Compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al compartir contenido de Google Drive, se aplican las políticas del programa Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que quieras compartir

Compartir un único archivo

Nota: Si tienes una solicitud pendiente para compartir un documento abierto, en la parte superior derecha verás un punto junto a Compartir Share.

  1. En un ordenador, ve a Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
  3. Haz clic en Compartir Share.
Compartir varios archivos
  1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
  2. Mantén pulsada la tecla Mayús del teclado y selecciona dos o más archivos.
  3. Arriba a la derecha, haz clic en Compartir Share.

Descubre cómo añadir archivos a una carpeta y compartirla.

Enviar y compartir formularios de Google

Paso 2: Elige con quién quieres compartir el archivo y con qué permisos

Compartir contenido con personas concretas
Importante: Si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, es posible que no puedas compartir archivos fuera de tu organización.
  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Selecciona el archivo que quieras compartir y luego Compartir Add approver .
  3. Introduce la dirección de correo con la que quieras compartir el archivo. Si utilizas una cuenta de trabajo o de centro educativo, puedes compartirla con los destinatarios sugeridos.
    • Nota: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive Configuración. Desmarca "Mostrar destinatarios sugeridos en el cuadro de diálogo para compartir".
  4. Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
    • Lector
    • Comentador
    • Editor
  5. Si usas una cuenta de trabajo o de centro educativo, haz clic en Añadir caducidad para incluir una fecha de vencimiento.
  6. Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
    • Opcional: añade un mensaje al correo de notificación.
    • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
  7. Haz clic en Enviar o en Compartir.

Nota: Cuando actualizas los permisos de un archivo que compartes desde Mi unidad y la persona con la que lo compartes no tiene permisos, puedes cambiarlos para lo siguiente:

  • La carpeta que contiene el archivo
  • Solo el propio archivo
Compartir contenido con un grupo de personas

Compartir contenido con un grupo de Google

Puedes compartir archivos con grupos de Google en lugar de con usuarios específicos. Cuando:

  • Añades un miembro a un grupo: esa persona obtiene permiso para acceder a los archivos y las carpetas que tiene el grupo.
  • Quitas un miembro de un grupo: esa persona pierde el permiso para acceder a los archivos y las carpetas que tiene el grupo.

Para compartir un archivo con tu grupo de Google, haz lo siguiente:

  1. Crea un grupo de Google.
  2. Añade miembros a tu grupo.
  3. Comparte el archivo con tu grupo.

Nota: Para que el archivo aparezca en la carpeta "Compartido conmigo", primero debes abrirlo desde una invitación o un enlace.

Compartir contenido con un espacio de Chat

Para compartir archivos con un espacio de Chat, puedes añadirlos a ese espacio de Chat.

Para añadir un archivo de Drive a un espacio de Chat, sigue estos pasos:

Opción 1: 

  1. En tu ordenador, accede a Google Chat.
  2. Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
  3. En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú Integración > Drive .
  4. Selecciona el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
  5. Haz clic en Insertar.

Opción 2: 

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieras compartir con un espacio de Chat.
  3. Haz clic en Compartir  > Copiar enlace .
  4. Ve a Google Chat.
  5. Selecciona el espacio de Chat con el que quieras compartir el archivo.
  6. En el campo del mensaje, pega el enlace que has copiado.

Notas:

  • Cuando envías un archivo a un espacio de Chat, aparece un mensaje para conceder acceso.
    • Si das acceso a ese espacio de Chat, los usuarios que se unan a él más adelante también podrán acceder a los archivos compartidos.
  • Cuando alguien abandona un espacio de Chat, pierde el acceso a los archivos de ese espacio si no tiene permiso para compartir:
    • Como usuario independiente
    • Como miembro de otro grupo
  • Para dar acceso al archivo que quieres compartir, debes tener permiso para editarlo. 

