U kunt een Google Workspace-account alleen verwijderen als er geen bewaarplicht op is geplaatst. Een beheerder met Vault-rechten (Bewaarplichten beheren, Alle kwesties bekijken en Controles beheren) kan een account vrijgeven uit accountgebaseerde bewaarplichten. Een beheerder met rechten voor gebruikersbeheer kan een account verwijderen uit organisatie-eenheden waarvoor een bewaarplicht geldt. Meer informatie over Vault-beheerdersrechten.
De volgende instructies bevatten de stappen in Vault en in de Google Workspace Beheerdersconsole.
Nadat u een account heeft verwijderd, kunt u het binnen 20 dagen herstellen. Accountgegevens die zijn gemarkeerd voor verwijdering, worden echter niet meer beschermd door bewaarregels of bewaarplichten en kunnen definitief worden verwijderd. Deze gegevens kunnen niet worden hersteld, zelfs niet als u het account herstelt.
- Controleer samen met uw juridische team het account om te bepalen of er een bewaarplicht moet worden geplaatst voor de gegevens van de gebruiker.
- Als de gegevens bewaard moeten blijven, heeft u een aantal opties:
- De gebruiker overzetten naar een licentie voor gearchiveerde gebruikers, zodat de Google Workspace-gegevens van de gebruiker worden bewaard in Google-opslag. Met deze optie verwijdert u het account niet. Zie Voormalige werknemers en hun gegevens beheren voor instructies.
- Exporteer de gegevens van de gebruiker en bewaar deze buiten Google Workspace. Ga daarna door naar de volgende stap om de bewaarplicht vrij te geven en het account te verwijderen. Ga naar Gegevens exporteren uit Vault voor instructies.
- Als de gegevens van de gebruiker kunnen worden verwijderd, logt u in op vault.google.com.
- Klik op Rapporten.
- Geef de gebruiker vrij van accountgebaseerde bewaarplichten:
- Klik op Bewaarplichten voor gebruikers.
- Voer het account in de zoekbalk in.
- Zoek het account. Als het account niet in de lijst staat, betekent dit dat het account niet onder een accountgebaseerde bewaarplicht valt en dat u kunt doorgaan naar de volgende stap.
- Klik op de rij met het account. Er wordt een venster geopend met de op accounts gebaseerde bewaarplichten die op het account van toepassing zijn.
- Klik op elke bewaarplicht en geef het account vrij van het bereik van de bewaarplicht.
- Bewaarplichten identificeren voor organisatie-eenheden waar het account bijhoort en het account uit de organisatie-eenheid verplaatsen:
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
- Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Directory
Gebruikers.
- Klik op de rij met de gebruiker.
- Zoek links de organisatie-eenheid van de gebruiker en eventuele bovenliggende organisatie-eenheden.
- Klik in Vault op Domeinbewaarplichten.
- Zoek in de lijst met bewaarplichten naar de organisatie-eenheid van de gebruiker en eventuele bovenliggende organisatie-eenheden. Als er een bewaarplicht geldt voor de organisatie-eenheid, verplaatst u het account naar een organisatie-eenheid waarvoor geen bewaarplicht geldt. U kunt expliciet een organisatie-eenheid instellen voor dit doel, zodat er geen bewaarplicht op wordt geplaatst.
Zie Een organisatie-eenheid toevoegen en Gebruikers verplaatsen naar een organisatie-eenheid voor instructies.
- Als de lijst bewaarplichten bevat met het bereik Alle accounts, is de bewaarplicht ingesteld voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. U moet gebruikers opnieuw ordenen in minstens 2 onderliggende organisatie-eenheden, zodat er voor minstens één organisatie-eenheid geen bewaarplicht geldt.
- Voeg 2 of meer organisatie-eenheden toe. Zie Een organisatie-eenheid toevoegen voor instructies.
- Verplaats de gebruikers van wie u de gegevens wilt bewaren naar een of meer organisatie-eenheden. Verplaats de gebruikers die u wilt verwijderen naar een of meer andere organisatie-eenheden. Zie Gebruikers verplaatsen naar een organisatie-eenheid voor instructies.
- Update in Vault de bewaarplichten met het bereik Alle accounts, zodat de bewaarplichten alleen gelden voor de organisatie-eenheden met gebruikers waarvoor een bewaarplicht moet gelden.
-
- Het duurt 24 tot 48 uur voordat de Directory- en Vault-instellingen volledig zijn geüpdatet.
- Verwijder de gebruiker. Zie Een gebruiker verwijderen uit uw organisatie voor instructies.