Ação necessária: futuras mudanças na forma como o Vault lida com os chats em grupo

Em dezembro de 2020, a forma como os chats em grupo funcionam no Google Chat mudará. Após o lançamento recente das salas com conversas desagrupadas, os chats em grupo do Chat serão tratados como salas com conversas desagrupadas sem nome. As salas com conversas agrupadas, as salas com conversas desagrupadas e os chats em grupo agora serão considerados "espaços do Chat". No Vault, as referências a "salas" serão substituídas por "espaços do Chat". Nas organizações que ainda tiverem o Hangouts clássico ativado, as conversas em grupo serão sincronizadas com o Chat. As regras de retenção, as guardas de documentos e a pesquisa serão aplicadas às mensagens em grupo conforme descrito nas seções a seguir.

Quem será afetado, o que fazer e quando

Verifique se suas configurações e políticas estão funcionando corretamente caso sua organização tenha os seguintes itens no Vault:

  • Regras de retenção personalizadas para o Chat
  • Guardas de documentos em mensagens do Chat
  • Consultas salvas de pesquisa no Gmail, Hangouts clássico ou Chat

A próxima seção contém mais detalhes sobre o que está mudando. As mudanças serão lançadas para os clientes ao longo de várias semanas em dezembro.

O que mudará

Retenção

Atualmente, os chats em grupo são tratados como mensagens diretas com vários destinatários e estão sujeitos às regras de retenção definidas para unidades organizacionais.

Na próxima versão, os novos chats em grupo do Chat serão tratados como salas com conversas desagrupadas. Ao contrário do que acontece nos chats em grupo atuais, os participantes poderão ser adicionados ou removidos. Quando os usuários do Vault definirem uma regra de retenção personalizada do Chat, ela será definida para uma unidade organizacional ou "Todos os espaços do Chat" (em vez de "Todas as salas"). Uma regra de retenção para "Todos os espaços do Chat" será aplicada a esses novos chats em grupo.

Além disso, se o Hangouts clássico estiver ativado na sua organização, as mensagens em grupo serão sincronizadas entre o Hangouts e o Chat. No Hangouts clássico, os chats em grupo sincronizados do Chat serão tratados como conversas em grupo e estarão sujeitos às regras de retenção para unidades organizacionais. No Chat, as conversas em grupo sincronizadas do Hangouts clássico serão tratadas como salas com conversas desagrupadas e estarão sujeitas às regras de retenção para "Todos os espaços do Chat".

A tabela a seguir lista os tipos de mensagens retidos por cada tipo de regra:

Regra de retenção para unidade organizacional Regra de retenção para "Todos os espaços do Chat"
  • Mensagens diretas no Hangouts clássico e no Chat
  • Conversas em grupo no Hangouts clássico
  • Chats em grupo criados no Chat antes do início de dezembro de 2020
  • Espaços com conversas agrupadas (espaços com mensagens em conversas)
  • Espaços com conversas desagrupadas (espaços com mensagens em uma única conversa, como mensagens diretas)
  • Chats em grupo criados no Chat depois do início de dezembro de 2020
  • Conversas em grupo sincronizadas do Hangouts clássico com o Chat (se a organização ainda tiver o Hangouts clássico ativado)

As regras definidas para "Todas as salas" serão definidas para "Todos os espaços do Chat" e aplicadas aos novos chats em grupo no Chat.

As mensagens em grupo serão sincronizadas entre o Hangouts clássico e o Chat com o seguinte comportamento:

  • Quando uma mensagem é removida por uma regra de retenção do Vault em um serviço, essa exclusão não é sincronizada com o outro serviço. Por exemplo, é possível definir duas regras de retenção personalizadas do Chat da seguinte forma:
    1. Em uma unidade organizacional, remover as mensagens após um ano
    2. Em todos os espaços do Chat, reter as mensagens por tempo indeterminado

    Com essas duas políticas, uma mensagem em grupo será excluída do Hangouts clássico um ano após o envio e não estará disponível como resultado da pesquisa do Gmail no Vault. No entanto, a mensagem será retida pela regra de espaços do Chat e estará disponível como resultado da pesquisa do Chat no Vault.

  • Quando um usuário exclui uma mensagem no Hangouts clássico, mas essa mensagem é retida pelo Vault, ela não é sincronizada com o Chat. Veja como esse comportamento afetará a pesquisa na seção relevante.

Guardas de documentos

Quando um usuário do Vault define uma guarda de documentos no Chat, ela se aplica às mensagens diretas e às mensagens em grupo associadas às contas especificadas ou às contas da unidade organizacional especificada. O usuário do Vault pode marcar uma caixa para incluir as mensagens em salas.

Na próxima versão, a caixa de seleção será aplicada às mensagens em espaços do Chat, conforme descrito na tabela acima. Se sua organização não tiver ativado o Hangouts clássico, os novos chats em grupo serão incluídos em uma guarda de documentos apenas quando a caixa estiver marcada, e as guardas serão aplicáveis da mesma forma que para salas com conversas desagrupadas.

Pesquisa, visualização e exportação

Atualmente, para encontrar mensagens em grupo no Chat, você pode pesquisar por contas específicas ou por uma unidade organizacional. É preciso ativar o histórico para que as mensagens fiquem disponíveis para o Vault.

Mudanças da próxima versão:

  • Para incluir as mensagens dos novos chats em grupo em uma pesquisa do Gmail baseada na conta, os usuários do Vault precisam marcar a caixa Incluir mensagens em espaços do Chat (antiga caixa Incluir mensagens de salas). Essa opção faz com que o Vault pesquise em todas as salas com conversas agrupadas e salas com conversas desagrupadas de que as contas participam, inclusive os novos chats em grupo (quando o histórico está ativado).
  • Para incluir as mensagens dos novos chats em grupo em uma pesquisa baseada em espaços do Chat, os usuários do Vault precisam selecionar um participante do chat em grupo e escolher um espaço na lista. A pesquisa retornará as mensagens dos novos chats em grupo e os chats em grupo sincronizados do Hangouts clássico se o histórico estiver ativado.
  • Quando você visualiza ou exporta as mensagens que correspondem à sua consulta de pesquisa no Chat, todas as mensagens do chat em grupo enviadas 12 horas antes e 12 horas depois das mensagens correspondentes são retornadas para mostrar o contexto.
  • Os novos chats em grupo no Chat serão sincronizados com o Hangouts clássico como conversas em grupo e incluídos na pesquisa do Gmail se o histórico estiver ativado.

Recomendamos que os usuários do Vault continuem recorrendo à pesquisa do Gmail para encontrar mensagens no Hangouts clássico. Embora a maioria das mensagens do Hangouts clássico seja sincronizada com o Chat, as mensagens excluídas pelos usuários e retidas pelo Vault não são sincronizadas. Se os usuários do Vault selecionarem Chat como o tipo de dados da pesquisa, as mensagens excluídas não serão retornadas. Devido a esse comportamento, a pesquisa do Gmail é a melhor opção para os usuários do Vault encontrarem mensagens do Hangouts clássico.

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