di conservazione inizia al termine dell'evento. Per maggiori dettagli, consulta Informazioni sui periodi di conservazione.
- Voice per Google Workspace:
- Messaggi: il periodo di conservazione inizia alle 23:59 (UTC-7) del giorno in cui il messaggio è stato inviato.
- Messaggi vocali e relative trascrizioni: il periodo di conservazione inizia alle 23:59 (UTC-7) del giorno in cui il messaggio vocale è stato creato.
- Registri chiamate: il periodo di conservazione inizia alle 23:59 (UTC-7) del giorno in cui la chiamata è stata effettuata o ricevuta.
Alla scadenza di un periodo di conservazione predefinito, Vault elimina definitivamente un messaggio o un file solo se:
- Non deve essere conservato in base a regole di conservazione personalizzate. I dati vengono sempre conservati in base alla regola personalizzata con il periodo di conservazione più lungo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulla regola di conservazione predefinita, anche se questa ha una durata superiore rispetto alla regola personalizzata.
- Non è soggetto a una archiviazione a fini legali. Quando l'archiviazione a fini legali viene rimossa, vengono applicate le regole di conservazione.
Anche se è stata impostata una regola di conservazione per l'eliminazione definitiva dei dati, il processo in background che rimuove i dati eliminati definitivamente o scaduti dai sistemi Google mantiene la disponibilità dei dati per Vault per circa 30 giorni prima di eliminarli definitivamente.
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Quando tutte le regole di conservazione scadono, i messaggi presenti in Gmail o pubblicati in Google Gruppi vengono rimossi dalla visualizzazione dell'utente (questo processo può richiedere da alcune ore ad alcuni giorni). I messaggi restano disponibili per gli amministratori di Vault per altri 30 giorni circa, durante i quali è possibile cercarli, esportarli o eseguire archiviazioni a fini legali. Dopo 30 giorni non è più possibile recuperarli.
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I messaggi eliminati dagli utenti o dai gestori dei gruppi meno di 30 giorni prima della scadenza della copertura vengono conservati per il tempo necessario a soddisfare il limite massimo di 30 giorni. Se, ad esempio, un utente elimina i messaggi e li rimuove dal cestino 20 giorni prima della scadenza della copertura della conservazione, sarà possibile cercarli in Vault per altri 10 giorni. Dopodiché, non sarà più possibile recuperarli.
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I messaggi di Gmail eliminati più di 30 giorni prima della fine del periodo di copertura vengono eliminati definitivamente e immediatamente alla fine del periodo di conservazione e non è più possibile recuperarli.
Per esempi di come funzionano le regole di conservazione in Gmail, vedi Esempi di regole di conservazione di Gmail e relativo effetto.
Elementi in Drive
- Potrebbero essere necessari fino a 15 giorni prima che gli elementi e siti presenti nel Drive di un utente vengano rimossi da Drive dopo la scadenza di tutte le regole di conservazione. Se un elemento viene rimosso da Drive e non è coperto da regole di conservazione o archiviazioni a fini legali, diventa immediatamente non disponibile per Vault. Se i file sono stati rimossi da meno di 25 giorni, un amministratore potrebbe essere in grado di recuperarli.
- Gli elementi e i siti eliminati dagli utenti e cancellati dal cestino diventano immediatamente non disponibili per Vault se non esistono regole di conservazione o archiviazioni a fini legali per estenderne la disponibilità. Se i file sono stati rimossi da meno di 25 giorni, un amministratore potrebbe essere in grado di recuperarli.
Messaggi di Chat
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I messaggi di Chat vengono conservati per altri 30 giorni dopo che un utente o una regola di conservazione li rimuove da una conversazione o da una stanza virtuale. Il processo di eliminazione definitiva decorre dal 30° giorno e il suo completamento potrebbe richiedere diversi giorni ulteriori in base al numero di messaggi da eliminare definitivamente.
Eventi di Calendar
- Gli eventi di Calendar vengono conservati per 30 giorni dopo la rimozione da parte di un utente o di una regola di conservazione. Gli eventi sono disponibili per la ricerca ed esportabili in Vault.
Dati di Voice
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I messaggi, i messaggi vocali con le relative trascrizioni e i registri chiamate di Voice vengono eliminati definitivamente e in modo irreversibile entro al massimo 30 giorni dopo la fine del periodo di copertura della conservazione.
Alcuni servizi Google archiviano i propri dati su Drive. Questi dati sono coperti dalle regole di conservazione di Drive come segue:
| Prodotto | Conservazione |
|---|---|
| Jamboard | Vault conserva i Jam che sono stati salvati sui Drive degli utenti secondo le regole di conservazione di Drive. I Jam non salvati vengono eliminati al termine della sessione di Jamboard e non sono disponibili per Vault. |
| Google Meet | Per impostazione predefinita, le registrazioni di Meet, le note prese da Gemini e i log relativi a chat, domande e risposte e sondaggi in Meet sono soggetti alle regole di conservazione di Drive.
Per gestire la conservazione delle registrazioni di Meet in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare le regole di conservazione per Meet. Quando le regole di conservazione per Meet sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano alle registrazioni di Meet. |
| Google Sites | Per impostazione predefinita, ai siti vengono applicate le regole di conservazione di Sites.
Per conservare i siti in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare le regole di conservazione per Sites. Quando le regole di conservazione per Sites sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano ai siti. Per conservare i siti come gli altri elementi di Drive, puoi modificare le impostazioni di conservazione in modo che i siti vengano conservati mediante le regole di Drive. |
Fai molta attenzione quando modifichi le regole di conservazione esistenti. I servizi possono eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati non protetti eliminati dagli utenti oltre 30 giorni prima.