数据保留规则用于控制您的组织如何保存和删除 Google Workspace 数据，以满足法规遵从或监管要求。
默认情况下，Google Workspace 数据会保留在用户账号中，直到用户或管理员将数据删除。如果贵组织需要更好地控制数据保留方式，可以在 Google 保险柜中设置保留规则。这些规则用于管理数据的存储方式和存储时长，以及完全清除不再需要的数据。
保留规则简介
在 Google 保险柜中，您可以使用保留规则来实现以下目的：
- 将数据保留到您不再需要它们为止 - 您可以设置规则，按照您需要的时长来保留数据。即使用户删除邮件/消息/帖子和文件，或者清空自己的“已删除邮件”文件夹/回收站，相应数据也不会丢失。
- 在不再需要数据时，移除数据 - 您可以安排保险柜在一段时间后删除数据。保留期限结束后，数据会从用户账号中移除，并从所有 Google 系统中完全清除（处于诉讼保全状态的数据不在清除范围内）。移除到期数据所需的时间因服务而异。如需了解详情，请参阅本页下文中的所有保留规则都到期后，数据可能仍在保险柜中部分。
保留规则的类型
默认保留规则
如果必须将某项服务的所有数据保留一段时间，请设置默认保留规则。只有在自定义规则或保全设置不适用的情况下，默认规则才会应用于数据。您不能将默认保留规则仅应用于特定账号或特定时间段，而且只能为每项服务设置一项默认保留规则。
自定义保留规则
如果必须将特定数据保留一段时间，请设置自定义保留规则。您可以根据服务，按条件和字词来指定要保留的数据：
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Gmail 和 Google 网上论坛：支持按组织部门、日期范围和具体搜索字词进行设置。
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Google 云端硬盘、Meet 和协作平台：支持按组织部门进行设置，并可根据以下条件来指定到期时间：上次修改日期（以解决文件过旧问题）、创建日期（以满足法规遵从要求）、移至回收站的日期，或云端硬盘标签的日期字段。
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Google Chat：支持按组织部门进行设置，或为组织中的所有 Chat 聊天室进行设置。
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Google 日历：支持按组织部门进行设置，并可根据活动结束日期来指定到期时间。如需了解详情，请参阅关于保留期限。
- Google Voice for Google Workspace：支持按组织部门和数据类型进行设置。
自定义保留规则的数量没有限制，您可以根据组织需要进行设置。系统会根据到期时间最晚的规则来保留数据。对于云端硬盘，如果云端硬盘回收站中的一项内容受多项保留规则保护，那么以移至回收站的日期来确定到期时间的规则会取代所有其他保留规则。
有关保留功能的重要信息
保全和保留规则都会保留保险柜中的数据，但它们之间有很大的区别：
| 保全 | 保留规则 | |
|---|---|---|
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用途 |
保全通常是为了回应调查或法律问题而创建的。 |
保留规则用于预先控制数据的保留时长。 |
| 范围 | 保全可应用于：
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保留规则可应用于：
注意：保留规则不能应用于个人帐号，除非使用字词来匹配帐号。 |
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保留期限 |
在被删除之前，保全会无限期地保留数据。 |
保留规则可在指定期限内保留数据，保留期限可以是设定的天数，也可以是无限期。 |
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优先级 |
保全优先于保留规则。保全遭到删除后，相应数据就会立即受到适用保留规则的约束。 |
保留规则不会应用于受保全保护的数据，除非相应保全被移除。 自定义规则优先于默认规则，即使默认规则的到期时间较晚也是如此。当适用的到期时间最晚的保留规则到期后，就可以从 Google 生产系统中移除数据。 |
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访问 |
只有有权访问诉讼或调查的保险柜用户才可以查看哪些用户以及哪些数据已设置保全。 |
只有拥有保留规则权限的保险柜用户才可以管理保留规则。 |
保险柜已与其支持的 Google 服务完全集成，因此没有单独的归档。
将保留规则应用于某个邮件/消息/帖子或文件后，即使用户未将该内容标记为删除，系统也会将其从服务中删除。
举例来说，您可以创建默认保留规则，将 Gmail 邮件保留 365 天，而不设置任何自定义规则或保全。这样一来，保险柜便会删除超过 1 年的所有邮件。
- Gmail 和网上论坛 - 保留期限从收发邮件或帖子的日期开始算起。
- 云端硬盘、Meet 和协作平台 - 保留期限从以下时间开始算起，具体取决于保留规则的设置：
