Veri saklama kuralları, kuruluşunuzun uygunluk veya yasal düzenlemeler nedeniyle Google Workspace verilerini nasıl kaydedebileceğini ve silebileceğini kontrol eder.
Varsayılan olarak, Google Workspace verileri kullanıcı veya yönetici tarafından silinene kadar kullanıcı hesaplarında kalır. Kuruluşunuzun veri saklama üzerinde daha fazla denetime ihtiyacı varsa Google Apps Kasası'nda saklama kuralları oluşturabilirsiniz. Bu kurallarla verilerin nasıl ve ne kadar süre saklanacağını denetleyebilir, gerekli olmayan verileri kalıcı olarak silebilirsiniz.
Saklama kuralları hakkında
Apps Kasası ile saklama kurallarını kullanarak:
- Verileri ihtiyacınız olduğu sürece saklayın: Verileri, ihtiyacınız olduğu süre boyunca saklamak için saklama kuralları oluşturabilirsiniz. Veriler, iletiler ve dosyalar silinse veya çöp kutusu boşaltılsa bile korunur.
- İhtiyaç duymadığınız verileri kaldırın: Apps Kasası'nı, verileri bir süre sonra silecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Saklama süresi sona erdiğinde, veriler kullanıcı hesaplarından kaldırılır ve tüm Google sistemlerinden kalıcı olarak silinir. (Yasal muhafaza altındaki veriler kalıcı olarak silinmez.) Süresi dolan verileri kaldırmak için gereken süre, hizmete göre farklılık gösterir. Ayrıntılar için bu sayfanın sonraki kısmında bulunan Tüm saklama kurallarının süresi dolduktan sonra veriler Apps Kasası'nda kalabilir başlıklı makaleyi inceleyin.
Saklama kuralı türleri
Varsayılan saklama kuralları
Bir hizmetin tüm verilerini belirli bir süre boyunca saklamanız gerekiyorsa varsayılan bir saklama kuralı oluşturun. Veriler için varsayılan kurallar yalnızca özel bir kural veya muhafaza uygulanmamışsa geçerli olur. Varsayılan saklama kurallarını belirli hesaplar ya da dönemlerle sınırlı şekilde uygulayamazsınız ve her hizmet için yalnızca bir varsayılan saklama kuralınız olabilir.
Özel saklama kuralları
Spesifik verileri belirli bir süre boyunca saklamanız gerekiyorsa özel bir saklama kuralı oluşturun. Verileri, hizmete bağlı olarak çeşitli koşullar ve sürelerle belirtebilirsiniz:
-
Gmail ve Google Gruplar: Verileri kuruluş birimi, tarih aralıkları ve belirli arama terimlerine göre belirtin.
-
Google Drive, Meet ve Sites: Verileri kuruluş birimine göre belirtin ve son değiştirme tarihlerini (veri eskiliğine yönelik), oluşturma tarihlerini (uygunluk şartlarına yönelik), çöp kutusuna atma tarihlerini veya Drive etiketi tarih alanlarını temel alan son tarihler tanımlayın.
-
Google Chat: Verileri kuruluş birimine veya kuruluştaki tüm Chat alanlarına göre belirtin.
-
Google Takvim: Verileri kuruluş birimine göre belirtin ve etkinliğin sona erme tarihini temel alan son tarihleri tanımlayın. Ayrıntılı bilgi için Saklama süreleri hakkında başlıklı makaleyi inceleyin.
- Google Workspace İçin Google Voice: Verileri kuruluş birimine ve veri türüne göre belirtin.
Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre istediğiniz kadar özel kural oluşturabilirsiniz. Veriler, son kullanım tarihi en geç olan kurala göre saklanır. Drive'da, çöp kutusundaki bir Drive öğesi birden fazla saklama kuralına tabiyse çöp kutusuna taşınanlar kuralı diğer tüm saklama kurallarının yerini alır.
