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Gestionar archivos en los espacios de Gmail

Para utilizar espacios y archivos en Gmail, activa Google Chat en la configuración de Gmail. Descubre cómo activar o desactivar Chat en Gmail

Ver y gestionar archivos en espacios de Gmail

Puedes ver la lista de los archivos que se han compartido en un espacio, abrirlos y añadirlos a Drive. Los archivos de imagen no aparecen en los espacios. Si eliminas un mensaje de chat con un archivo compartido, también se eliminará del espacio.

Si eliminas un archivo en Drive, el enlace al archivo seguirá apareciendo en el espacio hasta que lo elimines del mensaje de chat en el que se compartió. Cuando eliminas el archivo del mensaje de chat, el enlace del archivo se quita del chat y de la pestaña Archivos del espacio.

Adjuntar archivos a conversaciones

  1. Abre Gmail.
  2. Selecciona el espacio.
  3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Archivos.
    • Consejo: Si no ves la pestaña Archivos, abre el espacio a pantalla completa. Los archivos se ordenan por fechas y se muestran cuando el historial está activado.
  4. Para abrir un archivo, haz clic en su nombre.
    • Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google: el archivo se abre junto a la conversación en la ventana de chat.
    • Otros archivos de Google: el archivo se abre en una nueva pestaña del navegador. 
    • Otros tipos de archivos: el archivo se abre como una vista previa a pantalla completa.

Nota: Si un archivo no se ha añadido a Drive, haz clic en su nombre para descargarlo. Los archivos de vídeo y PDF se abren en una nueva pestaña del navegador.

Colaborar en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en un espacio

Puedes colaborar en archivos compartidos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google con miembros de tu equipo directamente en un espacio. El documento o la hoja de cálculo se abrirá en la ventana de chat, junto a la conversación, donde podrás chatear con los miembros de tu equipo mientras colaboráis en el archivo. Cuando colaboras con los miembros de tu equipo, puedes editar, dar formato, compartir y cambiar el nombre de los archivos sin salir de Gmail. Para añadir comentarios o utilizar otras funciones de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, abre el archivo en una pestaña nueva. 

  1. Abre Gmail.
  2. Selecciona un espacio y ábrelo a pantalla completa si todavía no lo has hecho.
    • Para abrir un documento ya compartido, selecciónalo en el chat y luego haz clic en Abrir en un chat "". El documento se abrirá en la parte derecha, donde podrás modificarlo sin tener que cambiar de pestaña.
    • Para crear un documento compartido en un espacio, en el área de respuesta de la pestaña de la conversación, haz clic en Crear un documento nuevo "".
  3. En la parte superior derecha, haz clic en Cerrar .
  4. (Opcional) Para abrir el documento en una nueva pestaña del navegador, en la parte superior derecha de la vista previa de la conversación, haz clic en Abrir en una pestaña nueva "".

Nota: También puedes colaborar en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en mensajes de chat directos.

Adjuntar un archivo

Puedes adjuntar archivos de hasta 200 MB con estos formatos:

  • .bmp
  • .gif
  • .jpg
  • .png
  • .wbmp
  • .heic

Hay varias formas de adjuntar un archivo desde un espacio. Puedes hacerlo en la pestaña Chat o en la pestaña Archivos del espacio.

Adjuntar un archivo desde la pestaña Chat

En la pestaña Chat, puedes adjuntar un archivo que tengas guardado en tu ordenador o en Google Drive.

Adjuntar un archivo de tu ordenador

  1. Click Upload Import.
  2. Select the file you want to send y luego click Send Send Arrow.

Tip: The file is not added to Drive. Other participants get the file directly in the message.

Adjuntar un archivo desde Google Drive

  1. Haz clic en Google Drive .
  2. Selecciona el archivo que quieras enviar. Puede ser un archivo de Drive o un archivo que subas desde tu ordenador o tu carpeta de descargas.

Nota: Una vez que hayas seleccionado el archivo que quieres añadir al espacio, se te pedirá que elijas los permisos de acceso de los miembros. Si puedes editar el archivo, podrás dar permiso a todos los miembros del espacio para que lo vean, lo editen o lo comenten. Si das acceso a un archivo a todos los usuarios de un espacio, las personas que se unan posteriormente también podrán acceder.

  1. Haz clic en Enviar Send Arrow.

Adjuntar un archivo desde la pestaña Archivos

También puedes añadir archivos directamente a la pestaña Archivos de un espacio.