- 内容的创建时间
- 内容的上次修改时间
- 内容移至回收站的时间
- 云端硬盘标签的日期字段中设置的值（如果云端硬盘标签的条件中包含日期字段）
- Chat - 保留期限从发出消息之日开始算起。用户编辑或删除消息时，保留期限的起始日期保持不变。
- 日历 - 保留期限从活动结束时开始算起。如需了解详情，请参阅关于保留期限。
- Voice for Google Workspace：
- 短信 - 保留期限从短信发送日期当天晚上 11:59 (UTC-7) 开始算起。
- 语音信息及其转写内容 - 保留期限从语音信息创建日期当天晚上 11:59 (UTC-7) 开始算起。
- 通话记录 - 保留期限从拨打或接听电话的日期当天晚上 11:59 (UTC-7) 开始算起。
默认保留期限结束后，保险柜只会在以下情况下完全清除邮件/消息/帖子或文件：
- 没有任何自定义保留规则要求保留相应邮件/消息/帖子或文件。系统始终会根据保留期限最长的自定义规则来保留数据。自定义保留规则始终优先于默认保留规则，即使前者的保留期限比后者短也是如此。
- 相应邮件/消息/帖子或文件不在保全范围内。移除保全后，保留规则就会生效。
后台进程将已永久删除或过期的数据从 Google 系统中移除后，会在保险柜中将其保留大约 30 天，然后才会完全清除这些数据，即使保留规则设置为完全清除数据也是如此。
电子邮件
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当所有保留规则都到期后，用户 Gmail 中的邮件或 Google 网上论坛中发布的帖子将不再对用户可见（此流程可能需要几小时或几天才能完成）。保险柜管理员在此后的约 30 天内仍然可以访问这些邮件或帖子；在此期间，您可以搜索、导出这些内容或为这些内容设置保全。30 天之后，您就无法再找回这些邮件或帖子了。
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用户或群组管理员在保留期限到期前 30 天内删除的邮件或帖子也会根据需要得到保留，直到 30 天期满为止。例如，如果用户在保留期限到期前 20 天内删除邮件或帖子并清空“已删除邮件”或回收站，那么您在此后的 10 天内仍可在保险柜中搜索到这些内容。10 天之后，您就无法再找回这些内容了。
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如果 Gmail 邮件在保留期限到期前已删除超过 30 天，系统会在保留期限结束时立即将这些邮件完全清除，而且您无法恢复。
如需查看保留规则如何在 Gmail 中运作的示例，请参阅 Gmail 保留规则及其作用的示例。
云端硬盘中的内容
- 用户云端硬盘中的内容和网站在所有保留规则都到期后，最长可能需要 15 天才能从云端硬盘中移除。如果某项内容从云端硬盘中移除，且不在保留规则或保全的覆盖范围内，则该内容将立即无法通过保险柜访问。如果文件被移除的时间不超过 25 天，管理员或许可以找回这些文件。
- 被用户删除并从回收站中清空的内容和网站如果没有保留规则或保全来延长可访问期限，就会立即无法通过保险柜访问。如果文件被移除的时间不超过 25 天，管理员或许可以找回这些文件。
Chat 消息
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Chat 消息在被用户或保留规则从某一对话或聊天室中移除后，会额外保留 30 天。系统会从第 30 天开始完全清除这些数据，整个清除过程可能需要几天才能完成，具体取决于要完全清除的消息数量。
日历活动
- 日历活动在被用户或保留规则移除后，会保留 30 天。在保险柜中可以搜索和导出这类活动。
Voice 数据
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Voice 短信、语音信息及其转写内容、通话记录在保留期限到期后，最长会在 30 天后被完全清除，而且您无法恢复。
某些 Google 服务会将数据存储在云端硬盘中。这类数据在云端硬盘保留规则的适用范围内，具体如下：
| 产品 | 保留规则 |
|---|---|
| Jamboard | 保险柜会根据云端硬盘保留规则保留在用户云端硬盘中保存的 Jam。Jamboard 会话结束时，未保存的 Jam 会被舍弃，而不会保留在保险柜中。 |
| Google Meet | 默认情况下，云端硬盘保留规则适用于 Meet 录制内容，以及 Meet 内聊天、问答和投票的日志。
要分别管理 Meet 录制内容与云端硬盘中其他内容的保留情况，您可为 Meet 设置保留规则。为 Meet 启用保留规则后，云端硬盘保留规则不会应用于 Meet 录制内容。 |
| Google 协作平台 | 默认情况下，协作平台网站在协作平台保留规则的适用范围内。
要分别管理协作平台网站与云端硬盘中其他内容的保留情况，您可为协作平台设置保留规则。为协作平台启用保留规则后，云端硬盘保留规则不会应用于协作平台网站。 要像保留云端硬盘中的其他项相同一样保存网站，您可以更改保留设置。这样，网站就按照云端硬盘规则保留了。 |
修改现有保留规则时，请务必小心谨慎。如果用户在超过 30 天前删除的数据不在保护范围内，系统可能会立即将这些数据从服务中完全清除。