Saklamayla ilgili önemli bilgiler
Bölümü aç | Tümünü daralt ve başa dön
Hem muhafazalar hem saklama kuralları Apps Kasası'ndaki verileri saklar. Bununla birlikte, ikisi arasında önemli farklılıklar vardır:
| Muhafazalar | Saklama kuralları | |
|---|---|---|
|
Kullanım |
Muhafazalar genellikle yasal nedenlerle veya soruşturma amaçlı olarak oluşturulur. |
Saklama kuralları verilerin süreyle saklanacağını önceden belirlemek için kullanılır. |
| Kapsam | Muhafazalar şunlara uygulanabilir:
|
Saklama kuralları şunlara uygulanabilir:
Not: Saklama kuralları, eşleşen terimler bulunması haricinde bireysel hesaplara uygulanamaz. |
|
Koruma süresi |
Muhafazalar verileri süresiz olarak, yani muhafaza silinene kadar korur. |
Saklama kuralları verileri belirtilen süre boyunca korur. Bu süre, belirlenen bir gün sayısı uzunluğunda ya da sonsuz olabilir. |
|
Öncelik |
Muhafazalar, saklama kurallarına göre önceliklidir. Bir muhafaza silindiğinde veriler derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur. |
Saklama kuralları, muhafaza kaldırılana kadar bir muhafaza tarafından korunan verilere uygulanmaz. Varsayılan kuralın süresi daha sonra dolsa bile özel kurallar varsayılan kurallara göre önceliklidir. Veriler, geçerli son saklama kuralının süresi dolduğunda Google üretim sistemlerinden kaldırılabilir. |
|
Erişim |
Yalnızca bir konuya erişebilen Apps Kasası kullanıcıları kimlerin ve nelerin muhafazaya alındığına göz atabilir. |
Saklama kurallarını yalnızca saklama kuralı ayrıcalıklarına sahip Apps Kasası kullanıcıları yönetebilir. |
Apps Kasası, desteklediği Google hizmetleriyle tamamen entegre olduğundan ayrı bir arşiv yoktur.
Bir iletiye veya dosyaya saklama kuralı uygulandığında kullanıcı, öğeyi silinmek üzere işaretlememiş olsa bile öğe hizmetten silinir.
Gmail iletilerini 365 gün tutacak bir varsayılan saklama kuralı oluşturduğunuzu ve özel kuralınız ya da muhafazanız olmadığını varsayalım. Bu durumda, Apps Kasası 1 yıldan eski olan iletileri siler.
- Gmail ve Gruplar: Saklama süresi iletinin gönderildiği veya alındığı gün başlar.
- Drive, Meet ve Sites: Saklama kuralının nasıl ayarlandığına bağlı olarak saklama süresi şu tarihlerde başlayabilir:
- Öğenin oluşturulduğu tarih
- Öğenin son değiştirildiği tarih
- Öğenin çöp kutusuna taşındığı tarih
- Bir Drive etiketinin koşulunda tarih alanı varsa Drive etiketi tarih alanı için ayarlanan tarih
- Chat: Saklama süresi, mesajın gönderildiği gün başlar. Kullanıcı bir mesajı düzenlediğinde veya sildiğinde saklama süresi değişmez.
- Takvim: Saklama süresi etkinlik sona erdiğinde başlar. Ayrıntılı bilgi için Saklama süreleri hakkında başlıklı makaleyi inceleyin.
- Google Workspace İçin Voice:
- Kısa mesajlar: Saklama süresi, mesajın gönderildiği gün saat 23:59'da (UTC-7) başlar.
- Sesli mesajlar ve transkriptler: Saklama süresi, sesli mesajın oluşturulduğu gün saat 23:59'da (UTC-7) başlar.
- Arama kayıtları: Saklama süresi, aramanın yapıldığı veya alındığı gün saat 23:59'da (UTC-7) başlar.
Varsayılan saklama süresi dolduğunda Apps Kasası bir iletiyi veya dosyayı yalnızca şu durumlarda kalıcı olarak siler:
- Öğe herhangi bir özel saklama kuralı ile saklanmıyorsa. Veriler her zaman saklama süresi en uzun olan özel kuralın gerektirdiği şekilde tutulur. Özel saklama kuralının süresi varsayılan saklama kuralından kısa olsa bile, özel saklama kuralları her zaman varsayılan saklama kuralına göre önceliklidir.
- Öğe bir muhafazaya tabi değilse. Muhafaza kaldırıldığında saklama kuralları uygulanmaya başlar.
Bir saklama kuralı, verileri kalıcı olarak silmek üzere ayarlanmış olsa bile, kalıcı olarak silinen veya süresi dolan verileri Google sistemlerinden kaldıran arka plan işlemi, verileri Apps Kasası'nda yaklaşık 30 gün tutar ve bu sürenin sonunda kalıcı olarak siler.
E-posta iletileri
-
Tüm saklama kurallarının süresi dolduktan sonra, kullanıcıların Gmail'deki veya Google Gruplar'da yayınlanan iletileri posta kutularından kaldırılır (Bu sürecin tamamlanması birkaç saati veya günü bulabilir). İletiler yaklaşık 30 gün daha Apps Kasası yöneticileri için ulaşılabilir durumda olur ve bu süre içinde bunları arayabilir, dışa aktarabilir veya muhafazaya alabilirsiniz. 30 günün sonunda artık bu iletileri geri alamazsınız.
-
Saklama süresinin sona erme tarihinden önceki 30 günden daha kısa bir süre içinde kullanıcılar veya grup yöneticileri tarafından silinen iletiler, maksimum 30 günlük süre dolana kadar tutulur. Örneğin, bir kullanıcı iletileri saklama süresi sona ermeden 20 gün önce siler ve çöp kutusunu boşaltırsa bu iletiler için Apps Kasası'nda 10 gün daha arama yapabilirsiniz. Bu süre sonunda iletileri artık geri alamazsınız.
