Importante:
- Cuentas de trabajo o de centro educativo: si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, es posible que tu organización limite la forma en que puedes compartir archivos de forma externa.
- Unidades compartidas: si compartes archivos con un equipo o una organización, consulta cómo guardar y compartir archivos o carpetas con unidades compartidas.
- Políticas de Drive: para que Drive sea un entorno seguro para todos, todo el contenido compartido está sujeto a las políticas del programa Google Drive.
En el artículo se tratan los siguientes temas:
- Cómo funcionan los permisos y los límites para compartir
- Compartir y gestionar el acceso
- Solución de problemas y colaboración avanzadas
Cómo funcionan los permisos y los límites para compartir
Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenes en Google Drive con otras personas y elegir si pueden ver, comentar o editar tus elementos.
Cómo funcionan los niveles de acceso y los roles
- Lector: los usuarios pueden ver el archivo o la carpeta y abrir todos los archivos de una carpeta compartida. No pueden hacer cambios, añadir comentarios ni compartir elementos.
- Comentador: los usuarios pueden hacer comentarios y sugerencias en los archivos. En el caso de las carpetas compartidas, los comentadores pueden ver y añadir comentarios a los archivos que contienen, pero no pueden modificar la estructura de las carpetas ni compartir elementos.
- Editor: los usuarios pueden abrir, editar, eliminar o mover los archivos de la carpeta, así como añadir archivos nuevos. También pueden cambiar los permisos y compartir elementos con otros usuarios de forma predeterminada.
Nota: Si usas unidades compartidas, consulta más información sobre cómo funciona el acceso a archivos en unidades compartidas.
Antes de compartir archivos o carpetas, consulta cómo gestiona Google Drive el acceso y la herencia.
Cómo funciona la herencia de carpetas
Cuando compartes una carpeta, todos los archivos y las subcarpetas que contiene heredan los mismos permisos para compartir.
- No puedes dar a un usuario menos acceso a un archivo concreto del que tiene a su carpeta superior.
- Por ejemplo, si un usuario tiene permiso de edición en una carpeta, no puedes darle permiso de lectura en un archivo de esa carpeta.
- Si intentas limitar su acceso a un solo archivo, Google Drive te pedirá que cambies sus permisos a nivel de carpeta.
- Si un archivo concreto necesita permisos más restrictivos, tienes dos opciones:
- Puedes mover el archivo a otra carpeta. Cuando muevas el archivo a una carpeta de tu propiedad, podrás controlar sus opciones para compartir.
- Puedes mover el archivo a una carpeta específica con acceso limitado. Consulta cómo limitar el acceso a las carpetas.
Nota: Crea un acceso directo al archivo en su ubicación original para que otros usuarios puedan encontrarlo fácilmente.
Límites para compartir
- Puedes compartir un solo archivo con hasta 600 direcciones de correo electrónico distintas.
- Un archivo de Google solo se puede editar de forma activa en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos al mismo tiempo. Si se supera este límite, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición podrán hacer cambios.
Compartir y gestionar el acceso
Compartir con personas o grupos específicos
- Ve a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Vids.
- Nota: Si ves un punto junto a "Compartir +", significa que tienes una solicitud para compartir pendiente.
- Selecciona el elemento. Para compartir varios elementos, mantén pulsada la tecla Mayús y selecciónalos.
- Haz clic en Compartir +.
- Introduce la dirección de correo o el grupo de Google. Si utilizas una cuenta de trabajo o de centro educativo, puede que veas destinatarios sugeridos. Para desactivar esta opción, ve a la configuración de Drive.
- Selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Marca la casilla Notificar a los usuarios para enviar una alerta por correo electrónico o desmárcala si no quieres enviarles una notificación.
- Haz clic en Enviar o en Compartir.
Permitir el acceso general (compartir mediante un enlace)
- Selecciona el elemento y haz clic en Compartir +.
- En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo.
- Elige quién puede acceder al enlace:
- Restringido: solo pueden abrir el archivo las personas a las que se les haya dado acceso.
- Cualquier persona con el enlace: cualquier usuario de Internet que tenga el enlace puede abrir el archivo sin iniciar sesión en una cuenta de Google. Cualquier persona con el enlace puede verlo.
Notas:
- Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, es posible que tu administrador restrinja la opción de compartir mediante enlace con usuarios externos.
- Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión con una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre las personas anónimas o desconocidas en un archivo
- Tu organización (solo cuentas de trabajo o de centro educativo): cualquier persona de tu organización puede acceder al archivo, en función de los niveles de uso compartido que permita tu administrador.
- Selecciona el rol, haz clic en Copiar enlace y, a continuación, en Hecho.
Dejar de compartir, limitar o cambiar la configuración para compartir
Consultar quién tiene acceso
-
Haz clic con el botón derecho en el elemento.
- Selecciona Más
Información del archivo
- En el panel de detalles de la derecha, selecciona Gestionar acceso.
- Haz clic en Gestionar acceso.
Información del archivo Dejar de compartir
- Abre el menú Compartir.
- Busca a una persona
- Selecciona Quitar acceso.
