איך משתפים מסמכים עם מבקרים

אם הארגון שלכם מאשר, אתם יכולים להזמין אנשים שאין להם חשבון Google לעבוד במשותף בתור מבקרים בקבצים ובתיקיות ב-Drive. אתם יכולים להפסיק את השיתוף בכל רגע, או לקבוע אם מבקרים יכולים לערוך קובץ, למצוא אותו או להגיב עליו.

שיתוף עם מבקרים

אחרי שמפעילים בארגון את האפשרות 'שיתוף עם משתמש במצב אורח', אפשר לשתף מסמכים עם חשבונות שהם לא של Google. מבקרים יכולים לערוך את המסמך, להגיב עליו או לצפות בו למשך 7 ימים אחרי שהם מאמתים את כתובת האימייל שלהם. אם הם צריכים שתשתפו איתם את המסמך למשך זמן ארוך יותר, הם יכולים להשתמש בקישור מהודעת האימייל המקורית של השיתוף ולאמת שוב את הזהות שלהם. כדי לדעת אילו חשבונות ניתן לשתף צריך לפנות לאדמין.

1. במחשב, מתחברים לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי.
2. נכנסים אל Google Drive‏, Docs‏, Sheets או Slides.
3. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף שיתוף .
4. בקטע 'שיתוף עם אנשים וקבוצות', מזינים את כתובת האימייל שרוצים לשתף איתה את הקובץ ומקישים על Enter.
5. כדי לשנות את הפעולות שאנשים יוכלו לבצע במסמך שלכם, לוחצים בצד שמאל על החץ שפונה למטה הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
6. לוחצים על שליחה.

סוגי קבצים שניתן לשתף עם דומיין שאינו של Google

• Google Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Google Sites, תמונות Google, קובצי PDF וקובצי Office
• תיקיות או תיקיות משנה באחסון שיתופי

הסרת משתמש מדומיין שאינו של Google

ניתן לבטל את הגישה של מבקר מתי שרוצים.

1. במחשב, מתחברים לחשבון של העבודה או לחשבון בית ספרי.
2. נכנסים אל Google Drive‏, Docs‏, Sheets או Slides.
3. לוחצים על הקובץ המשותף עם מבקר.
4. בצד שמאל למעלה, לוחצים על שיתוף מתקדם.
5. ליד המבקר, לוחצים על הסרה.
6. לוחצים על שמירת השינויים  סיום.

שיתוף פעולה בקובצי Drive כמבקרים

כשאתם מקבלים הזמנה לשתף פעולה בעבודה על קובץ של Google, אתם צריכים לאמת את הזהות שלכם באמצעות קוד אימות. לאחר מכן, תוכלו לשתף פעולה בעבודה על הקובץ או התיקייה המשותפים למשך 7 ימים. אם אתם צריכים לשתף פעולה לפרק זמן ארוך יותר, ניתן להשתמש בקישור מהודעת האימייל המקורית של השיתוף, כדי לאמת שוב את הזהות.

מבקרים יכולים:

• להציע עריכות למסמכים משותפים, להגיב עליהם ולצפות בהם.
• ליצור קבצים ב-Docs, ב-Sheets, ב-Slides וב-Forms בתיקיות או בתיקיות משנה באחסון שיתופי.

מבקרים עם הרשאת עריכה יכולים גם להוריד ולהעלות קבצים ותיקיות לתיקיות או לתיקיות משנה באחסון השיתופי.

חשוב לדעת:

• מבקרים לא יכולים להיות הבעלים של נתונים ולא ניתן להוסיף אותם כחברים באחסון שיתופי ברמה הבסיסית.
• מבקרים לא יכולים להעלות או ליצור קבצים ותיקיות בתיקיית 'האחסון שלי'.

שיתוף פעולה כמבקרים

1. בתיבת הדואר הנכנס של האימייל, פותחים את אימייל ההזמנה שמקבלים מאיש הקשר.
2. לוחצים על פתיחה.
3. בתיבת הדואר הנכנס של האימייל, פותחים את האימייל עם קוד האימות מ-Google.
4. מעתיקים את קוד האימות.
5. חוזרים לכרטיסיית האימות בדפדפן.
6. מזינים את קוד האימות בתיבה המיועדת לכך.
7. לוחצים על הבא.

עכשיו תוכלו לעבוד יחד על הקובץ או התיקייה המשותפים של Google. למידע נוסף על הוספה, עריכה או מחיקה של תגובות ומענה להן

טיפ: כדי למצוא את המסמך שוב, צריך לפתוח את הודעת האימייל מ-Google.

מחיקת סשן המבקרים שלכם

תמיד תוכלו למחוק את הסשן שלכם. כשמוחקים סשן, השם שלכם מוסר וכל השינויים והתגובות שלכם משויכים למשתמש לא ידוע.

חשוב: אם תמחקו את הסשן, לא תהיה לכם יותר גישה לקבצים ששותפו איתכם. כדי לקבל שוב גישה, יש לשתף איתכם את הקבצים מחדש.

1. נכנסים לסשן בעזרת אימייל ההזמנה שמקבלים מאיש הקשר.
2. בצד שמאל למעלה, לוחצים על ראשי התיבות שלכם.
3. לוחצים על מחיקת סשן שליחה.
4. בתיבת הדואר הנכנס של האימייל, פותחים את האימייל עם קוד האימות.
5. מעתיקים את קוד האימות.
6. חוזרים לכרטיסייה 'אימות' בדפדפן.
7. מזינים את קוד האימות בתיבה המיועדת לכך.
8. לוחצים על הבא תיבת הסימון מחיקה.

יצירת חשבון Google

כדי לעבור מסשן של מבקר לחשבון Google עם אותה כתובת אימייל, צריך קודם לשתף מסמכים עם מבקרים. אחרי זה אפשר ליצור חשבון Google או להירשם ל-Google Workspace. איך אתם יכולים למחוק את סשן המבקרים שלכם.

הערה: אי אפשר לעבור מסשן של מבקר לקבוצה ב-Google. כדי להשתמש בכתובת אימייל של קבוצה צריך למחוק את סשן המבקרים שלכם.

מקורות מידע שקשורים לנושא

• שימוש בתגובות, בפעולות לביצוע ובתגובות אמוג'י
• איך משתפים מסמכים עם מבקרים