Más información sobre cómo pueden ver, comentar o editar archivos otras personas

Compartir contenido con los participantes de una reunión

Puedes compartir archivos con los participantes de una reunión si eres el propietario o editor de ese contenido:

  1. En un ordenador, ve a Google Drive.

  2. Selecciona el archivo que quieras compartir y haz clic en Compartir.
  3. Introduce el nombre de la reunión con la que quieras compartir el archivo.
  4. Decide cómo pueden usar tu archivo los usuarios. Selecciona una opción:
    • Lector
    • Comentador
    • Editor
  5. Elige si quieres adjuntar el archivo a la invitación a la reunión. 
  6. Cuando compartes tu archivo, cada dirección de correo recibe un mensaje.
    • Opcional: Añade un mensaje al correo de notificación.
    • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
  7. Haz clic en Enviar o en Compartir.
Añadir una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para las cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos.

No has iniciado sesión.

Iniciar sesión con la cuenta de trabajo o de centro educativo

Permitir el acceso general al archivo

Puedes elegir si el archivo debe estar disponible para todo el mundo o solo para los usuarios con acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  3. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  4. Elige quién puede acceder al archivo.

  1. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
  2. Haz clic en Hecho.
Compartir archivos públicamente
  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  3. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  4. Selecciona Cualquier persona con el enlace.
  5. Para decidir el rol que tendrán los usuarios, selecciona Lector, Comentador o Editor.
  6. Haz clic en Copiar enlace.
  7. Haz clic en Hecho.
  8. Pega el enlace en un correo o donde quieras compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión con una cuenta de Google, aparecerán en el archivo como usuarios anónimos con figuras de animales. Más información sobre los animales anónimos

Compartir y colaborar en archivos con muchas personas

Importante:

  • Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar al mismo tiempo en un máximo de 100 pestañas o dispositivos. Si hay más de 100 instancias de un archivo abiertas, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición podrán editarlo.
  • Un archivo solo se puede compartir con un máximo de 600 direcciones de correo electrónico individuales.

Para compartir un archivo y colaborar en él con muchas personas:

Publicar el archivo

  • Si necesitas que varias personas abran un archivo, publícalo y crea un enlace para compartirlo con quien quieras que tenga acceso. Luego puedes dar permiso para editarlo o comentarlo a quienes lo necesiten. Consulta cómo publicar un archivo
  • Según la configuración de tu cuenta, al publicar un archivo, podrán verlo todos los usuarios de la Web, todos los usuarios de tu organización o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado al publicar información privada o sensible. 
  • Para eliminar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
  • Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.

Crear un sitio web creado con Google Sites

Recoger comentarios con Formularios de Google

  • Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google. Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas. Para que más de 100 personas puedan abrir las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para enviárselo a quien quieras que pueda acceder. Consulta cómo publicar un archivo

Solucionar problemas relacionados con documentos compartidos con muchas personas

Si has compartido tu documento con muchas personas y este se bloquea o no se actualiza rápidamente, prueba estos consejos para solucionar problemas: 

  • En lugar de permitir que los usuarios comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recoger comentarios. Consulta cómo hacerlo.
  • Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas comentarios ni sugerencias resueltos. Consulta cómo hacer una copia
  • Elimina información antigua o copia los datos en un documento nuevo. 
  • Pide a los usuarios con acceso que cierren el documento cuando no lo estén utilizando. 
  • En los documentos publicados, incluye solo la información más importante. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
  • Reduce la cantidad de usuarios con permiso para editar en un documento. 
  • Si recoges información de varios documentos, crea uno de solo acceso para compartirlo con muchas personas. 

Restringir un archivo al compartirlo

Elegir si los usuarios pueden ver, comentar o editar

Al compartir un archivo con otra persona, puedes definir su nivel de acceso:

  • Lector: el usuario puede acceder al archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.
  • Comentador: el usuario puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede editar el archivo ni compartirlo con nadie.
  • Editor: el usuario puede hacer cambios, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo con otras personas.
Cambiar el acceso general al archivo

Puedes permitir distintos niveles de acceso al archivo. Las opciones disponibles dependerán de si utilizas una cuenta de Google de tu trabajo o centro educativo, o una cuenta personal de Gmail.

  • Público: cualquier usuario puede buscar en Google y acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.
  • Cualquier persona con el enlace: cualquier persona que tenga el enlace puede utilizar tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google. 
  • Restringido: solo las personas con acceso pueden abrir el archivo.

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