- Haz clic en Guardar.
Limitar el acceso a una carpeta
Si limitas el acceso a una carpeta, solo podrán abrirla los usuarios a los que les des permiso.
- Haz clic con el botón derecho en la carpeta y selecciona Compartir
.
- Activa Limitar acceso.
- Haz clic en Atrás para añadir o quitar usuarios específicos que deban tener acceso. Información sobre el acceso limitado a archivos y carpetas en Google Drive
.Añadir una fecha de vencimiento
- En el menú Compartir, haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al nombre de una persona.
- Selecciona Añadir caducidad.
- Selecciona una fecha que no supere el año.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Esta función está disponible para cuentas de trabajo y de centro educativo. En el caso de las carpetas, solo está disponible para el rol de lector.
Impedir que se descarguen o copien archivos
- Abre el menú Compartir.
- Haz clic en Configuración
- Desmarca Editor, Comentador o Lector o las tres opciones en Personas que pueden descargar, copiar, imprimir y acceder.
Impedir que los editores compartan archivos
- Ve a Configuración.
- Desmarca la opción Permitir que los editores cambien los permisos y los compartan.
- Nota: Si el archivo está en una carpeta compartida, los permisos de la carpeta prevalecen sobre los ajustes que elijas para el archivo.
Transferir la propiedad
- En el menú Compartir, haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al nombre de la persona.
- Selecciona Transferir propiedad.
- Haz clic en "Sí". Consulta cómo asignar la propiedad de un archivo a otra persona.
Compartir contenido con espacios de Chat o reuniones
Espacios de Chat
- Ve a Google Chat.
- Selecciona el espacio.
- Haz clic en el menú de integración
- Haz clic en Insertar.
- También puedes copiar el enlace de Drive, ir a Google Chat y pegarlo en el campo del mensaje.
- Los usuarios que se unan al espacio más adelante tendrán acceso automáticamente a los archivos y carpetas compartidos con el espacio.
Participantes de la reunión
- Abre el archivo.
- Haz clic en Compartir.
- Escribe el nombre de la reunión y elige el rol.
- Haz clic en Enviar.
Solución de problemas y colaboración avanzadas
Qué ocurre cuando eliminas o quitas archivos compartidos
Si el archivo es tuyo:
- Se enviará a la papelera.
- Los colaboradores podrán seguir viéndolo, comentándolo o haciendo copias hasta que lo elimines definitivamente.
- Puedes transferir la propiedad si quieres que otra persona sea el propietario. Consulta cómo asignar la propiedad de un archivo a otra persona.
Si el archivo no es de tu propiedad:
- No puedes eliminar archivos que no sean de tu propiedad.
- Si eliminas un archivo de una carpeta compartida, se moverá a la sección Mi unidad del propietario.
- Solo el propietario del archivo podrá deshacer la acción.
Información sobre las alertas de archivos externos
Si utilizas una cuenta de Google Workspace (como una cuenta de Workspace Business, Enterprise o Education), es posible que Drive muestre el indicador de alerta "Externo" en los archivos a los que pueden acceder personas ajenas a tu organización.
Puede que veas este indicador en los archivos que:
- Pertenezcan a usuarios ajenos a tu organización o se hayan compartido con ellos.
- Se compartan con un grupo de Google externo.
- Se compartan en un espacio de Google Chat con miembros externos.
- Se hayan publicado en la Web o se hayan hecho accesibles públicamente.
Esta función ayuda a identificar archivos potencialmente dañinos y te indica que tengas cuidado al compartir información confidencial. Los administradores pueden desactivar esta opción.
Opciones para compartir de Formularios de Google
Formularios de Google ofrece opciones para compartir contenido que no tienen los archivos estándar.
- Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google.
- Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google.
- Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas.
- Para que más de 100 personas puedan abrir las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para compartirlo con quien quieras que pueda acceder. Consulta cómo publicar un archivo.
Compartir un archivo de Vids en formato MP4
Puedes compartir tu vídeo como un archivo MP4, lo cual es muy útil porque Google Vids no tiene la opción "Publicar en la Web". Para compartir un archivo de Vids:
- Abre el archivo en tu ordenador.
- Haz clic en Compartir
Enviar correos a colaboradores (en ordenador)
Puedes enviar un correo directamente a los colaboradores desde un archivo. En un ordenador:
- Abre el archivo.
- Haz clic en Más acciones
Esto resulta útil para informar a los colaboradores sobre revisiones importantes o para compartir novedades.
Solucionar problemas con documentos compartidos con muchos usuarios
Si un documento se ha compartido con muchas personas y se bloquea o se actualiza lentamente, haz lo siguiente para solucionarlo:
- Crea un formulario de Google para recoger comentarios en lugar de permitir que los usuarios comenten directamente en el documento.
- Elimina información antigua o publica el documento en la Web. Los documentos publicados más cortos se cargan más rápido.
- Reduce el número de usuarios con permiso para editar o crea un documento de solo acceso para compartirlo con muchas personas.
- Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas comentarios ni sugerencias resueltos.
- Pide a los usuarios que cierren el documento cuando no lo estén usando.