Como administrador do Google Workspace, você pode permitir que os usuários da organização realizem todas as tarefas do Vault ou apenas um subconjunto específico. Por exemplo, é possível permitir que determinados usuários definam regras de retenção e que outro grupo pesquise e exporte dados.
Antes de conceder privilégios do Vault aos usuários, consulte os especialistas jurídicos ou os administradores da empresa para definir quais usuários precisam ter acesso às ferramentas do Vault. É possível restringir alguns privilégios do Vault, como o gerenciamento de pesquisas ou exportações, para o usuário trabalhar apenas com os dados do usuário em uma unidade organizacional específica.
As contas com privilégios do Vault devem ser tratadas como confidenciais porque têm acesso e controle sobre os dados de outros usuários na organização.
Para conceder privilégios a um usuário, crie uma função de administrador que inclua um ou mais privilégios do Vault. Em seguida, atribua a função de administrador ao usuário.
Etapa 1: criar uma função de administrador com privilégios do Vault
Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como um superadministrador.
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Faça login no Google Admin Console.
Faça login usando uma conta com privilégios de superadministrador (não a que termina em @gmail.com).
- Na página inicial do Admin Console, acesse Funções do administrador.
- Clique em Criar uma nova função.
- Digite um nome e uma descrição para a função. Por exemplo, o nome pode ser o privilégio que o usuário terá.
- Clique em Continuar.
- Localize e expanda a seção Google Vault. Dica: na caixa de pesquisa, digite "Google Vault".
- Selecione os privilégios da função.
Veja na lista a seguir um resumo dos privilégios que podem ser combinados conforme necessário. Veja mais detalhes nesta página na referência dos privilégios do Vault.
Privilégios relacionados à pesquisa e exportação:
- Pesquisar dados, visualizar resultados e salvar consultas, mas não exportar os resultados da pesquisa: selecione Gerenciar pesquisas. Para permitir que o usuário pesquise em qualquer caso, não só nos dele ou nos que foram compartilhados com ele, selecione também Ver todos os casos.
- Ver, fazer o download e excluir exportações, mas não criar exportações: selecione Gerenciar exportações. Para permitir que o usuário trabalhe com exportações em qualquer caso, não apenas nos dele ou nos que foram compartilhados com ele, também selecione Ver todos os casos.
- Criar exportações e todas as outras ações de pesquisa e exportação: selecione Gerenciar pesquisas e Gerenciar exportações. Para permitir que o usuário pesquise e exporte qualquer caso, não apenas os dele ou os que foram compartilhados com ele, selecione também Ver todos os casos.
Guardas de documentos, auditorias e privilégios relacionados ao caso:
- Criar e remover guardas de documentos, ver listas de guardas de documentos: selecione Gerenciar guardas de documentos. Para permitir que o usuário crie e remova guardas de documentos em qualquer caso, não apenas nos dele ou nos que foram compartilhados com ele, selecione também Ver todos os casos.
- Ver registros de auditoria e guardas de documentos dos casos que eles podem acessar, ver todos os relatórios de guardas de documentos: selecione Gerenciar auditorias.
- Criar, compartilhar, fechar e excluir casos: selecione Gerenciar casos e pelo menos um dos seguintes itens: Gerenciar guardas de documentos, Gerenciar pesquisas, Gerenciar exportações ou Gerenciar auditorias.
Privilégios relacionados à retenção:
- Criar, editar e excluir regras de retenção, além de ver todas elas: selecione Gerenciar políticas de retenção.
- Ver as regras de retenção, mas não criar, editar ou excluí-las: selecione Ver políticas de retenção.
- Clique em Continuar.
- Confira os privilégios selecionados e clique em Criar função.
Etapa 2: atribuir privilégios do Vault aos usuários
Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como um superadministrador.
Você pode atribuir privilégios do Vault a um usuário de cada vez ou a vários de uma vez.
Com qualquer uma dessas abordagens:
- Os usuários geralmente recebem a nova função em minutos, mas isso pode levar até 24 horas.
- Você pode conceder privilégios do Vault a um usuário sem uma licença do produto. Os usuários não precisam de licenças do Vault para ter privilégios.
- Se a função incluir apenas Gerenciar exportações, Gerenciar pesquisas, Gerenciar guardas de documentos e Gerenciar casos, você poderá restringir as tarefas escopo da função a uma unidade organizacional específica.
Veja instruções em Atribuir funções.
Resolver problemas com privilégios do Vault
O usuário não vê nenhum caso na página "Casos"
- Motivo: se a função de administrador do usuário não incluir o privilégio Ver todos os casos, o usuário só poderá ver os próprios casos e os que foram compartilhados com ele. Se o usuário não tiver casos e ou nenhum caso tiver sido compartilhado com ele, o usuário não verá casos.
- Como corrigir: compartilhe casos com o usuário. Veja instruções em Compartilhar um caso.
O usuário não pode abrir nenhum caso
- Motivo: se a função de administrador do usuário tiver apenas o privilégio Ver todos os casos e nenhum outro, o usuário só poderá ver a lista de casos, mas não abri-las.
- Como corrigir: você tem duas opções:
- Atribua ao usuário outra função de administrador que inclua outro privilégio do Vault.
- Edite a função de administrador atribuída ao usuário para incluir outro privilégio do Vault.
Referência de privilégios do Vault
| Privilégio do Vault | O que o privilégio permite ao usuário | Pode ser restrito a unidades organizacionais |
|---|---|---|
| Gerenciar casos |
Importante: Para abrir e trabalhar com casos, o usuário precisa ter pelo menos mais um privilégio: Gerenciar guardas de documentos, Gerenciar pesquisas, Gerenciar exportações ou Gerenciar auditorias. Quando restrito a uma unidade organizacional, o usuário pode compartilhar casos apenas com contas na unidade organizacional. |
✔ |
| Gerenciar guardas de documentos |
Importante: Quando esse privilégio é restrito a uma unidade organizacional, o usuário pode criar e remover guardas de documentos apenas para as contas na unidade organizacional. Os usuários do Vault fora da unidade organizacional veem as guardas de documentos dos usuários da unidade organizacional. |
✔ |
| Gerenciar pesquisas |
Quando esse privilégio é restrito a uma unidade organizacional, o usuário só pode pesquisar dados associados a contas e drives compartilhados na unidade organizacional. |
✔ |
| Gerenciar exportações |
Importante: Para criar exportações, o usuário precisa deste privilégio e do privilégio Gerenciar pesquisas. Quando esse privilégio é restrito a uma unidade organizacional, o usuário pode exportar apenas os dados associados a contas e drives compartilhados na unidade. Os superadministradores do Google Workspace não têm acesso a todas as exportações. Eles só podem trabalhar com as próprias exportações e exportações dos casos compartilhados com eles. |
✔ |
| Gerenciar auditorias |
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| Gerenciar políticas de retenção |
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| Visualizar políticas de retenção |
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| Visualizar todos os casos |
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