Mempelajari akses terbatas ke file dan folder di Google Drive

Jika Anda membatasi akses ke folder, hanya orang yang Anda beri izin yang dapat membukanya.

Terkadang, orang yang tidak memiliki izin mungkin masih dapat melihat folder, tetapi folder akan terlihat berwarna abu-abu, dan mereka tidak dapat membukanya.

Update Drive terbaru di seluruh sistem mungkin telah otomatis menerapkan akses terbatas ke beberapa file dan folder Anda.

Jika hal ini terjadi, orang yang tidak memiliki izin tidak akan melihat folder tersebut.
Anda dapat memeriksa aktivitas dan versi file Anda untuk melihat apakah update otomatis membatasi file Anda. Pelajari cara memeriksa aktivitas & versi file.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari:

Cara membuat atau mengedit akses terbatas pada folder.
Siapa yang dapat mengelola folder dengan akses terbatas.
Cara mengelola orang yang dihapus oleh akses terbatas.
Cara menemukan & mengakses folder dengan akses terbatas.
Alasan Anda mungkin tidak memiliki akses ke folder dengan akses terbatas.
Cara kerja folder dengan akses terbatas di berbagai platform.
Cara mengidentifikasi item yang memiliki akses terbatas.
Cara Google Drive menerapkan akses terbatas secara otomatis.
Yang terjadi saat Anda memindahkan folder dengan akses terbatas.
Cara menghapus hierarki folder.

Cara membuat atau mengedit akses terbatas pada folder

Cara termudah untuk mengontrol siapa yang dapat melihat file sensitif adalah dengan menempatkannya di subfolder dengan akses terbatas.

Dengan cara ini, Anda dapat membagikan folder utama ke grup yang lebih besar, tetapi hanya memberikan izin kepada orang tertentu untuk melihat isi subfolder khusus. Tindakan ini membantu Anda melindungi informasi sensitif.

Tips: Anda tidak dapat mengelola akses terbatas pada beberapa folder secara bersamaan.

Di komputer Anda, buka Google Drive.
Klik kanan folder yang ingin Anda siapkan dengan akses terbatas.
Klik Bagikan Bagikan Setelan .
Untuk mengaktifkan akses terbatas pada folder, aktifkan Batasi akses.
Klik Kembali .
Pada dialog berbagi, tambahkan atau hapus pengguna pada folder.

Mempelajari siapa yang dapat mengelola folder dengan akses terbatas

Siapa yang dapat membatasi akses ke folder:

Di Drive Saya: Pemilik folder dapat mengaktifkan atau menonaktifkan akses terbatas. Jika opsi "Editor dapat mengubah izin" diaktifkan, editor juga dapat mengelola akses terbatas.
Di drive bersama: Pengelola di drive bersama dapat mengaktifkan atau menonaktifkan akses terbatas.

Siapa yang dapat mengelola daftar pengguna ke item dengan akses terbatas:

Di Drive Saya: Pemilik item dapat mengubah daftar pengguna yang dapat mengakses item terbatas kapan saja. Jika opsi "Editor dapat mengubah izin" diaktifkan, editor juga dapat mengelola daftar pengguna.
Di drive bersama: Pengelola di drive bersama dapat mengubah daftar pengguna yang dapat mengakses item terbatas kapan saja. Jika opsi "Izinkan pengelola konten berbagi folder" diaktifkan, Pengelola Konten juga dapat mengelola daftar pengguna.

Mengelola orang yang dihapus oleh akses terbatas

Penting: Daftar "Orang yang memiliki akses" dan setelan "Akses umum" selalu menggantikan daftar "Akses dihapus". Jika seseorang ada dalam daftar "Akses dihapus", dia masih dapat membuka file jika dia adalah bagian dari grup yang memiliki akses atau jika file memiliki akses umum.

Saat Anda menerapkan akses terbatas ke folder, dialog berbagi dapat menampilkan bagian "Akses dihapus". Daftar ini menampilkan individu atau grup yang memiliki akses ke folder induk, tetapi secara khusus diblokir aksesnya ke folder dengan akses terbatas.

Untuk memberikan akses lagi kepada orang atau grup:

Di komputer Anda, buka Google Drive.
Untuk file atau folder, buka dialog berbagi.
Di bagian “Akses dihapus”, cari nama orang tersebut.
Klik Tambahkan untuk mengubah perannya.
Untuk item tertentu, tetapkan salah satu peran baru ini: Pelihat, Pengomentar, atau Editor.
- Peran barunya tidak harus cocok dengan akses yang dimilikinya ke folder induk.

Tips:

Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang siapa yang dapat mengakses file Anda, selalu periksa daftar "Orang yang memiliki akses" dan setelan "Akses umum".
Di drive bersama: Anda tidak dapat menghapus akses untuk pengelola drive bersama.
Di Drive Saya: Anda tidak dapat menghapus akses pemilik ke item.

Mempelajari siapa yang dapat menemukan & mengakses folder dengan akses terbatas

Semua orang yang memiliki akses ke folder induk dapat menemukan folder dengan akses terbatas. Ini mencakup anggota drive bersama yang memiliki peran sebagai:
- Pengelola Konten
- Kontributor
- Pengomentar
- Penonton
Terkadang, sebagai bagian dari update di seluruh sistem untuk menyederhanakan berbagi, Drive mungkin telah otomatis menerapkan akses terbatas ke beberapa file dan folder Anda.
- Jika pengguna memiliki akses ke folder induk yang lebih tinggi dalam hierarki, tetapi tidak memiliki akses ke folder tertentu dengan akses terbatas, dia tidak akan dapat menemukan folder tersebut di Drive.
Hanya pengguna yang tercantum dalam izin akses folder yang dapat menemukan konten dan metadata folder. Jika Anda tidak memiliki akses ke folder yang muncul di daftar Anda, folder tersebut mungkin memiliki akses terbatas.

