Hacer que los documentos, presentaciones y hojas de cálculo sean más accesibles

Ten en cuenta los siguientes consejos cuando crees un documento o una presentación para que todo el mundo pueda leerlos, incluidas las personas con discapacidades.

Incluir texto alternativo

El texto alternativo de las imágenes, dibujos y otros gráficos proporciona a los usuarios de lectores de pantalla una audiodescripción de lo que aparece en la pantalla. Si este texto no se incluye, los usuarios solo oirán la palabra "imagen" y podrían perderse detalles visuales importantes.

Incluye siempre texto alternativo en los datos visuales si no hay otras anotaciones de texto. Algunas imágenes incluyen el texto alternativo automáticamente. Te recomendamos que compruebes si el texto alternativo automático es correcto.

Añadir o editar el texto alternativo

1. Selecciona una imagen, un dibujo o un gráfico.
2. Usa una de las siguientes opciones: 
   • Documentos:haz clic en Opciones de imagen Texto alternativo.
     • En Mac: pulsa + Opción + y.
     • En el resto de las plataformas: pulsa Ctrl + Alt + y.
   • Para Presentaciones: haz clic en Opciones de formato Texto alternativo.
     • En Mac: pulsa + Opción + y.
     • En el resto de las plataformas: pulsa Ctrl + Alt + y.
   • En Hojas de cálculo: en la esquina superior derecha, una vez que hayas insertado una imagen en una hoja, haz clic en Más   Texto alternativo
3. Introduce una descripción.
4. Para añadir un título, selecciona Opciones avanzadas.

Usar tablas de datos

Utiliza tablas para presentar datos, no para cambiar el diseño visual de la página. En la tabla, incluye una fila de encabezado en lugar de introducir los datos en la primera fila.

Añadir comentarios y sugerencias

Utiliza las funciones de comentarios y sugerencias en lugar de escribir notas dentro de tu documento o presentación. De este modo, los usuarios de lectores de pantalla podrán ir a los comentarios mediante las combinaciones de teclas en lugar de tener que buscar en el archivo. Además, el propietario del archivo puede recibir notificaciones por correo o revisar las conversaciones de comentarios.

Comprobar si el contraste de colores del documento es alto

El texto y las imágenes resultan más fáciles de leer y comprender si el nivel de contraste de los colores es alto. En las Pautas de Accesibilidad de Contenido Web 2.0, se recomienda una relación de contraste mínima de 4,5:1 para el texto grande y de 7:1 para otros tipos de texto e imágenes. Evita, por ejemplo, el texto de color gris claro sobre un fondo blanco.

Para comprobar el contraste, usa una de estas herramientas:

• Comprobador de contraste de WebAIM: se trata de un sitio web que te permite introducir datos de Pantone y de fuentes para ver si cumplen o no las directrices de WCAG 2.1.
• Comprobador de contraste de color de Accessible Web: se trata de un sitio web donde puedes introducir valores de color para comprobar el contraste.

Usar texto informativo en los enlaces

Los lectores de pantalla pueden buscar enlaces, por lo que resulta muy útil que el texto de los enlaces sea informativo. Se recomienda usar el título de la página como texto enlazado. Por ejemplo, si incluyes un enlace a tu página de perfil, el texto enlazado debería ser "mi perfil", en lugar de "haz clic aquí".

Comprobar el tamaño y la alineación del texto

Si quieres que tu documento o presentación sean fáciles de leer, utiliza texto alineado a la izquierda con un tamaño de fuente grande cuando sea posible. El texto justificado es más difícil de leer debido a los espacios adicionales que hay entre las palabras. Para cambiar la alineación, pulsa Ctrl + Mayús + L (Windows o Chrome OS) o ⌘ + Mayús + L (Mac).

Utilizar texto para complementar el formato

Se recomienda no centrarse solo en el formato visual para comunicar el significado del texto. Puede que los lectores de pantalla no anuncien los cambios de formato, como la negrita o el resaltado.

Por ejemplo, si quieres destacar una sección importante del texto, añade la palabra "Importante".

Utilizar listas numeradas y con viñetas

Documentos y Presentaciones de Google detectan automáticamente algunas listas y les dan formato para que resulten fáciles de leer. Por ejemplo, si empiezas una línea nueva en un documento con el número 1 seguido de un punto, la línea nueva se transforma de forma automática en el primer elemento de una lista numerada. Consulta cómo dar formato a una lista numerada o con viñetas.

Utilizar títulos para organizar el documento

Los títulos dividen un documento en secciones, lo que permite a los usuarios pasar fácilmente de una sección a otra (sobre todo, si usan combinaciones de teclas). Puedes emplear los estilos de título predeterminados o crear el tuyo propio. Consulta cómo añadir y personalizar títulos.

Incluir puntos de referencia de navegación en el documento

Los puntos de referencia, como los encabezados, pies de página, números o número de páginas, ayudan a los lectores a ubicarse dentro de un documento. Para optimizar aún más la accesibilidad, especialmente en los documentos largos, incluye uno o más puntos de referencia (disponibles en el menú Insertar).

Presentar diapositivas con subtítulos

Cuando hagas una presentación con Presentaciones de Google, puedes activar los subtítulos automáticos para mostrar las palabras del orador en tiempo real en la parte inferior de la pantalla. Consulta cómo presentar diapositivas con subtítulos.

Compartir un enlace a la vista HTML de la presentación

La vista HTML de Presentaciones de Google muestra toda tu presentación en una sola página HTML por la que puedes desplazarte, en lugar de ir pasando por las diapositivas de una en una. A algunos usuarios de lectores de pantalla les resulta más sencillo desplazarse por páginas HTML.

Para compartir un enlace a la vista HTML de tu presentación:

1. Utiliza la combinación de teclas Ctrl + Alt + Mayús + p (Windows o Chrome OS) o ⌘ + Opción + Mayús + p (Mac).
2. Copia y pega la URL de tu navegador.

Publicar en la Web

Cuando se publica un documento, una hoja de cálculo o una presentación en la Web, el contenido publicado se puede ver como una sola página HTML por la que los usuarios pueden desplazarse. Esta versión HTML suele ser más fácil de leer para los usuarios de lectores de pantalla.

Según la configuración de tu cuenta, cuando publicas un archivo, puedes hacer que esté visible para:

• Todos los usuarios de la Web
• Todos los miembros de tu organización
• Un grupo de personas de tu organización

Consulta cómo publicar en la Web.