Información sobre el acceso limitado a archivos y carpetas en Google Drive

Si limitas el acceso a una carpeta, solo podrán abrirla los usuarios a los que les des permiso.

A veces, es posible que los usuarios que no tengan permiso sigan viendo la carpeta, pero aparecerá atenuada y no podrán abrirla.

Es posible que una actualización reciente de Drive en todo el sistema haya aplicado automáticamente el acceso limitado a algunos de tus archivos y carpetas.

Si esto ocurre, los usuarios sin permiso no verán la carpeta.
Puedes consultar tu actividad y las versiones de los archivos para ver si la actualización ha limitado automáticamente tus archivos. Consulta cómo puedes comprobar la actividad y las versiones de los archivos.

En este artículo, descubrirás:

Cómo crear o editar el acceso limitado a una carpeta.
Quién puede gestionar las carpetas con acceso limitado.
Cómo gestionar a las personas a las que se ha retirado el acceso limitado.
Cómo ver y acceder a carpetas con acceso limitado.
Por qué no tienes acceso a una carpeta con acceso limitado.
Cómo funcionan las carpetas con acceso limitado en las distintas plataformas.
Cómo identificar los elementos con acceso limitado.
Cómo aplica Google Drive el acceso limitado automáticamente.
Qué ocurre cuando mueves carpetas con acceso limitado.
Cómo eliminar jerarquías de carpetas.

Crear o editar el acceso limitado a una carpeta

La forma más sencilla de controlar quién ve los archivos sensibles es colocarlos en una subcarpeta con acceso limitado.

De esta forma, puedes compartir la carpeta principal con un grupo más grande, pero solo dar permiso a usuarios específicos para que vean el contenido de la subcarpeta especial. De esta forma, puedes proteger la información sensible.

Nota: No se puede gestionar el acceso limitado de varias carpetas a la vez.

En un ordenador, abre Google Drive.
Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieras que tenga acceso limitado.
Haz clic en Compartir Compartir Configuración .
Para habilitar el acceso limitado a la carpeta, activa Limitar acceso.
Haz clic en Atrás .
En el cuadro de diálogo para compartir, añade o quita usuarios de la carpeta.

Quién puede gestionar las carpetas con acceso limitado

Quién puede limitar el acceso a una carpeta:

En Mi unidad: los propietarios de carpetas pueden activar o desactivar el acceso limitado. Si la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" está activada, los editores también podrán gestionar el acceso limitado.
En unidades compartidas: los administradores de unidades compartidas pueden activar o desactivar el acceso limitado.

Quién puede gestionar la lista de usuarios de un elemento con acceso limitado:

En Mi unidad: los propietarios de elementos siempre pueden cambiar la lista de usuarios con acceso a los elementos con acceso limitado. Si la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" está activada, los editores también podrán gestionar la lista de usuarios.
En unidades compartidas: los administradores de unidades compartidas siempre pueden cambiar la lista de usuarios con acceso a los elementos con acceso limitado. Si la opción "Permitir que los gestores de contenido compartan carpetas" está activada, los gestores de contenido también podrán gestionar la lista de usuarios.

Gestionar a los usuarios a los que se ha quitado el acceso limitado

Importante: La lista "Personas con acceso" y los ajustes de "Acceso general" siempre anulan la lista "Acceso retirado". Si un usuario está en la lista "Acceso retirado", podrá abrir el archivo si forma parte de un grupo con acceso o si el archivo tiene acceso general.

Cuando aplicas acceso limitado a una carpeta, en el cuadro de diálogo para compartir puede aparecer la sección "Acceso retirado". En esta lista se muestran las personas o los grupos que tienen acceso a una carpeta superior, pero a los que se les ha bloqueado específicamente el acceso a la carpeta con acceso limitado.

Para volver a dar acceso a una persona o un grupo, sigue estos pasos:

En un ordenador, abre Google Drive.
En el archivo o la carpeta, abre el cuadro de diálogo para compartir.
En la sección "Acceso retirado", busca el nombre de la persona.
Haz clic en Añadir para cambiar su rol.
En el caso de un elemento concreto, asigna uno de estos nuevos roles: Lector, Comentador o Editor.
- Su nuevo rol no tiene por qué coincidir con el acceso que tienen a la carpeta principal.

Notas:

Para saber quién tiene acceso a tu archivo, consulta tanto la lista "Personas con acceso" como el ajuste "Acceso general".
En unidades compartidas: no puedes quitar el acceso a los administradores de la unidad compartida.
En Mi unidad: no puedes quitar el acceso del propietario al elemento.

Quién puede encontrar y acceder a carpetas con acceso limitado

Todos los usuarios que tengan acceso a la carpeta superior pueden ver las carpetas con acceso limitado. Esto incluye a los miembros de la unidad compartida que son:
- Gestores de contenido
- Colaboradores
- Usuarios con permiso para comentar
- Usuarios
En algunos casos, como parte de una actualización de todo el sistema para simplificar el uso compartido, es posible que Drive haya aplicado automáticamente un acceso limitado a algunos de tus archivos y carpetas.
- Si un usuario tiene acceso a una carpeta superior de la jerarquía, pero no a la carpeta específica con acceso limitado, no podrá encontrar la carpeta en Drive.
Solo los usuarios que aparecen en los permisos de la carpeta pueden ver su contenido y sus metadatos. Si no tienes acceso a una carpeta que aparece en tu lista, es posible que dicha carpeta tenga acceso limitado.

