Solo puedes eliminar una cuenta de Google Workspace si no está sujeta a ninguna retención. Un administrador con privilegios de Vault (Gestionar retenciones, Ver todos los asuntos y Gestionar registros de auditoría) puede liberar una cuenta de las retenciones aplicadas a nivel de cuenta. Un administrador con privilegios de gestión de usuarios puede quitar una cuenta de unidades organizativas que estén sujetos a retenciones. A continuación se indican los pasos que se deben seguir en Vault y en la consola de administración de Google Workspace.
Después de eliminar una cuenta, tienes un plazo de 20 días para recuperarla. Sin embargo, los datos de la cuenta que se hayan marcado para eliminarse ya no estarán protegidos por las reglas de conservación ni por las retenciones y podrán purgarse. Estos datos no se podrán recuperar aunque restaures la cuenta.
- Revisa la cuenta con tu equipo jurídico para determinar si los datos del usuario deben conservarse con una retención.
- Si sus datos deben permanecer sujetos a una retención, tienes algunas opciones:
- Cambia el usuario a una licencia de Usuario archivado, que conserva sus datos de Google Workspace en almacenamiento de Google. De esta forma, no se elimina la cuenta. Consulta instrucciones en el artículo Gestionar antiguos empleados y sus datos.
- Exporta los datos del usuario y consérvalos fuera de Google Workspace. Después, continúa con el siguiente paso para quitar la retención y eliminar la cuenta. Consulta instrucciones en el artículo Exportar datos desde Vault.
- Si se pueden eliminar sus datos, inicia sesión en vault.google.com.
- Haz clic en Informes.
- Libera ese usuario de cualquier retención basada en cuentas:
- Haz clic en Retenciones de usuarios.
- En la barra de búsqueda, introduce la cuenta.
- Localiza la cuenta. Si la cuenta no figura en la lista, significa que no está sujeta a ninguna retención a nivel de cuenta y, por tanto, puedes continuar con el siguiente paso.
- Haz clic en la fila que contiene la cuenta. Se abrirá un panel que enumera las retenciones a nivel de cuenta que se aplican a la cuenta en cuestión.
- Haz clic en cada retención y libera la cuenta.
- Identifica las retenciones aplicadas a unidades organizativas a las que pertenece la cuenta y sácala de esas unidades organizativas:
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
- En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Usuarios.
- Haz clic en la fila que contiene el usuario.
- En la parte izquierda, busca la unidad organizativa del usuario y cualquier unidad organizativa superior.
- En Vault, haz clic en Retenciones del dominio.
- En la lista de retenciones, busca la unidad organizativa del usuario y cualquiera de sus unidades organizativas superiores. Si la unidad organizativa está sujeta a una retención, mueve la cuenta a otra unidad organizativa que no lo esté. Puede ser útil configurar una unidad organizativa expresamente con este fin para asegurarse de que no esté sujeta a retenciones.
Consulta instrucciones en los artículos Añadir unidades organizativas y Mover usuarios a una unidad organizativa.
- Si la lista incluye retenciones con el alcance Todas las cuentas, la retención se aplica al nivel organizativo superior. Tendrás que reorganizar los usuarios en un mínimo de dos unidades organizativas secundarias para que al menos una de ellas no esté sujeta a retenciones.
- Añade dos o más unidades organizativas. Para obtener más información, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.
- Mueve los usuarios cuyos datos necesitas retener a una o varias unidades organizativas. Mueve los usuarios que quieras eliminar a una o varias unidades organizativas distintas. Consulta cómo hacerlo en el artículo Mover usuarios a una unidad organizativa.
- En Vault, actualiza las retenciones que tengan el ámbito Todas las cuentas para que solo se apliquen a las unidades organizativas que contengan los usuarios que necesitas retener.
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- Espera entre 24 y 48 horas para que la configuración del directorio y de Vault se actualice del todo.
- Elimina al usuario. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Eliminar o quitar usuarios de una organización.