Sử dụng phòng họp nhóm trong Google Meet

               

Bạn muốn dùng các tính năng nâng cao của Google Workspace cho doanh nghiệp của mình?

Hãy thử Google Workspace ngay hôm nay!

 

 

Người tổ chức cuộc họp có thể sử dụng phòng họp nhóm để chia người tham gia thành các nhóm nhỏ hơn trong cuộc họp. Phòng họp nhóm phải do người tổ chức cuộc họp bắt đầu trong một cuộc họp trên máy tính. Hiện tại, phòng họp nhóm không hỗ trợ tính năng phát trực tiếp hoặc ghi cuộc họp.

Người lên lịch hoặc bắt đầu cuộc họp sẽ là người tổ chức cuộc họp. Nếu bạn chuyển cuộc họp sang hoặc lên lịch cuộc họp trên lịch của người khác thì người đó có thể trở thành người tổ chức cuộc họp. Theo mặc định, mỗi cuộc họp chỉ có một người tổ chức cuộc họp, nhưng khi vào cuộc họp thì bạn có thể thêm tối đa 25 người đồng tổ chức.

Điều kiện

Các yêu cầu đối với việc sử dụng phòng họp nhóm

Tính năng Phòng họp nhóm có ở các phiên bản Google Workspace sau đây:

• Essentials
• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise Starter
• Enterprise Essentials
• Enterprise Standard
• Enterprise Plus
• Education Plus
• Teaching and Learning Upgrade
• Workspace Business
• Nonprofits
• Người đăng ký Workspace Individual

Bạn có thể tham gia vào phòng họp nhóm nếu:

• Bạn sử dụng máy tính hoặc phiên bản cập nhật của ứng dụng Meet hoặc Gmail dành cho thiết bị di động.
• Bạn gọi điện đến cuộc họp này bằng điện thoại của mình.
• Bạn được mời thông qua cuộc gọi điện thoại.
• Bạn đã đăng nhập vào một Tài khoản Google.
• Bạn là người dùng ẩn danh (chưa đăng nhập vào Tài khoản Google).
• Bạn sử dụng Thiết bị Meet.
  • Trước cuộc họp, bạn không thể chỉ định trước một Thiết bị Meet cho phòng họp nhóm. Bạn sẽ phải kết nối từ phòng họp trên Google Meet để được chỉ định vào phòng họp nhóm.

Bạn không thể tham gia vào phòng họp nhóm nếu:

• Bạn không sử dụng phiên bản cập nhật của ứng dụng Meet hoặc Gmail dành cho thiết bị di động.
• Bạn sử dụng thiết bị hội nghị truyền hình của bên thứ ba.

Bạn có thể tạo phòng họp nhóm cho cuộc họp trong Lịch Google khi tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện. Bạn cũng có thể tạo phòng họp nhóm khi cuộc họp đang diễn ra. Bạn chỉ có thể thêm người đồng tổ chức trong cuộc họp chính.

Lưu ý: Nếu bạn mời một nhóm trên Google Groups tham gia cuộc họp, thì những người tham gia thuộc nhóm đó sẽ không tự động được phân chia vào các phòng họp nhóm. Bạn nên mời từng người tham gia thuộc một nhóm vào cuộc họp để có thể dễ dàng phân chia họ vào các phòng họp nhóm sau đó.

Tạo sẵn phòng họp nhóm trên Lịch Google

Trong calendar.google.com, chọn một trong hai cách:

Đối với cuộc họp mới

1. Tạo một sự kiện mới trên Lịch Google.
2. Nhấp vào nút Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet.
3. Thêm người tham gia.
4. Nhấp vào biểu tượng Thay đổi chế độ cài đặt hội nghị truyền hình .
5. Nhấp vào biểu tượng Phòng họp nhóm ở bên trái.
6. Chọn số lượng phòng họp nhóm, rồi chọn một cách:
   • Kéo người tham gia vào các phòng.
   • Nhập trực tiếp tên người tham gia vào phòng.
   • Nhấp vào biểu tượng Kết hợp ngẫu nhiên để kết hợp ngẫu nhiên các nhóm.
7. Nhấp vào Lưu.

Đối với cuộc họp có sẵn

1. Mở một sự kiện có sẵn trên Lịch Google.
2. Nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện .
3. Trong phần "Chi tiết sự kiện", nhấp vào biểu tượng Thay đổi chế độ cài đặt hội nghị truyền hình .
4. Nhấp vào biểu tượng Phòng họp nhóm ở bên trái.
5. Chọn số lượng phòng họp nhóm, rồi chọn một cách:
   • Kéo người tham gia vào các phòng.
   • Nhập trực tiếp tên người tham gia vào phòng.
   • Nhấp vào biểu tượng Kết hợp ngẫu nhiên để kết hợp ngẫu nhiên các nhóm.
6. Nhấp vào Lưu.

Tạo phòng họp nhóm khi cuộc họp đang diễn ra

1. Trên máy tính, hãy bắt đầu một cuộc họp.
2. Ở dưới cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng Hoạt động   Phòng họp nhóm.
   • Lưu ý: Để không cho phép học viên tạo phòng họp nhóm, quản trị viên có thể chỉ cấp đặc quyền tạo phòng họp nhóm trên Meet cho giáo viên hoặc nhân viên.
3. Trong Bảng điều khiển tạo phòng họp nhóm, hãy chọn số lượng phòng họp nhóm. Bạn có thể tạo tối đa 100 phòng họp nhóm trong một cuộc gọi.
4. Những người tham gia cuộc gọi sẽ được phân chia vào các phòng. Nếu muốn chuyển mọi người vào các phòng theo cách thủ công, bạn có thể:
   • Nhập trực tiếp tên của người tham gia vào một phòng họp nhóm.
   • Kéo và thả tên của người tham gia vào một phòng họp nhóm khác.
   • Nhấp vào biểu tượng Kết hợp ngẫu nhiên để kết hợp ngẫu nhiên các nhóm.
5. Ở dưới cùng bên phải, hãy nhấp vào Mở các phòng.