Notas:

En las unidades compartidas, los administradores pueden acceder a carpetas con acceso limitado.
Si eres el propietario de las carpetas, puedes acceder en Mi unidad a las carpetas que tienen el acceso limitado.

Motivos por los que no tienes acceso a una carpeta con acceso limitado

Si no puedes abrir una carpeta de acceso limitado, significa que no tienes los permisos necesarios para acceder a ella. La carpeta aparece atenuada en la lista de archivos.

Si Drive ha aplicado el acceso limitado automáticamente, es posible que no puedas ver la carpeta.

Ejemplos de cómo se muestra una carpeta cuando no tienes acceso:

En un ordenador:

En Android:

Cómo funcionan las carpetas con acceso limitado en las distintas plataformas

Si estás en la versión web de Drive:

Los siguientes roles pueden activar o desactivar el acceso limitado en una carpeta:
- En Mi unidad: propietarios y editores de carpetas.
- En Unidades compartidas: administradores.
Los siguientes roles pueden cambiar quién tiene acceso a una carpeta con acceso limitado:
- En Mi unidad: propietarios y editores de carpetas.
- En unidades compartidas: administradores y gestores de contenido (solo si el administrador de la unidad compartida lo permite).
Si una carpeta de acceso limitado no se comparte con un usuario, este verá la carpeta atenuada y no podrá abrirla.

Si estás en la aplicación Drive para ordenadores:

Los propietarios de carpetas de Mi unidad y los administradores de unidades compartidas no pueden cambiar la configuración de acceso limitado ni determinar quién tiene acceso a una carpeta.
Los gestores de contenido de las unidades compartidas tampoco pueden hacer estos cambios.
Si una carpeta de acceso limitado no se comparte con alguien, no podrá verla.

¿Qué elementos pueden tener acceso limitado?

Solo puedes activar la opción "Acceso limitado" en las carpetas.

En algunos casos, Drive aplica automáticamente un acceso limitado a un archivo concreto como parte de una actualización de todo el sistema. No puedes aplicar el acceso limitado a un archivo concreto por tu cuenta.

Importante: Si desactivas el acceso limitado que se ha aplicado automáticamente a un archivo, no podrás volver a añadirlo. Puedes activar y desactivar el acceso limitado a las carpetas en cualquier momento.

Para restringir el acceso a un archivo concreto, crea una carpeta solo para ese archivo.

Crea una subcarpeta.
Mueve el archivo específico a esta nueva subcarpeta.
Aplica acceso limitado a la nueva subcarpeta y compártela con los usuarios que lo necesiten.

Cómo aplica Google Drive el acceso limitado automáticamente

En algunos casos, puede que observes que Google Drive aplica automáticamente el ajuste "Acceso limitado" a un archivo o una carpeta concretos. No es una acción que puedas realizar. Se produce como parte de las actualizaciones de todo el sistema para que los permisos para compartir sean claros y coherentes. Por ejemplo:

Cuando una carpeta se saca de una unidad compartida, deja algunos elementos.
Durante las migraciones del sistema que mejoran el funcionamiento de los permisos.

Este ajuste automático no cambia quién puede acceder al elemento. Drive no elimina automáticamente este ajuste una vez que se ha aplicado.

Importante: Cuando Drive aplica automáticamente el acceso limitado al elemento, este se oculta a los usuarios que tienen acceso a la carpeta principal. Sin embargo, si aplicas el acceso limitado manualmente, el elemento solo se mostrará atenuado para ellos.

Qué ocurre cuando mueves carpetas con acceso limitado

Si mueves jerarquías de carpetas entre unidades compartidas, de Mi unidad a una unidad compartida o de una unidad compartida a Mi unidad, se conservarán las carpetas con acceso limitado.

Para saber cómo mover carpetas a unidades compartidas o entre ellas, consulta el artículo Mover archivos y carpetas a unidades compartidas.

Para saber cómo funciona el acceso a los archivos cuando mueves carpetas de una unidad compartida, consulta el artículo Cómo funciona el acceso a unidades compartidas.

Quién puede eliminar jerarquías de carpetas

Cuando eliminas carpetas que contienen carpetas con acceso limitado, se aplican reglas específicas en función de la ubicación de la carpeta. Si la carpeta está en:

Una unidad compartida y tú eres:

Administrador: puedes eliminar toda la jerarquía de carpetas. Todo su contenido se mueve a la papelera.
Gestor de contenido: el resultado depende de tu acceso a las carpetas que contenga.
- Si tienes acceso a todo el contenido de la carpeta que has eliminado, toda la jerarquía se moverá a la papelera.
- Si no tienes acceso a las carpetas de la jerarquía, estas no se eliminarán. En su lugar, se mueven a la carpeta principal de nivel superior de la unidad compartida.

Mi unidad:

Solo puedes eliminar las carpetas de tu propiedad. Si intentas eliminar una carpeta que no es tuya y que contiene subcarpetas con acceso limitado. En su lugar, la carpeta se mueve a "Mi unidad" del propietario.