Organizar los recursos con carpetas en los espacios de trabajo en grupo

Función de Looker Studio Pro

Las funciones que se describen en este artículo están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.

Acceder a Looker Studio Pro

Los usuarios pueden utilizar carpetas y subcarpetas para organizar los recursos (informes y fuentes de datos) en los espacios de trabajo en grupo. Los roles de usuario en las carpetas se heredan del nivel del espacio de trabajo en grupo. Consulta el artículo Roles y permisos para obtener más información sobre los roles y permisos de las carpetas de los espacios de trabajo en grupo. 

Para usar carpetas en los espacios de trabajo en grupo, debes cumplir los siguientes requisitos:

• Tu organización debe comprar Looker Studio Pro.
• El administrador de Google Cloud de tu organización debe vincular Looker Studio con un proyecto de Google Cloud.
• Debes tener al menos un espacio de trabajo en grupo.

Una vez que tu organización haya comprado Looker Studio Pro y se haya hecho la vinculación con un proyecto de Google Cloud, podrás acceder a los espacios de trabajo en grupo y a las carpetas desde el panel de navegación de la izquierda. Para ver instrucciones sobre cómo crear un espacio de trabajo en grupo en un proyecto al que perteneces, consulta el artículo Crear, editar y eliminar espacios de trabajo en grupo.

En este artículo se ofrece una introducción a las carpetas de los espacios de trabajo en grupo y se indica cómo hacer lo siguiente: 

• Ver los recursos de las carpetas
• Crear una carpeta
• Gestionar los recursos de las carpetas
• Cambiar el nombre de una carpeta
• Eliminar una carpeta 

Ver los recursos de las carpetas 

Para acceder a un espacio de trabajo en grupo y a sus carpetas, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Looker Studio.

2. En el panel de navegación de la izquierda, despliega la lista de tu proyecto o haz clic en el nombre del proyecto para abrir la lista de contenido.
3. En la lista, elige el espacio de trabajo en grupo al que quieras acceder.
4. Haz clic en el nombre de una carpeta de la lista de carpetas para abrirla. 

Una vez que estés en una carpeta, podrás ver los recursos e ir a otras subcarpetas haciendo clic en el nombre del recurso o de la subcarpeta. 

También puedes editar recursos y carpetas con las opciones disponibles en el menú Más opciones  insertado en esos recursos y carpetas. Las opciones disponibles dependen del rol de usuario que tengas en el espacio de trabajo en grupo. Entre las opciones se incluyen las siguientes: 

• Cambiar el nombre de una carpeta
• Eliminar una carpeta
• Compartir un recurso
• Cambiar el nombre de un recurso 
• Mover recursos
• Eliminar recursos

Si un recurso de un espacio de trabajo o una carpeta en grupo se comparte con un usuario que no sea miembro de ese espacio de trabajo, el recurso se mostrará en la sección Compartido conmigo del panel de navegación de la izquierda.

Desplazarse por las carpetas

Las carpetas se pueden anidar en espacios de trabajo en grupo. El nombre de la carpeta en la que te encuentras se mostrará en el encabezado de navegación de la página principal.

Para volver a una carpeta o a un espacio de trabajo en grupo desde una subcarpeta, haz clic en el icono de ruta de exploración  y elige una carpeta o un espacio de trabajo en grupo raíz en el menú desplegable. 

También puedes hacer clic en el nombre de la carpeta o del espacio de trabajo en el encabezado de navegación de la página principal para acceder a varias opciones. Las opciones disponibles dependen del rol de usuario que tengas en el espacio de trabajo en grupo. Entre las opciones se incluyen las siguientes: 

• Crear una carpeta de equipo nueva
• Crear un informe
• Crear una fuente de datos
• Cambiar el nombre de la carpeta
• Ver la papelera de una carpeta
• Eliminar una carpeta 

Cambiar cómo se muestran las subcarpetas y los recursos

De forma predeterminada, las carpetas y sus recursos se ordenan por la fecha de la última vez que los abriste. Puedes elegir que los recursos, las carpetas y las subcarpetas se muestren de las siguientes formas: 

• Por orden alfanumérico: selecciona el encabezado de la columna Nombre para ordenar las carpetas y los recursos por nombre. 
• Por tiempo: selecciona el menú desplegable Abierto última vez por mí en el encabezado de navegación de la página principal para ver los recursos y las carpetas ordenados por eventos específicos. Entre las opciones se incluyen cuándo abriste los recursos o carpetas por última vez, cuándo se modificaron por última vez, cuándo los modificaste tú por última vez o cuándo se crearon.  

También puedes elegir si quieres que se muestren los informes o las fuentes de datos a los que se hace referencia en los informes. Para ello, haz clic en las pestañas Informes o Fuentes de datos, en el encabezado de navegación de la página principal. 

