Правила хранения данных определяют то, каким образом в вашей организации хранятся и удаляются данные Google Workspace для обеспечения соответствия юридическим или нормативным требованиям.
По умолчанию данные остаются в аккаунте пользователя, пока администратор или пользователь не удалит их. Если вашей организации нужно больше возможностей по управлению хранением данных, вы можете настроить правила хранения в Google Сейфе. Эти правила определяют то, каким образом и как долго хранятся данные, а также обеспечивают удаление данных без возможности восстановления, когда они больше не нужны.
О правилах хранения
В Сейфе можно использовать правила хранения, чтобы:
- Хранить данные столько, сколько нужно. Вы можете настроить правила таким образом, чтобы сообщения и файлы хранились в течение указанного периода, даже если пользователь удалит их и очистит корзину.
- Удалять ненужную информацию. Вы можете запланировать удаление данных в Сейфе через определенный период времени – они будут удалены из аккаунтов пользователей и из всех систем Google без возможности восстановления. Эти правила не применяются к данным с запретом на удаление. Время, в течение которого удаляются данные, зависит от сервиса. Подробная информация приведена в разделе Данные могут оставаться в Сейфе даже по истечении всех сроков хранения.
Типы правил хранения
Правила хранения по умолчанию
Если нужно в течение заданного времени хранить все данные сервиса, используйте правило хранения по умолчанию. Правила по умолчанию применяются, только если не настроены специальные правила или запреты на удаление. Правила хранения по умолчанию нельзя задать для отдельных аккаунтов или периодов. Более того, для каждого сервиса может действовать только одно такое правило.
Специальные правила хранения
Если нужно в течение заданного времени хранить определенные данные, используйте специальное правило хранения. Поддерживаемые условия зависят от сервиса.
-
Gmail и Google Группы. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений, диапазонов дат и ключевых слов.
-
Google Диск, Meet и Сайты. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений на основе даты последнего изменения файлов (чтобы удалять устаревшие данные), даты создания (для соблюдения нормативных требований), даты перемещения в корзину или полей даты ярлыков Диска.
-
Google Chat. Специальные правила можно настраивать для отдельных организационных подразделений или для всех чат-групп Google Chat в организации.
-
Google Календарь. Специальные правила можно настраивать для отдельных организационных подразделений и с определенным сроком хранения, зависящим от даты окончания мероприятия. Подробнее о сроках хранения…
- Google Voice для Google Workspace. Специальные правила можно настраивать для организационных подразделений и типов данных.
Количество специальных правил хранения, которые можно использовать в организации, не ограничено. При этом применяется правило, срок действия которого истекает позже всех. Если на файл в корзине Google Диска распространяется действие нескольких правил хранения, то приоритет имеет правило хранения по дате перемещения в корзину.
Важная информация о хранении данных
Развернуть раздел | Свернуть все и перейти к началу
И запреты на удаление, и правила хранения обеспечивают сохранение данных в Сейфе, но между этими функциями есть важные различия. Они описаны в таблице ниже.
| Запреты на удаление | Правила хранения | |
|---|---|---|
|
Описание |
Обычно создаются для хранения информации, которая может потребоваться для расследования или урегулирования правовых вопросов. |
С помощью правил хранения можно устанавливать сроки хранения данных. |
| Область действия | Запреты на удаление можно применять к:
|
Правила хранения можно применять к:
Примечание. Правила хранения нельзя применить к отдельным аккаунтам непосредственно. Сделать это можно только путем назначения определенных условий. |
|
Срок хранения |
Данные хранятся бессрочно или до тех пор, пока соответствующий запрет не будет удален. |
Данные хранятся в течение указанного количества дней или бессрочно. |
|
Приоритет |
Запреты на удаление имеют приоритет перед правилами хранения. В случае удаления запрета хранение данных будет регулироваться действующими правилами хранения. |
Правила хранения не применяются к данным, пока в отношении них действует запрет на удаление. Специальные правила хранения имеют приоритет над правилами по умолчанию, даже если срок хранения по умолчанию дольше. После истечения последнего из применимых сроков хранения данные могут быть удалены из хранилищ Google. |
|
Доступ |
Видеть, на что распространяется запрет, могут только пользователи Сейфа, имеющие доступ к делу. |
Управлять правилами хранения могут только пользователи Сейфа, имеющие на это разрешение. |
Сейф полностью интегрирован с поддерживаемыми сервисами Google – для него нет отдельного архива.
Если к письму или файлу применяется правило хранения, объект удаляется из сервиса, даже если пользователь не отметил его для удаления.
Предположим, вы создали правило хранения по умолчанию, согласно которому письма Gmail должны храниться 365 дней, и не задали специальные правила и запреты. Сейф будет удалять письма старше года.
- Gmail и Группы. Срок хранения начинается со дня отправки или получения сообщения.