Lưu ý: Một thông báo sẽ xuất hiện ở phía dưới cùng màn hình khi có người tham gia yêu cầu người tổ chức trợ giúp. Để tham gia phòng họp nhóm của người tham gia đó, hãy nhấp vào Tham gia. Để quay lại câu hỏi đó sau, hãy nhấp vào Để sau. Trên bảng điều khiển phòng họp nhóm, biểu ngữ "Đã yêu cầu trợ giúp" sẽ xuất hiện phía trên những phòng có người yêu cầu trợ giúp.

Các tính năng không bắt buộc trong phòng họp nhóm

1. Không bắt buộc: Để xoá những người tham gia hiện không có mặt trong cuộc họp hoặc tổ chức lại các phòng họp nhóm:
   • Ở đầu bảng điều khiển phòng họp nhóm, nhấp vào biểu tượng Xoá . Ở dưới cùng, hãy nhấp vào Xoá trên thông báo "Xoá người dùng đã ngắt kết nối" xuất hiện trên màn hình.
   • Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng lại một đường liên kết đến cuộc họp mà trong đó các phòng họp nhóm đã được thiết lập từ trước, thì việc xoá người dùng đã ngắt kết nối sẽ chuyển tất cả người tham gia vào phòng chính và huỷ mọi phòng họp nhóm trước đó.
2. Không bắt buộc: Bạn có thể hẹn giờ cho các phòng họp nhóm. Mỗi phòng sẽ hiển thị đồng hồ đếm ngược 30 giây trước khi hết giờ hẹn.
   • Ở đầu bảng điều khiển phòng họp nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng Hẹn giờ .
   • Đặt thời gian hẹn giờ rồi nhấp vào OK.
   • Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xoá giờ hẹn bất cứ lúc nào. Trên bảng điều khiển phòng họp nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng Hẹn giờ  để chỉnh sửa.

Tìm hiểu cách hoạt động của các tính năng đảm bảo an toàn trong phòng họp nhóm

Để tăng cường bảo mật cho các cuộc họp, người dùng Google Meet có thể sử dụng các tính năng đảm bảo an toàn cho cuộc họp như sau:

• Khoá hoạt động trò chuyện
• Khoá hoạt động trình bày
• Khoá video
• Khoá âm thanh

Khoá: Nếu bạn bật Quyền quản lý của người tổ chức trước khi tạo phòng họp nhóm, những thay đổi đối với các chế độ khoá sẽ áp dụng cho tất cả các phòng. Còn nếu bạn cập nhật các chế độ khoá này sau khi tạo phòng họp nhóm, thì những thay đổi đó sẽ chỉ áp dụng cho phòng được thiết lập chế độ khoá tương ứng.

Nếu bạn tạo phòng họp nhóm khi chế độ Quyền quản lý của người tổ chức đã tắt, thì bạn không thể bật Quyền quản lý của người tổ chức cũng không thể dùng các tính năng đảm bảo an toàn cho cuộc họp trong phòng họp chính hoặc phòng họp nhóm.

Trong trường hợp này, người tổ chức cần:

1. Kết thúc phòng họp nhóm.
2. Bật Quyền quản lý của người tổ chức.
3. Mở lại phòng họp nhóm.

Chỉnh sửa, tham gia hoặc rời khỏi phòng họp nhóm

Sau khi tạo phòng họp nhóm, bạn có thể cập nhật các phòng đó hoặc tham gia từng phòng họp nhóm để giám sát và tham gia thảo luận.

Lưu ý: Người tổ chức cuộc họp sẽ không thấy tin nhắn trò chuyện mà người tham gia trao đổi với nhau trước thời điểm người tổ chức tham gia hoặc sau thời điểm người tổ chức rời khỏi phòng họp nhóm.

• Để cập nhật nhóm người tham gia hoặc số lượng phòng họp nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa phòng . Sau khi cập nhật, hãy nhấp vào Lưu.
  • Lưu ý: Trước khi chuyển sang một phòng khác, người tham gia phải nhấp vào Tham gia.
• Để tham gia một phòng họp nhóm riêng lẻ, hãy nhấp vào Tham gia bên cạnh số phòng họp nhóm.
• Để rời khỏi tất cả phòng họp nhóm và quay lại phòng chính, hãy nhấp vào Rời khỏi ở cạnh phòng họp nhóm hiện tại.

Kết thúc phòng họp nhóm

1. Trong bảng điều khiển phòng họp nhóm, ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Đóng các phòng .
2. Trong cửa sổ thông báo xuất hiện, hãy nhấp vào Đóng hết các phòng.

Quan trọng: Người tham gia sẽ có 30 giây để hoàn tất cuộc thảo luận trong phòng họp nhóm trước khi được tự động chuyển lại về phòng chính.

Để đóng hết các phòng trước khi hết thời gian hẹn giờ 30 giây, hãy chuyển đến bảng điều khiển phòng họp nhóm rồi nhấp vào biểu tượng Đóng các phòng .