Fonctionnement de la conservation

Vault est entièrement intégré aux services Google compatibles. Il n'y a donc pas d'archive distincte.

Lorsqu'une règle de conservation est appliquée à un message ou à un fichier, l'élément est supprimé du service, même si l'utilisateur ne l'a pas marqué pour suppression.

Par exemple, si vous créez une règle de conservation par défaut pour garder tous les messages Gmail pendant 365 jours et que vous n'avez pas de règles personnalisées ni d'obligations de conservation, Vault supprime tous les messages de votre domaine remontant à plus d'un an.

• Gmail et Groupes : la période de conservation commence le jour où le message est envoyé ou reçu.
• Drive, Meet et Sites : selon la façon dont la règle est configurée, la période de conservation peut commencer :
  • le jour où l'élément a été créé ;
  • le jour où l'élément a été modifié pour la dernière fois ;
  • le jour où l'élément a été placé dans la corbeille ;
  • le jour indiqué dans le champ de date du libellé Drive, si un libellé Drive possède un champ de date dans la condition.
• Chat : la période de conservation commence le jour où le message a été envoyé. Le début de la période de conservation ne change pas lorsqu'un utilisateur modifie ou supprime un message.
• Agenda : la période de conservation commence à la fin de l'événement. Pour en savoir plus, consultez À propos des périodes de conservation.
• Voice for Google Workspace :
  • Pour les messages, la période de conservation commence à 23h59 UTC-7 le jour où le message a été envoyé.
  • Pour les messages vocaux et leurs transcriptions, la période de conservation commence à 23h59 UTC-7 le jour où le message vocal a été créé.
  • Pour les journaux d'appels, la période de conservation commence à 23h59 UTC-7 le jour où l'appel a été passé ou reçu.

Lorsque la période de conservation par défaut expire, Vault supprime définitivement un message ou un fichier uniquement dans les cas suivants :

• Il n'est pas actuellement soumis à des règles de conservation personnalisées. Les données sont toujours conservées conformément à la règle personnalisée qui stipule la plus longue période de conservation. Les règles de conservation personnalisées prévalent toujours sur la règle de conservation par défaut, même si la période qu'elles stipulent est plus courte. Toutefois, une règle personnalisée plus courte définie par un collaborateur ne peut pas remplacer une règle par défaut plus longue définie par le propriétaire.
• Il n'est pas soumis à une obligation de conservation. Lorsque l'obligation de conservation est levée, les règles de conservation s'appliquent.

Même lorsqu'une règle de conservation a été définie pour supprimer définitivement des données, le processus en arrière-plan qui efface des systèmes Google les données définitivement supprimées ou expirées garde ces données à la disposition de Vault pendant environ 30 jours avant qu'elles ne soient supprimées définitivement.

E-mails

• Les messages figurant dans la messagerie Gmail d'un utilisateur ou publiés dans Google Groupes au moment où toutes les règles de conservation expirent sont supprimés de la vue de l'utilisateur (cela peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours). Les messages restent disponibles pour les administrateurs Vault pendant environ 30 jours supplémentaires, pendant lesquels vous pouvez les rechercher, les exporter ou les soumettre à une obligation de conservation. Passé ces 30 jours, vous ne pouvez plus récupérer ces messages.

• Les messages supprimés par les utilisateurs ou les gestionnaires de groupes moins de 30 jours avant que la couverture de la conservation n'expire sont conservés jusqu'à ce que le délai maximum de 30 jours soit écoulé. Par exemple, si un utilisateur supprime des messages et vide sa corbeille 20 jours avant que la couverture de la conservation n'expire, vous pouvez les rechercher dans Vault pendant encore 10 jours. Passé ce délai, les messages ne peuvent plus être récupérés.

• Les messages Gmail qui ont été supprimés plus de 30 jours avant que la couverture de la conservation n'expire sont définitivement supprimés dès la fin de cette période de conservation, et vous ne pouvez pas les récupérer.

Pour découvrir comment fonctionnent les règles de conservation dans Gmail, consultez Règles de conservation Gmail : exemples et effets.

Éléments dans Drive

• Le délai de suppression des éléments et sites dans le Drive d'un utilisateur peut aller jusqu'à 15 jours après l'expiration de toutes les règles de conservation. Si un élément est supprimé de Drive et n'est pas couvert par des règles de conservation ni des obligations de conservation, il devient immédiatement indisponible dans Vault. Si les fichiers ont été supprimés depuis moins de 25 jours, un administrateur pourra peut-être les récupérer.
• Les éléments et les sites supprimés par les utilisateurs et vidés de la corbeille deviennent immédiatement indisponibles dans Vault, sauf si une règle de conservation ou une obligation de conservation permet de prolonger leur disponibilité. Si les fichiers ont été supprimés depuis moins de 25 jours, un administrateur pourra peut-être les récupérer.

Messages Chat

• Les messages Chat sont conservés pendant 30 jours supplémentaires après avoir été supprimés d'une conversation ou d'un espace par un utilisateur ou une règle de conservation. Le processus de suppression définitive commence le 30e jour et peut durer plusieurs jours de plus en fonction du nombre de messages à supprimer.

Événements Agenda

• Les événements Agenda sont conservés pendant 30 jours après la suppression de l'événement par un utilisateur ou par une règle de conservation. Vous pouvez rechercher et exporter des événements dans Vault.

Données Voice

• Les messages, les messages vocaux et leurs transcriptions, ainsi que les journaux d'appels Voice sont supprimés définitivement dans les 30 jours qui suivent l'expiration de la couverture, et vous ne pouvez pas les récupérer.

Il convient d'être vigilant lorsque vous modifiez des règles de conservation. Les services Google peuvent supprimer immédiatement et définitivement les données non protégées que les utilisateurs ont supprimées il y a plus de 30 jours.

Les unités organisationnelles enfants héritent des règles de conservation personnalisées de leur unité organisationnelle parente.

Ces règles personnalisées héritées s'appliquent à toutes les unités organisationnelles enfants, même si elles sont créées après que la règle de conservation personnalisée a été configurée.

Exemple :

example.com est l'unité organisationnelle racine et la durée de conservation par défaut pour Gmail est de deux ans.

example.com_FR a une règle de conservation personnalisée de 11 ans pour Gmail, appliquée en tant que règle principale.

example.com_FR\Employés est une unité organisationnelle enfant et hérite de la règle de conservation personnalisée de 11 ans de son unité organisationnelle parente (example.com_FR). La règle personnalisée est appliquée en tant que règle principale. Cette règle s'applique même si example.com_FR\Employés a été créée après que la règle de conservation personnalisée pour example.com_FR a été configurée.