Las carpetas y los recursos siempre se agrupan por separado. Las carpetas se organizan y se ordenan juntas en la parte superior de la página. Los informes y las fuentes de datos se organizan y se ordenan de forma conjunta en la parte inferior de la página.

Crear una carpeta

Las carpetas solo pueden anidarse en cinco niveles.

Para crear una carpeta o una subcarpeta, sigue estos pasos: 

1. Inicia sesión en Looker Studio.
2. En el panel de navegación de la izquierda, despliega la lista de tu proyecto o haz clic en el nombre del proyecto para abrir la lista de contenido.
3. En la lista, elige el espacio de trabajo en grupo en el que quieras crear una carpeta. 
4. Selecciona Crear y, después, Carpeta de equipo en el menú desplegable. También puedes seleccionar el nombre del espacio de trabajo o de la carpeta y, después, Crear nueva carpeta de equipo en el menú desplegable. 
   • Si quieres crear una subcarpeta en una carpeta, selecciona la carpeta en la lista de carpetas del espacio de trabajo en grupo y haz clic en  Crear.
   • También puedes elegir una carpeta que ya tengas seleccionando el icono de lápiz  en la sección Crear en del menú  Crear.
   • Si estás en una carpeta que ya existe, puedes hacer clic en su nombre en el encabezado de navegación de la página principal y seleccionar Crear nueva carpeta de equipo en el menú desplegable.
5. En la ventana Nueva carpeta de equipo, escribe un nombre para la carpeta de equipo.
6. Una vez que hayas escrito un nombre para la carpeta, selecciona Crear.

Gestionar los recursos de las carpetas

 Las carpetas no se pueden mover.

Una vez que hayas creado una carpeta en un espacio de trabajo en grupo, puedes añadirle o quitarle recursos.

El rol que se asigna a un usuario en un espacio de trabajo en grupo determina cómo puede gestionar los recursos de las carpetas. No todos los roles pueden realizar todas las acciones. Consulta el artículo Roles y permisos para obtener más información sobre los roles y permisos de las carpetas de los espacios de trabajo en grupo. 

Mover un solo recurso a una carpeta

Para mover un recurso a un espacio de trabajo en grupo o a una carpeta de un espacio de trabajo en grupo, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Looker Studio.
2. Ve a la pestaña Fuentes de datos o Informes de un espacio de trabajo o una carpeta en grupo, o de la lista de la página principal. 
3. Busca la fuente de datos o el informe que quieras mover.
4. Coloca el cursor sobre el nombre de la fuente de datos. A continuación, a la derecha, haz clic en el icono Más opciones .
5. Haz clic en Mover a.
6. Selecciona la ubicación a la que quieras mover el recurso. 
7. Revisa los cambios de permisos que se muestran en la ventana emergente.
    
   Si mueves un recurso de la lista de la página principal a un espacio de trabajo en grupo, o de un espacio de trabajo en grupo que ya tengas a uno nuevo, es posible que el acceso de los usuarios al recurso cambie. 
8. Haz clic en Mover.

La ubicación del recurso se mostrará en la columna Ubicación de la lista que hay en la página principal.

Mover varios recursos a una carpeta

Para mover varios recursos a un espacio de trabajo en grupo o a una carpeta de un espacio de trabajo en grupo, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Looker Studio.
2. Ve a la pestaña Fuentes de datos o Informes de un espacio de trabajo o una carpeta en grupo, o de la lista de la página principal. 
3. Busca las fuentes de datos o los informes que quieras mover.
4. Para seleccionar varios recursos adyacentes, mantén pulsada la tecla Mayús y haz clic en las fuentes de datos o en los informes. 
   Para seleccionar varios recursos no adyacentes, mantén pulsada la tecla Ctrl (PC) o la tecla de comando (Mac) y haz clic en las fuentes de datos o en los informes.
5. Debajo de la barra de búsqueda Buscar en Looker Studio, haz clic en el icono Mover los elementos seleccionados .
6. Selecciona la ubicación a la que quieras mover los recursos.
    
   Si mueves recursos de la lista de la página principal a un espacio de trabajo en grupo, o de un espacio de trabajo en grupo que ya tengas a uno nuevo, es posible que el acceso de los usuarios al recurso cambie. 
7. En el cuadro de diálogo Mover elementos, haz clic en Confirmar para mover los recursos a la carpeta seleccionada.

La ubicación de los recursos se mostrará en la columna Ubicación de la lista que hay en la página principal.

