Khi bạn giới hạn quyền truy cập vào thư mục, chỉ những người mà bạn cấp quyền mới có thể mở thư mục đó.
Đôi khi, những người không được cấp quyền vẫn có thể nhìn thấy thư mục, nhưng thư mục đó sẽ chuyển sang màu xám và họ sẽ không mở được.
Một bản cập nhật gần đây trên toàn hệ thống Drive có thể đã tự động áp dụng quyền truy cập bị giới hạn cho một số tệp và thư mục của bạn.
- Nếu trường hợp này xảy ra, những người không được cấp quyền sẽ hoàn toàn không thấy thư mục đó.
- Bạn có thể kiểm tra hoạt động và các phiên bản của tệp để xem bản cập nhật có tự động giới hạn quyền truy cập vào các tệp của bạn hay không. Tìm hiểu cách kiểm tra phiên bản tệp và hoạt động.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu:
- Cách tạo hoặc chỉnh sửa quyền truy cập bị giới hạn vào thư mục
- Những người có thể quản lý thư mục có quyền truy cập bị giới hạn
- Cách quản lý những người bị xoá do quyền truy cập bị giới hạn.
- Cách tìm và truy cập vào các thư mục có quyền truy cập bị giới hạn
- Lý do bạn có thể không có quyền truy cập vào thư mục có quyền truy cập bị giới hạn
- Cách hoạt động của các thư mục có quyền truy cập bị giới hạn trên các nền tảng.
- Cách xác định những mục có quyền truy cập bị giới hạn.
- Cách Google Drive tự động áp dụng quyền truy cập bị giới hạn.
- Trường hợp sẽ xảy ra khi bạn di chuyển thư mục có quyền truy cập bị giới hạn.
- Cách xoá hệ thống phân cấp thư mục
Tạo hoặc chỉnh sửa quyền truy cập bị giới hạn vào thư mục
Cách dễ nhất để kiểm soát những người xem tệp nhạy cảm là đặt các tệp đó vào thư mục con có quyền truy cập bị giới hạn.
Bằng cách này, bạn có thể chia sẻ thư mục chính với một nhóm lớn hơn, nhưng chỉ cấp cho một số người cụ thể quyền xem nội dung bên trong thư mục con đặc biệt. Cách này sẽ giúp bạn bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Lưu ý: Bạn không thể quản lý quyền truy cập bị giới hạn trên nhiều thư mục cùng lúc.
- Trên máy tính, hãy mở Google Drive.
- Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn thiết lập quyền truy cập bị giới hạn.
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ
Chia sẻ
.
- Để bật quyền truy cập bị giới hạn vào thư mục, hãy bật chế độ Giới hạn quyền truy cập.
- Nhấp vào biểu tượng Quay lại
.
- Trong hộp thoại chia sẻ, hãy thêm hoặc xoá người dùng khỏi thư mục.
Chia sẻ 
.
.
Tìm hiểu những người có thể quản lý thư mục có quyền truy cập bị giới hạn
Những người có thể giới hạn quyền truy cập vào một thư mục:
- Trong Drive của tôi: Chủ sở hữu thư mục có thể bật hoặc tắt quyền truy cập bị giới hạn. Nếu họ bật chế độ "Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền", thì người chỉnh sửa cũng có thể quản lý quyền truy cập bị giới hạn.
- Trong bộ nhớ dùng chung: Người quản lý bộ nhớ dùng chung có thể bật hoặc tắt quyền truy cập bị giới hạn.
Những người có thể quản lý danh sách người dùng có quyền truy cập vào mục có quyền truy cập bị giới hạn:
- Trong Drive của tôi: Chủ sở hữu mục luôn có thể thay đổi danh sách người dùng có quyền truy cập vào mục có quyền truy cập bị giới hạn. Nếu bạn bật chế độ cài đặt "Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền và chia sẻ", thì người chỉnh sửa cũng có thể quản lý danh sách người dùng.
- Trong bộ nhớ dùng chung: Người quản lý bộ nhớ dùng chung luôn có thể thay đổi danh sách người dùng có quyền truy cập vào các mục có quyền truy cập bị giới hạn. Nếu bạn bật chế độ cài đặt "Cho phép người quản lý nội dung chia sẻ thư mục", thì Người quản lý nội dung cũng có thể quản lý danh sách người dùng.
Quản lý những người bị xoá do quyền truy cập bị giới hạn
Quan trọng: Danh sách "Người có quyền truy cập" và chế độ cài đặt "Quyền truy cập chung" luôn ghi đè danh sách "Đã xoá quyền truy cập". Nếu có tên trong danh sách "Đã xoá quyền truy cập", người dùng vẫn có thể mở tệp nếu họ là thành viên của một nhóm có quyền truy cập hoặc nếu tệp đó có quyền truy cập chung.