- Диск, Meet и Сайты. Срок хранения объекта начинается в зависимости от того, как настроено правило:
- со дня создания объекта;
- с даты последнего изменения;
- с момента перемещения в корзину;
- если в условии ярлыка Диска есть поле даты, в заданный в этом поле день.
- Chat. Срок хранения начинается со дня отправки сообщения. Если пользователь изменяет или удаляет сообщение, это не влияет на отсчет срока его хранения.
- Календарь. Срок хранения начинается с момента окончания мероприятия. Подробнее о сроках хранения…
- Voice для Google Workspace:
- Срок хранения текстовых сообщений начинается с 23:59 UTC-7 в день отправки.
- Срок хранения голосовых сообщений с расшифровкой начинается с 23:59 UTC-7 в день создания.
- Срок хранения звонков в списке вызовов начинается с 23:59 UTC-7 в день совершения или принятия звонка.
По истечении установленного по умолчанию срока хранения сообщение или файл удаляются из Сейфа без возможности восстановления только в следующих случаях:
- Если к ним не применяются специальные правила хранения. Данные хранятся в соответствии с правилом, предусматривающим самый продолжительный период хранения. Специальные правила (даже устанавливающие срок, который короче стандартного) всегда имеют приоритет над правилом хранения по умолчанию.
- Если для сообщения или файла не установлен запрет на удаление. После снятия запрета применяются установленные правила хранения.
Даже если данные подлежат удалению без возможности восстановления согласно правилу хранения, из-за особенностей фонового процесса, отвечающего за удаление данных из систем Google, они будут доступны в Сейфе около 30 дней, после чего будут удалены окончательно.
Электронные письма
-
Когда истекают все заданные правилами сроки хранения, сообщения из почтового ящика Gmail пользователя и опубликованные им сообщения в Google Группах скрываются от пользователя (этот процесс может занять несколько часов или дней). В течение ещё примерно 30 дней администраторы Сейфа могут экспортировать эти сообщения, осуществлять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Затем сообщения удаляются окончательно.
-
Сообщения, удаленные пользователями или менеджерами групп менее чем за 30 дней до истечения срока хранения, остаются в сервисе до истечения этого срока. Например, если пользователь отправил письма в корзину и очистил ее за 20 дней до окончания периода хранения, сообщения будут доступны для поиска в Сейфе ещё 10 дней по истечении этого периода. Затем система удалит сообщения окончательно.
-
Сообщения Gmail, удаленные более чем за 30 дней до окончания срока хранения, удаляются навсегда сразу по истечении этого срока.
Ознакомьтесь с примерами правил хранения Gmail и их применения.
Объекты на Диске
- Объекты и сайты пользователя на Диске будут удалены в течение 15 дней после истечения всех заданных правилами сроков хранения. Если для объекта на Диске не действуют правила и запреты, то после удаления он сразу становится недоступным в Сейфе. Есть вероятность, что администратор сможет восстановить файлы, с момента удаления которых прошло менее 25 дней.
- Объекты и сайты, удаленные пользователями с Диска, а затем из корзины, становятся недоступны в Сейфе сразу, если только для них не действуют правила и запреты, продлевающие срок хранения. Есть вероятность, что администратор сможет восстановить файлы, с момента удаления которых прошло менее 25 дней.
Сообщения Chat
-
Сообщения Chat хранятся ещё 30 дней с момента их удаления пользователем или правилом хранения. Процесс удаления без возможности восстановления начинается на 30-й день и может занять ещё несколько дней в зависимости от количества удаляемых сообщений.
Мероприятия в Календаре
- Мероприятия в Календаре хранятся в течение 30 дней после того, как пользователь или правило хранения удалит их. В Сейфе можно выполнять поиск мероприятий и экспортировать их.
Данные Google Voice
-
SMS и голосовые сообщения, их расшифровки, а также списки вызовов Voice удаляются без возможности восстановления в течение 30 дней после истечения срока хранения.
Некоторые сервисы Google могут хранить данные на Диске. На такие данные распространяются следующие правила хранения Google Диска:
| Продукт | Правила хранения |
|---|---|
| Jamboard | Сейф хранит Jam-файлы, сохраненные на Диске пользователя, в соответствии с правилами хранения Диска. Несохраненные Jam-файлы удаляются по завершении сеанса Jamboard и поэтому недоступны Сейфу. |
| Google Meet | Правила хранения Диска по умолчанию применяются к файлам записей встреч Meet, журналов чатов, вопросов и ответов, а также опросов.
Чтобы управлять хранением записей Meet отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Meet. Если эти правила включены, правила хранения Диска к записям Meet применяться не будут. |
| Google Сайты | На сайты по умолчанию распространяются правила хранения Сайтов.
Чтобы управлять хранением сайтов отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Сайтов. Если эти правила включены, правила хранения Диска к сайтам применяться не будут. Чтобы в отношении сайтов действовали правила хранения Диска, отключите правила хранения для Сайтов. |
Будьте внимательны при изменении существующих правил хранения. Незащищенные данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены сервисами без возможности восстановления.