  1. Haz clic en Añadir archivo .
  2. Selecciona el archivo que quieras añadir al espacio.

Nota: Cuando envíes el archivo, recibirás una advertencia si todo el espacio o algún miembro concreto no pueden acceder a él. Si puedes editar el archivo, podrás dar permiso a todos los miembros del espacio para que lo vean, lo editen o lo comenten. Si concedes permiso a todas las personas de un espacio, también se aplicará a las personas que se unan a él más tarde.

  1. Una vez que elijas el archivo que quieres añadir a la pestaña Archivos, se creará un borrador de un mensaje con el archivo en la ventana de chat. Puedes añadir un mensaje con el enlace del documento antes de enviarlo.
  2. Haz clic en Enviar Send Arrow.

Archivos bloqueados en Chat

Hay varios motivos por los que se puede producir un error de subida en Google Chat. En Chat se bloquean los archivos o enlaces que puedan propagar virus, como archivos ejecutables. Para mantenernos al día en la protección contra el software dañino, Chat actualiza periódicamente la lista de tipos de archivo que no se permiten.

No se pueden adjuntar ciertos tipos de archivos. Por ejemplo:

  • ADE, ADP, APK, BAT, CAB, CHM, CMD, COM, CPL, DLL, DMG, EXE, HTA, INS, ISP, JAR, JS, JSE, LIB, LNK, MDE, MSC, MSI, MSP, MST, NSH, PIF, SCR, SCT, SHB, SYS, VB, VBE, VBS, VXD, WSC, WSF y WSH.
    Esta lista incluye cualquier formato comprimido, como archivos GZ o BZ2 o archivos encontrados en archivos como ZIP o TGZ.
  • Los documentos que contienen macros maliciosas.
  • Los archivos protegidos por contraseña que contengan un archivo.

Si el archivo bloqueado no aparece en la lista anterior y sabes que es seguro, súbelo a Drive y envíalo como archivo adjunto.

Quitar un archivo

  1. Abre Gmail.
  2. Selecciona el espacio.
  3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Archivos. En Gmail, es posible que tengas que abrir el espacio a pantalla completa para ver la pestaña Archivos.
  4. Haz clic en Ver en chat  y luego y ve al mensaje de chat donde se compartió el archivo.
  5. Haz clic en Más Más junto al archivo. 
  6. Haz clic en Eliminar Eliminar.

Notas:

  • Si eliminas un archivo en Drive, el enlace al archivo seguirá apareciendo en el espacio hasta que lo elimines del mensaje de chat en el que se compartió.
    • Si no lo eliminas del chat, las acciones de Drive se inhabilitarán en el archivo. Además, al hacer clic en el enlace del archivo, aparecerá un mensaje en el que se indica que el archivo está en la papelera.
    • Si no lo eliminas del chat y vacías la papelera de Drive, al hacer clic en el enlace del archivo, se mostrará un mensaje en el que se indica que el archivo se ha eliminado, y el archivo volverá a tener el título original que tenía cuando se compartió por primera vez.
  • Cuando eliminas el archivo del mensaje de chat, el enlace del archivo se quita del chat y de la pestaña Archivos del espacio. 

Crear un documento

Puedes crear un documento compartido en un espacio sin tener que cambiar de ventana.

Cuando se crea un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, se comparte con las personas del espacio, se añade a la pestaña de archivos del espacio y aparece en la ventana del chat, junto a la conversación.

  1. Abre Gmail.
  2. Selecciona el espacio.
  3. En el área de respuesta de la pestaña de la conversación, haz clic en Crear un documento nuevo .
  4. Elige el tipo de documento que quieras crear.
  5. Ponle un nombre al documento.
  6. Haz clic en Compartir.

Nota: Cuando se crea el documento, se envía una notificación al espacio.

Organizar y gestionar tus archivos en Google Drive

  • Para añadir un archivo a Google Drive, haz clic en Añadir a Drive Añadir a Mi unidad.
  • Si tienes permiso para mover archivos a Drive, haz clic en Mover .
  • Si no tienes permiso para mover archivos a Drive, haz clic en Añadir acceso directo a Drive .
  • Si has creado un acceso directo a un archivo, haz clic en Añadir otro acceso directo a Drive .

Nota: Para abrir un mensaje de chat con un archivo compartido, haz clic en Ver en chat .

Más información sobre cómo gestionar los accesos directos a archivos dentro de Google Drive 

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