מחיקה של משתמש עם נתונים שנמצאים בהחזקה לצורך משפטי

אפשר למחוק חשבון Google Workspace רק אם הוא לא נמצא בהחזקה לצורך משפטי. אדמין עם הרשאות Vault (הרשאות לניהול החזקות, להצגת כל העניינים ולניהול ביקורות) יכול לשחרר חשבון מהחזקות מבוססות-חשבון. אדמין עם הרשאות לניהול משתמשים יכול להסיר חשבון מיחידות ארגוניות שנמצאות בהחזקה לצורך משפטי. מידע על הרשאות אדמין ב-Vault

ההוראות הבאות כוללות שלבים לביצוע ב-Vault ובמסוף Admin של Google Workspace.

אחרי שמוחקים חשבון, אפשר לשחזר אותו תוך 20 ימים. עם זאת, נתוני חשבון שסומנו למחיקה אינם מוגנים יותר על ידי כללי שמירה או החזקה, וניתן למחוק אותם לצמיתות. לא ניתן לשחזר את הנתונים האלה, גם אם משחזרים את החשבון.

1. כדאי לבדוק את החשבון עם הצוות המשפטי כדי לקבוע אם צריך לשמור את נתוני המשתמש בהחזקה.
2. אם צריך לשמור את הנתונים בהחזקה, יש לכם כמה אפשרויות:
   • תוכלו להעביר את המשתמש לרישיון ל-Archived User, ששומר באחסון בחשבון Google את הנתונים שלהם ב-Google Workspace. אם תבחרו באפשרות הזו, החשבון לא יימחק. לקבלת הוראות, תוכלו להיעזר במאמר ניהול עובדים לשעבר והנתונים שלהם.
   • ניתן לייצא את נתוני המשתמש ולשמור אותם מחוץ ל-Google Workspace. לאחר מכן צריך להמשיך לשלב הבא כדי לבטל את ההחזקה ולמחוק את החשבון. לקבלת הוראות, תוכלו להיעזר במאמר ייצוא נתונים מ-Vault.
3. אם ניתן למחוק את הנתונים, נכנסים אל vault.google.com.
4. לוחצים על דוחות.
5. שחרור המשתמש מהחזקות מבוססות-חשבון:
   1. לוחצים על החזקות משתמשים.
   2. מזינים את החשבון בסרגל החיפוש.
   3. מאתרים את החשבון. אם החשבון לא מופיע ברשימה, המשמעות היא שלא הוטלו עליו החזקות מבוססות-חשבון, ואתם יכולים להמשיך לשלב הבא.
   4. לוחצים על השורה עם החשבון. תיפתח חלונית שמציגה את כל ההחזקות מבוססות החשבון שכוללות את החשבון.
   5. לוחצים על כל החזקה ומשחררים את החשבון מהיקף ההחזקה.
6. זיהוי ההחזקות של היחידות הארגוניות שאליהן החשבון שייך, והוצאת החשבון מהיחידה הארגונית:
   1. נכנסים אל מסוף Google Admin.

      יש להיכנס באמצעות חשבון האדמין (חשבון שלא מסתיים ב-‎@gmail.com).

   2. במסוף Admin, נכנסים לתפריט  ספרייהמשתמשים.
   3. לוחצים על השורה עם המשתמש.
   4. בצד ימין, מאתרים את היחידה הארגונית ואת כל היחידות הארגוניות ברמת הורה של המשתמש.
   5. ב-Vault, לוחצים על החזקות דומיין.
   6. ברשימת ההחזקות, מאתרים את היחידה הארגונית וכל יחידה ארגונית ברמת הורה של המשתמש. אם היחידה הארגונית נמצאת בהחזקה, מעבירים את החשבון ליחידה ארגונית שאינה בהחזקה. ייתכן שתרצו להגדיר יחידה ארגונית במיוחד למטרה זו, כדי לוודא שהיא לא בהחזקה.

      לקבלת הוראות, תוכלו להיעזר במאמרים הוספת יחידה ארגונית והעברת משתמשים ליחידה ארגונית.

   7. אם הרשימה כוללת החזקות בהיקף כל החשבונות, ההחזקה מוגדרת ביחידה הארגונית שברמה הכי עליונה. תצטרכו לארגן מחדש את המשתמשים בשתי יחידות צאצא ארגוניות לפחות, כדי שלפחות יחידה ארגונית אחת לא תהיה בהחזקה.
      1. יש להוסיף 2 יחידות ארגוניות או יותר. לקבלת הוראות, תוכלו להיעזר במאמר הוספת יחידה ארגונית.
      2. מעבירים את המשתמשים שאת הנתונים שלהם צריך להחזיק אל יחידה ארגונית אחת או יותר. מעבירים את המשתמשים שרוצים למחוק אל יחידה ארגונית אחת או יותר. לקבלת הוראות, תוכלו להיעזר במאמר העברת משתמשים ליחידה ארגונית.
      3. ב-Vault, מעדכנים את ההחזקות בהיקף כל החשבונות, כדי שהן יחולו רק על היחידות הארגוניות שבהן יש משתמשים שצריך להחזיק.
7. יש להמתין 24 עד 48 שעות עד שההגדרות של Vault ושל הספרייה יעודכנו לגמרי.
8. מוחקים את המשתמש. לקבלת הוראות, תוכלו להיעזר במאמר מחיקה או הסרה של משתמש מהארגון.