Tạo không gian có các cấp truy cập khác nhau

Quan trọng: Bạn chỉ có thể tạo không gian có nhiều cấp truy cập nếu sử dụng ứng dụng Chat bằng tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học.

Để giúp các thành viên trong tổ chức dễ dàng tham gia vào các chủ đề mà họ quan tâm cũng như nâng cao nhận thức và khả năng chia sẻ, bạn có thể tạo không gian riêng. Có hai loại không gian: bị hạn chế và có thể được tìm thấy.

• Đối với không gian bị hạn chế, người dùng hoặc nhóm trong một tổ chức cần được một thành viên hiện tại của không gian mời hoặc thêm vào không gian.
• Ngoài những cách đã nêu ở trên, người dùng có thể tham gia không gian có thể được tìm thấy qua đường liên kết được chia sẻ.

Trước khi tạo không gian mở

Quan trọng: Người dùng có quyền phù hợp có thể tìm kiếm và tham gia không gian mở.

Bạn nên làm như sau khi chuẩn bị tạo không gian mở:

1. Cân nhắc số lượng người sẽ được thêm vào không gian của bạn.
2. Chọn cấp truy cập phù hợp cho không gian. Tạo không gian kín ("Bị hạn chế") cho các đội, dự án và nhóm hoặc không gian mở cho tất cả thành viên trong tổ chức của bạn ("Có thể được tìm thấy") thảo luận theo chủ đề và cộng tác.
3. Tạo nội dung mô tả rõ ràng mục đích của không gian.
4. Người quản lý không gian có thể chỉnh sửa tên, nội dung mô tả của không gian và thêm hoặc loại bỏ người dùng khỏi không gian.
   Tìm hiểu thêm về người quản lý không gian.

Tạo không gian mở

Nếu đang sử dụng Tài khoản Google công việc hoặc trường học, thì bạn có thể chỉ định những người có quyền truy cập vào không gian khi bạn tạo không gian.

Mẹo:

• Trước khi bạn tạo không gian mở mới, hãy đảm bảo rằng người khác chưa tạo không gian có liên quan mà bạn có thể tham gia.
• Người quản lý không gian có thể chuyển không gian hạn chế thành không gian mở hoặc ngược lại bằng trình đơn chế độ cài đặt không gian. Tìm hiểu thêm về vai trò Người quản lý không gian.

Điều kiện

Yêu cầu để sử dụng không gian mở

Không gian mở hoạt động trong các phiên bản Google Workspace sau:

• Frontline
• Business Starter
• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise Essentials
• Enterprise Standard
• Enterprise Plus
• Education Fundamentals
• Education Standard
• Education Plus
• Teaching and Learning Upgrade
• Nonprofits
• G Suite Basic
• G Suite Business
• Essentials (được xác minh bằng miền)

1. Mở tài khoản Gmail của bạn.
2. Ở bên trái, nhấp vào biểu tượng Không gian Không gian mới.
3. Nhấp vào Tạo không gian.
4. Nhập tên không gian.
   • Không bắt buộc: Bạn cũng có thể thêm nội dung mô tả và hình đại diện cho không gian. Để thêm hình đại diện cho không gian, hãy nhấp vào biểu tượng Chọn một biểu tượng cảm xúc rồi chọn một biểu tượng cảm xúc. Nếu bạn không chọn biểu tượng cảm xúc thì hình đại diện mặc định có dạng chữ cái sẽ được dùng.
5. Nhập tên hoặc email của những người bạn muốn thêm, nhóm trong Google Groups bạn muốn mời hoặc chọn từ danh sách người liên hệ được đề xuất.
   • Lưu ý:  Bạn có thể thêm bot vào một không gian sau khi tạo không gian đó. Tìm hiểu thêm về cách thêm bot vào không gian hiện có.
6. Chọn đối tượng mục tiêu cho tổ chức của bạn, có thể là "Restricted" (Bị hạn chế) hoặc "All of your organization" (Tất cả thành viên trong tổ chức của bạn). Nếu có Tài khoản Google công việc hoặc trường học, bạn có thể thấy các lựa chọn đối tượng mục tiêu khác do quản trị viên của bạn tạo. Nếu bạn có thắc mắc về các lựa chọn đối tượng hiện có, hãy liên hệ với quản trị viên.
   • Bị hạn chế – Chỉ những người dùng được thêm và được mời trực tiếp mới có quyền truy cập vào không gian. Đây là cấp truy cập mặc định. Để mọi người có thể tìm được không gian của bạn, hãy chọn "Tất cả thành viên trong tổ chức của bạn".
   • Tất cả thành viên trong tổ chức của bạn – Tất cả thành viên trong tổ chức của bạn đều có quyền truy cập vào không gian và có thể tham gia nếu họ có đường liên kết đến không gian.
   • Mẹo: Nếu chọn "Tất cả thành viên trong tổ chức của bạn", thì bạn sẽ không thể cho phép những người không thuộc tổ chức của bạn tham gia không gian.
7. Nhấp vào Tạo.

Mẹo: Nếu quản trị viên xoá đối tượng mục tiêu mà bạn đã chọn cho không gian, thì thông báo " Deleted Audience" (Đối tượng đã bị xoá) sẽ hiển thị trong nhật ký của không gian (như trong ví dụ bên dưới) và quyền truy cập không gian sẽ được mặc định chuyển thành bị hạn chế.

 Người quản lý không gian vẫn có thể thêm hoặc mời người dùng truy cập vào không gian.

Tìm hiểu cách thêm hoặc loại bỏ người và bot khỏi một không gian hoặc cuộc trò chuyện nhóm. 

Thêm thành viên mới vào không gian có thể được tìm thấy

Bạn có thể thêm thành viên mới vào không gian bằng một trong hai cách sau:

• Sao chép đường liên kết đến không gian và chia sẻ với người khác.
• Trực tiếp thêm hoặc mời thành viên.

Thêm thành viên bằng đường liên kết đến một không gian có thể được tìm thấy

1. Mở tài khoản Gmail của bạn.
2. Ở bên trái, hãy chọn không gian.
3. Ở trên cùng, nhấp vào tên không gian Sao chép đường liên kết đến không gian này.
4. Chia sẻ đường liên kết với bất kỳ ai bạn muốn mời hoặc giới thiệu không gian.

Thêm trực tiếp thành viên vào không gian của bạn

1. Mở tài khoản Gmail của bạn.
2. Ở bên trái, hãy chọn không gian.
3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào tên không gian Quản lý thành viên.
4. Nhấp vào Thêm.
5. Nhập tên, email, nhóm trong Google Groups hoặc chọn người bạn muốn mời trong số những người liên hệ được đề xuất.
6. Nhấp vào Thêm.