Compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al compartir contenido de Google Drive, se aplican las políticas del programa Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que quieras compartir

Compartir un único archivo

En un ordenador, ve a Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
Haz clic en el archivo que quieras compartir.
Haz clic en Compartir .

Compartir varios archivos

En un ordenador, ve a drive.google.com.
Mantén pulsada la tecla Mayús del teclado y selecciona dos o más archivos.
Arriba a la derecha, haz clic en Compartir .

Descubre cómo añadir archivos a una carpeta y compartirla.

Enviar y compartir formularios de Google

Los formularios de Google ofrecen opciones para compartir que no tienen otros tipos de archivos.

Paso 2: Elige con quién quieres compartir el archivo y con qué permisos

Compartir archivos con personas concretas

Importante: Si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, es posible que no puedas compartir archivos fuera de tu organización.

En un ordenador, ve a Google Drive.
Selecciona el archivo que quieras compartir Compartir .
Introduce la dirección de correo con la que quieras compartir el archivo. Si utilizas una cuenta de trabajo o de centro educativo, puedes compartirla con los destinatarios sugeridos.
- Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive . Desmarca "Mostrar destinatarios sugeridos en el cuadro de diálogo para compartir".
Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
- Lector
- Comentador
- Editor
Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, haz clic en Añadir caducidad para incluir una fecha de vencimiento.
Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
- Opcional: añade un mensaje al correo de notificación.
- Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
Haz clic en Enviar o en Compartir.

Compartir con un grupo de personas

Compartir contenido con un grupo de Google

Puedes compartir archivos con grupos de Google en lugar de con usuarios específicos. Cuando:

Añades un miembro a un grupo: esa persona obtiene permiso para acceder a los archivos y las carpetas que tiene el grupo.
Quitas un miembro de un grupo: esa persona pierde el permiso para acceder a los archivos y las carpetas que tiene el grupo.

Para compartir un archivo con tu grupo de Google, haz lo siguiente:

Crea un grupo de Google.
Añade miembros a tu grupo.
Comparte el archivo con tu grupo.

Nota: Para que el archivo aparezca en la carpeta "Compartido conmigo", primero debes abrirlo desde una invitación o un enlace.

Compartir con un espacio de Chat

Para compartir archivos con un espacio de Chat, puedes añadirlos a ese espacio de Chat.

Para añadir un archivo de Drive a un espacio de Chat, sigue estos pasos:

Opción 1:

En tu ordenador, ve a Google Chat.
Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú de integración Drive .
Selecciona el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
Haz clic en Insertar.

Opción 2:

En un ordenador, ve a Google Drive.
Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
Haz clic en Obtener enlace Copiar enlace Hecho.
Ve a Google Chat.
Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
En el campo del mensaje, pega el enlace que has copiado.

Notas:

Cuando envías un archivo a un espacio de Chat, aparece un mensaje para conceder acceso.
- Si das acceso a ese espacio de Chat, los usuarios que se unan a él más adelante también podrán acceder a los archivos compartidos.
Cuando alguien abandona un espacio de Chat, pierde el acceso a los archivos de ese espacio si no tiene permiso para compartir:
- Como usuario independiente
- Como miembro de otro grupo
Para dar acceso al archivo que quieres compartir, debes tener permiso para editarlo.

Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas

Añadir una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para las cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos.

No has iniciado sesión.

Iniciar sesión con la cuenta de trabajo o de centro educativo

Permitir el acceso general al archivo

Puedes elegir si el archivo debe estar disponible para todo el mundo o solo para los usuarios con acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.

Selecciona el archivo que quieras compartir.
Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo .
Elige quién puede acceder al archivo.

Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas
Haz clic en Hecho.

Compartir archivos públicamente

Selecciona el archivo que quieras compartir.
Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo .
Selecciona Cualquier persona con el enlace.
Para decidir el rol que tendrán los usuarios, selecciona Lector, Comentador o Editor.
Haz clic en Copiar enlace.
Haz clic en Hecho.
Pega el enlace en un correo o donde quieras compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión con una cuenta de Google, aparecerán en el archivo como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos

Compartir y colaborar en un archivo con muchas personas

Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar al mismo tiempo en un máximo de 100 pestañas o dispositivos. Si hay más de 100 instancias de un archivo abiertas, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición podrán editarlo.

Para compartir un archivo y colaborar en él con muchas personas:

Publicar el archivo

Si necesitas que muchas personas vean un archivo al mismo tiempo, publícalo y crea un enlace para compartirlo con las personas que quieras que lo vean. Luego puedes dar permiso para editarlo o comentarlo a quienes lo necesiten. Consulta cómo publicar un archivo.
Según la configuración de tu cuenta, al publicar un archivo, podrán verlo todos los usuarios de la Web, todos los usuarios de tu organización o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado al publicar información privada o sensible.
- Importante: Si tienes una cuenta de trabajo o de un centro educativo, tu administrador puede limitar quién tiene permiso para ver un archivo publicado. Si eres administrador, consulta cómo controlar quién puede publicar documentos en la Web.
Para retirar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.

Crear un sitio web con Google Sites

Crea un sitio web con Google Sites para compartir información con muchas personas. Puedes insertar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio para que puedan ver ese contenido muchos usuarios. Consulta cómo insertar documentos en un sitio.
Si crees que habrá mucho tráfico en tu sitio web, publica primero el documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google y, después, inserta la URL publicada en Google Sites. Consulta cómo publicar un archivo.

Recoger comentarios con Formularios de Google

Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google. Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas. Para que más de 100 personas puedan ver las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para compartirlo con las personas que quieras que las vean. Consulta cómo publicar un archivo.

Solucionar problemas en documentos compartidos con muchas personas

Si has compartido un documento con muchas personas y este se bloquea o no se actualiza rápidamente, prueba estos consejos para solucionar problemas:

En lugar de permitir que los usuarios comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recoger comentarios. Consulta cómo hacerlo.
Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas los comentarios y sugerencias resueltos. Consulta cómo hacer una copia.
Elimina información antigua o traslada datos a un documento nuevo.
Pide a los lectores que cierren el documento cuando no lo estén usando.
En los documentos publicados, incluye solo la información más importante. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
Reduce el número de usuarios que tengan permiso para editar el documento.
Si recoges información de varios documentos, crea uno de solo lectura para compartirlo con muchas personas.

Restringir cómo se comparte un archivo

Elegir si los usuarios pueden ver, comentar o editar

Al compartir un archivo con otra persona, puedes definir su nivel de acceso:

Lector: el usuario puede ver el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.
Comentador: el usuario puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede hacer cambios en el archivo ni compartirlo con nadie.
Editor: el usuario puede hacer cambios, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo con otras personas.

Cambiar el acceso general al archivo

Puedes permitir distintos niveles de acceso al archivo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de Gmail.

Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.
Cualquier persona con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.

Restringido: solo las personas con acceso pueden abrir el archivo.