Quitar un solo recurso de una carpeta moviéndolo a la papelera

Para quitar un recurso de una carpeta moviéndolo a la papelera, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Looker Studio.
2. Ve a la pestaña Fuentes de datos o Informes de un espacio de trabajo en grupo o una carpeta de un espacio de trabajo en grupo. 
3. Busca el recurso que quieras quitar.
4. Coloca el cursor sobre el nombre de la fuente de datos. A continuación, a la derecha, haz clic en el icono Más opciones .
5. Haz clic en Quitar.

 Quitar varios recursos de una carpeta moviéndolos a la papelera

Para quitar varios recursos de una carpeta moviéndolos a la papelera, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Looker Studio.
2. Ve a la pestaña Fuentes de datos o Informes de un espacio de trabajo en grupo o una carpeta de un espacio de trabajo en grupo. 
3. Busca las fuentes de datos o los informes que quieras mover.
4. Para seleccionar varios recursos adyacentes, mantén pulsada la tecla Mayús y haz clic en las fuentes de datos o en los informes. 
   Para seleccionar varios recursos no adyacentes, mantén pulsada la tecla Ctrl (PC) o la tecla de comando (Mac) y haz clic en las fuentes de datos o en los informes.
5. Debajo de la barra de búsqueda Buscar en Looker Studio, haz clic en el icono Quitar los elementos seleccionados .
6. En el cuadro de diálogo ¿Mover elementos a la papelera?, haz clic en Confirmar para mover las fuentes de datos a la papelera.

Ver recursos quitados 

 Puedes ver los recursos específicos que se han quitado de un espacio de trabajo o de una carpeta de un espacio de trabajo. Para ver la papelera de una carpeta o un espacio de trabajo específicos, sigue estos pasos:

1.  Inicia sesión en Looker Studio.
2. Ve a un espacio de trabajo en grupo o a una carpeta de un espacio de trabajo en grupo.
3. Haz clic en el nombre de la carpeta o del espacio de trabajo en el encabezado de navegación de la página principal. 
4. Haz clic en Ver papelera en el menú desplegable. 

Puedes restaurar recursos que estén en la papelera o eliminarlos de forma permanente, si tienes el rol adecuado. 

Consulta la página Eliminar una fuente de datos para obtener más información sobre cómo restaurar y eliminar fuentes de datos de forma permanente. 

Consulta la página Eliminar un informe para obtener más información sobre cómo restaurar y eliminar informes de forma permanente. 

Cambiar el nombre de una carpeta

Los usuarios que tienen el rol adecuado pueden cambiar el nombre de las carpetas de los espacios de trabajo en grupo. 

Si no tienes el rol adecuado, no podrás seleccionar la opción para cambiar el nombre de una carpeta. 

Para cambiar el nombre de una carpeta, sigue estos pasos:

1. Si estás viendo una carpeta de una lista de carpetas, coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en el icono de 3 puntos Más opciones  . 

2. Selecciona Cambiar nombre.
   
   Si estás en una carpeta que ya tienes, haz clic en su nombre en el encabezado de navegación de la página principal y, luego, en Cambiar nombre en el menú desplegable.
    
3. En la ventana Cambiar el nombre de la carpeta de equipo, escribe el nuevo nombre de la carpeta.
    
4. Después de escribir el nombre de la carpeta, selecciona Actualizar.

Eliminar una carpeta

Las carpetas deben estar vacías para poder eliminarse. La eliminación de una carpeta es permanente y no se puede deshacer.

Las carpetas solo se pueden eliminar de forma permanente.

Los usuarios que tienen el rol adecuado pueden eliminar carpetas. Si no tienes el rol adecuado, no podrás seleccionar la opción para eliminar una carpeta. 

Cuando eliminas una carpeta o una subcarpeta, desaparece de forma permanente para todos los usuarios. La eliminación de una carpeta no se puede deshacer. 

Para eliminar una carpeta de una lista de carpetas, sigue estos pasos:

1. Coloca el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono Más opciones  de la carpeta. 
2. Elige Eliminar. 

Para eliminar una carpeta cuando estás dentro de ella, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el nombre de la carpeta en el encabezado de navegación de la página principal y, luego, en Eliminar carpeta en el menú desplegable.
2. Para confirmar que quieres eliminar la carpeta, selecciona la opción Eliminar carpeta en la ventana emergente.

Importante

• Las carpetas solo pueden anidarse en cinco niveles.
• Las carpetas no se pueden mover.
• Si mueves un recurso de la lista de la página principal a un espacio de trabajo en grupo, o de un espacio de trabajo en grupo que ya tengas a uno nuevo, es posible que el acceso de los usuarios al recurso cambie. 
• Las carpetas deben estar vacías para poder eliminarse.
• La eliminación de una carpeta es permanente y no se puede deshacer.

Recursos relacionados

• Acerca de los espacios de trabajo en grupo
• Crear, editar y eliminar espacios de trabajo en grupo
• Roles y permisos