Tips:

Di drive bersama, pengelola dapat mengakses folder dengan akses terbatas.
Jika Anda adalah pemilik folder, Anda dapat mengakses folder dengan akses terbatas Anda di Drive Saya.

Mempelajari alasan Anda mungkin tidak memiliki akses ke folder dengan akses terbatas

Jika Anda tidak dapat membuka folder dengan akses terbatas, artinya Anda tidak disertakan dalam izin untuk folder tersebut. Folder akan berwarna abu-abu dalam daftar file Anda.

Jika akses terbatas diterapkan secara otomatis oleh Drive, Anda mungkin tidak dapat melihat folder tersebut sama sekali.

Contoh tampilan folder jika Anda tidak memiliki akses:

Di komputer:

Di Android:

Mempelajari cara kerja folder dengan akses terbatas di berbagai platform

Jika Anda menggunakan Drive Web:

Peran berikut dapat mengaktifkan atau menonaktifkan akses terbatas pada folder:
- Di Drive Saya: Pemilik dan Editor Folder.
- Di Drive Bersama: Pengelola.
Peran berikut dapat mengubah siapa yang memiliki akses ke folder dengan akses terbatas:
- Di Drive Saya: Pemilik dan Editor Folder.
- Di Drive Bersama: Pengelola dan Pengelola Konten (hanya jika Pengelola drive bersama mengizinkannya).
Jika folder dengan akses terbatas tidak dibagikan kepada seseorang, folder tersebut akan berwarna abu-abu baginya dan dia tidak dapat membukanya.

Jika Anda menggunakan aplikasi Drive untuk desktop:

Pemilik Folder di Drive Saya dan Pengelola di drive bersama tidak dapat mengubah setelan akses terbatas atau siapa yang memiliki akses ke folder.
Pengelola Konten di drive bersama juga tidak dapat melakukan perubahan ini.
Jika folder dengan akses terbatas tidak dibagikan kepada seseorang, dia tidak akan melihatnya sama sekali.

Item mana yang dapat memiliki akses terbatas?

Anda hanya dapat mengaktifkan setelan "Akses terbatas" untuk folder.

Dalam beberapa kasus, Drive otomatis menerapkan akses terbatas ke file tertentu sebagai bagian dari update di seluruh sistem. Anda tidak dapat menerapkan akses terbatas ke file tertentu sendiri.

Penting: Jika Anda menonaktifkan akses terbatas yang diterapkan secara otomatis ke file, Anda tidak dapat menambahkannya kembali. Anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkan akses terbatas untuk folder kapan saja.

Untuk membatasi akses ke file tertentu, buat folder baru, hanya untuk file tersebut.

Buat subfolder baru.
Pindahkan file tertentu ke subfolder baru ini.
Terapkan akses terbatas ke subfolder baru dan bagikan kepada orang yang membutuhkannya.

Memahami cara Google Drive menerapkan akses terbatas secara otomatis

Terkadang, Anda mungkin melihat bahwa Google Drive otomatis menerapkan setelan "Akses terbatas" ke file atau folder tertentu. Tindakan ini tidak dapat Anda lakukan. Hal ini terjadi sebagai bagian dari update di seluruh sistem untuk menjaga izin berbagi tetap jelas dan konsisten, seperti:

Saat folder dipindahkan dari drive bersama, beberapa item akan tertinggal.
Selama migrasi sistem yang meningkatkan cara kerja izin.

Setelan otomatis ini tidak mengubah siapa yang dapat mengakses item. Drive tidak otomatis menghapus setelan ini setelah diterapkan.

Penting: Jika Drive otomatis menerapkan akses terbatas ke item, item tersebut akan disembunyikan dari orang yang memiliki akses ke folder induk. Namun, jika Anda menerapkan akses terbatas secara manual, item hanya akan berwarna abu-abu bagi mereka.

Mempelajari hal yang terjadi saat Anda memindahkan folder dengan akses terbatas

Jika Anda memindahkan hierarki folder antar-drive bersama, dari Drive Saya ke drive bersama, atau dari drive bersama ke Drive Saya, setelan akses terbatas pada folder tetap dipertahankan.

Untuk mempelajari cara memindahkan folder ke dalam atau di seluruh drive bersama, buka Memindahkan file dan folder ke drive bersama.

Untuk mempelajari cara kerja akses file saat Anda memindahkan folder dari drive bersama, buka Cara kerja akses file di drive bersama.

Mempelajari siapa yang dapat menghapus hierarki folder

Saat Anda menghapus folder yang berisi folder dengan akses terbatas, aturan khusus akan berlaku berdasarkan lokasi folder. Jika folder berada di:

Drive bersama dan Anda adalah:

Pengelola: Anda dapat menghapus seluruh hierarki folder. Semua kontennya dipindahkan ke sampah.
Pengelola Konten: Hasilnya bergantung pada akses Anda ke folder di dalamnya.
- Jika Anda memiliki akses ke semua konten di dalam folder yang Anda hapus, seluruh hierarki akan dipindahkan ke sampah.
- Jika Anda tidak memiliki akses ke folder di dalam hierarki, folder tersebut tidak akan dihapus. Sebagai gantinya, folder akan dipindahkan ke folder utama tingkat teratas di drive bersama.

Drive Saya:

Anda hanya dapat menghapus folder yang Anda miliki. Jika Anda mencoba menghapus folder yang bukan milik Anda dan berisi subfolder dengan akses terbatas. Sebagai gantinya, folder akan dipindahkan ke "Drive Saya" pemilik.