Chia sẻ tài liệu với khách truy cập

Nếu tổ chức của bạn cho phép, bạn có thể mời những người không có Tài khoản Google cộng tác trên các tệp và thư mục của bạn trên Drive với tư cách khách truy cập. Bạn có thể ngừng chia sẻ bất cứ lúc nào hoặc kiểm soát việc khách truy cập có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc tìm tệp của bạn hay không.

Chia sẻ với khách truy cập

Sau khi tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức được bật cho tổ chức của bạn, bạn có thể chia sẻ tài liệu với tài khoản không phải Tài khoản Google. Khách truy cập có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu của bạn trong 7 ngày sau khi họ xác minh địa chỉ email của mình. Nếu phải cộng tác lâu hơn, khách truy cập có thể sử dụng đường liên kết trong email chia sẻ ban đầu để xác minh lại danh tính của họ. Để tìm một số tài khoản mà bạn có thể chia sẻ, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.

1. Trên máy tính, hãy đăng nhập vào tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học của bạn.
2. Truy cập Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
3. Nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ Chia sẻ .
4. Trong phần "Chia sẻ với mọi người và nhóm", hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ rồi nhấn Enter.
5. Để thay đổi những việc mọi người có thể làm đối với tài liệu của bạn, ở bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
6. Nhấp vào Gửi.

Các loại tệp bạn có thể chia sẻ với một miền không phải của Google

• Tệp trên Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Sites, Hình ảnh, PDF và Office
• Thư mục hoặc thư mục con trong bộ nhớ dùng chung

Xóa người dùng không thuộc miền Google

Bạn có thể thu hồi quyền truy cập của khách truy cập bất cứ lúc nào.

1. Trên máy tính, hãy đăng nhập vào tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn.
2. Truy cập Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
3. Nhấp vào tệp được chia sẻ với khách truy cập.
4. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào phần Chia sẻ Nâng cao.
5. Bên cạnh khách truy cập đó, hãy nhấp vào biểu tượng Xóa.
6. Nhấp vào phần Lưu thay đổi  Xong.

Cộng tác trên các tệp trên Drive với tư cách khách truy cập

Khi nhận được thư mời cộng tác trên tệp của Google, bạn phải xác minh danh tính của mình bằng mã PIN. Sau đó, bạn có thể cộng tác trên tệp hoặc thư mục được chia sẻ trong 7 ngày. Nếu cần cộng tác lâu hơn, bạn có thể sử dụng đường liên kết trong email chia sẻ gốc để xác minh lại danh tính của mình.

Trong vai trò là khách truy cập, bạn có thể:

• Đề xuất nội dung chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem các tài liệu được chia sẻ.
• Tạo tệp bằng Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu trong thư mục hoặc thư mục con trong bộ nhớ dùng chung.

Khách truy cập có quyền của người đóng góp cũng có thể tải tệp và thư mục lên/xuống thư mục hoặc thư mục con trong bộ nhớ dùng chung.

Lưu ý quan trọng:

• Khách truy cập không thể sở hữu dữ liệu hoặc được thêm làm thành viên của bộ nhớ dùng chung ở cấp cơ sở.
• Khách truy cập không thể tải lên hoặc tạo tệp và thư mục trong Drive của tôi.

Cộng tác với tư cách là khách truy cập

1. Trong hộp thư đến của email, hãy mở email gửi lời mời từ người liên hệ của bạn.
2. Chọn Mở.
3. Trong hộp thư đến của email, hãy mở email chứa mã xác minh mà Google gửi.
4. Sao chép mã xác minh.
5. Quay lại thẻ trình duyệt "Xác minh".
6. Trong hộp được cung cấp, hãy nhập mã xác minh.
7. Chọn Tiếp theo.

Giờ đây, bạn có thể cộng tác trên tệp hoặc thư mục Google được chia sẻ. Tìm hiểu cách thêm, chỉnh sửa, trả lời hoặc xoá nhận xét.

Mẹo: Để tìm lại tài liệu, hãy mở email từ Google.

Xóa phiên khách

Bạn có thể xóa phiên khách của mình bất cứ lúc nào. Khi bạn xóa phiên khách, tên của bạn sẽ bị xóa và một người dùng không xác định sẽ được liệt kê là tác giả của các thay đổi và nhận xét của bạn.

Lưu ý quan trọng: Nếu xóa phiên khách của mình, bạn sẽ mất quyền truy cập vào các tệp đã được chia sẻ với bạn. Các tệp đó phải được chia sẻ lại với bạn thì bạn mới lấy lại được quyền truy cập.

1. Đăng nhập vào phiên khách bằng cách sử dụng email gửi lời mời từ người liên hệ của bạn.
2. Ở trên cùng bên phải, hãy chọn Tên viết tắt của bạn.
3. Chọn Xoá phiên khách Gửi.
4. Trong hộp thư đến của bạn, hãy mở email chứa mã xác minh.
5. Sao chép mã xác minh.
6. Quay lại thẻ trình duyệt "Xác minh".
7. Trong hộp được cung cấp, hãy nhập mã xác minh.
8. Chọn Tiếp theo hộp đánh dấu Xoá.

Tạo Tài khoản Google

Để chuyển đổi từ phiên khách thành Tài khoản Google cho cùng một địa chỉ email, trước tiên bạn phải chia sẻ tài liệu với khách truy cập. Sau đó, bạn có thể tạo một Tài khoản Google hoặc đăng ký Google Workspace. Tìm hiểu cách xoá phiên khách.

Lưu ý. Bạn không thể chuyển đổi từ phiên khách thành một nhóm trên Google Groups. Để sử dụng địa chỉ email cho một nhóm, bạn phải xoá phiên khách.

Thông tin có liên quan

• Sử dụng nhận xét, mục hành động và biểu tượng cảm xúc
• Chia sẻ tài liệu với khách truy cập