Limitar el acceso a las carpetas

Si limitas el acceso a una carpeta, solo podrán abrirla los usuarios que estén incluidos en los permisos de esa carpeta. Si un usuario tiene acceso heredado o acceso a una carpeta que está en un nivel superior de la jerarquía, podrá ver la carpeta en Drive, pero no abrirla.

En este artículo, descubrirás:

• Cómo crear o editar el acceso limitado a una carpeta.
• Quién puede gestionar las carpetas con acceso limitado.
• Cómo ver y acceder a carpetas con acceso limitado.
• Por qué no tienes acceso a una carpeta con acceso limitado.
• Cómo funcionan las carpetas con acceso limitado en las distintas plataformas.
• Cómo limitar el acceso a un archivo concreto.
• Cómo mover carpetas con acceso limitado.
• Cómo eliminar jerarquías de carpetas.

Crear o editar el acceso limitado a una carpeta

1. En un ordenador, abre Google Drive.
2. Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieras que tenga acceso limitado.
3. Haz clic en Compartir Compartir Configuración .

   

4. Para habilitar el acceso limitado a la carpeta, activa Limitar acceso.

   

5. Haz clic en Atrás .
6. En el cuadro de diálogo para compartir, añade o quita usuarios de la carpeta.

   

Quién puede gestionar las carpetas con acceso limitado

Quién puede limitar el acceso a una carpeta:

• En Mi unidad: los propietarios de carpetas pueden activar o desactivar el acceso limitado. Si la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" está activada, los editores también podrán gestionar el acceso.
• En unidades compartidas: los administradores de unidades compartidas pueden activar o desactivar el acceso limitado.

Quién puede gestionar la lista de usuarios de una carpeta con acceso limitado:

• En Mi unidad: los propietarios de carpetas siempre pueden cambiar la lista de usuarios con acceso a las carpetas con acceso limitado. Si la opción "Los editores pueden cambiar permisos y compartir" está activada, los editores también podrán gestionar la lista de usuarios.
• En unidades compartidas: los administradores de unidades compartidas siempre pueden cambiar la lista de usuarios con acceso a las carpetas con acceso limitado. Si la opción "Permitir que los gestores de contenido compartan carpetas" está activada, los gestores de contenido también podrán gestionar la lista de usuarios.

Nota: Solo los usuarios que aparecen en los permisos de la carpeta pueden acceder a su contenido. En Android, los usuarios pueden ver las carpetas con acceso limitado, pero no editarlas.

Ver y acceder a carpetas con acceso limitado

• Todos los usuarios que tengan acceso a la carpeta superior pueden ver las carpetas con acceso limitado. Esto incluye a los miembros de la unidad compartida que son:
  • Gestores de contenido
  • Colaboradores
  • Usuarios con permiso para comentar
  • Usuarios
• Solo los usuarios que aparecen en los permisos de la carpeta pueden ver su contenido y sus metadatos. Si no tienes acceso a una carpeta que aparece en tu lista, es posible que dicha carpeta tenga acceso limitado.

Notas:

• En las unidades compartidas, los administradores pueden acceder a carpetas con acceso limitado.
• Si eres el propietario de las carpetas, puedes acceder en Mi unidad a las carpetas que tienen el acceso limitado.

Motivos por los que no tienes acceso a una carpeta con acceso limitado

Si no puedes abrir una carpeta de acceso limitado, significa que no tienes los permisos necesarios para acceder a ella. La carpeta aparece atenuada en la lista de archivos.

Ejemplos de cómo se muestra una carpeta cuando no tienes acceso:

• En un ordenador:

• En Android:

Cómo funcionan las carpetas con acceso limitado en las distintas plataformas

Si estás en la versión web de Drive:

• Los siguientes roles pueden activar o desactivar el acceso limitado en una carpeta:
  • En Mi unidad: propietarios y editores de carpetas.
  • En Unidades compartidas: administradores.
• Los siguientes roles pueden cambiar quién tiene acceso a una carpeta con acceso limitado:
  • En Mi unidad: propietarios y editores de carpetas.
  • En unidades compartidas: administradores y gestores de contenido (solo si el administrador de la unidad compartida lo permite).
• Si una carpeta de acceso limitado no se comparte con un usuario, este verá la carpeta atenuada y no podrá abrirla.

Si estás en la aplicación Drive para ordenadores:

• Los propietarios de carpetas de Mi unidad y los administradores de unidades compartidas no pueden cambiar la configuración de acceso limitado ni determinar quién tiene acceso a una carpeta.

• Los gestores de contenido de las unidades compartidas tampoco pueden hacer estos cambios.
• Si una carpeta de acceso limitado no se comparte con alguien, no podrá verla.

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Cómo limitar el acceso a un archivo concreto

Importante: Esta función solo está disponible para las carpetas.

• Crea una subcarpeta con acceso limitado y mueve el archivo a esa subcarpeta.
• Mantén el archivo fuera de la carpeta principal y añade un acceso directo a la subcarpeta.

Cómo mover carpetas con acceso limitado

Si mueves jerarquías de carpetas entre unidades compartidas, se conservarán las carpetas con acceso limitado.

Para saber cómo mover carpetas a unidades compartidas o entre ellas, consulta el artículo Mover archivos y carpetas a unidades compartidas.

Para saber cómo funciona el acceso a los archivos cuando mueves carpetas de una unidad compartida, consulta el artículo Cómo funciona el acceso a unidades compartidas.

Si mueves jerarquías de carpetas de una unidad compartida a Mi unidad, también se conservarán las carpetas con acceso limitado.

Cómo eliminar jerarquías de carpetas

Si el usuario es:

• Administrador: toda la jerarquía se mueve a la papelera.
• Gestor de contenido con acceso a todas las carpetas con acceso limitado incluidas en la carpeta eliminada: la carpeta y todas las subjerarquías se mueven a la papelera.
• Gestor de contenido con acceso reducido a algunas carpetas con acceso limitado incluidas en la carpeta eliminada: las subjerarquías de carpetas relativas a las carpetas con acceso reducido se mueven a la raíz de la unidad compartida.
  • Todas las demás partes de la jerarquía de carpetas con permisos a nivel de Gestor de contenido se moverán a la papelera.

En Mi unidad, solo el propietario del elemento puede eliminarlo. Si un usuario elimina una jerarquía con carpetas que tienen acceso limitado y son propiedad de otros usuarios, esas carpetas se moverán a la sección Mi unidad del propietario.

Recursos relacionados

• ¿Qué son las unidades compartidas?
• Cómo funciona el acceso a archivos en unidades compartidas
• Prácticas recomendadas y consejos para unidades compartidas
• Añadir archivos y carpetas a unidades compartidas