Khi bạn áp dụng quyền truy cập bị giới hạn cho thư mục, hộp thoại chia sẻ có thể hiển thị phần "Đã xoá quyền truy cập". Danh sách này cho biết những cá nhân hoặc nhóm có quyền truy cập vào thư mục mẹ nhưng bị chặn truy cập riêng biệt vào thư mục có quyền truy cập bị giới hạn.
Cách cấp lại quyền truy cập cho người dùng hoặc nhóm:
- Trên máy tính, hãy mở Google Drive.
- Đối với tệp hoặc thư mục, hãy mở hộp thoại chia sẻ.
- Trong phần "Đã xoá quyền truy cập", hãy tìm tên của người đó.
- Nhấp vào Thêm để thay đổi vai trò của họ.
- Đối với một mục cụ thể, hãy chỉ định một trong các vai trò mới sau: Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.
- Vai trò mới của họ không cần khớp với quyền truy cập vào thư mục mẹ.
Lưu ý:
- Để biết đầy đủ thông tin về những người có thể truy cập vào tệp của bạn, hãy luôn kiểm tra cả danh sách "Người có quyền truy cập" và chế độ cài đặt "Quyền truy cập chung".
- Trong bộ nhớ dùng chung: Bạn không thể xoá quyền truy cập của người quản lý bộ nhớ dùng chung.
- Trong Drive của tôi: Bạn không thể xoá quyền truy cập của chủ sở hữu mục.
Tìm hiểu những người có thể tìm và truy cập vào thư mục có quyền truy cập bị giới hạn
- Tất cả những người có quyền truy cập vào thư mục chính đều có thể tìm thấy các thư mục có quyền truy cập bị giới hạn. Những người này bao gồm cả thành viên của bộ nhớ dùng chung:
- Người quản lý nội dung
- Người đóng góp
- Người nhận xét
- Người xem
-
Trong một số trường hợp, khi cập nhật trên toàn hệ thống để đơn giản hoá việc chia sẻ, Drive có thể đã tự động áp dụng quyền truy cập bị giới hạn cho một số tệp và thư mục của bạn.
- Nếu có quyền truy cập vào thư mục mẹ ở cấp cao hơn trong hệ thống phân cấp nhưng không có quyền truy cập vào thư mục cụ thể có quyền truy cập bị giới hạn, thì người dùng sẽ không thể tìm thấy thư mục đó trong Drive.
- Chỉ những người dùng có quyền truy cập vào thư mục mới có thể tìm thấy nội dung và siêu dữ liệu của thư mục đó. Nếu bạn không có quyền truy cập vào một thư mục xuất hiện trong danh sách của mình, thì có thể thư mục đó có quyền truy cập bị giới hạn.
Lưu ý:
- Trong bộ nhớ dùng chung, người quản lý có thể truy cập vào các thư mục có quyền truy cập bị giới hạn.
- Nếu là chủ sở hữu thư mục thì bạn có thể truy cập vào các thư mục của mình có quyền truy cập bị giới hạn trong Drive của tôi.
Tìm hiểu lý do bạn có thể không có quyền truy cập vào thư mục có quyền truy cập bị giới hạn
Nếu bạn không mở được một thư mục có quyền truy cập bị giới hạn, thì tức là bạn không có quyền truy cập vào thư mục đó. Thư mục đó sẽ chuyển sang màu xám trong danh sách tệp của bạn.
Nếu Drive tự động áp dụng quyền truy cập bị giới hạn, thì có thể bạn sẽ hoàn toàn không thấy thư mục đó.
Ví dụ về cách hiển thị của một thư mục nếu bạn không có quyền truy cập:
- Trên máy tính:
- Trên Android:
Tìm hiểu cách hoạt động của các thư mục có quyền truy cập bị giới hạn trên các nền tảng
Nếu bạn đang dùng Drive trên web:
- Những vai trò sau đây có thể bật hoặc tắt quyền truy cập bị giới hạn vào một thư mục:
- Trong Drive của tôi: Chủ sở hữu và người chỉnh sửa thư mục.
- Trong bộ nhớ dùng chung: Người quản lý.
- Các vai trò sau đây có thể thay đổi những người có quyền truy cập vào một thư mục có quyền truy cập bị giới hạn:
- Trong Drive của tôi: Chủ sở hữu và người chỉnh sửa thư mục.
- Trong bộ nhớ dùng chung: Người quản lý và người quản lý nội dung (chỉ khi người quản lý bộ nhớ dùng chung cho phép).
- Nếu một thư mục có quyền truy cập bị giới hạn không được chia sẻ với người dùng, thì thư mục đó sẽ chuyển sang màu xám và họ không thể mở được.
Nếu bạn đang dùng ứng dụng Drive cho máy tính:
-
Chủ sở hữu thư mục trong phần Drive của tôi và người quản lý trong bộ nhớ dùng chung không thể thay đổi chế độ cài đặt quyền truy cập bị giới hạn hoặc những người có quyền truy cập vào một thư mục.
- Người quản lý nội dung trong bộ nhớ dùng chung cũng không thể thực hiện những thay đổi này.
