Supprimer un compte utilisateur dont les données font l'objet d'une obligation de conservation

Vous ne pouvez supprimer un compte Google Workspace que s'il ne fait pas l'objet d'une obligation de conservation. Un administrateur disposant de droits Vault (Gérer les obligations de conservation, Afficher tous les litiges et Gérer les audits) peut lever une obligation de conservation si elle est appliquée au niveau du compte. Un administrateur disposant des droits de gestion des utilisateurs peut supprimer un compte d'une unité organisationnelle faisant l'objet d'une obligation de conservation. En savoir plus sur les droits d'administrateur Vault

Les instructions suivantes incluent des étapes à suivre dans Vault et dans la console d'administration Google Workspace.

Une fois le compte supprimé, vous disposez de 20 jours pour le récupérer. Toutefois, les données de compte dont la suppression a été demandée ne sont plus protégées par les règles ni les obligations de conservation, et peuvent donc être supprimées définitivement. Ces données ne peuvent pas être récupérées, même lorsque vous restaurez le compte.
  1. Examinez le compte avec votre équipe juridique pour déterminer si les données de l'utilisateur doivent être conservées.
  2. Si des données doivent être conservées, vous avez plusieurs possibilités :
    • Attribuez à l'utilisateur une licence Utilisateur archivé, afin de préserver les données Google Workspace dans l'espace de stockage Google. Cette option vous évite de devoir supprimer le compte. Pour savoir comment procéder, consultez Gérer les anciens employés et leurs données.
    • Exportez les données de l'utilisateur et conservez-les en dehors de Google Workspace, puis passez à l'étape suivante pour lever l'obligation de conservation et supprimer le compte. Pour en savoir plus, consultez Exporter des données via Vault.
  3. Si les données de l'utilisateur peuvent être supprimées, connectez-vous à vault.google.com.
  4. Cliquez sur Rapports.
  5. Levez les obligations de conservation appliquées au niveau des comptes utilisateur :
    1. Cliquez sur Obligations de conservation appliquées aux comptes utilisateur.
    2. Dans la barre de recherche, saisissez le nom du compte.
    3. Recherchez le compte. S'il ne s'affiche pas, cela signifie qu'il n'est pas soumis à une obligation de conservation au niveau du compte. Vous pouvez alors passer à l'étape suivante.
    4. Cliquez sur la ligne du compte. Le panneau qui s'ouvre liste les obligations de conservation basées sur le compte.
    5. Cliquez sur chaque obligation de conservation, puis supprimez-la du compte concerné.
  6. Identifiez les obligations de conservation associées aux unités organisationnelles auxquelles le compte appartient, puis retirez le compte de l'unité organisationnelle :
    1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

      Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

    2. Dans la console d'administration, accédez à Menu  puis  Annuaire puis Utilisateurs.
    3. Cliquez sur la ligne associée à l'utilisateur.
    4. Sur la gauche, localisez l'unité organisationnelle de l'utilisateur et les éventuelles unités organisationnelles parentes.
    5. Dans Vault, cliquez sur Obligations de conservation appliquées au domaine.
    6. Recherchez dans la liste des obligations de conservation l'unité organisationnelle de l'utilisateur et toutes les unités organisationnelles parentes. Si l'unité organisationnelle fait l'objet d'une obligation de conservation, déplacez le compte vers une autre unité organisationnelle. Vous pouvez configurer explicitement une unité organisationnelle à cette fin pour vous assurer qu'elle ne fait pas l'objet d'une obligation de conservation.

      Pour savoir comment procéder, consultez Ajouter une unité organisationnelle et Placer des comptes utilisateur dans une autre unité organisationnelle.

    7. Si la liste inclut des obligations de conservation dont le champ d'application est Tous les comptes, l'obligation de conservation est définie au niveau de l'unité organisationnelle racine. Vous devez réorganiser les comptes utilisateur dans au moins deux unités organisationnelles enfants pour qu'au moins une unité organisationnelle ne soit pas soumise à une obligation de conservation.
      1. Ajoutez au moins deux unités organisationnelles. Pour savoir comment procéder, consultez Ajouter une unité organisationnelle.
      2. Déplacez les comptes utilisateur dont vous souhaitez conserver les données dans une ou plusieurs unités organisationnelles. Déplacez les comptes utilisateur que vous souhaitez supprimer dans une ou plusieurs autres unités organisationnelles. Pour savoir comment procéder, consultez Placer des comptes utilisateur dans une autre unité organisationnelle.
      3. Dans Vault, mettez à jour les obligations de conservation dont le champ d'application est Tous les comptes, afin qu'elles ne s'appliquent qu'aux unités organisationnelles dont les utilisateurs font l'objet d'une obligation de conservation.
  7. Un délai de 24 à 48 heures peut s'écouler avant que les paramètres de l'annuaire et de Vault soient complètement mis à jour.
  8. Supprimez le compte utilisateur. Pour savoir comment procéder, consultez Supprimer ou retirer un compte utilisateur de votre organisation.

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