-
Saklama süresinin dolmasından en az 30 gün önce silinen Gmail iletileri, saklama süresi dolar dolmaz kalıcı olarak silinir ve artık bu iletileri geri alamazsınız.
Saklama kurallarının Gmail'de nasıl işlediğiyle ilgili örnekler için Örnek Gmail saklama kuralları ve bunların etkisi başlıklı bölümü inceleyin.
Drive'daki öğeler
- Tüm saklama kurallarının süresi dolduktan sonra, kullanıcının Drive'ındaki öğe ve sitelerin Drive'dan kaldırılması 15 günü bulabilir. Bir öğe Drive'dan kaldırılırsa ve saklama kuralı ya da muhafaza kapsamında değilse hemen Apps Kasası'ndan kaldırılır. Dosyalar 25 günden daha kısa bir süre önce kaldırıldıysa bir yönetici dosyaları alabilir.
- Kullanıcılar tarafından silinen ve çöp kutusundan kaldırılan öğeler ve siteler, kullanım sürelerini uzatan saklama kuralı ya da muhafaza yoksa hemen App Kasası'ndan kaldırılır. Dosyalar 25 günden daha kısa bir süre önce kaldırıldıysa bir yönetici dosyaları alabilir.
Chat mesajları
-
Chat mesajları, bir kullanıcı veya saklama kuralı tarafından görüşme ya da alandan kaldırıldıktan sonra 30 gün boyunca saklanır. Kalıcı olarak silme işlemi 30. günde başlar ve silinen mesajların sayısına bağlı olarak tamamlanması birkaç gün sürebilir.
Takvim etkinlikleri
- Takvim etkinlikleri, bir kullanıcı veya saklama kuralı tarafından kaldırıldıktan sonra 30 gün boyunca saklanır. Etkinlikler, Apps Kasası'nda aranabilir ve dışa aktarılabilir.
Voice verileri
-
Voice kısa mesajları, sesli mesajları, bunların transkriptleri ve arama kayıtları, saklama süresi dolduktan sonraki 30 gün içinde kalıcı olarak silinir ve geri alınamaz.
Bazı Google hizmetleri, verilerini Drive'da saklar. Bu veriler Drive saklama kuralları kapsamındadır. Şöyle ki:
| Ürün | Saklama |
|---|---|
| Jamboard | Apps Kasası, kullanıcıların Drive'larına kaydedilen Jam dosyalarını Drive saklama kurallarına göre saklar. Kaydedilmemiş Jam dosyaları ise Jamboard oturumu sona erdiğinde silinir ve Apps Kasası tarafından kullanılamaz. |
| Google Meet | Meet kayıtları, Gemini'ın aldığı notlar ve Meet içi sohbet, soru-cevap ve anket günlükleri varsayılan olarak Drive saklama kuralları kapsamındadır.
Meet kayıtlarının saklanması işlemini Drive'daki diğer öğelerden farklı bir şekilde yönetmek adına Meet için saklama kuralları oluşturabilirsiniz. Meet için saklama kuralları etkinleştirildiğinde, Drive saklama kuralları Meet kayıtları için geçerli olmaz. |
| Google Sites | Sites siteleri, varsayılan olarak Sites saklama kuralları kapsamındadır.
Siteleri Drive'daki diğer öğelerden farklı bir şekilde saklamak üzere Sites için saklama kuralları oluşturabilirsiniz. Sites için saklama kuralları etkinleştirildiğinde Drive saklama kuralları siteler için geçerli olmaz. Siteleri Drive'daki diğer öğelerle aynı şekilde saklamak için saklama ayarlarını değiştirerek sitelerin Drive kurallarına göre saklanmasını sağlayabilirsiniz. |
Mevcut saklama kurallarını değiştirirken son derece dikkatli olmalısınız. Hizmetler, kullanıcıların 30 günden uzun bir süre önce sildiği korumasız verileri derhal ve kalıcı olarak silebilir.
Alt kuruluş birimleri, özel saklama kurallarını üst kuruluş birimlerinden devralır.
Devralınan bu özel kurallar, alt kuruluş birimi özel saklama kuralı ayarlandıktan sonra oluşturulmuş olsa bile tüm alt kuruluş birimleri için geçerli olur.
Örneğin:
example.com, kök kuruluş birimidir ve Gmail için varsayılan saklama süresi 2 yıldır.
example.com_US, Gmail için 11 yıllık özel saklama kuralına sahiptir. Bu kural, birincil kural olarak uygulanır.
example.com_US\Employees, bir alt kuruluş birimidir ve 11 yıllık özel saklama kuralını üst kuruluş biriminden (example.com_US) devralır. Özel kural, birincil kural olarak uygulanır. Bu kural example.com_US\Employees, example.com_US için özel saklama kuralı ayarlandıktan sonra oluşturulsa bile uygulanır.