- Nếu một thư mục có quyền truy cập bị giới hạn không được chia sẻ với người dùng thì họ sẽ không thấy thư mục đó.
Những mục nào có thể có quyền truy cập bị giới hạn?
Bạn chỉ có thể bật chế độ cài đặt "Quyền truy cập bị giới hạn" cho thư mục.
Trong một số trường hợp, Drive tự động áp dụng quyền truy cập bị giới hạn cho từng tệp khi cập nhật trên toàn hệ thống. Bạn không thể tự áp dụng quyền truy cập bị giới hạn cho từng tệp.
Quan trọng: Nếu tắt quyền truy cập bị giới hạn được tự động áp dụng cho tệp, bạn sẽ không thể bật lại. Bạn luôn có thể bật và tắt quyền truy cập bị giới hạn cập cho thư mục.
Để giới hạn quyền truy cập vào một tệp cụ thể, hãy tạo thư mục mới chỉ dành cho tệp đó.
- Tạo thư mục con mới.
- Di chuyển tệp cụ thể vào thư mục con mới này.
- Áp dụng quyền truy cập bị giới hạn cho thư mục con mới và chia sẻ thư mục đó với những người cần truy cập.
Tìm hiểu cách Google Drive tự động áp dụng quyền truy cập bị giới hạn
Trong một số trường hợp, bạn có thể nhận thấy rằng Google Drive tự động áp dụng chế độ cài đặt "Quyền truy cập bị giới hạn" cho từng tệp hoặc thư mục. Bạn không thể thực hiện thao tác này. Trường hợp này diễn ra khi cập nhật trên toàn hệ thống để đảm bảo quyền chia sẻ luôn rõ ràng và nhất quán, chẳng hạn như:
- Khi một thư mục di chuyển ra khỏi bộ nhớ dùng chung, một số mục sẽ vẫn nằm trong bộ nhớ dùng chung đó.
- Trong quá trình di chuyển hệ thống để cải thiện cách hoạt động của quyền.
Chế độ cài đặt tự động này không thay đổi những người có thể truy cập vào mục. Drive sẽ không tự động xoá chế độ cài đặt này sau khi đã áp dụng.
Quan trọng: Khi Drive tự động áp dụng quyền truy cập bị giới hạn cho mục, mục đó sẽ bị ẩn đối với những người có quyền truy cập vào thư mục mẹ. Nhưng nếu bạn tự áp dụng quyền truy cập bị giới hạn, thì họ sẽ chỉ thấy mục đó chuyển sang màu xám.
Tìm hiểu trường hợp sẽ xảy ra khi bạn di chuyển thư mục có quyền truy cập bị giới hạn
Nếu bạn di chuyển hệ thống phân cấp thư mục giữa các bộ nhớ dùng chung, từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung hoặc từ bộ nhớ dùng chung sang Drive của tôi, thì thao tác này sẽ giữ nguyên các thư mục có quyền truy cập bị giới hạn.
Để tìm hiểu cách di chuyển thư mục vào hoặc giữa các bộ nhớ dùng chung, hãy xem bài viết Di chuyển tệp và thư mục vào bộ nhớ dùng chung.
Để tìm hiểu cách hoạt động của quyền truy cập vào tệp khi bạn di chuyển thư mục ra khỏi bộ nhớ dùng chung, hãy xem bài viết Cách hoạt động của quyền truy cập vào tệp trong bộ nhớ dùng chung.
Tìm hiểu những người có thể xoá hệ thống phân cấp thư mục
Khi bạn xoá các thư mục chứa thư mục có quyền truy cập bị giới hạn, các quy tắc cụ thể sẽ áp dụng dựa trên vị trí của thư mục. Nếu thư mục nằm trong:
Bộ nhớ dùng chung và bạn là:
- Người quản lý: Bạn có thể xoá toàn bộ hệ thống phân cấp thư mục. Tất cả nội dung trong đó sẽ chuyển vào thùng rác.
- Người quản lý nội dung: Kết quả phụ thuộc vào quyền truy cập của bạn đối với các thư mục bên trong.
- Nếu bạn có quyền truy cập vào tất cả nội dung trong thư mục mà bạn đã xoá, thì toàn bộ hệ thống phân cấp sẽ chuyển vào thùng rác.
- Nếu bạn không có quyền truy cập vào các thư mục trong hệ thống phân cấp, thì những thư mục đó sẽ không bị xoá. Thay vào đó, các thư mục đó sẽ di chuyển đến thư mục chính ở cấp cao nhất của bộ nhớ dùng chung.
Drive của tôi:
Bạn chỉ có thể xoá những thư mục mà mình sở hữu. Nếu bạn cố gắng xoá thư mục không thuộc quyền sở hữu của bạn và thư mục đó có chứa các thư mục con có quyền truy cập bị giới hạn. Thay vào đó, thư mục đó sẽ chuyển vào "Drive của tôi" của chủ sở hữu.